Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả có nghĩa là các nhà quản lý phải nâng cao hiệu quả của chính họ khi xây dựng đội ngũ nhân viên. Tất cả các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số đều hoạt động hiệu quả nhất với những nhân viên chủ động trên hệ thống công nghệ hiện đại. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá các “lợi ích và tiêu chí” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp.

1. Ứng dụng quản lý doanh nghiệp là gì?

Hiểu một cách đơn giản ứng dụng quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các giải pháp phần mềm hỗ trợ nhà quản trị trong các hoạt động quản lý doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng,…

Với việc kiểm soát chặt chẽ các hoạt động mua, bán, sản xuất hàng hóa trong doanh nghiệp trên một hệ thống phần mềm, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn cảnh về bức tranh vận động trong doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những chiến lược, hoạt động và chiến thuật nhằm đẩy nhanh quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại lợi ích gì?

Có thể nói phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là giải pháp hữu hiệu giúp cho các doanh nghiệp khắc phục những vấn đề tồn tại và mang lại nhiều lợi ích trong quá trình hoạt động. Cụ thể là:

2.1. Kết quả hoạt động cải thiện rõ rệt

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ tinh gọn mọi quy trình hoạt động, vận hành, kiểm soát chặt chẽ và điều phối mọi hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Cùng với đó, mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa nhờ giao diện thân thiện, đơn giản, dễ thích ứng và thuận tiện với người dùng của hệ thống quản lý doanh nghiệp. 

Đồng thời cũng tự động giải quyết một số công việc thủ công, qua đó giúp nhân viên giảm thiểu áp lực và nâng cao hiệu suất công việc.  

2.2. Quản lý tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp tập trung trực tuyến

Phần mềm giúp nhà quản lý, quản lý tất cả các nghiệp vụ – hoạt động trong doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ doanh nghiệp, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng,… Trong mỗi nghiệp vụ lại có các hoạt động nhỏ hơn như quản lý hoạt động xuất nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý công nợ… tập trung trên một hệ thống trực tuyến. 

2.3. Dữ liệu tập trung, phản ánh chính xác mọi tình hình của doanh nghiệp và được bảo mật chặt chẽ

Các thông tin, dữ liệu trong phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ được cập nhật liên tục và được theo dõi bởi tất cả các phòng ban liên quan. 

Cùng với đó, có thể hỗ trợ người quản lý trao quyền tương ứng cho các cấp nhân viên, vì vậy sẽ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. Điều này đảm bảo được tính minh bạch, chính xác của dữ liệu trên hệ thống. 

2.4. Quản lý linh động theo mobile

Dù ở bất cứ đâu, nhà quản lý cũng theo dõi, giám sát được các công việc, hoạt động của doanh nghiệp trên máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối Internet. 

2.5. Tiết kiệm chi phí, thời gian

Tối ưu thời gian xử lý công việc, tự động hóa một số tác vụ trong công việc và tăng hiệu suất, thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự.

2.6. Nền tảng để doanh nghiệp thực hiện số hóa, chuyển đổi số

Ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản trị doanh nghiệp được xem là bước đầu cho việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp, là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và ứng dụng những phân hệ nhỏ như quản trị nội bộ trước, sau đó khi nhận thấy phần mềm phù hợp với doanh nghiệp thì sử dụng đầy đủ các phân hệ trong bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp.

2.7. Tạo môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp: Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Ngoài những lợi ích cụ thể rõ ràng trên, ứng dụng phần mềm trong quản trị doanh nghiệp còn giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, loại bỏ những quy trình quản lý thủ công, cồng kềnh. Thay vì sử dụng Excel, ứng dụng Chat thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần mềm quản trị chuyên biệt.

Mọi thông tin, dữ liệu, trao đổi,… trong doanh nghiệp được lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng, tạo thuận lợi trong quản lý, tra cứu lại.

