Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

Muốn phát triển tổ chức lớn mạnh, doanh nghiệp cần tận dụng thật nhiều cơ hội và thế mạnh trong kinh doanh thông qua các kế hoạch chiến lược. Một kế hoạch chất lượng chính là khởi nguồn cho mọi thành công, chính vì vậy, các bước lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp chuẩn nhất luôn là quan tâm hàng đầu tại mọi tổ chức.

Vậy, lập kế hoạch chiến lược là gì? Chính xác thì điều này có vai trò gì đối với một doanh nghiệp và làm thế nào để có thể tạo lập một kế hoạch chiến lược hiệu quả? Những câu hỏi đó sẽ được Paroda giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Lập kế hoạch chiến lược là gì?

Kế hoạch chiến lược là nội dung phản ánh những mục tiêu dài hạn được định hướng thực hiện dựa trên sứ mệnh, các mục tiêu chung, chiến lược tổng quát và quá trình phân tích năng lực thực tế của từng tổ chức.

Lập kế hoạch chiến lược là việc hiện thực hóa kế hoạch chiến lược trên văn bản, có sự phân tích và thống nhất trong toàn bộ tổ chức, với vai trò chủ đạo thuộc về các nhà lãnh đạo, nhà quản trị cấp cao. Mục tiêu phải đảm bảo tính khả thi khi triển khai kế hoạch, cũng như độ tương thích cao với mục tiêu tổng thể mà tổ chức hướng đến.

2. Mục đích của việc lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp

So với việc chinh phục mục tiêu kinh doanh một cách tự nhiên theo “dòng đời đưa đẩy” thì việc lập kế hoạch chiến lược mang đến lợi ích lớn hơn rất nhiều:

2.1. Tập trung nguồn lực hoàn thành mục tiêu

Thông qua kế hoạch chiến lược, mỗi thành viên, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều hiểu được tầm quan trọng của mục tiêu cụ thể đề ra, từ đó nâng cao ý thức nỗ lực, tập trung nguồn lực phục vụ triển khai hoàn thành mục tiêu.

2.2. Tăng tính chủ động khi triển khai kế hoạch

Môi trường kinh doanh biến động khôn lường, việc lập kế hoạch chiến lược chỉnh chu sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt sự lo lắng, bị động khi phải ứng phó với những thay đổi trong tương lai. Trong bản kế hoạch ngoài phương án chính thức, còn có phương án dự phòng giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi giải quyết vấn đề phát sinh.

2.3. Phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí

Do nguồn lực có hạn nên bản kế hoạch chiến lược cần cụ thể nhất danh sách nguồn lực cần thiết trong từng bước triển khai. Như vậy, nhìn vào, cả người quản lý và người thực thi kế hoạch đều có thể linh hoạt sắp xếp, phối hợp chặt chẽ, đáp ứng kịp thời từng nguồn lực. Đơn cử như nhân lực, dựa theo kế hoạch, người đảm nhận sẽ sắp xếp lịch trình làm việc một cách chủ động.

2.4. Kiểm soát tiến trình hiệu quả

Mỗi bản kế hoạch chiến lược đều chi tiết công việc của từng cá nhân/phòng ban cũng như trình tự triển khai theo từng cấp bậc, nhờ vậy, người quản lý không chỉ kiểm soát chặt chẽ tổng thể, mà còn đánh giá hiệu quả làm việc của cấp dưới, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.

2.5. Phân rõ trách nhiệm, quyền hạn

Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc trong bản kế hoạch được phân định cụ thể theo phòng ban/ cá nhân. Mọi người đều hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình sẽ phát sinh khi nào, phải hoàn thành đạt giá trị ra sao. Cách làm này vừa loại bỏ sự nhập nhằng trách nhiệm, vừa nâng cao ý thức chủ động làm việc của từng thành viên.

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

3. 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong tổ chức, lập kế hoạch chiến lược được tiến hành ở cấp quản trị và điều hành doanh nghiệp. Thông thường, một kịch bản đơn giản nhất để có thể tiến hành lập kế hoạch chiến lược sẽ bao gồm 5 bước chính:

Bước 1: Xác định vị trí chiến lược

Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó. Hãy bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại công ty để nắm bắt tình hình nội tại, sau đó làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Thu thập dữ liệu về ngành và thị trường cũng là nhân tố bắt buộc cần có để tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.

Thông thường, khi xác định và tiến hành đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện phân tích theo mô hình SWOT. Bạn đọc có thể tham khảo các yếu tố của mô hình SWOT trong hình dưới đây:

Các yếu tố thuộc SWOT:

• SO( maxi – maxi): Nhằm tận dụng tối đa các lợi thế tạo ra cơ hội
• WO( mini – maxi): Khắc phục điểm yếu để có thể phát huy những thế mạnh
• ST ( maxi – mini): Tiến hành sử dụng thế mạnh để loại bỏ nguy cơ
• WT ( mini – mini): Giả thuyết mọi vấn đề tiêu cực và tập trung nghĩ ra phương án giải quyết nhằm hạn chế rủi ro.

