To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

To do list là một cụm từ phổ biến trong giới trẻ ngày nay, đặc biệt trong lĩnh vực học tập và công việc. Vậy To do list là gì? Lợi ích của to do list như thế nào đối với người sử dụng? Để tạo nên một to do list bạn cần làm những gì và khi sử dụng to do list bạn cần lưu ý điều gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau của Paroda nhé!

1. To do list là gì?

To do list là gì? To do list là một danh sách ghi chép các nhiệm vụ, công việc hoặc mục tiêu cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Với to do list, bạn có thể ghi lại tất cả công việc cần làm, từ những việc nhỏ như trả lời email cho đến những dự án lớn hơn như hoàn thành báo cáo.

Bạn cũng có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đặt mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc. To do list giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng, tránh bỏ sót hay trì hoãn. Nó cũng giúp bạn giảm stress và tăng hiệu suất làm việc.

Ví dụ, khi bạn muốn sắp xếp một buổi họp, bạn có thể ghi “sắp xếp buổi họp” là một mục tiêu trên to do list của mình, sau đó thêm các công việc con như liên hệ với các thành viên, đặt lịch và chuẩn bị tài liệu. Khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đánh dấu đã hoàn thành hoặc xóa khỏi danh sách.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

2. Các loại Todolist thường thấy

Với những chia sẻ trên, chắc hẳn các độc giả đã hiểu được to do list là gì. Có thể thấy, những công việc và danh mục được liệt kê trong mẫu todolist thường sắp xếp một cách khoa học và có tổ chức. Sau đây, Paroda sẽ giới thiệu đến các độc giả các mẫu to do list thường thấy.

• Bảng tầm nhìn: Đây là danh sách những mục tiêu lớn mà mỗi cá nhân muốn thực hiện trong quãng đời sự nghiệp của họ. Những mong muốn này sẽ là động lực, là cảm hứng giúp mỗi người hoàn thành những mục tiêu trong cuộc sống. Danh sách này thông thường rất dài và có thể vượt hơn 80 danh mục.
• Danh sách những việc cần thực hiện trong 100 ngày: Đây là mẫu todolist được thực hiện để sắp xếp công việc trong 3 tháng sắp tới. Mỗi người đều có thể tự hoạch định và liệt ra những công việc nào quan trọng hơn và cần được thực hiện trong thời gian 3 tháng đó.
• Liệt kê việc cần làm cho một ngày: To do list theo ngày sẽ giúp cho công việc của mỗi cá nhân được thực hiện trơn chu hơn, đồng thời cũng là những bước đệm cho những chiến lược lâu dài hơn. Mỗi cá nhân có thể chuẩn bị to do list từng ngày vào đầu giờ sáng hoặc cuối ngày.
• Danh sách những việc cần làm hàng tuần: Liệt kê những nhiệm vụ và công việc cần làm trong một tuần. Những công việc này thường sẽ được lập vào mỗi tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai.
• Danh sách 3T hàng ngày: Những công việc và nhiệm vụ quan trọng, cốt yếu, cần thiết nhất sẽ được liệt kê trong danh sách này. Các nhiệm vụ được sắp xếp trong danh sách này thường chứa từ 3 đến 5 mục. Hầu hết những danh mục cần phải được thực hiện nhằm hướng đến một mục tiêu chung quan trọng nào đó.

3. Phân biệt sự khác nhau To do list và Checklist

To do list tập trung vào quản lý và theo dõi công việc trong khi Checklist tập trung vào kiểm tra và đảm bảo tuân thủ quy trình. To do list thường có thứ tự ưu tiên và áp dụng trong nhiều trường hợp trong khi Checklist không nhất thiết cần thứ tự ưu tiên và phù hợp với các quy trình cụ thể. Dưới đây là bảng so sánh To do list và Checklist:

>> Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

4. Lợi ích khi sử dụng To do list

Với mức độ phổ biến ở hầu hết các nơi làm việc và trong mọi ngành nghề, bạn có thắc mắc lợi ích của to do list là gì? Dưới đây là câu trả lời dành cho bạn

4.1. Xác định và tổ chức công việc hiệu quả

Khi sử dụng to do list, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy toàn bộ công việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn tránh bị lạc hướng và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Ví dụ, bạn có một ngày bận rộn với hàng loạt công việc như gặp gỡ khách hàng, hoàn thành báo cáo và chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng. Nếu không có to do list, bạn có thể dễ dàng quên mất một công việc nào đó hoặc lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng.