3. Tiêu chí quan trọng nhất lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Không giống như những phần mềm theo tính năng riêng lẻ, phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phải đảm nhiệm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Những hoạt động này đảm bảo quy trình cho mọi cấp thành viên, từ cấp CEO, C – level, manager đến các nhân viên phòng ban, bộ phận khác nhau. Chính vì vậy, cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm hiện đại nằm ở 5 tiêu chí quan trọng sau.

3.1. Có sẵn hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học

Mục đích chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp là giúp mọi dữ liệu được quản lý một cách khoa học. Vì vậy, hãy chọn một phần mềm mà thông tin nhân sự, kinh doanh, sản phẩm, hàng hóa, dòng tiền,… được sắp xếp logic, tự động và có tính liên kết. 

Dữ liệu của doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều thể loại hoặc thuộc về phòng ban khác nhau. Bạn cần một hệ thống quản lý doanh nghiệp có tính năng tìm kiếm và bộ lọc thông minh. Ít nhất nó có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm bất kỳ thông tin nào mà đã tồn tại trên hệ thống.

3.2. Chiếu xạ các nghiệp vụ doanh nghiệp

Các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian làm việc của mình khi áp dụng phần mềm có khả năng chiếu xạ toàn bộ nghiệp vụ. Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng để làm việc thông minh hơn. 

Bạn cần tìm kiếm phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp các tính năng sau: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh,…

Tại đây, bạn có thể giao công việc cho người chịu trách nhiệm chính. Đồng thời đừng quên tính năng tự động hóa mọi thứ trên cũng phải nằm trong vai trò của phần mềm này. 

Khi ấy, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào công việc quản lý của mình một cách hiệu quả. Thêm vào đó, cũng có thể giảm bớt lo lắng, san sẻ trách nhiệm trong công tác quản lý nhân sự, dự án khổng lồ mà bạn cần hoàn thành. 

3.3. Hỗ trợ sự tương tác, kết nối 

Ngày nay, doanh nghiệp may mắn hơn khi phát triển trong một thời đại công nghệ thông minh và tiên tiến. Lãnh đạo có thể được tiếp cận với nhiều phương tiện hơn để quản lý nhân sự hiệu quả. Chính vì thế, bạn có nhiều lựa chọn hơn trong các phương án hỗ trợ sự tương tác, kết nối nhân viên. 

Các phần mềm chat hiện nay mặc dù được sử dụng miễn phí, nhưng chúng lại có thể gây ra sự rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bạn là lựa chọn phần mềm quản lý hỗ trợ tương tác trong công việc, đảm bảo luồng thông tin nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, mọi thứ phải được đảm bảo sự an toàn cho thông tin dự án, thông tin có liên quan khác. 

3.4. Linh hoạt trên đa nền tảng

Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau. Trong đó, hệ thống sẽ được cài đặt theo nhiều cách thức. Chúng có thể chỉ được triển khai trên mobile hay chỉ trên PC, laptop. Những phần mềm này có thể tách rời nhau, phân chia theo nhiều vai trò, lợi ích khác nhau. 

Thậm chí, có nhiều ứng dụng chỉ cho phép bạn và nhân viên có mặt tại văn phòng mới được phép truy cập và làm việc. Bạn có thể bảo vệ được mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp trên hệ thống. Tuy nhiên, lại mất công sức và thời gian hơn khi bị hạn chế trên các thiết bị và ứng dụng. 

Để tiện gọn hơn, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý tổng thể công ty. Tức là, tất cả dữ liệu đều phải được lưu trữ dưới dạng điện toán đám mây. Bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Đặc biệt, chúng phải tương thích với càng nhiều thiết bị di động (lap top, máy tính bảng, mobile, PC,…) và hệ điều hành (iOS, Android) càng tốt. 

Khi ấy, bạn và cả nhân viên dễ dàng truy cập, nắm bắt công việc, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hay báo cáo,… ở mọi lúc mọi nơi. Luồng thông tin và dữ liệu trên phần mềm sẽ được tự động nhắc nhở và truyền tới đúng đối tượng cần quan tâm. Họ có thể dễ dàng mở ra đọc dù có ở văn phòng hay không. 

