Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

Phần mềm KPI là công cụ hữu ích giúp nhà quản lý đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân, phòng ban hay công ty. Với phần mềm đánh giá KPI, bạn có xây dựng các mục tiêu, theo dõi tiến độ, thống kê kết quả và cải thiện năng suất làm việc của toàn tổ chức. Nếu bạn đang đi tìm một giải pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thì TOP 10 Phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay được Paroda giới thiệu dưới đây chắc chắn sẽ là một gợi ý không thể bỏ qua.

1. KPI là gì? Tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá

KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện dưới dạng số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh mức độ hiệu quả của tổ chức. Ngày nay, các doanh nghiệp sử dụng KPI như một công cụ hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược mục tiêu và xây dựng hoạt động cụ thể cho từng bộ phận. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty đưa ra các chính sách thưởng phạt cho từng cá nhân.

Vậy tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá? Bởi, KPI đưa ra để đảm bảo cho nhân viên hoàn thành tốt trách nhiệm công việc của mình. Đồng thời, chỉ số này có thể đo lường và giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong đánh giá công việc. Ngoài ra, sử dụng KPIs góp phần làm cho việc đánh giá trở nên rõ ràng, minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

2. Phần mềm KPI là gì?

“Phần mềm KPI là giải pháp giúp nhà điều hành doanh nghiệp thiết kế hệ thống chỉ số hiệu suất trọng yếu (KPI), cập nhật số liệu thực thi cho các chỉ số KPI, đánh giá kết quả thực hiện KPI cho các bộ phận và nhân viên và trình bày báo cáo thực hiện KPI dưới dạng chỉ số hoặc báo cáo KPI tổng hợp (KPI Dashboard).”

Với phần mềm KPI, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý việc thực hiện các mục tiêu chiến lược cũng như có thêm căn cứ để đánh giá hiệu suất, kết quả làm việc của nhân viên. Phần mềm KPI được thiết kế thông minh sẽ làm quá trình đánh giá KPI vốn khó và phức tạp, đặc biệt là ở những doanh nghiệp lớn trở nên đơn giản.

Thực tế, phần mềm đánh giá KPI thường cần kết nối với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như DMS, CRM hay quản lý sản xuất (MES), nhân sự (HRM). Từ đó, phần mềm có thể cập nhật số liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI, hoặc kết xuất đầu ra (kết quả đánh giá KPI) cho mục tiêu tính lương, thưởng trên hệ thống quản lý nhân sự. Trường hợp hoạt động động lập, phần mềm KPI sẽ cần nhập liệu trực tiếp hoặc import kết quả thực hiện từ Excel.

3. Đặc điểm của phần mềm KPI

3.1. Tính năng nổi bật của công cụ đánh giá KPI

• Khả năng xây dựng bộ tiêu chí đánh giá theo mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận: Phần mềm quản lý KPI thường tạo biểu mẫu có sẵn hoặc cho phép nhập khẩu từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể chọn phiên bản phù hợp, sử dụng nhanh chóng mà không tốn thời gian cài đặt.
• Thiết lập KPI cụ thể chi tiết đến từng vị trí, chức danh: Phần mềm KPI hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu cho từng chức danh, vị trí, xác định trọng số các chỉ tiêu và nguồn thu thập. Từ đây, người dùng xây dựng được công thức đánh giá mức độ hoàn thành cho từng chỉ tiêu của từng nhân viên. Dựa trên phần mềm này, các đánh giá, xếp loại thành tích nhân sự và thang điểm, cấp độ cũng được cập nhập tự động.
• Theo dõi tiến độ, duy trì hoạt động hướng đến mục tiêu KPI: Theo dõi và cảnh báo tiến độ thực hiện công việc là tính năng quan trọng và thiết yếu với người dùng. Việc thể hiện báo cáo theo dõi tiến độ có thể theo nhiều cách khác nhau, nhưng chung quy vẫn có thể cung cấp tới từng nhân viên và người quản lý những thông tin cần thiết cho từng vị trí. Từ đó mỗi cá nhân sẽ có những kế hoạch phù hợp để đạt được KPI mục tiêu theo tiến độ đề ra.
• Đánh giá kết quả thực hiện theo mục tiêu: Với việc cập nhật số liệu liên tục và tự động, các báo cáo thống kê sẽ được truy xuất một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó người quản lý sẽ đưa ra những đánh giá toàn diện và phù hợp theo kết quả có được từ hệ thống. Đây là cơ sở cụ thể để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng đúng người, đúng việc thúc đẩy nhân viên làm việc tăng năng suất.

