Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp

Six Sigma là phương pháp cải tiến chất lượng nổi tiếng đứng đằng sau sự thành công của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu đủ và hiểu đúng Sigma là gì? Lợi ích và nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma mang lại cho doanh nghiệp hiệu quả. Paroda giải đáp cho các bạn tất cả thông tin về Six Sigma ở bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Tổng quan về Six Sigma

1.1. Six Sigma là gì?

Six Sigma (hay 6 Sigma) là một tiêu chuẩn đo lường chất lượng và hiệu suất trong quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất. Trong đó, Sigma (σ) là một ký hiệu trong lý thuyết thống kê, chỉ độ lệch chuẩn của một tập hợp. Sigma trong trường hợp này được sử dụng làm thước đo mức độ biến động, sai lệch của một quy trình, sản phẩm so với tiêu chuẩn đặt ra ban đầu.

Theo tiêu chuẩn Six Sigma, chỉ có khoảng 3,4 lỗi hoặc khuyết tật (defect) trên mỗi một triệu sản phẩm được sản xuất hoặc quy trình được thực hiện. Nói cách khác, Six Sigma tương đương với tỷ lệ lỗi hoặc khuyết tật chỉ rơi vào ~0,00034% trên tổng sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.

Thực tế, một quy trình Six Sigma có sự chính xác đến mức 99,99966%. Quy trình 6 Sigma chia thành các giai đoạn sau:

1.2. Lean Six Sigma – Biến thể của Six Sigma

Lean là phương pháp sản xuất do hãng Toyota Nhật Bản khởi xướng, nhằm loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo hướng “tinh gọn”.

Lean Six Sigma (LSS) là mô hình quản lý kết hợp các nguyên tắc quản lý của Lean với các phương pháp Six Sigma. Lean giúp giảm thiểu chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất ngay từ đầu, trong khi Six Sigma tập trung vào tinh chỉnh độ chính xác cho quy trình. Chúng song hành cùng nhau có thể coi là sự biến thể tích cực.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

2. Những lợi ích vượt trội của Six Sigma đối với doanh nghiệp

Một số người nhận định Six Sigma là một phương pháp mà các tập đoàn lớn ưa chuộng, nhưng cũng có ít người cho rằng phương pháp này chỉ dành cho các tổ chức nhỏ đang bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định Six Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức ở mọi lĩnh vực. Lợi ích chính của Six Sigma là gì? Dưới đây là 6 lợi ích chính mang lại doanh nghiệp:

• Giữ lòng trung thành của khách hàng

Khi định nghĩa khuyết tật của quy trình, Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng nên có được tính định hướng khách hàng rất cao. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng – nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành.

Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu hành vi để hiểu được khách hàng yêu cầu gì và bạn có thể cải thiện điều đó bằng cách nào.

• Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Khi tỷ lệ lỗi (khuyết tật) giảm và không tái diễn trong tương lai, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những lãng phí không cần thiết như nhân công, nguyên vật liệu, thời gian và chi phí. Cộng thêm những thứ doanh nghiệp tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ được giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.

• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp

Một “kênh” gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài quy trình làm việc hoàn hảo. Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn. Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình doanh nghiệp đặc trưng nào.

Thử đặt một so sánh đơn giản: Giữa một dây chuyền sản xuất trơn tru và một nhóm người thường không phân định rõ ràng trách nhiệm, nhân viên của bạn sẽ muốn đầu quân vào đâu?

• Lập kế hoạch chiến lược

Trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào, Six Sigma là gì đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sau khi công bố sứ mệnh, mục tiêu và phân tích SWOT, thì Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện.

• Mở rộng quy mô kinh doanh

Một khi bạn đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa.

3. Ví dụ lợi ích thực tế của hệ phương pháp Six Sigma

Six Sigma là hệ phương pháp được nhiều Doanh nghiệp áp dụng là điều ai cũng biết nhưng lợi ích thực tế của nó như thế nào thì Paroda sẽ minh chứng ngay bên dưới cho bạn.