3.5. Có thể tích hợp các bên thứ 3

Nhiều nhà lãnh đạo cho biết, họ muốn tìm kiếm một phần mềm đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu phải thay đổi giữa các phần mềm với nhau trong giai đoạn chuyển đổi số gây nhiều khó khăn. Chính vì thế, trước khi quyết định sử dụng phần mềm nào khác, bạn hãy cân nhắc đến chuyện phần mềm đó có thể tích hợp các bên thứ 3 hay không. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi hơn. 

Như vậy, 5 tiêu chí trên chính là chìa khóa vàng để bạn tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Đây chính là yếu tố then chốt giúp cho bạn có một “trợ lý” thông minh và theo bạn mọi lúc mọi nơi.

4. SME nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và nhỏ hoặc là siêu nhỏ, bạn có thể tham khảo phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện Paroda, với 4 phân hệ cơ bản: quản lý nhân sự, quản lý công việc và dự án, quản trị nội bộ và quản trị quan hệ khách hàng & bán hàng.

Paroda cho phép bạn quản lý doanh nghiệp của mình với mọi quy mô và ngành nghề khác nhau. Thậm chí nó có thể liên kết được các chuỗi cửa hàng hay chuỗi chi nhánh cho doanh nghiệp của bạn. 

Bạn có thể tham khảo các giải pháp mà phần mềm Paroda cung cấp, bao gồm:

HRM – Quản lý nhân sự 

• Paroda cho phép bạn thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo, lưu trữ hồ sơ thông tin, chấm công, tạo và quản lý KPI của nhân viên,… 
• Toàn bộ những nghiệp vụ đều có tính liên kết với nhau và được quản lý trên một phần mềm Paroda. 

>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự online – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

Workplace – Quản lý dự án, công việc

• Paroda cho phép bạn sắp xếp lịch làm việc trên lịch biểu chung, tạo nhắc nhở ngay trên tính năng này. 
• Bạn có thể quản lý các đơn từ của nhân viên đã gửi phê duyệt. 
• Workplace cũng cho phép bạn quản lý tất cả công việc của phòng ban, dự án, quy trình công việc, báo cáo tự động,… 
• Mọi hoạt động ký kết nội bộ hay quy trình công việc, hợp đồng được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng. 
• Bạn có thể tạo tài sản cá nhân, tài sản chung của doanh nghiệp và quản lý chúng. 

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sales – Quản lý khách hàng và hoạt động kinh doanh doanh nghiệp

• Paroda cho phép bạn quản lý toàn bộ dòng tiền thu chi của doanh nghiệp. Bạn có thể theo dõi và phê duyệt các phiếu chi, phiếu thu,… do nhân viên tạo và đề xuất. 
• Quản lý và theo dõi toàn toàn bộ data khách hàng, chương trình chăm sóc khách hàng,… 
• Kiểm tra, giám sát số liệu hàng hóa xuất – nhập kho, hoạt động mua – bán,… 

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng CRM tốt nhất

Với tất cả những tính năng nêu trên, sử dụng linh hoạt trên cả web và mobile app. Đây có thể là lựa chọn số 1 dành cho nhà lãnh đạo đang tìm kiếm giải pháp quản trị và số hóa doanh nghiệp. Bởi vì đã có tới 1.000 doanh nghiệp trên toàn quốc đã lựa chọn tin dùng phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp Paroda. 

5. Kết luận

Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp nào đều có tác động lớn đến sự phát triển lâu dài công ty của bạn. Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm doanh nghiệp có thể đáp ứng được lợi ích, tiêu chí trên. 

Trong đó, nếu doanh nghiệp của bạn có nguồn ngân sách không quá lớn nhưng muốn nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện bạn có thể tìm hiểu Paroda. Bạn có thể tiết kiệm hàng giờ quản lý mỗi ngày, tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử