7 phần mềm quản lý công nợ chính xác và hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý công nợ​ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp chủ cửa hàng hay doanh nghiệp quản lý được công nợ nhằm đảm bảo kinh doanh thông suốt và chủ động hơn trong kế hoạch tài chính.

Vậy quản lý công nợ là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các công cụ truyền thống hay ứng dụng phần mềm quản lý công nợ? Để giúp mọi người dễ dàng đưa ra quyết định trong quá trình mua, Paroda sẽ cung cấp mọi thông tin liên quan đến 7 phần mềm quản lý công nợ tốt nhất hiện nay.

1. Công nợ là gì?

Công nợ là thuật ngữ kế toán để chỉ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người khác, bao gồm cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan khác. Công nợ có hai loại chính:

• Công nợ phải trả: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các đối tác, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
• Công nợ phải thu: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã thu được từ khách hàng, nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được thu hồi hoàn toàn.

Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản công nợ phải thu và phải trả trong doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát luồng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán từ phía khách hàng, và cải thiện mối quan hệ với các đối tác.

Để giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý công nợ, doanh nghiệp cần có một nguồn dữ liệu tập trung, an toàn và được cập nhật, mà các thành viên trong tổ chức cũng như các đối tác và cố vấn bên ngoài có thể truy cập. Điều này liên quan đến việc sử dụng công nghệ để cung cấp quyền truy cập cho người dùng vào các khía cạnh cụ thể của danh mục nợ, giúp họ thực hiện các chức năng một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đưa ra quyết định thông minh và sáng suốt.

Hay nói một cách dễ hiểu, phần mềm quản lý công nợ giúp “hợp lý hóa” các quy trình công việc hiện có và tạo cơ hội mới để thúc đẩy tác động của tổ chức.

>> Xem thêm: Quy trình 8 bước bán hàng cơ bản và cách áp dụng hiệu quả

2. Những bất cập khi quản lý công nợ khách hàng bằng excel

Phần mềm quản lý công nợ bằng excel miễn phí rất được ưa chuộng với ưu điểm nổi bật là chi phí thấp và khả năng lưu trữ thông tin một cách có hệ thống và khoa học ở mức độ đơn giản. Nhân viên sẽ có thể cập nhật dữ liệu dựa trên các giao dịch, qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và phân tích thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, nhờ excel bạn sẽ không cần mất quá nhiều thời gian xử lý số liệu mà vẫn nhận được những kết quả chính xác nhất.

Tuy nhiên phần mềm quản lý công nợ bằng excel vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt khi thông tin công nợ cần quản lý quá nhiều và quá phức tạp. Khi mở các file dữ liệu lớn, phần mềm excel gặp phải nhiều vấn đề khi xử lý thông tin.

Dễ gây nhầm lẫn khi khối lượng đơn hàng gia tăng, công việc liên tục tăng cao gây áp lực cho nhân viên. Xử lý số liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong tính toán.

Từ việc nhầm lẫn số liệu, việc sai số, sót đơn ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đơn hàng.

• Từ đó kéo theo sai lệch về thu chi, ảnh hưởng lớn đến tài chính công ty.
• Truy thu sai, doanh nghiệp dễ gây tranh cãi với khách hàng. Từ đó mất khách, giảm uy tín.

Hơn nữa quản lý công nợ bằng excel sẽ khiến doanh nghiệp khó theo dõi thông tin một cách thống nhất bởi dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và chúng không kết nối với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch hay lập hóa đơn.

Các file excel cũng có tính bảo mật không cao cũng như có thể xảy ra hiện tượng thất lạc, từ đó có thể gây nên nhiều vấn đề cho doanh nghiệp. Khi quản lý công nợ thủ công, rủi ro mất dữ liệu vô cùng lớn.

Có thể do kẻ xấu xóa file hoặc vô tình xóa, xót dữ liệu. Nhất là khi công ty có nhân viên nghỉ việc, quá trình bàn giao gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được công việc, nguy cơ mất dữ liệu tăng cao.

Doanh nghiệp có nghiệp vụ bán hàng đa dạng và phức tạp thường không quản lý công nợ bằng excel vì những bất cập nói trên. Nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ tích hợp luôn phần mềm quản lý công nợ và phần mềm CRM vào phần mềm bán hàng.

Nhưng, nếu doanh nghiệp của bạn có lượng khách hàng lớn và việc quản lý công nợ khá phức tạp thì chúng tôi khuyên nghị doanh nghiệp nên xem xét tách riêng phần mềm quản lý công nợ với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.

