Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công

Dự án là gì? Các yếu tố đặc trưng của một dự án là gì? Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về khái niệm, các kiến thức liên quan về dự án hãy theo dõi ngay nội dung dưới đây dành cho bạn. Bài viết sau của Paroda sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án là gì và chia sẻ cách xây dựng một dự án cơ bản. Hãy cùng theo dõi ngay nhé!

1. Dự án là gì?

Dự án là gì? Dự án trong tiếng Anh có nghĩa là Project. Dự án có thể được định nghĩa là một công việc cụ thể và tạm thời, được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng. Nó có mục tiêu, thời gian giới hạn và nguồn lực riêng để đạt được kết quả mong muốn. Mỗi dự án là một quá trình có kế hoạch và được thực hiện bởi một nhóm người hoặc tổ chức để đáp ứng nhu cầu hoặc giải quyết vấn đề cụ thể.

>> Xem thêm: Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

2. Các yếu tố tạo nên một dự án là gì?

Một vấn đề được xem xét là dự án khi hội tụ đầy đủ những yếu tố sau:

• Nhân lực: Đối tượng trực tiếp hay gián tiếp thực hiện công việc của dự án, góp phần hoàn thành mục tiêu của dự án.
• Thời điểm: Ngay khi dự án được phê duyệt thực hiện sẽ có quỹ thời gian bắt đầu và kết thúc nhất định. Việc này nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng tiến độ đã vạch sẵn.
• Ngân sách: Để đảm bảo dự án có thể đi vào hoạt động thì cần có khoản chi phí dự kiến nhằm phục vụ cho những hoạt động diễn ra xuyên suốt trong dự án.
• Ban điều hành: Trong một dự án sẽ có ít nhất một người đứng đầu. Họ có trách nhiệm phân bổ công việc, xác định các phương án tối ưu nhất giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
• Bản mô tả kết quả: Là bản kế hoạch dự kiến về hiệu quả mang lại của dự án nhằm giúp tập thể có góc nhìn tổng quát và khách quan hơn.

3. Đặc điểm của một dự án là gì?

Mỗi dự án sẽ mang những đặc điểm riêng. Tuy nhiên, tất cả đều cần thể hiện được 5 đặc trưng cơ bản sau:

3.1. Mang đến một sản phẩm

Sản phẩm chính là kết quả điển hình nhất do dự án tạo ra. Một khi sản phẩm được tạo ra, đồng nghĩa với việc dự án đã đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu. Đặc biệt, một dự án thành công sẽ không tạo ra những kết quả mơ hồ, mà phải cụ thể, có thể đo lường được.

3.2. Có mục tiêu cụ thể

Mỗi dự án đều tạo ra một kết quả cụ thể. Tuy nhiên, kết quả đó không phải chỉ có kết quả cuối cùng mà là cả một quá trình thực hiện. Việc có mục tiêu rõ ràng giữ vai trò rất quan trọng trong định hướng các hoạt động, công việc của dự án. Do đó, dự án chắc chắn phải có một hoặc một số mục tiêu, mục đích rõ ràng.

3.3. Dự án liên quan đến một nhóm người

Một cá nhân khó có thể hoàn thành được cả một dự án mà phải cần rất nhiều người. Tùy vào quy mô lớn hay nhỏ mà số lượng nhân sự tham gia dự án sẽ khác nhau. Ngoài ra, nếu bạn đang tự mình thực hiện một dự án, nó thường được gọi là dự án cá nhân hay một dự định.

3.4. Tài nguyên được phân bổ riêng

Nguồn lực của dự án vô cùng phong phú và đa dạng chẳng hạn như kinh phí, nhân lực, các nguyên vật liệu… Đặc biệt nguồn nhân lực được coi là tài nguyên đóng vai trò quan trọng nhất trong dự án. Tất cả các loại tài nguyên này sẽ được phân bổ hợp lý dựa trên các yếu tố khác nhau.

3.5. Có thời hạn nhất định

Một dự án cần phải có thời hạn nhất định, tức là có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Bởi, dự án được xem là một chuỗi hoạt động nhất thời nhằm tạo ra một sản phẩm, kết quả theo mục tiêu đặt ra ban đầu. Tổ chức của dự án thường mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu thì tổ chức này sẽ giải tán hoặc thay đổi cơ cấu mới phù hợp với mục tiêu mới.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

4. Phân loại dự án

Hiện nay theo văn bản quy định của nhà nước có ba loại dự án được áp dụng trong các hoạt động thực tế như sau:

• Dự án đầu tư: Đây được xem là loại hình hoạt động được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục. Đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa các khâu liên kết theo đúng thời gian quy định. Những hoạt động ấy phải hướng đến mục đích sản sinh lợi nhuận cho chủ đầu tư.
• Dự án hợp tác công tư: Đây là hoạt động kết hợp giữa nhà nước và nhà đầu tư, doanh nghiệp cùng phối hợp thực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng, cung cấp dịch vụ công trên cơ sở hợp đồng dự án.
• Dự án đầu tư công: Đây được hiểu là hoạt động đầu tư phát triển kinh tế – xã hội – văn hóa – y tế – giáo dục… của nhà nước. Hướng đến mục tiêu xây dựng đời sống ấm no, hạnh phúc và thịnh vượng cho nhân dân.

