OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

OKR được biết đến là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả, được nhiều tổ chức áp dụng. Vậy OKR là gì? Ứng dụng OKR trong quản lý doanh nghiệp hiệu quả như thế nào? Trong bài viết này, Paroda sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này. Cùng theo dõi nhé!

1. OKR là gì?

OKR là viết tắt của “Objectives and Key Results”, trong tiếng Việt có thể hiểu là “Mục tiêu và Kết quả chính”. Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức và cả cá nhân để đặt ra mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả để đạt được những mục tiêu đó.

Phương pháp này giúp cho mọi người trong tổ chức hoặc cá nhân có cùng mục tiêu chung và hiểu rõ hơn về các chỉ tiêu đo lường để đạt được mục tiêu đó, đồng thời cũng giúp tập trung và tăng năng suất.

2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm:

1.1. Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

1.2. Nguyên lý hoạt động của OKR

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

>> Xem thêm: KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp không vận hành được KPI?

2. Lợi ích của công cụ quản trị mục tiêu OKR là gì?

Những lợi ích của phương pháp OKRs là gì? OKRs mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau đây:

2.1. Liên kết nội bộ chặt chẽ

Việc áp dụng phương pháp OKR giúp kết nối hiệu suất của nhân viên với các mục tiêu chung của công ty, từ đó tăng mức độ gắn kết đồng thời đảm bảo doanh nghiệp đang cùng hướng đến một mục tiêu chung.

2.2. Tập trung vào những vấn đề thiết yếu

Với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp thì OKR sẽ đưa ra từ 3 – 5 mục tiêu chính, giúp toàn bộ nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ, kế hoạch của từng cá nhân và cả phòng ban.

2.3. Tăng cường tính minh bạch

OKR bảo đảm mọi nhân sự trong doanh nghiệp đều theo dõi được mô hình quản trị của tổ chức, không phân biệt cấp bậc, vị trí. Mọi nhân viên đều nắm bắt trọn vẹn thông tin về công việc của bản thân và phòng ban mình. Điều này góp phần hình thành văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp.

2.4. Trao quyền cho nhân viên

Khi mọi mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, giúp ban lãnh đạo nắm rõ được hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ được tạo cơ hội để theo dõi kết quả công việc của cá nhân và cả phòng ban, tổ chức.

2.5. Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu

Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.

2.6. Mang lại kết quả vượt bậc

OKR cho phép người quản lý, lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc. Chiến lược OKR được thiết lập đúng cách sẽ giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng về doanh thu, lợi nhuận. Thời đại kinh tế nhiều biến động hiện nay cũng chính là thời điểm vàng để triển khai OKR trong doanh nghiệp.

3. Cách phân tầng mục tiêu OKR trong doanh nghiệp

Nhìn vào mô hình OKR có thể thấy mục tiêu giữa các phòng ban và cá nhân kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Mục tiêu của các cấp độ sẽ dựa trên Objective và Key result ở cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty quan trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó.
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện khối lượng công việc mà cá nhân đó sẽ hoàn thành.

Ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

3.1. Cách liên kết nghiêm ngặt

Đi theo cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

Ví dụ về OKR:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới

– Kết quả then chốt:

• • Hoàn thành việc design app trước tháng 10
  • 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
  • Cán mốc rating 4.0+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Thu hút 20,000 người dùng mới

– Kết quả then chốt:

• • Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 20%
  • Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
  • Phấn đấu mức rating 4.0+ tại app store

Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Quá trình này lặp lại tương tự với các bộ phận còn lại, từ Sản xuất, marketing, kỹ thuật, bộ phận chăm sóc khách hàng.

3.2. Cách liên kết định hướng

Như các thông tin mà bạn đã tham khảo để hiểu được OKR là gì thì cách phân tầng OKR không phải lúc nào cũng hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu, tham vọng hơn cho phòng ban hoặc yêu cầu cá nhân nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì đi theo cấu trúc mục tiêu của công ty.

Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 20,000 người dùng mới”; nhưng OKR của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Xây dựng sản phẩm mới thật sự hấp dẫn

– Kết quả then chốt:

• • Hoàn thành việc thiết kế lại app trước tháng 12
  • 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
  • Đạt mức rating 4.0+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích

– Kết quả then chốt:

• • Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 20%
  • Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
  • Xuất hiện trên các tạp chí công nghệ

Các mục tiêu đều có sự liên kết với mục tiêu ở tầng cao hơn nhưng không có liên kết nghiêm ngặt OKR ở các cấp độ khác nhau. Những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động có thể sử dụng phương pháp này.

4. Cách xây dựng và triển khai hệ thống chỉ tiêu OKR

Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:

Đối với Mục tiêu (Objective)

• Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu.
• Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung).
• Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu:

• Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
• Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

5. Quy trình thiết lập công cụ quản trị mục tiêu OKR trong doanh nghiệp

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.

