Các bước xây dựng quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình làm việc. Bạn cùng Paroda tìm hiểu 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp trong bài viết sau nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp.

Trong đó, quy trình làm việc bao gồm tập hợp tất cả các nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà quy trình làm việc trong công ty được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình quản lý khách hàng, quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Lợi ích từ việc xây dựng quy trình làm việc

Thực hiện công việc theo quy trình đảm bảo chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:

• Đảm bảo công việc được vận hành trơn tru.
• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc đã được chuẩn hóa theo thứ tự.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những thâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành.
• Tăng sự liên kết giữa các phòng ban.
• Giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa khách hàng và công ty thông qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trường. Thu hẹp khoảng cách giữa các nhân viên với nhau, giữa sếp với nhân viên trong công tác giải quyết công việc.

Với những lợi thế như trên, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình làm việc chuẩn, chuyên nghiệp chính là con đường dẫn tới sự thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

3. 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bạn cần biết

3.1. Xác định nhu cầu của quy trình làm việc

Bước đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu của quy trình làm việc:

• Nâng cấp hệ thống.
• Áp dụng tiêu chuẩn mới.
• Do yêu cầu của các cấp quản lý…
• Tái cấu trúc.

3.2. Xác định mục đích quy trình làm việc

Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…

• Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/ chính sách của tổ chức như thế nào?
• Bạn cần xác định bản chất của quy trình là gì?
• Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình làm việc.

>> Xem thêm: Cách quản lý công việc giúp “Bôi Trơn” cỗ máy doanh nghiệp

3.3. Xác định phạm vi quy trình làm việc

Tiếp theo, bạn cần phải xác định phạm vi quy trình làm việc:

• Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra.
• Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực.

3.4. Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc

Để xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm:

• Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó.
• Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.
• Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8 – 15 bước là phù hợp.

Để phân tích các bước quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
• Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào?
• Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H để làm rõ vấn đề.

Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc:

• What? Nội dung công việc là gì?
• Why? Mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?
• Who? Xác định ai là người thực hiện công việc?
• When? Xác định thời gian thực hiện công việc.
• Where? Xác định địa điểm, nơi thực hiện.
• How? Thực hiện như thế nào?

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

• Man: Nguồn nhân lực
• Money: Tài chính
• Machine: Máy móc/ Công nghệ
• Material: Hệ thống cung ứng
• Method: Phương pháp làm việc

3.5. Xác định các điểm kiểm soát quy trình làm việc

Xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

• Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
• Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
• Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.

3.6. Xác định người thực hiện công việc

Mỗi bước công việc, cần phải xác định được bước đó do bộ phận/ cá nhân nào thực hiện:

• Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm hay không?
• Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: Người thực hiện chính/ phụ, người hỗ trợ,…

3.7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ

Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng.

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn tả các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì quy định rõ các biểu mẫu, thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.

3.8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

• Nhiều tổ chức đưa ra bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu cùa hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
• Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tố cần quan tâm gồm:

• Những bước cần thực hiện kiểm tra
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Tần suất kiểm tra

3.9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Bạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:

• Xác định mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
• Pre-test: Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.
• Test trong quá trình thực hiện.
• Đo lường tính khả thi của quy trình.

3.10. Mô tả/ diễn giải các bước công việc

Bước tiếp theo là mô tả/ diễn giải các bước công việc:

• Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
• Cách thức thực hiện các bước công việc như thế nào?
• Trong trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

3.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo

Cuối cùng, bạn cần phải hoàn thành định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm:

• Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?

4. Bí quyết quản lý quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình làm việc là một việc làm quan trọng của doanh nghiệp nếu muốn vận hành trơn tru, hiệu quả. Để xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số, Paroda mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ tính năng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản ký công việc, dự án, chiến dịch, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn lực khác.

Ngoài ra, Paroda cũng giúp mọi nghiệp vụ, vấn đề liên quan đến doanh nghiệp được tự động hóa như cảnh báo tự động, báo cáo tự động,…

>> Xem thêm: Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

5. Tổng kết

Paroda hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu hơn về các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp và có thêm thông tin, kiến thức cho mình để ứng dụng vào các công việc trong tương lai. Đồng thời, sau khi áp dụng quy trình làm việc, bạn cũng cần đặt ra và tuân thủ những quy tắc để có thể thực hiện tốt quy trình làm việc đó. Điều này sẽ mang lại những hiệu quả bất ngờ đấy.

Đăng ký dùng thử