KPI và OKR: So sách sự khác nhau giữa KPI và OKR và cách áp dụng 2 chỉ tiêu hiệu quả

KPI và OKR là những cụm từ đã quá quen thuộc và được sử dụng như một chỉ số đo lường quan trọng bởi mọi doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, sự tương đồng giữa chỉ tiêu KPI và OKR đã vô tình gây nên nhầm lẫn cho các nhà quản lý trong quá trình áp dụng tại doanh nghiệp. Vậy thì sự khác nhau giữa 2 thuật ngữ KPI và OKR là gì, và sự khác nhau giữa KPI và OKR như thế nào. Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Khái niệm về KPI và OKR

KPI và OKR là hai khái niệm dùng để đánh giá các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên hai khái niệm này có sự khác biệt khá lớn.

1.1. Khái niệm KPI

KPI (Key Performance Indicators) là một tập hợp các tiêu chí đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc cũng như mức độ làm việc hiệu quả để hoàn thành được mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian nhất định của một tổ chức, một doanh nghiệp hay một cá nhân. KPI được thể hiện thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỷ lệ cụ thể và được thiết kế chi tiết để có thể linh hoạt thực hiện và phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cá nhân mỗi ngày.

Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân khác nhau sẽ có cách thiết lập KPI khác nhau để đánh giá tốt nhất hiệu quả công việc của chính mình.

>> Xem thêm: KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp không vận hành được KPI?

1.2. Khái niệm OKR

OKR (Objectives and Key Results) là một công cụ thiết lập mục tiêu được các cá nhân hoặc nhóm sử dụng để đạt được các mục tiêu quan trọng. OKR nhằm mang lại sự thay đổi bền vững trong hiệu suất để đạt được mục tiêu của bạn. Đây là một khuôn khổ hợp tác sử dụng các giá trị có thể đo lường nhất định để theo dõi việc đạt được các mục tiêu của bạn.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

2. So sánh KPI và OKR

Như đã nói ở trên, chỉ số KPI và OKR tuy là hai thuật ngữ riêng biệt, tồn tại nhiều điểm khác biệt nhưng vẫn còn rất nhiều người nhầm lẫn chỉ bởi chúng đều là công cụ đo lường được nhiều người dùng. Do đó, để thực sự có thể phân biệt được hai chỉ số này, bạn cần xác định được điểm giống và khác nhau của chúng.

2.1. Giống nhau

Để không còn bị nhầm lẫn giữa KPI và OKR, hãy cùng Paroda tìm hiểu về những điểm giống nhau và khác nhau giữa hai phương pháp này.

• KPI và OKR đều là những phương pháp quản trị hiệu suất giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
• KPI và OKR đều nhắm đến các yếu tố “Key” – các yếu tố thật sự quan trọng đối với hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.
• KPI và OKR đều phải tuân thủ theo nguyên tắc SMART, trong đó đảm bảo 5 yếu tố Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).

2.2. Sự khác nhau giữa KPI và OKR

Bên cạnh những điểm giống nhau dễ gây nhầm lẫn thì bạn có thể dễ dàng phân biệt hai chỉ số KPI và OKR với một vài điểm khác biệt như:

Để hiểu hơn về sự khác nhau giữa KPI và OKR, ta có thể nhìn vào ví dụ sau đây:

Trong quý II/2022, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là “Thương hiệu được phổ biến tới 15.000 người”.

• Kết quả then chốt (1) là: “Website có 10.000 người dùng mới”.
• Kết quả then chốt (2) là: “Xây dựng lại bộ nhận diện thương hiệu”.
• Kết quả then chốt (3) là “Lượt tương tác trên trang Social tăng 200%”.

Dựa vào OKR này, ban lãnh đạo đề ra những KPI trong phòng Marketing để theo dõi tiến trình và hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá trình đạt được các Kết quả then chốt trên. Cụ thể, đối với Kết quả then chốt (1) “Website có 10,000 người dùng mới”, quản lý đặt ra các KPI theo tuần như sau:

• Có 30 bài viết được đăng tải trên website.
• 10 backlink về website.
• Gửi 5 email cho các khách hàng để điều hướng về website.

3. Giữa KPI và OKR doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào?

Nhiều doanh nghiệp đã bỏ rất nhiều chi phí xây dựng các chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp nhưng kết quả thực hiện không đạt được như kỳ vọng. Sự thất bại này đến từ nhiều nguyên nhân, tuy nhiên nguyên nhân chính đó là doanh nghiệp không xác định được chính xác mục tiêu của tổ chức trong các giai đoạn khác nhau.

Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những điều quan trọng chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế bạn cần có KPI. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn sắp xếp nhiệm vụ của mỗi người hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp? – Lúc này bạn cần có OKR.

Thực tế, các công ty công nghệ hoặc các doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi phạm vi kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới, chỉ tiêu OKR ngắn hạn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Vì đây là lĩnh vực yêu cầu R&D rất cao và phải nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường.

Bằng cách sử dụng OKR, khi bạn làm việc với các đội nhóm, các cấp nhân viên của mình để thiết lập các mục tiêu bạn cung cấp cho họ các công cụ để hiểu những gì họ cần đạt được và sau đó họ sẽ quyết định cách thức thực hiện.

OKR không phải là phương pháp tập trung vào một thứ và bỏ mọi thứ khác. Để thiết lập OKR tốt, bạn nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ cho các yếu tố khác ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPI.

Chúng ta nên xem xét những giá trị cốt lõi mà cả hai mang lại. KPI là công cụ đo lường và là điểm khởi đầu của những thay đổi, những điều cần cải thiện, những thay đổi cần thực hiện để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Còn OKR là phương pháp định hướng các mục tiêu trọng tâm với các Key Results có thể đo lường được nhằm mang lại sự hiệu quả một cách tối ưu nhất.

4. Có thể kết hợp KPI và OKR cùng lúc trong doanh nghiệp được không?

Sự kết hợp KPI và OKR sẽ giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả. KPI thường sẽ được giao cho những mục tiêu hoạt động có tần suất lặp đi lặp lại và lại đòi hỏi sự chính xác cao. Mặt khác, OKR sẽ được áp dụng với những mục tiêu mang tính không diễn ra liên tục. Đặc biệt, các nhà quản trị cần phải xem xét và kết hợp các phương pháp đo lường để doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Khi áp dụng KPI và OKR, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng đây là hai khái niệm tách rời nhau, không phải lúc nào việc hoàn thành KPI cũng có thể đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Thay vào đó, trong tiến trình làm việc, doanh nghiệp cần quan sát sự tương quan giữa KPI và OKR, xem rằng liệu những KPI đã đề ra có thực sự có thể khiến cho kết quả then chốt của doanh nghiệp được hoàn thành hay không. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể có cũng có thể có những điều chỉnh phù hợp (ví dụ: tăng hoặc giảm KPI để tương ứng với lộ trình đã đề ra).

5. Ví dụ về sự kết hợp KPI và OKR

Có hai trường hợp mà các chỉ tiêu KPI cần có OKR để xác định và giải quyết các vấn đề cụ thể, ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp đang quá khó khăn để có thể đạt được KPI theo mục tiêu, doanh nghiệp cần OKR để đưa ra định hướng đúng đắn
• Nếu doanh nghiệp muốn đạt được một mục tiêu KPI tham vọng hơn (chẳng hạn như một con số doanh thu lớn), doanh nghiệp cần OKR để hướng dẫn, thiết lập các mục tiêu nhỏ để từng bước đạt được KPI.

Ví dụ, team Kinh doanh có nhiệm vụ đạt doanh thu 600 triệu trong quý 4/2022. Đây là con số cao hơn nhiều so với doanh thu quý trước là 300 triệu.

Sau khi mục tiêu KPI đã được xác định, đội Sales có thể chuyển sang bàn luận về OKR, những mục tiêu có thể đặt ra để cải thiện và đạt được KPI đó. Các câu hỏi mà đội Sales có thể đặt ra và xác định những hạng mục có thể cải tiến để đạt được mục tiêu doanh thu 600 triệu:

• Cả team sẽ tập trung vào những khách hàng mới hay những khách hàng cũ?
• Các phương thức tiếp cận khách hàng có hiệu quả không? Có thể cải thiện những điểm nào không?
• Nếu khách hàng từ chối, đó có phải là do ấn tượng ban đầu không tốt không? Đổi sales có nên xem xét việc cải thiện phương pháp bán hàng và giới thiệu bản demo sản phẩm không?

Từ những câu hỏi này, team có thể xác định những vấn đề tồn tại và những điểm cần tối ưu để có thể đạt được KPI, từ đó thiết lập OKR.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

6. Những lưu ý khi kết hợp KPI và OKR

KPI đo lường toàn bộ chỉ số trong doanh nghiệp nhưng tại một thời điểm sẽ luôn có những KPI quan trọng hơn những chỉ số còn lại. Những KPI quan trọng đó sẽ được chú ý nhiều hơn, và được tập hợp nhiều nguồn lực hơn. Khi đó những chỉ số KPI quan trọng đó chính là các Key Results của OKR.