Lộ trình có thể như sau:

• Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR.
• Tháng thứ hai: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
• Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR.
• Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân.

Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:

5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn cấp lãnh đạo hoặc các số liệu kinh doanh, ban quản trị sẽ đưa ra 3 – 5 mục tiêu chính cho quý mới hoặc năm mới.

Sau khi chốt các mục tiêu, từng phòng ban sẽ đưa ra những kết quả then chốt cần thiết để đạt mục tiêu đó. Mỗi mục tiêu nên có từ 3 – 5 kết quả then chốt. Hay nói cách khác, các cá nhân/ phòng ban phải làm việc dựa trên 3 – 5 trục chiến lược chính để đạt được một mục tiêu đã đề ra.

5.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi công ty với quy mô khác nhau sẽ có phương pháp quản lý OKR khác nhau. Một số doanh nghiệp tự xây dựng bộ công cụ nội bộ hoặc sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel.

Tuy nhiên việc xây dựng các công cụ nội bộ hoặc sử dụng Excel sẽ tốn rất nhiều thời gian. Đối với những doanh nghiệp lần đầu thiết lập hệ thống mục tiêu, đòi hỏi một công cụ hiệu quả và nhanh chóng hơn thì đây sẽ là một thách thức lớn.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý công việc có tính năng giám sát tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc. Các ứng dụng này có thể giúp doanh nghiệp thực đánh giá chất lượng của mô hình OKR tốt hơn. Một trong những phần mềm có thể giải quyết triệt để quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp chính là Paroda Workplace. Với tính năng toàn diện, hệ thống giúp số hóa & chuẩn hóa quy trình mọi quy trình vận hành để từ đó xây dựng hệ thống mục tiêu một cách chính xác và hiệu quả nhất.

5.3. Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận

Ở bước này, hãy họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty cũng như thảo luận về chiến lược OKR mà công ty mà ban quản trị đã thống nhất (lợi ích, hạn chế, đề xuất,…) để lấy ý kiến phản hồi.

Sau khi hoàn thành bước này, các Trưởng phòng sẽ nắm được chiến lược OKR của công ty, đồng thời thiết lập kế hoạch cho các Mục tiêu và Kết quả then chốt của phòng ban họ.

5.4. Phổ biến OKR tới toàn bộ nhân sự

Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban sẽ là cuộc họp phổ biến OKR đến toàn bộ công ty. Trong buổi họp này, hãy nói về tầm quan trọng của OKR và cách mà công ty thực hiện nó để nhân viên sẽ có những kỳ vọng phù hợp khi làm việc dựa trên hệ thống OKR.

5.5. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân

Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.

Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.

5.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.

5.7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.

>> Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

6. Cách đánh giá OKR chính xác nhất

Để có thể đạt được lợi ích tối đa từ phương pháp ​​OKR, chúng ta nên đánh giá hiệu quả từ 1 – 3 tháng một lần để từ đó có sự điều chỉnh nếu cần thiết.

Thang điểm của OKR sẽ là 0.0 đến 1.0. Trong đó:

• Điểm 0 là không thực hiện được phần nào của mục tiêu.
• Mức điểm 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu.
• Điểm 1 là hoàn thành.
• Điểm trung bình của các Kết quả này sẽ được dùng làm thang đo cho mức độ hoàn thành Mục tiêu.

Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng…

Có hai loại kết quả then chốt

Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh giá theo 2 mức điểm cụ thể là: 0 – không hoàn thành và 1 – hoàn thành; còn các hoạt động đo lường được (như lên 10 bài viết website mới) thì tính điểm theo tỉ lệ hoàn thành.

Ví dụ về bảng đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu trên thang điểm OKR:

• 0,6 – 0,7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.
• Dưới 0,4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

Điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc:

OKR là gì? Nó có phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc không? Câu trả lời là Không! OKR có thể phản ánh được bức tranh công việc để đánh giá từng cá nhân hoặc cả tổ chức, tuy nhiên đây không phải phương thức tối ưu để phân tích hiệu quả công việc.

Bởi lẽ mục tiêu OKR đặt ra sẽ luôn cao hơn ngưỡng năng lực, cho nên nếu đồng nhất nó với việc đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên sẽ đặt ra những mục tiêu đơn giản để hoàn thành và coi đó là thành công. Từ đó giảm bớt động lực làm việc của nhân viên, đi ngược lại lợi ích của mô hình OKR đã đề cập ở trên.

