Data khách hàng là gì? Cách quản lý data khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Data khách hàng đóng vai trò quan trọng với mỗi doanh nghiệp tác động đến mọi chiến dịch quảng cáo và marketing. Vậy data khách hàng là gì và cách khai thác nguồn data này hiệu quả? Đối diện với sự phát triển chóng mặt của ngành công nghệ thông tin, dữ liệu trở thành một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp.

Từ đó mà khái niệm data khách hàng là gì bắt đầu xuất hiện và phủ sóng mọi hoạt động nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp. Vậy data khách hàng là gì và vai trò của nó quan trọng như thế nào? Cùng Paroda tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé.

1. Data khách hàng là gì trong doanh nghiệp?

Data khách hàng hay còn được hiểu là dữ liệu khách hàng bao gồm toàn bộ thông tin của bộ phận kinh doanh do nhân viên kinh doanh thu thập được trong quá trình khách hàng mua sản phẩm của doanh nghiệp. Đây cũng là công cụ phục vụ cho các chiến dịch marketing nhằm nghiên cứu khách hàng. Lấy được dữ liệu của khách hàng là một trong những chiến lược kinh doanh lâu dài của doanh nghiệp.

Data khách hàng sẽ bao gồm một số thông tin chi tiết về khách hàng như thông tin liên lạc với số điện thoại cá nhân, email,… Thông qua những dữ liệu cá nhân, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ gửi đến những chương trình khuyến mãi, đợt sale, nguồn hàng tới khách hàng theo một tần suất nhất định.

Thông qua những thông tin quảng cáo mà nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tư vấn, cung cấp cho khách hàng những thông tin họ cần. Đồng thời đây cũng là một cách khái thác data khách hàng về thị hiếu, nhu cầu khách hàng và cách phân loại khách hàng tiềm năng, đồng thời xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Việc có được dữ liệu khách hàng tiềm năng chính là vũ khí hạng nặng của doanh nghiệp để phát triển hoạt động kinh doanh. 

Để có được data khách hàng là gì thì doanh nghiệp có thể kết hợp xoay vòng giữa bộ phận nhân viên marketing, nhân viên chăm sóc khách hàng và nhân viên kinh doanh. Mỗi lĩnh vực có một cách tiếp cận khách hàng và khai thác data khách hàng khác nhau kèm theo đó là những mục tiêu cụ thể.

>> Xem thêm: Vì sao nên quản lý data khách hàng bằng hệ thống CRM?

>> Xem thêm: Quản lý thông tin khách hàng đơn giản và hiệu quả với Paroda Sales

3. Vai trò của data khách hàng đối với doanh nghiệp

Việc thu thập thông tin và xây dựng một chuỗi hệ thống thông tin khách hàng có vai trò cốt lõi và quyết định tỷ lệ bán hàng các doanh nghiệp. Data khách hàng giúp lưu trữ thông tin mới nhất về khách hàng, đây là yếu tố cần thiết để điều chỉnh các chương trình, dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.

Bên cạnh đó khi nghiên cứu về khách hàng tốt sẽ giúp bạn điều chỉnh tiếp thị, phát triển chiến thuật bán hàng đúng đắn dựa trên dữ liệu khách hàng chính xác và đáng tin cậy.

4. Tại sao bạn nên quản lý data khách hàng đúng cách cho hiệu quả cao?

Có rất nhiều phương pháp quản lý danh sách khách hàng khác nhau nhưng làm thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Theo thống kê có đến 85% khách hàng cảm thấy không hài lòng về dịch vụ của nhà cung cấp.

Thông thường trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh và Marketing tích lũy hoặc có thể mua lượng data từ các công ty cung cấp trên thị trường một dữ liệu lớn các khách hàng. Việc quản lý lương data khách hàng lớn đấy vô cùng quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp trước đấy thường quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel, việc này sẽ gây khó khăn trong việc phân chia nhân viên chăm sóc khách hàng, hạn chế trong việc tìm kiếm đối tượng khách hàng đã từng chăm sóc và quản lý lịch sử hoạt động của khách hàng của mình.

Doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian trong việc phân chia nhóm khách hàng theo mục đích bán hàng của doanh nghiệp hay các chính sách ưu đãi phù hợp để kích thích họ quay trở lại doanh nghiệp bạn những lần tiếp theo.

Có thể nói, trong thời kỳ mở cửa khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định đến giá cả, doanh số, lợi nhuận của một doanh nghiệp. Chính vì vậy quản lý khách hànghiệu quả được đề cao hơn bao giờ hết.

5. Những khó khăn trong quản lý data khách hàng thường gặp

Tùy vào khả năng, nguồn lực và phương pháp được áp dụng mà việc quản lý data khách hàng của mỗi doanh nghiệp vẫn có rất nhiều điểm khác nhau. Ngay cả đối với những doanh nghiệp hoạt động trong cùng một ngành nghề tương tư. Tuy nhiên, phần lớn những khó khăn gặp phải trong suốt quá trình thực hiện thì lại có rất nhiều điểm giống nhau.

Điều này phần lớn đang xảy ra ở rất nhiều doanh nghiệp nhỏ hay những doanh nghiệp startup. Do họ chưa có một quy trình vận hành thực sự hiệu quả, nên từ đó mà những khó khăn này đã xuất hiện. Trong khi đó, quản lý thông tin khách hàng được coi là nền móng cho sự phát triển tổng thể.

5.1. Data khách hàng bị phân tán

Quản lý trên nhiều công cụ, không đồng nhất nên khó khăn lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải chính là data bị phân tán. Chưa kể đến việc mỗi một phòng ban, nhân viên lại có cách quản lý trong việc lưu trữ, phân tích data khách hàng khác nhau. Từ việc không đồng nhất này khiến việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn.

5.2. Khó quản lý được nguồn khách hàng

Với việc áp dụng chạy quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến cùng lúc sẽ mang đến lượng khách hàng tiềm năng rất lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng vì vậy mà đối với việc quản lý theo nguồn cũng sẽ “chật vật” hơn rất nhiều. Điều này cũng khiến bạn khó có thể kiểm soát về nguồn chi đối với hoạt động quảng cáo, marketing.

5.3. Khó khăn trong việc khai thác khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng cũ

Từ chính việc data bị phân tán, không đồng nhất nên việc khai thác khách hàng tiềm năng cho đến chăm sóc khách hàng cũ cũng từ đó mà trở nên kém hiệu quả hơn. Vì mỗi khi khai thác thông tin bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.

5.4. Khó khăn trong việc kết nối với tất cả khách hàng

Một tệp khách hàng lớn nếu ngay từ đầu không được quản lý một cách hiệu quả sẽ khiến bạn không thể kết nối với họ một cách dễ dàng được. Chưa kể trong quá trình gửi đi các thông tin với họ còn dễ mắc phải sai sót.

5.5. Khó khăn trong việc quản lý, theo dõi và đánh giá nhân viên

Với đội nhóm làm việc liên quan đến data khách hàng chắc chắn số lượng sẽ không hề ít. Từ nhân viên bán hàng, chăm sóc khách hàng cho đến đội nhóm marketing. Nhưng hiện nay có rất nhiều đơn vị khi quản lý data khách hàng lại không thể quản lý, theo dõi và đánh giá được cụ thể từng nhân viên của mình.

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

6. Cách quản lý data khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

6.1. Bảo mật thông tin khách hàng

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu để doanh nghiệp phát triển đó là coi trọng việc bảo mật thông tin khách hàng. Thông tin khách hàng bao gồm: tên, số điện thoại,địa chỉ nơi ở, lịch sử giao dịch… đây là yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp phát triển chiến lược khách hàng tiềm năng.

Một khi những thông tin này bị rò rỉ thì nó sẽ gây tổn thất lớn cả cho khách hàng và cả doanh nghiệp. Vì vậy để tránh mất đi uy tín của bản thân cũng như sự tin tưởng của khách hàng dành cho bạn, thì đây là việc làm bạn cần chú ý trong việc quản lý data khách hàng.

6.2. Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Để mất dữ liệu và thông tin khách hàng là một trong những sự cố nghiêm trọng làm ảnh hưởng lớn đến tốc độ bán hàng cũng như uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy để quản lý data khách hàng an toàn khi gặp các sự cố, bạn cần sao lưu dữ liệu thường xuyên.

Công việc này giúp việc lấy lại thông tin và khôi phục lại dễ dàng. Việc sao chép dữ liệu khách hàng thường xuyên cũng khiến doanh nghiệp trở thành một đối tác uy tín, nhận được nhiều sự tin cậy của khách hàng.

6.3. Phân quyền truy cập quản lý cho nhân viên

Để tăng hiệu quả cho công việc kinh doanh cũng như quản lý data khách hàng một cách dễ dàng, các doanh nghiệp cần phân quyền quản lý cho nhân viên của mình. Việc này giúp cho các nhân viên biết được những thông tin hữu ích về khách hàng, từ đó đưa khách hàng vào các hạng mục tiềm năng khác nhau cũng như tiện cho việc chăm sóc khách hàng khi cần thiết. 

6.4. Đầu tư vào giải pháp quản lý data khách hàng

Thời đại công nghệ 4.0 mang đến các giải pháp phần mềm thông minh dành cho các doanh nghiệp. Đã qua rồi cái thời mà bảng tính là phương pháp tốt nhất để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Data khách hàng được xem là tài sản của các doanh nghiệp cần được bảo vệ và quản lý một cách an toàn và thông minh.

Dữ liệu khách hàng cần được lưu trữ tại các phần mềm, công cụ quản lý khách hàng CRM. Những công cụ này được thiết kế nhằm thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng dựa trên các dữ liệu có sẵn. 

