fbpx

Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả

kế hoạch là gì?

Kế hoạch là gì? Tại sao phải lập kế hoạch? Quy trình chuẩn để thiết lập một kế hoạch công việc hoàn hảo diễn ra như thế nào? Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề trên, bài viết này chính là dành cho bạn. Nội dung sau đây của Paroda sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin cần thiết và giúp bạn xây dựng một plan tối ưu nhất. Cùng theo dõi ngay nhé!

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là gì? Kế hoạch là tập hợp các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Lập kế hoạch rất quan trọng đối với người quản lý công ty bởi nó gắn liền với việc lựa chọn các bước đi tương lai cho doanh nghiệp.

Có nhiều hình thức để thể hiện một bản kế hoạch. Các kế hoạch trong ngắn hạn hoặc kế hoạch cho tình huống bất ngờ có thể chỉ thông qua lời nói của giám đốc. Ngược lại, kế hoạch cho trung và dài hạn thông thường sẽ được thể hiện bằng văn bản, văn kiện. Tính công khai, minh bạch hay bí mật của bản kế hoạch sẽ tuỳ thuộc vào mục đích và chủ ý của người lãnh đạo.

kế hoạch là gì
Kế hoạch là gì?

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả

2. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

Sau khi tìm hiểu kế hoạch là gì, bạn hãy đọc nội dung dưới đây để hiểu rõ về lý do tại sao chúng ta nên xây dựng kế hoạch.

2.1. Tập trung vào mục tiêu

Khi kế hoạch được thiết kế chi tiết sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực để đạt được những mục tiêu đó. Phân bổ mức độ ưu tiên của các mục tiêu, cái nào quan trọng sẽ được làm trước, những cái khác làm sau.

2.2. Hạn chế sự không chắc chắn

Không ai có thể đoán được việc gì sẽ xảy ra trong tương lai đặc biệt đối với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Vì vậy, việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra. Điều này sẽ làm giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra dựa vào kinh nghiệm và tình hình hiện tại.

kế hoạch kinh doanh là gì
Giảm thiểu sự không chắc chắn

2.3. Tối ưu hóa nguồn lực

Các mục tiêu đã được thiết lập và các nhà lãnh đạo cần thu thập tất cả các nguồn lực để chiến dịch bắt đầu hoạt động và có thể tận dụng được nhiều nhất có thể. Nhờ đó, các nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc.

kế hoạch là gì
Tối ưu hóa nguồn lực

2.4. Tính kinh tế trong điều hành

Bạn sẽ xác định các mục tiêu của dự án trước khi lựa chọn một phương pháp phù hợp để có thể hoàn thành theo mục tiêu này. Việc này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.

Tất cả các nhân viên trong nhóm dự án cần phải nỗ lực và phối hợp với nhau để nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp cho sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn và từ đó dễ dàng đạt được thành công hơn.

2.5. Kiểm soát công việc hiệu quả

Một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt mục tiêu và thiết lập các tiêu chuẩn để đo lường. Điều này giúp cấp trên hoặc ban điều hành, quản lý dự án đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, các sai lệch sẽ được sửa chữa kịp thời thông qua các phương pháp khắc phục.

kế hoạch là gì ví dụ
Công cụ kiểm soát hiệu quả

2.6. Hoạt động phân quyền

Một lợi ích khi lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân quyền. Việc thực hiện hoạt động phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình lập kế hoạch. Vì mỗi người đều có những mục tiêu cố định riêng nên việc phân quyền sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.

>> Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

3. Các loại kế hoạch phổ biến trong doanh nghiệp

Paroda sẽ cung cấp đến bạn khái niệm về các loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết qua nội dung dưới đây.

3.1. Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược thường là những kế hoạch có tính chất tổng thể và dài hạn. Các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đưa ra phương thức thực hiện dựa trên sự phân tích về thị trường, tình hình thực tại của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Kế hoạch chiến lược xác định xem doanh nghiệp có nên chuyển hướng hoạt động hay vẫn tiếp tục kinh doanh theo phương thức cũ.

kế hoạch là gì
Kế hoạch chiến lược

3.2. Kế hoạch tác nghiệp

Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

Kế hoạch là gì
Kế hoạch tác nghiệp

3.3. Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

kế hoạch là gì
Kế hoạch tài chính

3.4. Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng quát quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó sẽ giúp bạn xác định và đánh giá cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động và tìm kiếm triển vọng phát triển trong tương lai.

Vì sao phải lập kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh

3.5. Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing của doanh nghiệp hay còn được gọi là kế hoạch tiếp thị, thường được sử dụng để phác thảo các ý tưởng quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch sẽ mô tả các hoạt động liên quan đến việc hoàn thành một mục tiêu tiếp thị sản phẩm/ dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nào đó.

kế hoạch là gì?
Kế hoạch Marketing

>> Xem thêm: Bảng mô tả công việc là gì? Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc

4. Các bước trong lập kế hoạch là gì?

Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một bản kế hoạch cho riêng mình. Để có thể xây dựng một bản kế hoạch dễ dàng hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau đây:

4.1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu liên quan đến công việc. Điều bạn cần làm đặc biệt trong giai đoạn này là xác định chu trình thực hiện, kết quả và điểm cuối cùng cần đạt được.

kế hoạch là gì
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

4.2. Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

  • Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
  • Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn.
  • Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.
bản kế hoạch công việc
Xác định nội dung công việc