3. Phần mềm quản lý công nợ là gì?

Phần mềm quản lý công nợ là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu và phải trả một cách hiệu quả với các bên liên quan. Nó giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu quả quản lý dòng tiền.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng và công nợ, với các tính năng và mức giá khác nhau như Paroda Sales – CRM, Money Manager Ex, Workday Adaptive Planning,… Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Chăm sóc khách hàng là gì? Vai trò, công việc và quy trình

4. Các tính năng chính của phần mềm quản lý công nợ

Các tính năng chính của phần mềm quản lý công nợ bao gồm:

• Ghi nhận thông tin công nợ: Phần mềm quản lý công nợ cho phép nhập thông tin về các khoản công nợ như tên khách hàng, số tiền nợ, ngày đáo hạn, điều khoản thanh toán, v…v…
• Theo dõi công nợ: Phần mềm giúp theo dõi trạng thái và tiến độ thanh toán của các khoản công nợ. Người dùng có thể xem tổng số tiền còn nợ, số tiền đã thanh toán, và các khoản nợ quá hạn.
• Gửi thông báo thanh toán: Phần mềm quản lý công nợ có thể tự động tạo và gửi thông báo thanh toán đến khách hàng hoặc đối tác khi các khoản công nợ đến hạn.
• Thống kê và báo cáo: Cung cấp các công cụ thống kê và báo cáo để phân tích tình trạng công nợ và tình hình thanh toán. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và quản lý công nợ của mình.
• Phần mềm quản lý công nợ cần có chức năng cho phép người dùng không giới hạn, cung cấp quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Ngoài ra phần mềm cần có khả năng lưu trữ tài liệu mạnh mẽ, giao diện trực quan, dễ sử dụng.

5. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ?

Công việc tính toán và kiểm soát công nợ yêu cầu mức độ chính xác cực cao. Đặc biệt với những công ty có lượng khách hàng lớn và loại hàng hóa đa dạng thì việc tính toán công nợ càng dễ nhầm lẫn và sai sót. Đây là lúc các chủ doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về các phần mềm quản lý bán hàng công nợ. Dưới đây là một số lý do tại sao chủ doanh nghiệp nên sử dụng đến phần mềm quản lý công nợ.

5.1. Tăng hiệu quả quản lý

Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình như tạo hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, theo dõi công nợ… tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp. Theo dõi chi tiết các khoản công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm số tiền, ngày nợ, hạn thanh toán, trạng thái thanh toán… từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về tình hình bán hàng, công nợ, hỗ trợ nhà quản trị trong quá trình ra quyết định.

5.2. Giảm thiểu rủi ro

Phần mềm quản lý công nợ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp. Đồng thời phát hiện sớm các khoản nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời cũng như đánh giá rủi ro nợ xấu của khách hàng và đưa ra quyết định bán hàng phù hợp.

5.3. Kiểm soát dòng tiền

Thu hồi nợ nhanh chóng và cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn nhờ tính năng cảnh báo nhắc nhở người dùng các khoản công nợ đến hạn. Đồng thời tăng cường khả năng tiếp cận vốn vay từ ngân hàng, các tổ chức tài chính,…

5.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động

Các phần mềm này góp phần giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc quản lý, đồng thời giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động, tập trung vào các công việc quan trọng hơn thay vì dành thời gian cho việc tính toán, theo dõi thủ công. Từ đó đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và cải thiện dịch vụ khách hàng.

6. Top 7 phần mềm quản lý bán hàng và công nợ hiệu quả nhất

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công nợ với tính năng, mức giá đa dạng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mọi doanh nghiệp. Dưới đây là Top 7 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả nhất hiện nay.

6.1. Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ Paroda Sales – CRM

Paroda Sales – CRM là một phần mềm quản lý công nợ toàn diện và hàng đầu hiện nay. Được tin dùng bởi hơn 2.000 doanh nghiệp Việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý bán hàng, theo dõi công nợ, tình hình thu chi,… thông qua một nền tảng duy nhất.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng và công nợ Paroda Sales – CRM:

• Quản lý bán hàng: Lập hóa đơn hợp đồng bán, phiếu thu, phiếu chi, theo dõi tình hình bán hàng, quản lý báo giá, kho hàng…
• Quản lý công nợ: Theo dõi tình trạng công nợ, các khoản phải thu, nhắc nhở thanh toán, quản lý rủi ro nợ xấu để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử chăm sóc, phân loại khách hàng, phân quyền quản lý chặt chẽ theo từng cá nhân, phòng ban.
• Quản lý doanh số: Thống kê được giá trị hàng hóa/ dịch vụ bán trong một khoảng thời gian nhất định, tự động tính doanh số, hoa hồng mà mỗi nhân viên nhận được.
• Báo cáo thống kê: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các con số, biểu đồ trên màn hình Dashboard.