3.2. Hạn chế khi sử dụng hệ thống KPIs

Công cụ đánh giá KPI có những đặc điểm, mục đích, quy trình phục vụ nhu cầu khác nhau với mỗi tổ chức. Bên cạnh các tính năng vượt trội trên, các phần mềm quản lý KPI còn mắc phải một số hạn chế như:

• Chỉ số KPIs không đạt theo tiêu chí SMART thì gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống và vận hành tổ chức.
• Mục tiêu không đạt tiêu chí Specific (cụ thể) thì nhân viên không xác định được mình cần làm gì và làm thế nào đạt hiệu quả cho công việc.
• Những chỉ số không đạt tiêu chí Measurable (đo lường được) khiến nhân viên lạc lối, mất ý chí phấn đấu.
• KPI không đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế) cũng đều ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, gây xao nhãng công việc.
• Việc đưa ra KPIs không có hạn định cụ thể khiến người lao động không biết phải hoàn thành công việc trong bao lâu.
• KPI phải thay đổi tùy theo mục tiêu của tổ chức, KPI không thể đứng im qua từng thời kỳ phát triển.
• Đặc biệt, phần mềm đánh giá KPI không dùng để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo được.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

4. Các tiện ích tích hợp trong phần mềm KPI

• Thứ nhất, khi sử dụng phần mềm quản lý đánh giá KPI, nhà quản lý có thể in trực tiếp các báo cáo hoặc phiếu theo dõi KPI của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhân lực và đánh giá được khách quan hơn.
• Thứ hai, nhờ vào hoạt động thu thập dữ liệu tự động, quản lý có thể dễ dàng xuất dữ liệu dưới dạng file excel các kết quả thực hiện KPI của nhân viên.
• Thứ ba, hệ thống còn tích hợp thêm chức năng tự động bàn giao công việc khi đến hạn xử lý cho người báo cáo, người thẩm định và người duyệt.
• Cuối cùng, hệ thống quản lý phần mềm KPI còn tự động thông báo đến người dùng. Các thông báo được liên tục cập nhập để tránh tình trạng bị lãng quên, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc.

5. Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

5.1. Phần mềm Paroda Goals

Paroda Goals – Phần mềm quản lý mục tiêu theo kết quả then chốt phổ biến nhất hiện nay. Paroda Goals được trang bị tính năng minh bạch cao, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý. Từ đó, người quản trị có thể điều hành, kiểm soát chặt chẽ quy trình và định hướng trước đó.

Tính năng nổi bật:

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh với khả năng giúp doanh nghiệp đặt mục tiêu và kết quả chính trong khung thời gian cụ thể
• Thúc đẩy nỗ lực của nhân viên để đạt được các mục tiêu
• Hỗ trợ sắp xếp công việc khoa học, linh hoạt, theo mức độ quan trọng giảm dần
• Theo dõi tiến trình hai chiều giữa quản trị viên và nhân viên một cách minh bạch
• Tăng tính tương tác và kết nối của các thành viên
• Kiểm soát tiến độ công việc dễ dàng
• Thúc đẩy gia tăng hiệu quả công việc thông qua điều hành và kết nối nhân viên.

5.2. Phần mềm Scoro

Phần mềm đánh giá KPI Scoro được biết đến là một phần mềm kpi miễn phí dùng để quản lý dự án trực tuyến của doanh nghiệp. Hệ thống chứa nhiều tính năng cho phép nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp ở dạng bảng điều khiển. Bên cạnh đó, Scoro hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý và đánh giá KPI Scoro:

• Tích hợp Scoro với phần mềm hiện đang sử dụng của doanh nghiệp để theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống
• Giám sát mọi khía cạnh của hiệu suất doanh nghiệp: dự án, ngân sách, bán hàng, hiệu suất nhóm, v…v…
• Tùy chỉnh bảng điều khiển với các vật dụng, số liệu không giới hạn, v…v… để theo dõi mọi KPI
• Đặt quyền cho mỗi người dùng để giới hạn quyền truy cập vào thông tin cụ thể
• So sánh hai thời kỳ để xem xu hướng qua thời gian.

5.3. Phần mềm SimpleKPI

Một phần mềm KPI miễn phí khác cho việc quản lý đánh giá KPI dễ dàng hơn là SimpleKPI. Giống với Scoro, phần mềm này cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật thu hút nhiều người dùng. Với giao diện dễ dàng thao tác, nhà quản lý có thể quản lý linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ trực quan và bao quát.

Tính năng nổi bật:

• Tạo công thức để thực hiện tính toán tự động từ KPI của doanh nghiệp
• Có sẵn bộ thư viện KPI để doanh nghiệp lựa chọn hoặc tạo mới
• Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và đa chiều tới từng khía cạnh xoay quanh KPI trong doanh nghiệp
• Theo dõi KPI phòng ban

5.4. Phần mềm KPI Domo

DOMO là một phần mềm của nước ngoài và được tin dùng bởi các tập đoàn lớn; có danh tiếng rất tốt và được xếp hạng Top 1 trong rating softwareadvice. Phần mềm đánh giá KPI Domo có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu KPI dưới dạng biểu đồ hình ảnh (hệ thống BI) cực nhanh trong khoảng vài giây.

Tính năng nổi bật của phần mềm KPI Domo gồm:

• Giao diện trực quan, dễ dàng lọc và tìm kiếm các dữ liệu về KPI
• Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
• Có cung cấp thêm ứng dụng di động
• Có khả năng kết nối với Google Sheet.

5.5. Phần mềm KPI ClicData

KPI ClicData là phần mềm KPI của Mỹ, có mặt trên thị trường từ năm 2008. KPI ClicData phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, phần mềm không hạn chế chuyên môn về một phương pháp KPI. Nó là phần mềm tổng hợp quản lý theo nhiều hình thức khác như: OKR, Task, quản lý dự án.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI ClicData gồm:

• Giao diện thân thiện với người dùng. Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn: Excel, Hubspot, Google Sheets,…
• Quản lý và xuất dữ liệu dưới dạng biểu đồ, hình ảnh, danh sách với hơn 50 tiện ích hình ảnh
• Báo cáo kết quả với dữ liệu tự động.

5.6. Phần mềm Handy KPI

Hướng tới sự đơn giản, thuận tiện, Handy KPI giống như một công cụ thu nhỏ kết quả hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, nhà cung cấp tập trung tối ưu ứng dụng trên di động thay vì phiên bản desktop thông thường.

Tính năng nổi bật:

• Hiển thị dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào: website, điện thoại, excel, phần mềm doanh nghiệp
• Quản lý mục tiêu chỉ trong 5 phút thiết lập, dễ dàng, nhanh chóng
• Phân tích biến động theo thời gian: ngày, tháng, năm
• Thu thập và cung cấp dữ liệu KPI cho các thành viên chỉ trong vài giây.

5.7. Phần mềm KPI InetSoft

Phần mềm KPI InetSoft là hệ thống phân tích và báo cáo có khả năng mở rộng dữ liệu lớn. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động chuyển đổi dữ liệu ngay khi cần. Inetsoft cũng có thể bổ sung hoặc tinh gọn kho dữ liệu sau thời gian dài làm việc.

Tính năng nổi bật:

• Tùy chỉnh Dashboard linh hoạt theo nhu cầu của người dùng
• Khả năng phân tích nguồn dữ liệu đa dạng, tổng hợp thành biểu đồ trực quan
• Bao gồm nhiều tiêu chí chuyên sâu, phù hợp với nhiều nghiệp vụ khác nhau như kinh doanh, tài chính, nhân sự, logistic, chăm sóc khách hàng…
• Cung cấp báo cáo về hiệu suất kinh doanh, so sánh thực tế với dự báo hoặc với mục tiêu.

5.8. Ứng dụng quản lý KPI QlikView

Phần mềm QlikView cung cấp tính năng cho phép người dùng tạo và quản lý KPI dựa trên các tập dữ liệu phân tích. Nó cũng cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu bằng cách tạo biểu đồ và đồ thị.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp tính năng quản lý dữ liệu KPI tập trung
• Hỗ trợ tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để phân tích KPI
• Tích hợp tính năng trực quan hóa dữ liệu thông qua các biểu đồ và đồ thị.

5.9. App KPI Klipfolio

Klipfolio là một phần mềm KPI dựa trên đám mây thời gian. Đây là một nền tảng trí tuệ doanh nghiệp BI nhẹ nhưng mạnh mẽ giúp bạn và nhóm đưa ra những quyết định thông minh giúp đưa ra những quyết định thông minh để phát triển doanh nghiệp của bạn. 

Tính năng của phần mềm:

• Kết nối tùy chỉnh: giúp kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu trong nhóm của bạn.
• Không cần mã hóa: cho phép truy cập vào tất cả các chỉ số của bạn mà không phải đau đầu khi viết mã
• Chức năng so sánh: So sánh số liệu thống kê từ các thời kỳ khác nhau, chọn xu hướng từ kho dữ liệu lịch sử
• Trang tổng quan Klipfolio trực tiếp: Nhận thông tin chi tiết theo thời gian thực giúp theo dõi hiệu suất của các bộ phận trong thương hiệu của bạn, bao gồm: bán hàng, tiếp thị, tài chính, trải nghiệm khách hàng và quản trị viên
• Báo cáo: Xây dựng và chia sẻ các báo cáo tương tác, trực quan hóa dữ liệu với các bên liên quan.

