Asana là gì? Cách ứng dụng phần mềm Asana để quản lý công việc

Phần mềm Asana là gì? Ứng dụng Asana có lợi ích gì đối với việc quản lý công việc của doanh nghiệp? Bài viết này của Paroda sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về những câu hỏi trên và cách ứng dụng công việc bằng Asana app. Cùng theo dõi nhé.

1. Phần mềm Asana là gì? Lợi ích của ứng dụng đối với doanh nghiệp

Asana là gì? Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trên nền tảng trực tuyến. Giúp người dùng sắp xếp công việc, các nhiệm vụ một các khoa học để đạt hiệu quả cao. Từ đó hỗ trợ các đội nhóm, phòng ban phối hợp teamwork (làm việc nhóm) trôi chảy và thuận lợi.

Ngoài ra, công cụ đem lại nhiều lợi ích như sau:

• Thiết kế thanh Dashboard cho phép người dùng dễ dàng hình dung công việc của mình.
• Sử dụng chức năng timeline để tạo ra các dự án khớp với nhau và tự cập nhật liên tục.
• Phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch liên kết với email, tệp và nhiều thứ trên cùng nền tảng.
• Tính năng xem hình ảnh lớn, dễ dàng theo dõi, lịch trình công việc, có thể phát hiện ra những lỗ hổng và nhanh chóng điều chỉnh.
• Phần mềm cung cấp bản báo cáo tiến độ cho từng dự án và chia sẻ cho tất cả thành viên.
• Những gì quan trọng nhất sẽ được phần mềm ưu tiên để bạn nhìn thấy trước.
• Phần mềm Asana được thiết kế thành một công cụ bao gồm nhiều quy trình thành các mẫu để lựa chọn và sử dụng.
• Không gian phần mềm Asana tạo ra nơi làm việc an toàn, chia sẻ thông tin đến đúng người.

>> Xem thêm: Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello

2. Nguyên tắc vận hành và hoạt động của Asana là gì?

Phần mềm quản lý dự án Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc sau:

• Thông báo công việc chứ hoàn toàn không phải thư tín.
• Trò chuyện trực tiếp chỉ trên một trang.
• Hành động được phối hợp đồng bộ theo nhóm thay vì các hành động riêng lẻ.

Tất cả các nguyên tắc này đều phục vụ cùng một mục đích đó là liên tục cập nhật công việc một cách nhanh chóng và nhẹ nhàng, phản ánh tính minh bạch trong công việc của mọi người, xây dựng sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận trong dự án.

Dựa trên điều này, Asana cung cấp cho người dùng tất cả các công cụ quản lý cơ bản, thông minh và hiệu quả nhất. Asana tạo ra môi trường quản lý, làm việc chuyên nghiệp thông qua không gian riêng của mỗi team dự án.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

3. Tính năng nổi bật của phần mềm Asana

Nắm được những lợi ích đem lại từ công cụ Asanas là gì sẽ giúp bạn khai thác được tối đa hiệu quả của phần mềm. Bên cạnh việc thuận tiện cho người quản lý dễ dàng theo dõi thì còn là công cụ nhắc nhở cho tất cả các thành viên. Để hiểu hơn về giá trị đem lại từ Asanas là gì, xin mời bạn đọc theo dõi các mục dưới đây.

3.1. Thực hiện thao tác trên đầu việc

Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc. Khi một cá nhân trong dự án đánh dấu hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho tất cả các thành viên còn lại. Mọi người có thể cùng vào bình luận, ghi chú, nhắn tin và gửi file đính kèm ngay trên hệ thống.

3.2. Thay đổi đầu việc linh hoạt

Asana hỗ trợ việc liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép, đồng thời chuyển đổi từ đầu việc (task) thành một dự án (project) chỉ với một cú nhấp chuột.

3.3. Tùy chọn hiển thị giao diện

Giống như nhiều phần mềm quản lý công việc khác, các tác vụ cần thực hiện trong Asana được sắp xếp theo dạng Todolist hoặc bảng Kanban. Ngoài ra, Asana có một tính năng đặc biệt là tự động tạo thời gian hành động dựa trên dữ liệu được nhập vào hệ thống dưới dạng tệp CSV.

3.4. Thiết lập báo cáo tự động

Ở bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ hoạt động ở phiên bản trả phí của phần mềm.