Phần mềm Paroda Sales – CRM được đánh giá cao về tính năng theo dõi công nợ và quản lý bán hàng, phù hợp với mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp. Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và tận dụng các tính năng một cách hiệu quả.

Ngoài ra, phần mềm này hỗ trợ quản lý bán hàng linh hoạt, giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng, giao hàng và theo dõi tình trạng bán hàng một cách hiệu quả. Tính năng quản lý công nợ và thanh toán đơn giản, hữu hiệu giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, quản lý nhanh chóng, chính xác mà không cần phải theo dõi ở các file dữ liệu rời rạc.

Màn hình Dashboard cho phép người dùng thiết lập và tùy chỉnh các biểu đồ và thống kê theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hệ thống tự động tổng hợp các con số này từ các mô-đun khác nhau của phần mềm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng, tồn kho, công nợ và nhiều chỉ số kinh doanh khác.

Tóm lại Paroda Sales – CRM không chỉ là một công cụ quản lý công nợ thông tin mà còn là một đối tác đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và định hình chiến lược kinh doanh của mình.

>> Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tổng hợp phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường

6.2. Phần mềm quản lý công nợ Money Manager Ex

Money Manager Ex là một phần mềm miễn phí mã nguồn mở để thoát khỏi nợ nần. Phần mềm giúp quản lý mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Phần mềm này khá phổ biến và cung cấp một cái nhìn tổng quan tuyệt vời về tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Trong khi đó, phần mềm có một trình theo dõi sẵn có để theo dõi tiền của doanh nghiệp và phân tích ý nghĩa của các giao dịch.

Money Manager Ex có giao diện bố cục đơn giản, thân thiện với người dùng. Doanh nghiệp có thể lưu trữ chi tiết thẻ tín dụng, hóa đơn giao dịch và các khoản thu tài chính khác trực tiếp trên phần mềm.

Ngân sách của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý vì công cụ Quản lý Tiền hiển thị các biểu đồ và đồ thị về tình trạng tài chính.

6.3. Phần mềm quản lý công nợ Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planning là giải pháp lập kế hoạch và phân tích tài chính được một số thương hiệu lớn nhất thế giới sử dụng.

Phần mềm này cho phép người dùng quản lý dòng tiền , thực hiện quản lý chi phí , quản lý doanh thu, lập mô hình lực lượng lao động , quản lý vốn, chốt tài chính, v…v…

Lập kế hoạch thích ứng ngày làm việc dựa trên đám mây, sẵn sàng cho thiết bị di động và sử dụng kết hợp hình ảnh, mã màu cũng như giao diện người dùng rõ ràng và trực quan để mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng.

Các tính năng chính:

• Báo cáo tùy chỉnh có thể chia sẻ
• Tự động hóa và hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
• Quản lý tiền lương và lực lượng lao động
• Công cụ lập kế hoạch và dự báo

Giá cả:

• Cần liên hệ với Workday Adaptive Planning để biết giá.

6.4. Phần mềm quản lý công nợ Anaplan

Anaplan là một ứng dụng lập kế hoạch và dự báo dựa trên web được thiết kế để giúp các tổ chức đưa ra quyết định bằng cách cấp cho họ quyền truy cập vào dữ liệu theo thời gian thực. Ứng dụng này cung cấp khả năng tạo và quản lý mô hình, chia sẻ dữ liệu giữa các nhóm và cộng tác trong các dự án.

Anaplan hoạt động để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định bằng cách đánh giá các lựa chọn và sự cân bằng trong môi trường hiện tại theo thời gian thực. Phần mềm cũng cung cấp phân tích tín hiệu để khám phá những hiểu biết sâu sắc và thích ứng với các điều kiện và thị trường thay đổi liên tục.

Các tính năng chính:

• Lập kế hoạch và mô hình hóa
• Thông tin chi tiết mang tính dự đoán
• Quy mô doanh nghiệp
• Bảo vệ
• Quy hoạch kết nối

Giá cả:

• Giá cả không được liệt kê trên trang web của họ.