Nói đến lợi ích thực tế của hệ phương pháp Six Sigma thì phải nhắc đến ví dụ từ Motorola và General Electric đầu tiên. Khi áp dụng hệ phương pháp Six Sigma trong giai đoạn từ 1995-2000 General Electric được cho là đã tiết kiệm được 12 tỷ USD. Đối với Motorola – đơn vị khởi xướng và phát triển hệ phương pháp này thì đã tiết kiệm 17 tỷ đô la. Theo số liệu thống kê thì có 82% công ty Fortune 100 ứng dụng Six Sigma và 53% công ty Fortune 500 đã tiết kiệm được 427 tỷ đô la trong 2 thập kỷ qua.

Tại Việt Nam, Công ty Ford Việt Nam từ năm 2000 đã áp dụng Six Sigma cho 200 dự án cải tiến mọi lĩnh vực kinh doanh. Thành quả đạt được là giai đoạn 2000-2007, Ford Việt Nam đã tiết kiệm được 1,2 triệu USD và chỉ số hài lòng của khách hàng đạt trên 90%/năm.

Một trong dự án tiêu biểu của Ford Việt Nam áp dụng Six Sigma thành công là giảm lượng container chở linh kiện nhập khẩu vào năm 2005. Việc xác định được nguyên nhân gây hao phí là do các thùng chứa linh kiện xe hơi còn nhiều khoảng trống, sau khi sắp xếp và cải tiến theo Six Sigma đã giúp Ford tiết kiệm được 150.000 USD. Từ đó, góp phần không nhỏ trong việc tăng lợi nhuận cho công ty mẹ.

4. Các nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu Six Sigma là gì, chúng ta cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản để áp dụng phương pháp Six Sigma giúp cải tiến quá trình kinh doanh hiệu quả trong doanh nghiệp:

Khách hàng là trọng tâm

Cũng giống với nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào Customers’ voice – tiếng nói của khách hàng. Các yêu cầu và mong muốn của khách hàng đều được doanh nghiệp tiếp nhận để có thể sửa đổi, cải tiến quy trình đạt mức độ chuẩn, đem đến sản phẩm cũng như chất lượng tốt phục vụ cho khách hàng.

Đề cao dữ liệu và dữ kiện

Doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định:

• Những dữ liệu/ dữ kiện nào thực sự cần thiết?
• Sử dụng các dữ liệu thông tin này vào Six Sigma như thế nào để tối đa hóa lợi ích?

Mọi thông tin xoay quanh việc áp dụng hệ phương pháp Six Sigma không phải dựa trên sự phán đoán mơ hồ mà đều cần đo lường chính xác, giống như cách đo lường để cho ra con số 3,4 phần triệu trong độ lệch chuẩn.

Quản trị chủ động

Hệ phương pháp 6 Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý các khiếm khuyết của quy trình nhằm tăng độ chính xác và chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó mà tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.

Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm

Tiêu chuẩn của Six Sigma là không tồn tại nhiều hơn 3,4 lỗi trên mỗi 1 triệu cơ hội, nghĩa là chưa phải chính xác 100%. Chính vì vậy, doanh nghiệp không nên nóng vội để có thể hoàn hảo tuyệt đối ngay từ đâu. Bởi các phương án cải tiến đều được phép thất bại, miễn là giới hạn được hậu quả và doanh nghiệp phải rút ra được bài học sau đó.

>> Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

5. Áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp theo các bước DMAIC

Một quy trình phổ biến được sử dụng rộng rãi để ứng dụng 6 Sigma hiệu quả nhất trong hầu hết các doanh nghiệp là DMAIC. Quy trình DMAIC bao gồm 5 bước: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát).

Bước 1: Define (Xác định)

Define là bước mở đầu của quy trình cải tiến 6 Sigma, là bước đóng vai trò nền tảng giúp tổ chức xác định được các dữ kiện cơ bản cần thiết để triển khai 6 Sigma quản lý chất lượng và cải thiện quy trình kinh doanh.