3.5. Tích hợp đồng bộ và bảo mật an toàn

Đặc điểm nổi bật của ứng dụng Asana là được đồng bộ với ứng dụng Calendar. Nhờ vậy, việc quản lý thời gian của người dùng được xác định rõ ràng. Theo đó, nhiều ứng dụng bên ngoài cũng được tích hợp hoạt động như Github, Dropbox, Slack… Mỗi dự án hoặc nhiệm vụ trên Asana đều được điều chỉnh công khai, riêng tư một cách chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

4. Cách sử dụng Asana app để quản lý công việc

Ứng dụng Asana ra đời mang đến cho người dùng về tất cả chức năng quản lý thời gian và công việc. Với thiết kế khoa học và sinh động, người sử dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về ứng dụng này.

4.1. Cách thức truy cập đăng nhập

Asana là ứng dụng quản lý thông minh, tạo ra một không gian làm việc chung cho tất cả mọi người. Cũng như các ứng dụng khác, người dùng cần có một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Các bước thực hiện như sau:

• Download ứng dụng về thiết bị của bạn.
• Tiến hành đăng ký để tạo tài khoản.
• Một cửa sổ mới mở ra với link xác nhận tài khoản.
• Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện profile và trải nghiệm ứng dụng.

Sau khi đăng ký xong, giao diện sẽ hiện ra. Mảng bên trái biểu hiện những thông tin tổng quan về dự án. Đây là nơi bạn có thể theo dõi và điều chỉnh mọi hoạt động. Mảng chính giữa cung cấp các nội dung chủ đạo để thực hiện dự án. Mảng bên phải thiết kế rất khiêm tốn dùng để ghi chú và bổ sung các chi tiết quan trọng.

4.2. Cách xây dựng project trong Asana

Nếu bạn muốn xây dựng project trong phần mềm Asana thì bạn cần thực hiện những bước sau:

• Nhấp vào phần project ở bên trái phía cuối pane.
• Dự án mới sẽ hiện ra và không gian chính giữa là nơi bạn làm việc.
• Hãy cài đặt cho mình những tùy chọn cho dự án và những nhiệm vụ cần làm.

4.3. Cách thực hiện thao tác với task

Asana hỗ trợ chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để phân công cho từng cá nhân thực hiện. Thao tác thực hiện tạo task mới sẽ được tiến hành như sau:

• Chọn một dòng tùy ý trong pane chính giữa và nhấn Enter.
• Tiến hành đặt tên cho nhiệm vụ.
• Bổ sung các thông tin liên quan đến người thực hiện, thời hạn hoàn thành, mô tả công việc… bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng bên phải dòng task.

Ngoài ra, các công ty còn có thể kiểm soát tiến độ hoàn thành dự án trên Asana bằng cách:

• Từng cá nhân sau khi thực hiện xong nhiệm vụ sẽ đánh dấu hoàn thành.
• Tổng hợp các task đã hoàn thành.
• Nhấp chuột vào góc phải của pane chính giữa, chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp những công việc đã thực hiện xong.

4.4. Cách sử dụng Calendar

Tính năng Calendar giúp bạn dễ dàng theo sát tiến độ của công việc. Nó giúp bạn quản lý được lịch trình, kế hoạch và nhắc nhở.

Để tạo lịch mới, bạn cần nhấp vào dấu (+) ở cạnh “My calendars” sau đó chọn “New calendar”. Hãy đặt tên cho lịch bạn vừa tô, thêm vào đó là mô tả và múi giờ mong muốn.

>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

5. Ai nên sử dụng phần mềm Asana?

Với những tính năng và cách sử dụng phía trên, chắc bạn đã phần nào hiểu được ai nên dùng ứng dụng Asana rồi đúng không nào? Phần mềm Asana là phần mềm dành cho những công ty hoạt động theo mô hình cộng tác liên chức năng hoặc những công ty lớn khác.

Đồng thời, ứng dụng còn giúp hỗ trợ cho người người cần tham gia vào nhiều dự án, phòng ban khác nhau để cùng nhau kiểm soát, quản lý danh mục công việc hiệu quả hơn.