Khi tiến hành xây dựng chiến lược kinh doanh, nhà quản lý sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ của từng cá nhân và vạch rõ vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng đối tượng. Việc xác định rõ các nguồn lực sẵn có cả ở bên trong lẫn bên ngoài sẽ giúp tổ chức nắm rõ vị trí hiện tại của doanh nghiệp tại thời điểm xây dựng kế hoạch.

>> Xem thêm: SWOT là gì? Tổng quan về mô hình SWOT

Bước 2: Xác định các mục tiêu ưu tiên

Sau khi đã hiểu doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp.

Hãy đặt ra càng nhiều mục tiêu càng tốt, nhưng sau đó, bạn nên xem xét và chọn ra những mục tiêu quan trọng, có sức ảnh hưởng rộng để ưu tiên thực hiện. Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi như:

• Mục tiêu nào quan trọng hơn?
• Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường?
• Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu?
• Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất?

Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện đang là là KPI – Key Performance Indicator.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch

Giờ đến bước quan trọng nhất, xây dựng kế hoạch chiến lược. Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc.

Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn. Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau:

• 4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người
• Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là hình tròn và hình chữ nhật)
• Các mục tiêu không nên quá nhiều, thường không vượt quá 20 mục tiêu
• Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và được kết nối với nhau
• Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu

Bước 4: Triển khai kế hoạch chiến lược

Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt của các thành phần quan trọng là bước đầu tiên để khởi động kế hoạch chiến lược. Bên cạnh đó, công tác truyền thông nội bộ cũng cần được áp dụng để phổ biến cho toàn bộ nhân viên nắm được mục tiêu chiến lược nhằm định hướng toàn thể công ty đi theo một mục tiêu chung.

Trong quá trình triển khai kế hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử dụng xuyên suốt như một cách truyền đạt trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới.

Bước 5: Theo dõi và đánh giá chiến lược

Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả hoạt động đang đi đúng hướng.

>> Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

4. Những lưu ý khi lập kế hoạch chiến lược

4.1. Chi tiết hóa các bước triển khai

Hành trình chinh phục mục tiêu chiến lược đề ra là cả một quá trình dài, với nhiều tình tiết bất ngờ xuất hiện ở chỉ một bước nhỏ chứ không hẳn ở một bước lớn. Do đó, càng chi tiết các bước thực hiện, càng dễ kiểm soát hiệu quả, kịp thời phát hiệu những dấu hiệu cảnh báo kế hoạch đi chệch hướng, khắc phục kịp thời hoặc nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch phù hợp thực tế khi đó.

4.2. Kế hoạch luôn vận động

Lập kế hoạch chiến lược hoàn tất không đồng nghĩa cứ thế là đã an tâm chỉ việc thực hiện. Kế hoạch chiến lược hoàn hảo luôn cần sự kiểm tra, giám sát và điều chỉnh theo tình hình kinh doanh thực tế. Đây là một thực tế thường xảy ra, do đó, đội ngũ thiết lập kế hoạch chiến lược phải luôn cập nhật xu hướng, thu thập thông tin nội bộ ngành để kịp thời đưa ra những quyết sách khi cần thiết.

4.3. Tận dụng nguồn lực bên ngoài

Nhược điểm của doanh nghiệp không nhất thiết phải do chính doanh nghiệp đầu tư giải quyết. Ngày nay, những dịch vụ thuê ngoài luôn sẵn sàng nguồn lực hỗ trợ chất lượng cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian rất lớn mà vẫn đạt hiệu quả theo đúng cam kết trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và công ty cung cấp dịch vụ.

4.4. Ứng dụng công nghệ vào phân tích đánh giá

Những phần mềm quản lý doanh nghiệp có tích hợp công cụ phân tích đánh giá sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp sở hữu những số liệu đánh giá đầy đủ, chất lượng với tốc độ phân tích nhanh theo nhiều tiêu chí tùy chọn. Nhờ ứng dụng công nghệ, quyết định lựa chọn phương án chiến lược ngày càng chuẩn xác hơn.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

5. Tổng kết

Các bước lập kế hoạch chiến lược chuyên nghiệp trên đây của Paroda sẽ giúp bạn hoàn thành tốt mọi mục tiêu của doanh nghiệp. Nó cũng sẽ giúp bạn tìm ra nhiều cách thức khác nhau để cải thiện năng suất của nhân viên cũng như phát huy đối đa mọi nguồn lực. Hơn hết, đặt ra các kế hoạch chiến lược là cách tốt nhất để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường làm việc ngày nay.

Đăng ký dùng thử