fbpx

ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

Trong thời đại cách mạng 4.0, hệ thống phầm mềm ERP sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và đem lại nhiều lợi ích đáng kể. Vậy ERP là gì và đóng vai trò như thế nào trong quy trình vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. ERP là gì?

ERP là cụm từ viết tắt của Enterprise resource planning – Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để giúp các công ty lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu liên quan đến các quy trình hàng ngày và thường xuyên của họ. Cụ thể:

  • Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ,…
  • Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Theo đó, tất cả các tài nguyên được tạo ra từ nhân viên trong công ty đều được coi là tài sản vô cùng quan trọng của một công ty.
  • Planning: Có nghĩa là hoạch định, sự tương tác, trao đổi hàng ngày của các nhân viên trong công ty giữa các phòng ban đều có tác động tới cơ sở tài nguyên của công ty.

ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

ERP giúp doanh nghiệp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, theo dõi nhiều thông tin từ bảng lương, nguyên vật liệu, mục tiêu cam kết kinh doanh cho đến đơn đặt hàng và năng lực sản xuất,…. Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả về dữ liệu, lên kế hoạch chi phí, sản phẩm và tạo ra những thay đổi đột phá trong kinh doanh.

2. Phần mềm ERP đem lại những lợi ích gì?

Tại sao nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô triển khai hệ thống ERP ngày nay nhiều hơn bao giờ hết? Dưới dây là một số lý do chính và lợi ích tại sao các tổ chức sử dụng hệ thống ERP:

  • Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông tin theo thời gian thực ở trong hoạt động của họ.
  • Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm truy cập ngay vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
  • Cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định các thách thức, phát hiện ra các cơ hội và đưa ra các quyết định nhanh hơn tác động đến các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của họ.
  • Giúp tự động hóa và hợp lý hóa các công việc tẻ nhạt và các quy trình dư thừa.
  • Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu họ cần để thành công. 
  • Cung cấp điểm tin cậy duy nhất cho các tổ chức.
  • Có thể thường xuyên được truy cập từ bất cứ đâu (ngoài doanh nghiệp hoặc từ các thiết bị di động).
  • Giúp tăng năng suất trong nhóm của bạn. 
  • Giúp các nhóm cộng tác với nhau dễ dàng hơn và với các nhà cung cấp bên thứ ba.
  • Cung cấp các công cụ báo cáo và dự báo mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
  • Giữ dữ liệu an toàn và giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục vận hành theo luật phát và các nguyên tắc, quy định toàn cầu.

3. Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP?

Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:

  • Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể.
  • Phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn.
  • Sát nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
  • Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng.
  • Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.

4. Các loại hình doanh nghiệp được hưởng nhiều nhất từ ERP

Hệ thống ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Trong khi nhiều yếu tố cho thấy sự cần thiết của việc triển khai hệ thống ERP, thì các công ty trong một số ngành nhất định hiện nay có thể thu được nhiều lợi ích nhất từ việc thực hiện, đó là:

  • Ngành cơ khí chế tạo máy
  • Thương mại dịch vụ
  • Ngành công nghiệp thép
  • Ngành xây dựng – bất động sản
  • Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
  • Ngành khai thác mở – khoáng sản
  • Ngành vận tải – logistic
  • Ngành dược và thực phẩm

ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

5. Triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của bạn

Cuối cùng khi bạn đã sẵn sàng triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của mình, hãy làm theo các thực tiễn và mẹo tốt nhất dưới đây để đảm bảo dự án của bạn được thành công:

5.1. Hiểu quy trình kinh doanh và các yêu cầu chính

Có được sự hiểu biết đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, quy trình và công cụ tạo nên doanh nghiệp của bạn. Dành thời gian ghi lại các vấn đề ở mỗi lĩnh vực, quy trình hoạt động, câu hỏi bạn có và bất kỳ quan sát nào khác bạn muốn ghi lại để chuẩn bị thực hiện một hệ thống mới tại doanh nghiệp của bạn.

5.2. Xây dựng đề xuất giải pháp kinh doanh cho ERP với ROI minh bạch

Lập danh sách những lợi ích của việc triển khai phần mềm ERP. Chia sẻ danh sách của bạn với các thành viên trong nhóm, người ra quyết định và thành viên HĐQT. Tập trung vào những gì mà hiện tại không hoạt động tại tổ chức của bạn và cách bạn nghĩ rằng một hệ thống ERP sẽ giúp ích. Quyết định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn có thể đo lường được sau khi hệ thống mới được triển khai đầy đủ trong toàn tổ chức của bạn.

5.3. Đảm bảo quản lý dự án phù hợp và cam kết đầy đủ nguồn lực

Chỉ định một thành viên trong nhóm của bạn với nhiệm vụ quản lý quá trình thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Hãy chắc chắn rằng người đó có các nguồn lực họ cần để đảm bảo dự án thành công.

5.4. Đạt được cam kết từ người điều hành và tổ chức

Nhận được sự hỗ trợ và cam kết đầy đủ của mọi người trong tổ chức của bạn, từ dưới lên. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu bạn đang làm gì, tại sao bạn lại làm việc đó và nó ảnh hưởng đến họ và công việc của họ như thế nào.

5.5. Nhận ra giá trị của việc lập kế hoạch sớm

Giảm lượng thời gian cần thiết để triển khai đầy đủ hệ thống ERP tại tổ chức của bạn bằng cách lên kế hoạch trước. Hãy suy nghĩ về các nguồn lực bạn sẽ cần trong mỗi bước để làm cho giai đoạn triển khai diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.

5.6. Tập trung vào việc dịch chuyển dữ liệu sớm trong quá trình thực hiện

Quyết định số lượng dữ liệu lịch sử bạn muốn dịch chuyển vào hệ thống ERP mới của bạn, sau đó lập kế hoạch để bắt đầu quá trình dịch chuyển càng sớm càng tốt. Chờ đợi cho đến khi kết thúc có thể phá hủy toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.

Đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi. Cung cấp cho nhân viên và các thành viên trong nhóm đủ thời gian để hiểu lý do tại sao bạn triển khai một hệ thống mới và cách nó sẽ ảnh hưởng đến vai trò của họ. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều tham gia và khuyến khích các thành viên trong nhóm liên hệ với bạn nếu họ cần giúp đỡ.

5.7. Biết lý do tại sao bạn đang triển khai ERP

Hãy nhớ lại tại sao bạn lại triển khai một hệ thống mới ngay từ đầu. Xác định các yêu cầu, thiết lập các số liệu và xây dựng một kế hoạch kinh doanh cho thấy rõ những lợi ích mà công ty mong đợi từ việc thực hiện.

5.8. Nhận trợ giúp bên ngoài khi bạn cần đến

Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần thêm một chút trợ giúp trong bất kỳ phần nào của quá trình thực hiện, hãy tiếp cận với một nhà tư vấn và tận dụng chuyên môn và lời khuyên từ họ.

Thực hiện theo các khuyến nghị và thực tiễn tốt nhất này sẽ làm cho toàn bộ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Họ cũng sẽ giúp bạn có được khoản mua mà bạn cần từ nhân viên của mình để đạt được các mục tiêu và KPI mà bạn muốn hướng tới khi hệ thống được đưa ra.

6. Tổng kết

Hy vọng qua bài chia sẻ của Paroda, bạn đã nắm được một cách rõ ràng và chi tiết nhất về ERP là gì và những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Nếu bạn mong muốn sử dụng hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình thì hãy tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ để lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhất nhé!

– Sưu tầm –