5.10. Phần mềm đánh giá KPI mạnh mẽ Tableau

Tableau là một giải pháp phân tích dữ liệu với giao diện trực quan, dễ nhìn giúp người dùng đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu hiệu quả. Tại đây, người dùng có thể khám phá các dữ liệu của họ, tạo trang tổng quan và chia sẻ dữ liệu với các người khác nhanh chóng.

Chỉ với thao tác kéo thả dễ dàng, người dùng có thể dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh trên dữ liệu. Từ đó tất cả người dùng ở các cấp độ kỹ năng có thể khám phá dữ liệu của họ, tạo trang tổng quan và chia sẻ câu chuyện dữ liệu của họ với những người khác.

Tính năng chính nổi bật:

• Thiết lập và chạy trong vài phút và liên tục thêm người dùng khi nhu cầu của bạn tăng lên
• Làm mới dữ liệu từ các ứng dụng trên web như: Google Analytics hoặc Salesforce
• Cung cấp cho các nhóm, đối tác và khách hàng có quyền truy cập an toàn và số liệu phân tích chi tiết
• Quản trị viên có thể dễ dàng quản lý xác thực và quyền lợi đối với người dùng, nội dung và dữ liệu nhanh chóng.

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

6. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm KPI

• Nên ưu tiên phần mềm KPI dạng SaaS: Doanh nghiệp bạn có định hướng sẽ mở rộng quy mô sử dụng phần mềm khi tăng trưởng trong tương lai hay không? Chắc hẳn là có. Vì thế, hãy ưu tiên những phần mềm dạng SaaS (Thuê bao dịch vụ) vì nó có khả năng tùy biến, mở rộng và cho phép doanh nghiệp của bạn xây dựng cách thức quản lý nhân sự đặc thù của riêng.
• Chọn các phần mềm KPI có khả năng bảo mật tốt: Rất nhiều dữ liệu nội bộ của công ty đều ở trên đó. Bởi vậy, hãy chắc chắn rằng phần mềm KPI đảm bảo tiêu chí bảo mật. Bạn có thể đánh giá sơ bộ tính năng bảo mật qua việc đăng ký và dùng thử.
• Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình: Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn một đội ngũ IT để xử lý những vấn đề phát sinh của phần mềm. Vì thế, hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.
• Đừng chỉ coi phần mềm KPI như một phần mềm quản lý chức năng: Phần mềm KPI không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng như marketing, sales hay sản xuất. Đây là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng vận hành của doanh nghiệp, từ đó tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).

7. Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm KPI hiệu quả

Khi lựa chọn phần mềm KPI, bạn cần xem xét một số tiêu chí sau:

• Tính năng: Phần mềm KPI phải cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý và đánh giá KPI, bao gồm cả đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ, phân tích kết quả, tạo báo cáo và đánh giá nhân viên.
• Dễ sử dụng: Phần mềm KPI cần đơn giản để mọi người trong tổ chức có thể dễ dàng truy cập và sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập KPI sao cho tất cả nhân viên đều hiểu được cách đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ của mình.
• Độ tin cậy: Phần mềm KPI cần có mức độ bảo mật cao, đặc biệt là khi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân của nhân viên.
• Khả năng tích hợp dữ liệu: Phần mềm KPI cần có khả năng tích hợp với các phần mềm khác để thu thập dữ liệu một cách tự động. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập liệu.
• Khả năng tùy chỉnh: Phần mềm KPI nên cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu để đáp ứng được các yêu cầu đặc biệt của từng bộ phận và công việc.
• Giá cả: Giá cả của phần mềm KPI cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng giá cả có thể phụ thuộc vào số lượng nhân viên và tính năng của phần mềm.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Bạn cần đảm bảo rằng phần mềm KPI được cung cấp bởi nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt để có thể giúp đỡ bạn giải quyết các vấn đề phát sinh khi sử dụng.

>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

8. Tổng kết

Phần mềm quản lý và đánh giá KPI là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động của tổ chức và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc sử dụng phần mềm KPI trở nên ngày càng phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết.

Trong 10 phần mềm kể trên, Paroda là cái tên nổi bật hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý mục tiêu, hiệu suất làm việc của nhân viên để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như cạnh tranh trên thị trường. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn và kiến thức tổng quan về phần mềm quản lý mục tiêu.

Đăng ký dùng thử