Những khía cạnh cần tập trung thực hiện trong bước Define bao gồm:

• Xác định vấn đề: Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết bằng 6 Sigma là gì và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó. Vấn đề có thể xuất hiện trong nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình vận hành, từ sản xuất đến dịch vụ khách hàng.
• Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho dự án cải tiến. Mục tiêu cần phải được đo lường bằng các chỉ số chất lượng cụ thể. Một số chỉ số có thể được sử dụng bao gồm:
  • Chỉ số hiệu suất quá trình (Process Performance): Đo lường khả năng của quá trình để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
  • Chỉ số sai số của quá trình (Process Variation): Đo lường mức độ dao động của quá trình sản xuất, được biểu diễn bằng độ lệch chuẩn hoặc biến động của quá trình.
  • Chỉ số độ tin cậy của sản phẩm (Product Reliability): Đo lường khả năng của sản phẩm để hoạt động đúng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Xác định khách hàng: Xác định ai là khách hàng cuối cùng của quy trình cần cải thiện và tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng có thể giải quyết thông qua 6 Sigma là gì.
• Xác định dữ liệu cần thu thập: Xác định các loại dữ liệu cần thiết để đánh giá tình trạng hiện tại của quy trình và đưa ra quyết định về các cải tiến cần thực hiện. Thông thường, các dữ kiện liên quan tới đặc tính chất lượng được được biểu thị dưới dạng dạng thông tin bằng số liệu, với 2 loại phổ biến: dữ liệu về kết quả của đặc tính chất lượng và dữ liệu về quá trình chỉ ra nguyên nhân của đặc tính chất lượng.
• Xác định phạm vi: Phân tích quy trình vận hành hiện tại để tìm ra những “lỗ hổng” cần cải thiện, từ đây nhóm sẽ xác định được những phạm vi cần tập trung để triển khai 6 Sigma quản lý chất lượng, bao gồm những hoạt động nào thuộc phạm vi quy trình đó và những hoạt động nào không thuộc phạm vi.

Bước 2: Measure (Đo lường)

Bước thứ hai của quy trình áp dụng 6 Sigma DMAIC là Measure – Đo lường, trong đó sẽ tiến hành hu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khuyết tật.

Dưới đây là một số công việc cần thực hiện trong bước Measure của quy trình DMAIC:

• Thu thập dữ liệu: Thu thập các dữ liệu về quy trình hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật đo lường. Các dữ liệu cần phải được thu thập theo các tiêu chuẩn định sẵn và phải được đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Đo lường hiệu suất: Đo lường các chỉ số hiệu suất của quy trình hiện tại, bao gồm thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, số lượng sản phẩm hoàn thành và chi phí sản xuất.
• Xác định biến số ảnh hưởng: Xác định các biến số ảnh hưởng đến quy trình, bao gồm các biến số đầu vào và đầu ra của quy trình, các thao tác được thực hiện trong quy trình và các yếu tố môi trường.
• Xác định sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng: Sau khi đã thu thập và đánh giá dữ liệu, nhóm Six Sigma cần xác định sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng. Sự chênh lệch này sẽ giúp nhóm Six Sigma đánh giá mức độ cải tiến mà quy trình cần thực hiện để đạt được mức tiêu chuẩn chất lượng 6 Sigma.

Bước 3: Analyze (Phân tích)

Sau khi đã hoàn thành các bước Define và Measure, nhóm triển khai Six Sigma sẽ tiếp tục tiến hành phân tích để xác định rõ khoảng cách giữa mục tiêu và kết quả thực hiện các công việc hiện tại, cũng như cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp sẽ được đưa ra với điều kiện đã được kiểm tra chặt chữ và có các biện pháp dự phòng.

Các công việc cần thực hiện trong bước Analyze gồm:

• Phân tích các dữ liệu đã thu thập: Phân tích các dữ liệu đã thu thập từ bước Measure để tìm hiểu về tính chất và cách thức phân bổ của chúng bằng cách sử dụng các công cụ thống kê.
• Xác định các nguyên nhân gốc rễ: Sau khi phân tích các dữ liệu đã thu thập, cần tiến hành xác định các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nhóm Six Sigma có thể sử dụng các phương pháp khác nhau như nguyên tắc Pareto, biểu đồ xương cá Ishikawa, biểu đồ phân tán, phân tích hồi quy,…
• Tổng kết kết quả phân tích: Tổng kết lại kết quả phân tích được và đưa ra các kết luận về nguyên nhân gốc rễ của sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng, cũng như các giải pháp cải tiến đề xuất cho quy trình. Kết quả này sẽ được sử dụng để tiếp tục vào bước tiếp theo, là Improve.