OKR không thể giữ nguyên mãi mãi

Bắt đầu mỗi kỳ hạn mới (thường là đầu mỗi quý), toàn bộ công ty nên họp lại để thảo luận tiến độ hoàn thành OKR, phân tích những điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho kỳ hạn tiếp theo. Khi rà soát lại toàn bộ quá trình, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của công ty, từ đó có những thay đổi phù hợp về mục tiêu hay kết quả then chốt để tối ưu hóa hiệu quả cho tương lai.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

7. Một số lỗi thường gặp khi áp dụng phương pháp quản trị OKR

Tuy đã có thể hiểu OKR là gì nhưng khi sử dụng OKR, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau:

• Bạn không nên dùng OKR để tạo danh sách công việc.
• Tránh đề ra quá nhiều OKR, dẫn đến việc không có sự ưu tiên cho công việc, gây mất tập trung, không đạt được kết quả vượt bậc.
• Nếu bạn không tập trung vào OKR, chỉ xem nó là một bản kế hoạch thì cũng khó đạt mục tiêu mong muốn.
• Việc không có sự điều chỉnh OKR cũng là lỗi cần tránh. Việc này sẽ khiến doanh nghiệp không kịp theo dõi, cân chỉnh phù hợp trong quá trình làm việc, dẫn đến kết quả không tốt.

8. Phạm vi áp dụng OKR trong doanh nghiệp

Có 3 mô hình áp dụng OKR phổ biến dành cho các doanh nghiệp như sau:

8.1. Áp dụng OKR cho toàn công ty

Phổ biến cho toàn công ty áp dụng OKR. Mỗi nhân viên đều được hưởng lợi từ các mục tiêu liên kết, thúc đẩy tăng hiệu suất.

8.2. Áp dụng OKR cho cấp lãnh đạo, quản lý

Đối với một số tổ chức, chỉ có cấp lãnh đạo áp dụng OKR là phù hợp nhất. Ví dụ như một số công ty bán lẻ, phần lớn nhân viên làm việc tại cửa hàng, nên chỉ có thể triển khai OKR cho cấp lãnh đạo, quản lý hay khối văn phòng.

8.3. Triển khai OKR cho các phòng ban độc lập

Đây là cách áp dụng ít phổ biến nhất. Khi đó, các phòng ban độc lập, các công ty thành viên của các tổ chức tập đoàn lớn sẽ triển khai OKR như là một nhánh của tổ chức.

9. Paroda Goal – Giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị theo mục tiêu hiệu quả

Giải pháp quản trị mục tiêu Paroda Goal là công cụ tuyệt vời giúp bạn xây dựng và quản trị hệ thống OKR trong doanh nghiệp. Bộ tính năng mạnh mẽ của Paroda Goal giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Trên Paroda Goal, mục tiêu được chia thành 4 cấp là Mục tiêu công ty (Company target) – Mục tiêu bộ phận (Department target) – Mục tiêu nhóm (Team target) – Mục tiêu cá nhân (Personal goal). Bên cạnh các Objectives và Key Results của OKR, các mục tiêu còn có thể là một chỉ số KPI cụ thể.

Bạn có thể xây dựng và quản trị mục tiêu lần lượt qua các bước:

• Thiết lập cơ cấu tổ chức, chỉ số đo lường mục tiêu và chu kỳ
• Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty
• Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận
• Cập nhật & đánh giá mục tiêu
• Báo cáo mục tiêu

Các tính năng chính của giải pháp quản lý mục tiêu Paroda Goals:

• Hệ thống dashboard biểu thị toàn bộ quy trình: giúp người dùng theo dõi, giám sát được quy trình, tiến độ thực hiện
• Báo cáo phần trăm hoàn thành công việc: Mỗi công việc được hoàn thành sẽ hiển thị mức độ phần trăm từ 10% đến 100%
• Báo cáo tỉ lệ hoàn thành công việc: Khi bạn hoàn thành bao nhiêu phần trăm công việc thì phần mềm sẽ cập nhật mức độ hoàn thành công việc đó.
• Cập nhật hạng mục công việc thực hiện: Thể hiện mức độ hoàn thành theo lượng công việc đã thực hiện

Có thể thấy, cả OKR và KPI là giải pháp giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra. Tùy vào mô hình, quy mô của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau.

10. Kết luận

OKR là một phương pháp hữu hiệu và ngày càng được nhiều tổ chức/ doanh nghiệp áp dụng vào mô hình hoạt động nhân sự và vận hành hoạt động của mình. Tùy vào quy mô và tuổi đời của từng doanh nghiệp, các nhà quản lý nhân sự cần có cách thức ứng dụng sao cho phù hợp nhằm hướng đến hiệu quả cao nhất.

Hy vọng bài viết lần này sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình quản trị mục tiêu và sớm đạt được những mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý và số hóa doanh nghiệp toàn diện, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất.

Đăng ký dùng thử