Ngoài ra còn một số loại dự án được áp dụng phổ biến như:

• Dự án nghiên cứu và phát triển: giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, dịch vụ mới.
• Dự án hệ thống thông tin: gồm nhiều yếu tố cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, dữ liệu.
• Dự án xây dựng: gồm các đề xuất liên quan đến việc xây mới, mở rộng, cải tạo công trình.
• Dự án đào tạo, quản lý: các công việc được yêu cầu, đảm bảo về chi phí, thời gian thực hiện.
• Dự án viện trợ phát triển: đây là dự án phát triển các công trình, hoạt động từ thiện.
• Dự án hợp đồng: gồm các sản phẩm, dịch vụ được kết hợp giữa các doanh nghiệp.

5. Hình thức trình bày một dự án cơ bản

Bản trình bày dự án là tổng hợp những nội dung, công việc hay tài nguyên cần có trong dự án. Để đảm bảo thông tin, nội dung của dự án được truyền tải đúng và dễ hiểu nhất, bạn hãy lưu ý về hình thức trình bày bản dự án chuẩn dưới đây:

• Bản trình bày dự án: Là một bản tổng hợp trình bày toàn bộ các nội dung của dự án.
• Phần giới thiệu chung: diễn giải sơ bộ về các vấn đề cũng như nhu cầu của dự là là gì.
• Mô tả: Trình bày tên dự án là gì, lý do thực hiện và mô tả ngắn gọn các đề xuất.
• Hoạt động: trình bày toàn bộ các hoạt động sẽ thực hiện.
• Kế hoạch triển khai: trình bày timeline của dự án.
• Kế hoạch triển khai – chi tiết: Phân bổ thời gian bắt đầu cũng như kết thúc, cá nhân hay team phụ trách, chi phí và nguyên vật liệu cho từng công việc.
• Mô tả chuyên môn – kỹ thuật: Trình bày về các nội dung, quan điểm về kỹ thuật và các tài liệu chuyên môn liên quan.
• Phân tích hiệu quả: ước tính về mức độ khả thi của dự án.
• Các phụ lục: bao gồm bảng thống kê các tài liệu, số liệu nghiên cứu…

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

6. Phương pháp xây dựng một dự án cơ bản

Bạn muốn xây dựng một dự án thành công, bạn có thể tham khảo quy trình thực hiện theo các bước sau:

6.1. Xác định kế hoạch cụ thể

Chìa khóa thành công của một dự án là xây dựng một kế hoạch cụ thể và đầy đủ. Khi có một kế hoạch cụ thể và rõ ràng, các thành viên tham gia dự án sẽ có thể làm việc theo đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu mong đợi.

Ngoài ra kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát về dự án, từ đó dễ dàng kiểm soát các giai đoạn hoạt động của dự án một cách hiệu quả hơn.

6.2. Phân công vai trò rõ ràng

Khi triển khai dự án, bạn cần phải phân công vai trò cụ thể của từng người tham gia. Việc phân công sẽ dựa theo chuyên môn, kinh nghiệm để sắp xếp vị trí công việc hợp lý. Nhờ vào việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, nhóm dự án sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong từng khâu hoạt động.

6.3. Luôn duy trì sự kết nối

Vì làm việc theo dự án sẽ có nhiều người cùng tham gia (thành viên thực hiện, khách hàng, nhà đầu tư,…). Và việc duy trì sự kết nối sẽ giúp các bên nắm rõ được vấn đề trong quá trình thực hiện, từ đó đảm bảo hiệu suất, hiệu quả làm việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian, tiền bạc.

6.4. Chuẩn bị các dự án backup

Theo một cuộc khảo sát, số dự án có các phương án dự phòng cho các tình huống rủi ro chiếm tới 83% dự án đạt hiệu quả cao. Bởi thực tế, chẳng có ai có thể lường trước được hết tất cả các sự cố sẽ xảy ra nên việc chuẩn bị nhiều phương án dự phòng là vô cùng cần thiết. Nhờ đó, bạn sẽ kiểm soát được rủi ro và chuẩn bị sẵn sàng một đội ngũ xử lý sự cố.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

6.5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Hiểu được những khó khăn của việc quản lý và giám sát dự án, phần mềm quản lý công việc và dự án Paroda Workplace đã ra đời.

Nhờ vào công cụ hỗ trợ của Paroda Workplace, các hoạt động như giao việc, kiểm tra quá trình thực hiện, kết quả đạt được,… cũng sẽ được thông báo thường xuyên, cụ thể theo từng ngày trên phần mềm. Điều này sẽ giúp cho dự án được kiểm soát và thành công hơn.

Bên cạnh đó còn là cánh tay phải đắc lực của bạn trong việc phát hiện và giải quyết các sự cố phát sinh. Paroda Workplace đã và đang đồng hành cũng rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, cung cấp nhiều giải pháp thông minh giúp dự án của bạn thành công và đạt hiệu quả cao.

>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

7. Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết Paroda đã cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể về khái niệm dự án là gì và đặc tính cơ bản của dự án. Hy vọng những nội dung trên sẽ cung cấp cho quý bạn đọc nhiều kiến thức và thông tin bổ ích, giúp bạn chinh phục được nhiều thành công trong công việc.

Đăng ký dùng thử