6. Ưu điểm và nhược điểm của ứng dụng Asana

Chúng ta đã tìm hiểu về phần mềm Asana là gì cũng như cách sử dụng Asana để quản lý công việc. Hãy cùng đánh giá hiệu quả sử dụng của Asana trong thực tế để giúp doanh nghiệp có một cách tiếp cận chân thực nhất về phần mềm này.

6.1. Ưu điểm

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Asana có giao diện đơn giản, các tính năng được sắp xếp hợp lý và dễ sử dụng. Ngoài ra, phần mềm còn có thể đổi màu, đổi giao diện giúp người dùng khi làm việc có không gian thú vị và đỡ nhàm chán.

• Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

Phần mềm có nhiều chế độ xem dự án như xem theo danh sách, bảng biểu hay timeline giúp nhân viên theo dõi tiến độ công việc. Hệ thống giúp thông báo công việc sắp đến hạn để nhắc nhở người dùng.

• Tích hợp nhiều ứng dụng hỗ trợ

Asana hiện tích hợp nhiều phần mềm và ứng dụng lưu trữ, thiết kế biểu đồ như Google Drive, DropBox, Slask, Github,…

• Tạo kênh tương tác nội bộ

Để tránh xao nhãng trong công việc, Asana giúp trò chuyện, tương tác qua các nhóm chat, comment trên dự án ngay trong phần mềm

• Tính bảo mật cao cho các dự án

Ở gói nâng cao, Asana cho phép người dùng thiết lập các quyền bảo mật và hạn chế truy cập với các dự án quan trọng.

6.2. Nhược điểm

• Chi phí cao

Vì là ứng dụng quốc tế nên chi phí sử dụng của Asana khá cao, nếu muốn sử dụng trọn bộ các tính năng thì doanh nghiệp phải đầu tư một khoản không nhỏ.

• Giới hạn sử dụng

Phiên bản miễn phí bị giới hạn các tính năng và số lượng người dùng (tối đa 15 thành viên/ nhóm)

• Ngôn ngữ giới hạn

Hiện tại Asana không có phiên bản ngôn ngữ Tiếng Việt, điều này có thể gây bất tiện cho các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

• Chưa sử dụng nhiều tính năng liên quan đến khách hàng

Asana chỉ được sử dụng rộng rãi cho các công việc nội bộ. Tuy nhiên, không có nhiều hỗ trợ cho nhân viên làm việc với khách hàng và đối tác bên ngoài.

Nhân viên chỉ làm việc với khách hàng bằng các phương pháp thủ công tiêu chuẩn hoặc sử dụng thêm phần mềm bổ sung.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

7. Bảng giá của phần mềm quản lý công việc Asana

Phần mềm quản lý công việc và dự án Asana cung cấp 4 gói dịch vụ khác nhau phù hợp với từng mục đích và đặc điểm quy mô của người dùng.

8. Giải pháp thay thế hiệu quả cho ứng dụng Asana là gì?

Bên cạnh Asana, trên thế giới hiện nay đã phát triển nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Jira, Wework, Basecamp, Wrike,… Mỗi giải pháp lại có những tính năng đặc biệt và ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người dùng.

Ngay tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện Paroda Workplace là công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả nằm trong bộ giải pháp quản trị của Paroda. Sản phẩm có các đặc điểm vượt trội sau:

• Danh sách công việc hiển thị ở cả 3 dạng bảng Kanban, Gantt chart, to-do list.
• Cho phép theo dõi công việc theo tiến độ.
• Có sự liên kết giữa các phòng ban để nắm thông tin và tránh sai sót.
• Bảo mật thông quan việc phân quyền rõ ràng.
• Có tính năng lọc đầu việc theo các tiêu chí khác nhau.
• Có tính năng tạo các ghi chú, thảo luận chuyên sâu.
• Báo cáo realtime, mọi lúc mọi nơi… Tùy chỉnh báo cáo linh động theo nhu cầu của bạn.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất

9. So sánh tổng quan phần mềm Asana và Paroda Workplace

10. Tổng kết

Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc tìm hiểu phần mềm Asana là gì và các sử dụng, đánh giá chi tiết các tính năng của Asana trong quản lý công việc và dự án. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm ra được giải pháp quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp. Paroda sẽ luôn đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển doanh nghiệp an toàn và hiệu quả.

Đăng ký dùng thử