fbpx

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản trị kiểm soát hiệu quả các nguồn lực triển khai, kiểm soát tốt và hiệu quả nhiều dự án cùng lúc. Khi quản lý một dự án lớn hay nhỏ chắc hẳn bạn thường xuyên phải đối mặt với không ít những xung đột, khó khăn và bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Để tạo nên một dự án hoàn thiện, không chỉ cần hỗ trợ của cố vấn, các cộng sự mà cần đến sự trợ giúp của bộ công cụ quản lý dự án thông minh, hiệu quả.

Do đó, việc tìm phần mềm quản lý dự án chính là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số. Vậy phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn làm những gì? Hãy cùng Paroda theo dõi ngay ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Quản lý thủ công theo cách truyền thống chỉ phù hợp với các dự án đơn giản, mức độ phụ thuộc, liên quan giữa các phòng ban thấp. Với những dự án lớn, có sự tham gia của nhiều bộ phận, với nhiều thành phần, quản lý theo cách truyền thống không thể đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, dự án.

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án và nhóm cộng tác theo kịp tiến độ đề ra với việc phân bổ nguồn lực và chi phí hợp lý. Các công cụ quản lý dự án gồm tính năng như: tạo dự án, tạo nhiệm vụ trong dự án, phân bổ công việc, theo dõi thời gian thực hiện, theo dõi tiến độ dự án, lập ngân sách, theo dõi bảng phân bổ nguồn lực,…

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

>> Xem thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp

2. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?

  • Khối lượng công việc trong một dự án thường không hề nhỏ. Đặc biệt là những dự án lớn với nhiều hạng mục. Bạn khó có thể quản lý được hoàn toàn mọi công việc của dự án với những giải pháp thô sơ. Việc quản lý dự án sẽ gặp phải nhiều khó khăn, gây ra nhiều trở ngại nếu như bạn không có một công cụ quản lý khoa học, hiệu quả.
  • Một dự án khi thực hiện có thể không như những gì dự định. Trong quá trình làm việc, có nhiều tình huống, nhiều trường hợp nảy sinh khiến cho cả quá trình xảy ra những gián đoạn.
  • Người quản lý, người chịu trách nhiệm chung không phải bao giờ cũng có mặt tại nơi làm việc để xử lý mọi vấn đề. Đặc biệt đối với những dự án lớn, nhiều địa điểm thi công, làm việc khác nhau khiến cho việc liên kết, tạo lập hệ thống không đồng bộ. Vì vậy, sẽ rất khó khăn để có thể giao việc, xử lý công việc trong những trường hợp đột xuất, không lường trước.
  • Quản lý dự án bằng các phương pháp truyền thống không còn mang lại hiệu quả tối đa. Bạn có thể gặp phải nhiều trường hợp, tình trạng nhầm lẫn và sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
  • Phần mềm quản lý dự án được thiết kế dựa trên những khó khăn và nhu cầu của các ban quản lý dự án. Nó có thể giải quyết được phần lớn các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Nhờ đó, phần mềm giúp cho việc quản lý được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý dự án tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không chỉ về hiệu quả kinh tế mà còn giúp hình thành tinh thần tự giác làm việc, chuẩn hóa quy trình làm việc. Một số lợi ích điển hình phải kể đến:

  • Quản lý toàn diện và chi tiết tiến độ của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, giảm thiểu tình trạng chồng chéo, bỏ sót thông tin.
  • Giúp nhân viên chủ động lên kế hoạch, nắm bắt công viêc và bám sát mục tiêu, thời hạn hoàn thành.
  • Hình thành quy trình làm việc nhất quán, gắn kết thành viên trong dự án và các bộ phận, tự động hóa khi giao/ nhận việc, chuyển và tiếp nhận thông tin để quy trình được thực hiện liên tục.
  • Giúp doanh nghiệp đo lường chính xác năng lực của nhân viên thông qua hệ thống báo cáo chi tiết để đánh giá lương thưởng, đề bạt vị trí.
  • Tối ưu chi phí và nguồn lực thực hiện dự án do được đo lường và giám sát liên tục tình hình thực hiện dự án.
  • Hệ thống phân quyền xem và sửa dữ liệu của phần mềm giúp lãnh đạo làm việc ăn khớp với nhân viên nhưng vẫn đảm bảo bảo mật các thông tin nội bộ quan trọng.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

4. Những yếu tố đánh giá phần mềm quản lý dự án tốt

Dưới đây là 5 khía cạnh cơ bản, hàng đầu cần có ở công cụ quản lý dự án, giúp bạn đánh giá được công cụ nào tốt?

  • Quản lý danh sách công việc: Ứng dụng quản lý dự án cần tạo, chỉ định, cập nhật được tình trạng nhiệm vụ trên 1 giao diện để mọi thành viên có thể nắm được.
  • Lịch biểu: Phần mềm cần có giao diện quản lý qua lịch biểu, Gantt hay Kanban… để nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về dự án, mức độ hoàn thành dự án đang ở đâu, cần thêm bao nhiêu thời gian để hoàn thiện.
  • Chia sẻ tài liệu: Có thể chia sẻ và trao đổi về các tệp, tài liệu trong dự án, giúp loại bỏ thời gian tìm kiếm tài liệu.
  • Tương tác: Nhu cầu trao đổi, giao tiếp thông suốt trong quản lý dự án rất lớn. Các công cụ, app quản lý dự án cần đáp ứng được nhu cầu này.
  • Báo cáo: Tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

5. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án

5.1. Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất

  • Kiểm soát chặt chẽ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc. 
  • Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu.
  • Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

5.2. Báo cáo tiến độ dự án Real-time trực quan

  • Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết.
  • Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…).
  • Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/ cá nhân. Tự động tính phần trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng. Bạn có thể tìm hiểu về cách quản lý dự án hiệu quả giúp tăng năng suất hiệu quả làm việc dễ dàng.

5.3. Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc

  • Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.
  • Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.
  • Phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp nhờ dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình chính xác, hiệu suất công việc của từng phòng ban/ cá nhân.
  • Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngoài những tính năng trên, phần mềm quản lý dự án cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf… để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu nhanh chóng, tiện lợi.

6. Kết lại

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn sẽ có nguồn thông tin để tìm hiểu và lựa chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm quản lý dự án Paroda Work là giải pháp phần mềm toàn diện nhất, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý dự án của doanh nghiệp. Với phần mềm của chúng tôi, mọi thông tin liên quan đến dự án được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất để nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý, theo dõi và tìm lại khi cần. Giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý, chỉ đạo và đốc thúc công việc cũng như xử lý kịp thời các sự cố, giúp giảm chi phí và thời gian cho công việc.

Để đăng ký sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí vận hành, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của Paroda sẽ liên hệ và tư vấn.

Đăng ký dùng thử