4.3. Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương pháp, cách thức thực hiện là công việc xác định tài liệu và chỉ tiêu cho từng công đoạn, cách thức vận hành máy móc,… Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần xác định các kế hoạch trước đó, các nhiệm vụ đang thực hiện hoặc các trường hợp chưa được xử lý, những công việc mới…

kế hoạch là gì
Xác định phương thức, cách tiến hành

4.4. Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được phải xác định là:

  • Nguồn nhân lực
  • Ngân sách
  • Nguyên vật liệu, hệ thống cung cấp công nghệ, máy móc
  • Phương pháp làm việc (bao gồm các nguyên tắc tiến hành)
một kế hoạch hợp lý là gì
Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

>> Xem thêm: Bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

5. Những nhược điểm của việc lập kế hoạch là gì?

Bên cạnh những lợi ích mà ai cũng có thể nhận thấy ở việc lập kế hoạch thì vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Hiểu rõ những mặt trái của vấn đề sẽ giúp bạn tránh những sai sót khi lập bảng kế hoạch. Từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

5.1. Không có dữ liệu đáng tin cậy

Các dữ kiện và số liệu là những cơ sở để lập bảng kế hoạch. Vì vậy nếu nguồn thông tin không xác thực sẽ dẫn đến bảng kế hoạch trở nên vô nghĩa.

5.2. Tiêu tốn nhiều thời gian

Lập kế hoạch là một quá trình mất nhiều thời gian. Thậm chí có thể làm trì hoãn các công việc liên quan do kế hoạch phù hợp vẫn chưa thực hiện được, Sự chậm trễ đôi khi khiến bạn mất đi nhiều cơ hội.

5.3. Tốn kém

Quá trình thiết lập kế hoạch đồng nghĩa với việc thu nhập thông tin và thử nghiệm các phương án khác nhau. Các khoản chi tiêu cho những việc này khá tốn kém. Vì vậy đó là điều không thể đối với các doanh nghiệp nhỏ, họ cần phải cân bằng giữa những gì họ bỏ ra và có thể thu lại được gì từ nó.

5.4. Tác động bởi các yếu tố bên ngoài

Bất cứ kế hoạch nào cũng ít nhiều chịu sự tác động bởi các yếu tố bên ngoài. Chẳng hạn như kinh tế, chính trị, xã hội, môi trường, thời tiết, pháp luật, công nghệ.

5.5. Các trường hợp khẩn cấp

Đôi lúc phát sinh những vấn đề và yêu cầu chúng ta phải nhanh chóng hành động. Những tình huống thường không thể trước được, dù cho bạn có lập kế hoạch chi tiết đến thế nào đi chăng nữa.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

6. Thế nào là một kế hoạch khả thi

Các nội dung cơ bản cần có trong một bản kế hoạch:

  • Mục tiêu cần đạt được, kết quả của mục tiêu đó là gì?
  • Thời gian dự kiến thực hiện?
  • Nhân sự tham gia?
  • Kinh phí thực hiện?
  • Danh sách các công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu đó có phân chia cụ thể theo khoảng thời gian thực hiện?
  • Người xác nhận nghiệm thu cho từng công việc đó là ai?
  • Trưởng dự án phụ trách bản kế hoạch là ai?
  • Người duyệt kế hoạch là ai?
bản kế hoạch
Các nội dung cơ bản cần có trong một bản kế hoạch

7. Cách đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất

Khi bắt tay vào thiết lập một kế hoạch và lên phương án thực hiện kế hoạch, bạn cần phải xem xét những điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến phương án. Bạn hãy dựa theo tiêu chuẩn sau đây để đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất:

  • Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực của tổ chức?
  • Kế hoạch nào ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu?
  • Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã chọn?
  • Kế hoạch nào được sự ủng hộ của tất cả nhân viên khi thực hiện?
  • Cuối cùng là kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?

8. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch Paroda Workplace

Paroda Workplace là phần mềm thiết lập và thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi lĩnh vực, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh.

Việc triển khai một phần mềm quản lý thiết lập & thực thi kế hoạch không chỉ giúp người quản lý mở rộng quy mô công việc, dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào sự tinh giản công việc, linh hoạt thay đổi, và cộng tác hiệu quả, với các tính năng nổi bật:

  • Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc.
  • Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc.
  • Dễ dàng truyền đạt và trao đổi với cấp trên, nhân viên trên giao diện tập trung.
  • Nhận báo cáo tự động phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
  • Nhân viên chủ động lập kế hoạch, hoàn thành công việc, phối hợp với các phòng ban trên một nền tảng hợp nhất trên phần mềm online.
  • Giao – nhận – phê duyệt công việc trên một nền tảng tập trung, theo dõi tiến độ, điều phối công việc hiệu quả.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tự động và tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào. Nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
phần mềm lập kế hoạch
Paroda – Phần mềm lập kế hoạch và theo dõi công việc hiệu quả

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

9. Tổng kết

Trên đây là những thông tin về khái niệm kế hoạch là gì và các bước xây dựng kế hoạch hiệu quả. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ hiểu rõ về việc thiết lập một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Nếu còn có thắc mắc gì về vấn đề này thì bạn hãy liên hệ với Paroda qua thông tin bên dưới. Chúng tôi luôn sẵn lòng tư vấn và hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào.

Đăng ký dùng thử