6.5. Phần mềm quản lý công nợ Prophix

Prophix là một giải pháp FP&A tập trung vào quản lý hiệu suất doanh nghiệp. Propix sử dụng AI và nhà phân tích tài chính ảo để đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Phần mềm lập ngân sách tự động của họ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Các tính năng chính:

• Lập ngân sách và lập kế hoạch
• Dự báo
• Báo cáo và phân tích
• Hợp nhất tài chính và đóng cửa
• Quy trình làm việc và tự động hóa

Giá cả:

• Giá cả không được liệt kê trên trang web của họ.

6.6. Phần mềm quản lý công nợ Oracle Essbase

Oracle Essbase là một giải pháp phân tích kinh doanh được thiết kế để đưa ra các quyết định thông minh hơn với khả năng kiểm tra và lập mô hình nhanh chóng các giả định kinh doanh phức tạp trên đám mây hoặc tại chỗ. Các doanh nghiệp phát triển và quản lý các ứng dụng phân tích bằng cách sử dụng các trình điều khiển kinh doanh để lập mô hình nhiều tình huống giả định.

Doanh nghiệp có thể tương tác với Essbase thông qua giao diện web hoặc Microsoft Office để phân tích, lập mô hình, cộng tác và báo cáo.

Các tính năng chính:

• Mô hình hóa kịch bản
• Quy trình làm việc đơn giản
• Biểu thức đa chiều
• Phân tích
• Báo cáo thời gian thực

Giá cả:

• Chuyên nghiệp: $16 mỗi người dùng mỗi tháng
• Doanh nghiệp: $80 mỗi người dùng mỗi tháng

6.7. Phần mềm quản lý công nợ Xero

Xero là giải pháp phần mềm kế toán cung cấp nền tảng dễ sử dụng cho mọi nhu cầu kế toán doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thanh toán hóa đơn, yêu cầu chi phí, chấp nhận thanh toán, theo dõi dự án và kết nối với tất cả các ngân hàng của mình bằng Xero.

Doanh nghiệp sẽ có một bức tranh tài chính đầy đủ, giúp thực hiện các công việc như khai thuế cuối năm một cách dễ dàng. Tự động hóa các tác vụ như lập hóa đơn và báo cáo để giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

Các tính năng chính:

• Thanh toán hóa đơn và yêu cầu bồi thường chi phí
• Kết nối ngân hàng
• Theo dõi dự án
• Quản lý bảng lương với Gusto
• Hàng tồn kho và phân tích

Giá cả:

• Từ $12/ tháng đến $65/ tháng

7. Cách quản lý công nợ chính xác – hiệu quả bằng Paroda Sales – CRM

Paroda Sales – CRM cung cấp giải pháp toàn diện giúp bạn quản lý công nợ một cách chính xác và hiệu quả, tích hợp đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh từ bán hàng, công nợ đến quản lý kho hàng.

• Quản lý bán hàng, đơn hàng, báo giá: Paroda Sales – CRM đem đến một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc quản lý bán hàng, đơn hàng và báo giá. Tính năng tạo và quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng. Người dùng có khả năng tạo và gửi báo giá một cách thuận tiện, từ đó tăng cường khả năng tương tác với khách hàng, nâng cao hiệu suất bán hàng và tạo trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
• Theo dõi tình hình công nợ, phiếu thu, phiếu chi: Paroda Sales – CRM không chỉ giúp quản lý bán hàng mà còn hỗ trợ theo dõi tình hình công nợ, hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi. Việc theo dõi chi tiết về tình trạng công nợ từ khách hàng và nhà cung cấp trở nên dễ dàng trên một nền tảng duy nhất. Người dùng có thể tạo và quản lý hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi một cách thuận tiện và minh bạch, giúp đảm bảo tài chính được quản lý một cách chính xác và hiệu quả.
• Báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp: Thông qua màn hình Dashboard trực quan, thông tin được tổ chức một cách rõ ràng, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá tình hình công nợ một cách toàn diện. Các báo cáo này đóng vai trò quan trọng trong quyết định chiến lược tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm kê hàng hóa, quản lý kho hàng: Paroda Sales – CRM giúp doanh nghiệp duy trì tình trạng kho hàng ổn định. Người dùng có thể kiểm kê hàng hóa, quản lý xuất nhập kho một cách chi tiết và chính xác. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng mà còn đảm bảo sự minh bạch trong các hoạt động xuất nhập kho của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

8. Kết luận

Phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ổn định vấn đề tài chính cũng như đưa ra hướng phát triển doanh nghiệp hợp lý. Hy vọng bài viết này của Paroda đã đem đến những thông tin hữu ích cho độc giả.

Đăng ký dùng thử