Bước 4: Improve (Cải tiến)

Bước Improve là giai đoạn quan trọng trong quy trình DMAIC của Six Sigma. Trong bước này nhóm sẽ tập trung thực hiện các giải pháp cải tiến để giảm thiểu các sai sót và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Các công việc cần được thực hiện để đảm bảo tính hiệu quả và tính bền vững của quy trình cải tiến bao gồm:

• Đề xuất các giải pháp cải tiến: Dựa trên kết quả phân tích của bước Analyze để đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm giảm thiểu sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng. Các giải pháp này có thể bao gồm việc thay đổi quy trình làm việc, cập nhật các hệ thống hoặc công nghệ mới, đào tạo nhân viên,…
• Đánh giá tính khả thi của giải pháp: Thực hiện các thí nghiệm để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp cải tiến được đưa ra. Đồng thời tiến hành kiểm tra các dữ liệu và thông tin để đảm bảo tính chính xác của các kết quả.
• Thực hiện các thay đổi và cải tiến: Nếu các giải pháp được chấp nhận và chứng minh là hiệu quả, nhóm Six Sigma sẽ tiến hành thực hiện các thay đổi và cải tiến trong quy trình. Nhóm sẽ đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện đúng thời gian, đúng phạm vi và đạt được mục tiêu cải tiến.

Bước 5: Control (Kiểm soát)

Control (Kiểm soát) là bước cuối cùng trong quy trình DMAIC của Six Sigma. Ở bước này, nhóm triển khai Six Sigma cho doanh nghiệp sẽ thiết lập các cơ chế giám sát và kiểm soát mục tiêu hiệu quả, tránh quay lại lối mòn cũ hoặc đi sai định hướng đề ra.

Các công việc cần thực hiện trong bước Control gồm:

• Thiết lập hệ thống kiểm soát: Thiết lập hệ thống kiểm soát để giám sát quy trình và đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng 6 Sigma đã đặt ra. Hệ thống kiểm soát này bao gồm các quy trình kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu quả và các hệ thống giám sát để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Thiết lập các chỉ số đo lường: Các chỉ số đo lường được thiết lập trong bước Measure sẽ được sử dụng để giám sát quy trình trong bước Control. Nhóm Six Sigma cần đảm bảo rằng các chỉ số này được đo lường và giám sát thường xuyên để đảm bảo rằng quy trình hoạt động ổn định và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
• Thiết lập hệ thống phản hồi: Thiết lập hệ thống phản hồi để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời giúp cho quy trình hoạt động ổn định trong tương lai.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của quy trình cải tiến bằng cách so sánh các chỉ số chất lượng và hiệu suất trước và sau khi triển khai quy trình DMAIC. Đánh giá này cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng các mục tiêu chất lượng được đặt ra.

>> Xem thêm: PDCA là gì? Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

6. Lời kết

Six Sigma là một phương pháp để cải thiện hiệu suất bằng cách loại bỏ lãng phí một cách có hệ thống và giảm biến thể dựa trên nỗ lực hợp tác của nhóm. Áp dụng hệ thống Six Sigma đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như giảm các lỗi của quy trình, tăng hiệu suất và cải thiện lợi nhuận, tinh thần nhân viên và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Khi áp dụng hệ phương pháp Six Sigma thì việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để thu thập và phân tích số liệu có vai trò đặc biệt quan trọng. Số liệu càng đầy đủ và chính xác thì phân tích đánh giá càng chuẩn xác, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nhất.

Chúc các bạn áp dụng thành công Six Sigma vào doanh nghiệp của mình!

Đăng ký dùng thử