Tuy nhiên, khi tạo ra một to do list, bạn có thể ghi lại tất cả những công việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể đặt những nhiệm vụ cấp bách như gọi điện cho khách hàng trước, sau đó làm báo cáo và cuối cùng chuẩn bị cho cuộc họp. Bằng cách này, bạn có thể làm việc hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót công việc nào.

4.2. Tăng hiệu suất công việc

Cuộc sống và công việc chung quy đều là cuộc đua với thời gian. Một to do list cho phép bạn đặt ra thứ tự ưu tiên nhất định cho loạt nhiệm vụ bạn có. Điều này có nghĩa bạn cũng sẽ thu xếp công việc một cách khoa học hơn, tránh việc đi quá thời hạn công việc cần được hoàn thành.

4.3. Mang lại tính cam kết cao hơn trong công việc

Khi bạn tự tay lên cho mình một to do list, tức là bạn đang thể hiện trách nhiệm và cam kết với công việc. Bạn đã hiểu ra những việc cần làm và những điều cần ưu tiên. Nếu như người lên to do list chỉ tùy hứng lên một list công việc, không có sự ưu tiên, logic, trình tự,… thì điều này như mang thêm gánh nặng cho họ trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.

Ví dụ như, các công việc cần được hoàn thành trước deadline một khoảng thời gian. Việc lập danh sách các đầu việc cần làm một cách “lượm nhặt” có thể vô tình khiến cho các đầu việc bị “ùn tắc” trong một ngày. Nó sẽ khiến bạn mệt mỏi và áp lực hơn.

4.4. Sắp xếp, quản lý hiệu quả

Multitasking không phải việc đơn giản. Nhưng bằng cách lập nên to do list, bạn có thể kiểm soát nhiệm vụ và chỉnh sửa mà vẫn đảm bảo sử dụng thời gian một cách tối ưu.

Chung quy lại, lập nên bảng danh sách sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nhiệm vụ cần làm cũng như dễ dàng chỉnh sửa sao cho vẫn đảm bảo sử dụng thời gian tối ưu. Từ đó, công việc hoàn thành một cách tốt nhất mà không lo trễ tiến độ.

Quy trình thực hiện nhiều việc cũng vì thế mà trở nên bớt căng thẳng và cảm giác “ba đầu sáu tay” hơn. Chung quy lại, bạn không chỉ quản lý được thời gian mà còn trở nên ngăn nắp và nâng cao kỹ năng quản lý công việc.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

4.5. Giúp nâng cao động lực làm việc

To do list có thể bắt đầu từ các việc nhỏ cho tới các mục tiêu lớn lao hơn. Bạn có thể sử dụng nó như một công cụ để xác định mục tiêu từ ngắn hạn tới dài hạn.

Khi đã hoàn thành một việc, bạn sẽ có cảm giác tự hào vì đạt được điều gì đó. Sau đó, bạn lại có động lực tiếp tục làm các việc tiếp theo. Nếu bạn đã trải qua cảm giác được đóng hàng nghìn tab trên máy tính sau khi làm xong bài luận hoặc bài nghiên cứu nào đó, bạn hẳn sẽ hiểu trải nghiệm này.

4.6. Giảm bớt sự căng thẳng

Khi các đầu mục được hoàn thành tuần tự theo to do list, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn với những việc mình làm. Bạn sẽ cảm nhận được mình đang sử dụng thời gian hợp lý và làm việc hiệu quả. Điều này kích thích, khiến bạn phấn chấn tinh thần, tăng nguồn cảm hứng trong công việc lên rất nhiều.

Sau khi hoàn thành xong các đầu mục công việc, bạn có thể tự thưởng cho mình một ly trà, một bữa ăn,…

5. Hướng dẫn tạo To do list chuẩn

Tạo To do list chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức công việc, tăng năng suất và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy tuân thủ các bước dưới đây để tạo ra một danh sách công việc chuẩn và phù hợp nhất nhé.