Các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp giải quyết nỗi lo thất lạc hoặc dư thừa thông tin cho các doanh nghiệp. Các phần mềm này mang đến các lợi ích như:

• Hỗ trợ marketing, tăng hiệu quả cho các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, thu về nhiều khách hàng tiềm năng.
• Hỗ trợ telesales giúp tiết kiệm thời gian nhập Lead, hỗ trợ điều phối và xử lý lead nhanh chóng và hiệu quả.
• Hỗ trợ kinh doanh giúp tăng tỉ lệ chốt deal nhờ quản lý quy trình bán hàng.
• Hỗ trợ dịch vụ CSKH giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn nhờ thực hiện quy trình tiếp nhận, quản lý một cách bài bản. 

>> Xem thêm: CRM Software là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm CRM?

6.5. Đào tạo nhân viên trong quản lý data khách hàng

Doanh nghiệp còn cần cung cấp đào tạo quản lý thông tin khách hàng cho nhân viên của mình nhằm tăng hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các tổn thất nặng nề nếu không may nhân viên “nhỡ tay” xóa đi dữ liệu về khách hàng.

Không những thế việc đào tạo nhân viên quản lý hồ sơ khách hàng còn giúp tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng mục tiêu. Nhất là đối với nhân viên tại bộ phận bán hàng, marketing hay bộ phận chăm sóc khách hàng tại các doanh nghiệp.  

6.6. Dọn dẹp dữ liệu khách hàng

Các dữ liệu thông tin về khách hàng sẽ nhanh chóng lỗi thời và không còn tính cập nhật, không còn tác dụng đối với doanh nghiệp. Theo các nghiên cứu kinh tế, trung bình có đến 25% cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp B2B không còn tác dụng và không chính xác sau một thời gian. Trong quá trình quản lý data khách hàng, doanh nghiệp không chỉ cần sao lưu dữ liệu mà còn cần lập các kế hoạch dọn dẹp dữ liệu thường xuyên và định kỳ. 

Cụ thể các doanh nghiệp cần cập nhật và xác thực các thông tin của khách hàng như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ nhà riêng. Từ đó sàng lọc và loại bỏ các liên hệ đang gây lãng phí tài nguyên, làm sạch các dữ liệu không cần thiết.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng đến các công cụ xác thực dữ liệu tự động được tích hợp với CRM, nhằm đảm bảo dữ liệu được cập nhật nhanh chóng và chính xác. Làm sạch dữ liệu là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hồ sơ khách hàng. Công đoạn này giúp nâng cao giá trị dữ liệu, sàng lọc đối tượng khách hàng tiềm năng.

>> Xem thêm: Quản trị quan hệ khách hàng và quy trình xây dựng hiệu quả

6.7. Quản lý thông tin khách hàng thông qua việc cấp quyền truy cập

Sau khi đã xây dựng được nền tảng quản lý data khách hàng vững chắc các doanh nghiệp cần cân nhắc đến cách truy cập thông tin khi cần. Kho dữ liệu thông tin khách hàng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi một cách an toàn và tiện lợi. Để tránh khủng hoảng về dữ liệu doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm, công cụ quản lý dữ liệu có tính bảo mật tốt. 

7. Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý data khách hàng hiệu quả

Sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng luôn được khuyến khích bởi so với các phương thức thủ công thì phần mềm có khả năng tránh sai sót và mang lại hiệu quả công việc cao hơn.

Và Paroda Sales chính là một trong những phần mềm quản lý khách hàng tối ưu được đề xuất hàng đầu bởi những lợi ích lớn mà doanh nghiệp nhận được từ phần mềm như:

• Bảo mật tuyệt đối các thông tin, dữ liệu của khách hàng với các chức năng phân quyền, lưu trữ đám mây và mã hoá dữ liệu chỉ có tại Paroda Sales.
• Giúp khai thác một cách triệt để mọi dữ liệu và thông tin khách hàng.
• Khả năng hứng và lưu trữ thông tin đến từ các nguồn tin khác nhau tại mọi điểm chạm một cách hoàn toàn tự động.
• Hệ thống CRM nhận diện và loại bỏ hoặc tổng hợp các thông tin trùng lặp và lưu trữ tập trung các thông tin đó trên một hệ thống duy nhất.
• Ngoài ra, mọi chức năng trên Paroda Sales được đơn giản hoá và tập trung nhiều hơn vào đặc thù của từng lĩnh vực giúp việc quản lý thông tin khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

>> Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tổng hợp phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường

8. Tổng kết

Hy vọng những thông tin trên đây có thể cung cấp những điều hữu ích giúp bạn hiểu hơn về cách quản lý data khách hàng đúng đắn và đạt được hiệu quả cao. Sử dụng data khách hàng hiệu quả và chất lượng sẽ nâng cao lợi ích, phát triển kinh doanh của doanh nghiệp một cách rộng rãi và chắc chắn nhất.

Đăng ký dùng thử