KPI có xu hướng ít thay đổi theo các quý, nhưng chắc chắn rằng những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi từ quý này sang quý tiếp theo. OKR có tính thích ứng và có thể thay đổi để giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong thời điểm cụ thể.

Trong quá trình chuyển đổi giữa KPI và OKR chúng ta sẽ nhìn thấy rất nhiều chỉ số KPI chuyển dần vào OKR. Sau một vài quý khi doanh nghiệp đã thực hành quen với OKR, toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp được thống nhất để thực hiện những mục tiêu quan trọng. Hầu hết các chỉ số KPI quan trọng sẽ được nhúng vào hệ thống OKR, khi đó doanh nghiệp sẽ không cần phải theo dõi những chỉ số khác nữa.

Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKR, nếu có KPI nào đó không nằm trong OKR nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các OKR. Đôi khi một số những chỉ số KPI bình thường trong một thời điểm cũng có thể trở thành Key Result thực hiện mục tiêu quan trọng của công ty.

KPI và OKR hoàn toàn có thể đồng thời được áp dụng trong doanh nghiệp, với 2 mục đích hoàn toàn khác nhau nhưng có tính chất hỗ trợ nhau.

→ KPI nên được sử dụng khi công ty của bạn đã tương đối đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể, với hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.

Khi áp dụng KPI cũng cần xem xét trình độ, năng lực của các cấp quản lý và nhân viên đã đủ đáp ứng chưa. Nhân viên của bạn có sẵn sàng tự giác thực hiện theo KPI đã đề ra? Khi chưa đủ chất lượng nhân lực mà áp dụng ngay KPI có thể dẫn đến việc phản kháng, đối phó của nhân viên.

→ Với OKR, bạn nên xem xét áp dụng khi mong muốn đưa công ty của mình hướng tới những mục tiêu khát vọng, đầy cảm hứng.

OKR với mục tiêu và các kết quả chính có thể rất khó khăn và việc bạn chỉ hoàn thành 60 – 70% một mục tiêu nào đó cũng có thể coi là thành công.

Tuy nhiên, tiệm cận được một mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng thì vẫn đáng tự hào hơn so với việc hoàn thành 100% một mục tiêu bình thường, không cần nỗ lực hoặc thay đổi nhiều.

7. Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR

Dưới đây là ba bước đơn giản của quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR:

Bước 1: Đặt mục tiêu

Mục tiêu trong OKR không phải là một phương pháp đo lường, do đó không thể copy giống hệt từ KPI. Bạn cần phải xem xét kỹ càng phương pháp KPI và đưa chúng vào nhóm các mục tiêu có tính truyền cảm hứng.

Bước 2: Tạo ra các kết quả then chốt từ KPI

Khi mục tiêu đã được thiết lập, bạn có thể để KPI vào mô hình như là những kết quả then chốt.

Hãy đảm bảo không có quá 3 KPI cho 1 mục tiêu để tránh bị quá tải. Felip Castro – một chuyên gia về OKR đã đưa ra lời khuyên rằng mỗi mô hình OKR không nên có quá 10 kết quả then chốt, và con số này càng ít thì càng dễ hiểu và triển khai thực hiện.

Bước 3: Xác định chính xác các kết quả then chốt

Để đánh giá chính xác kết quả then chốt cần đạt, bạn nên áp dụng theo mô hình SMART để đánh giá các mục tiêu được thiết lập. Từ đó cho bạn biết được các kết quả then chốt, có tính đo lường, đạt được và có tính thời hạn.

Bạn cần đặt ra các câu hỏi sau:

• S (Specific) – Tính cụ thể: Những kết quả đó được xác định cụ thể có dễ hiểu với các thành viên không?
• M (Measurable) Có thể đo lường: Các mục tiêu đó có thể đo lường được mức độ thành công, thất bại của các kết quả then chốt không?
• A (Achievable) – Tính khả thi: Những kết quả then chốt này có thể đạt được trên thực tế không?
• R (Relevant) – Tính liên quan: Đánh giá mức độ phù hợp của các mục tiêu của bạn. Bạn có đủ nguồn lực và thời gian và mục tiêu đó có mang lại lợi nhuận cho công ty không?
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Thời gian hoàn thành mục tiêu là bao lâu, bạn có thể thực hiện trong khoảng thời gian đã đặt ra không?

8. Kết luận

Tóm lại, KPI và OKR đều là những biến thể của mô hình quản trị theo mục tiêu MBO (Management by Objectives). Tùy vào mô hình, quy mô của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn các phương pháp KPI và OKR khác nhau. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho người dùng những kiến thức hữu ích về KPI và OKR để ứng dụng quản lý mục tiêu cho doanh nghiệp của mình.

Đăng ký dùng thử