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính

Trước khi bắt đầu tạo To do list, hãy xác định rõ mục tiêu chung và các nhiệm vụ chính phải hoàn thành. Điều này giúp nhà quản lý tập trung vào những công việc quan trọng nhất và có mục tiêu rõ ràng để theo đuổi.

Bước 2: Liệt kê toàn bộ công việc cần làm

Hãy dành thời gian để liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành, ghi chú lại mọi việc ngay cả những công việc nhỏ nhất để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Bởi việc liệt kê sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về công việc cần làm và tránh quên công việc quan trọng.

Bước 3: Sắp xếp và xác định thứ tự ưu tiên cho công việc

Sau khi liệt kê tất cả công việc, hãy xác định thứ tự ưu tiên cho từng công việc, đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc để quyết định công việc nào cần hoàn thành trước.

Bước 4: Đặt thời hạn cho mỗi công việc

Gán thời gian cụ thể cho từng công việc trong danh sách và cần phải đặt sao cho hợp lý và khả thi. Việc đặt thời hạn sẽ giúp nhà lãnh đạo tạo được sự cam kết và nhân viên có động lực để hoàn thành công việc đúng hạn.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên

Theo dõi tiến độ công việc và đánh dấu khi hoàn thành mỗi công việc trên To do list. Đồng thời nhà quản lý cần định kỳ kiểm tra và đánh giá lại danh sách để điều chỉnh, cập nhật và thêm mới công việc nếu cần. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

6. Cách sử dụng To do list mang lại hiệu quả cao

Trong quá trình quản lý và thực hiện công việc, sử dụng To do list đóng vai trò quan trọng giúp nâng cao năng suất và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng tiến độ. Đối với nhà quản lý, To do list càng trở nên quan trọng hơn để đảm bảo sự tổ chức và quản lý công việc, dự án một cách hiệu quả. Vậy để giúp doanh nghiệp xây dựng và sử dụng To do list hiệu quả nhất, dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

6.1. Kiểm tra và cập nhật nhiệm vụ theo định kỳ

Kiểm tra và cập nhật công việc theo một khoảng thời gian cố định sẽ giúp To do list luôn được duy trì và phù hợp với tình hình công việc hiện tại của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần xem xét và cập nhật To do list định kỳ có thể hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Đồng thời, cần loại bỏ các công việc đã hoàn thành và thêm những công việc mới vào trong danh sách.

Ví dụ: Trước khi bắt đầu công việc, hãy kiểm tra to do list của bạn bằng cách xem xét những nhiệm vụ đã hoàn thành hôm trước và thêm những nhiệm vụ mới cần hoàn thành trong ngày hôm nay.

6.2. Chia nhỏ công việc và trình bày chúng cụ thể

Todolist trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi chú chi tiết về mục tiêu, các bước triển khai và tiến độ dự kiến của mỗi công việc. Thay vì gom nhóm nhiều công việc thành một, hãy chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng. Điều này không những giúp nhà quản lý có cái nhìn chi tiết hơn về công việc mà còn dễ dàng đưa ra các hành động cụ thể để hoàn thành.

Ví dụ: Thay vì ghi “Hoàn thành báo cáo” có thể chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể như Nghiên cứu dữ liệu, Thu thập dữ liệu, Phân tích dữ liệu và Tổng kết báo cáo.

6.3. Đặt thời hạn cho mỗi công việc và không để thời gian trống

Nhà quản lý cần xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi đầu việc và đặt thời hạn cụ thể về ngày giờ hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ giúp tạo ra một lịch trình làm việc rõ ràng. Đồng thời, tuân thủ quy định không để thời gian trống bằng cách khi hoàn thành một công việc hoặc hết nhiệm vụ phải làm ở hiện tại cần tranh thủ hoàn thành công việc trong danh sách “To do list” nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Ví dụ: Đặt thời hạn cho mỗi công việc trong To do list, chú thích trạng thái cụ thể “Hoàn thành báo cáo trước 17h ngày 16/6/2023” thay vì chỉ ghi “Hoàn thành báo cáo trong hôm nay”.

6.4. Tìm giải pháp cho mọi công việc chưa hoàn thành

Hiểu lợi ích của todolist là gì? và lên danh sách các task cụ thể vừa giúp bạn thực hiện công việc quan trọng nhanh chóng mà còn tạo động lực quyết tâm thực hiện nốt những việc tồn đọng. Qua đó, bạn sẽ có một bảng đánh giá là đã hoàn thành hết tất cả nhiệm vụ đặt ra.

Ví dụ: Nếu có một công việc chưa hoàn thành vì thiếu thông tin từ bộ phận Marketing, bạn có thể liên hệ bộ phận Marketing để đảm bảo có đủ thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.

6.5. Sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ

Hiện nay, có nhiều phần mềm và ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý công việc một cách hiệu quả như: Paroda, Trello, Any.do, Microsoft To Do. Chúng cung cấp nhiều tính năng thông minh như giám sát và theo dõi tiến độ, thiết lập cảnh báo, chia sẻ dự án công việc…. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu và quy mô của mỗi doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.

Ví dụ: Sử dụng phần mềm Quản lý công việc Paroda Workplace giúp người quản lý có thể dễ dàng giao việc, tương tác trực tiếp, hỗ trợ báo cáo và đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc được giao. Từ đó tiết kiệm tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp, tiết kiệm tối đa thời gian và giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: 10 Phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất hiện nay

7. Các lưu ý khi tạo To do list

Các lưu ý khi tạo todolist là gì? Dưới đây là 7 yếu tố sau bạn cần nắm khi tạo danh sách việc cần làm với To Do List.

7.1. Tính thực tế

Bạn cần sắp xếp công việc một cách thực tế, cho dù nó cho cá nhân hay tập thể. Ví dụ như, bạn không thể dồn nén nhiều đầu việc nặng vào cùng một lúc, bạn cũng không thể đặt KPI cho công việc một cách “ảo tưởng”. Điều này sẽ khiến bạn khó hoàn thành được nhiệm vụ đề ra, từ đó dễ sinh áp lực.

Tốt nhất là bạn nên xem khả năng của bản thân như thế nào, sau đó đưa ra một to do list phù hợp. Lên danh sách cho tập thể cũng tương tự như vậy.

7.2. Dự kiến đúng thời gian thực hiện

Khi lập ra danh sách các công việc cần được hoàn thành, bạn cần lên kèm cả thời gian dự kiến hoàn thành các công việc đó. Đó chính là các deadline. Điều này giúp quản lý thời gian hiệu quả và bạn có thể sử dụng tối ưu thời gian của mình. Cũng như một sự nhắc nhở rằng bạn hãy luôn chú tâm vào công việc đã đề ra.

7.3. Chia nhỏ và phân bổ công việc mang tính dài hạn

Khi lập một Todolist, bạn cần lưu ý chia nhỏ từng đầu việc theo khoảng thời gian thích hợp (ngày/ tuần/ tháng) hoặc có thể phân bổ dựa vào giai đoạn của dự án đó. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách suôn sẻ. Sau mỗi quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng nên kiểm tra lại công việc để đảm bảo không xảy ra sai sót và rút kinh nghiệm cải thiện tốt hơn.

7.4. Lập To do list theo cấp độ ưu tiên

Như trong khái niệm đã trình bày về “To do list là gì?”, bạn cần nắm rõ mức độ ưu tiên của từng công việc để sắp xếp chúng một cách có khoa học. Tốt nhất là tuân thủ theo trình tự: deadline hoàn thành, mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng việc.

7.5. Dự phòng các tình huống phát sinh

Các tình huống phát sinh ngoài ý muốn là điều không ai muốn xảy ra nhưng chúng ta cũng không thể lường trước được. Ví dụ như: sếp giao việc gấp, bạn bè đồng nghiệp đột nhiên ốm,… Chúng ta luôn có khoảng thời gian dự phòng để đề phòng những tình huống đó xảy ra.

7.6. Liên kết với các bộ phận khác

Khi bạn làm việc với một tập thể, tiến độ của bạn cần khớp với tiến độ các phòng ban. Do đó, bạn cần trao đổi về deadline với các bên liên quan, nhằm tránh trường hợp các bên không đáp ứng kịp nhu cầu của bạn.

7.7. Sử dụng một app ghi chú

Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, to do list không nhất thiết là giấy. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các app ghi chú công việc. Có rất nhiều app công nghệ hay giúp bạn lên to do list hiệu quả, cùng lời nhắc nhở khi đến deadline. Bên cạnh đó, app tích hợp với điện thoại nên bạn có thể dễ dàng mang theo.

8. Các ứng dụng tạo To do list hiệu quả nhất

Như vậy, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ tạo lập kế hoạch, quản lý công việc là một giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy thuộc vào mỗi ngành nghề, loại hình doanh nghiệp và quy mô nhân sự mà nhà lãnh đạo sẽ có những tiêu chí để lựa chọn phần mềm Quản lý công việc khác nhau.

8.1. Paroda Workplace: Phần mềm Quản trị công việc/ dự án, tạo lập kế hoạch

Một trong số các phần mềm hỗ trợ tạo lập To do list hiệu quả trên thị trường hiện nay, không thể không kể đến phần mềm Quản lý công việc Paroda Workplace. Đây là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất so với các phần mềm khác. Với nhiều ưu điểm như:

• Tạo lập kế hoạch ngay trên phần mềm, hỗ trợ người dùng gán thời hạn, người theo dõi, người thực hiện và các tài liệu, hình ảnh liên quan đến công việc.
• Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo công việc con ràng buộc tiến độ và phân quyền chặt chẽ với công việc cha.
• Tạo sự kiện lịch biểu theo cá nhân, phòng ban giúp người dùng đồng bộ thời gian làm việc và biết được công việc đang diễn ra.
• Dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý đội nhóm, thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc, dự án.

Đồng thời, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng nổi bật như quản lý toàn bộ tài liệu, hợp đồng, vật tư và các đối tượng liên quan. Tính năng cảnh báo thông minh, tự động báo cáo, đánh giá tiến độ thực hiện giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và sắp xếp ưu tiên công việc dễ dàng để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

8.2. Evernote: Phần mềm hỗ trợ tạo lập danh sách công việc

Evernote được biết đến là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc mạnh mẽ. Nhà quản lý có thể tạo To-Do List, ghi chú, lưu trữ tài liệu và thậm chí gắn kết các hình ảnh và tệp tin vào công việc của mình. Evernote cũng cho phép người dùng chia sẻ và làm việc theo đội nhóm trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.

8.3. Trello: Công cụ quản lý công việc hiệu quả

Trello là ứng dụng có cách sử dụng khá dễ hiểu và độc đáo. Bạn có thể tạo nhiều bảng (tạm dịch là “dự án”) và mỗi bảng có thể bao gồm các danh sách việc cần làm nhỏ hơn. Bạn cũng có thể làm việc theo nhóm với ứng dụng Trello bằng cách gửi lời mời không giới hạn cho bạn bè.

>> Xem thêm: Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello

8.4. Any.do: App tạo todolist thông minh

Any.do là một ứng dụng quản lý công việc đa nền tảng với giao diện đẹp và dễ sử dụng. Nhà quản lý có thể tạo danh sách công việc, đặt nhắc nhở, lập kế hoạch hàng ngày và quản lý công việc cá nhân và nhóm ngay trên phần mềm. Any.do cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Gmail và Outlook giúp bạn kết hợp công việc từ nhiều nguồn khác nhau.

8.5. Todoist: Ứng dụng tạo lập danh sách công việc

App Todoist thường được nhắc đến nhiều trong các app to do list hay sử dụng. Các tính năng cơ bản có thể kể đến: quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, sắp xếp theo nhiệm vụ theo nhiệm vụ ưu tiên hoặc phân loại theo màu sắc, chia sẻ và giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp và bạn bè.

9. Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của Paroda về to do list là gì, lợi ích, cách sử dụng cũng như lưu ý khi dùng to do list. To do list là một bí kíp hiệu quả được rất nhiều những người thành công áp dụng. Chính vì vậy, nếu bạn còn đăng vướng mắc trong việc quản lý thời gian và xử lý công việc thì áp dụng ngay phương pháp này đi nhé.

Đăng ký dùng thử