Onboarding là gì? Xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

Làm thế nào để giúp đội ngũ nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và gắn kết với tổ chức là bài toán mà các doanh nghiệp quan tâm, bởi tìm được nhân tài đã khó, giữ chân nhân tài càng khó hơn. Onboarding chính là chìa khóa cho giai đoạn này. Vậy Onboarding là gì và làm sao doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình onboarding chuẩn? Bài viết dưới đây của Paroda sẽ giúp doanh nghiệp có thêm lời giải cho bài toán này!

1. Onboarding là gì?

Onboarding là gì? Onboarding được hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau.

Từ đó, nhân viên mới sẽ thu nạp được nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết. Nếu nhân viên mới hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc sẽ được nâng lên, giúp đóng góp cho doanh nghiệp tăng đáng kể.

2. Onboarding Process là gì?

Onboarding Process là gì? Quy trình Onboarding sẽ khác nhau tùy vào từng doanh nghiệp, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Đối với một số tổ chức, quá trình gia nhập bao gồm một hoặc hai ngày hoạt động; đối với các tổ chức khác, quá trình này có thể bao gồm một loạt các hoạt động kéo dài một hoặc nhiều tháng.

Các hoạt động trong quá trình Onboarding process thường bao gồm: nhân viên mới hoàn thành quy trình tuyển dụng ban đầu như cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân; tìm hiểu về tổ chức và cấu trúc, văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị của tổ chức; làm quen với đội nhóm, người quản lý của mình; nhận các trang thiết bị, tài khoản đăng nhập vào hệ thống của doanh nghiệp.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra, ấn tượng trong ngày đầu làm việc chính là một trong những lý do để nhân sự quyết định có gắn bó với doanh nghiệp hay không. Do đó, quá trình Onboarding chính là nền móng gắn kết nhân sự và tổ chức.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

3. Lợi ích cho doanh nghiệp khi thực hiện Onboarding là gì?

Việc triển khai được một quy trình Onboarding hiệu quả đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp.

3.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo

Tổ chức dù ít hay nhiều đều tốn một khoản chi phí có thể là trực tiếp hay gián tiếp trong việc đào tạo nhân viên mới. Điều này có nghĩa là, nhân viên mới sau khi nhận được hoạt động Onboarding phù hợp sẽ có cơ hội hòa nhập nhanh hơn, ít phải đào tạo thêm sau đó. Vì vậy, một mô hình hiệu quả sẽ giúp nhân sự khả năng thích ứng nhanh với môi trường, đồng thời rút ngắn khoảng cách trình độ của nhân viên cũ và nhân viên mới.

3.2. Giảm thiểu lo lắng, căng thẳng cho nhân viên

Hầu như khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ thì ai cũng sẽ có những biểu hiện bối rối và lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở nhân viên mới, Onboarding sẽ giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp một cách nhanh hơn, thân thiện hơn.

3.3. Tỷ lệ nghỉ việc giảm thiểu tối đa

Để giảm thiểu con số đáng lo ngại này, quy trình onboarding sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ sâu sắc hơn với tổ chức.

Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước.

3.4. Thu hút nhân sự tài năng

Muốn thu hút nhân tài chất lượng, doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt. Tuy nhiên, việc không có một quy trình hội nhập đúng chuẩn và chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng tới thương hiệu tuyển dụng, từ đó khiến doanh nghiệp khó tuyển dụng hơn.

Ngoài ra, mạng xã hội có thể mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội để tìm kiếm nhân sự cũng như gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu. Thông qua mạng xã hội, nhân viên có thể chia sẻ trải nghiệm tại doanh nghiệp và truyền thông thương hiệu đến nhân tài mới.

3.5. Tăng tính gắn kết giữa nhân sự và đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Bên cạnh vấn đề để giảm tỷ lệ nghĩ việc và thu hút ứng viên, bạn cần quan tâm đến việc đảm bảo thu hút đúng người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn. Tùy vào từng đối tượng sẽ phù hợp với từng môi trường làm việc khác nhau. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp có mục địch, mạnh mẽ và truyền thông nó trong suốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp bạn xác định được những đối tượng phù hợp.

• Thu hẹp khoảng cách về trình độ cũng như mối quan hệ đồng nghiệp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo cho doanh nghiệp.
• Giảm bớt sự ngỡ ngàng, ngại ngùng cho nhân viên mới.
• Tạo ra cầu nối giữa bộ phận tuyển dụng và đào tạo.
• Giúp nhân viên mới xây dựng lộ trình phát triển để họ nắm được cơ hội khi gắn bó với doanh nghiệp.
• Xây dựng văn hóa tương tác và mối quan hệ giữa đồng nghiệp và đồng nghiệp, giữa sếp và đồng nghiệp.
• Giúp các nhân sự hiểu rõ nhau hơn, đồng thời sếp cũng hiểu hơn về nhân viên của mình.

>> Xem thêm: Mô hình ASK là gì? Cách áp dụng ASK trong đánh giá năng lực

4. Xây dựng quy trình Onboarding cho nhân viên mới

Tại mỗi doanh nghiệp, quy trình Onboarding sẽ khác nhau vì môi trường làm việc, tính chất công việc và quy mô tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp. Onboarding là quá trình bắt đầu ngay từ khi doanh nghiệp đã tìm kiếm được ứng viên sáng giá. Đã có nhiều lầm tưởng rằng Onboarding chỉ bắt đầu từ ngày đầu nhận việc. Tuy nhiên, để quá trình Onboarding hiệu quả thì bạn cần thực hiện theo các bước sau:

4.1. Xác định giá trị cốt lõi

Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó qua những câu hỏi sau:

• Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết về công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả?
• Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc?
• Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.
• Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi,…?).
• Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.
• Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.

Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình onboarding trước đây.

Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả, hữu ích.

4.2. Chuẩn bị Pre-Boarding

Pre-Boarding là công đoạn chuẩn bị cơ sở vật chất tốt nhất để sẵn sàng chào đón nhân viên mới. Quy trình này sẽ bao gồm 2 công đoạn chính là:

• Giai đoạn 1: Trước 1 tuần khi nhân viên mới đến nhận việc.
  • Cần chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị thiết yếu bao gồm: đồng phục, máy tính cá nhân, email công ty,…
  • Chuẩn bị các giấy tờ, hợp đồng liên quan: thông tin hồ sơ nhân sự, nội quy, hợp đồng thử việc,…
• Giai đoạn 2: Trước 1 ngày khi nhân viên nhận việc.
  • Hình dung ra những cử chỉ và lời nói nhằm tạo ấn tượng tích cực cho nhân viên mới.
  • Trang bị đầy đủ nội quy, lịch trình nhập môn để nhân sự mới hiểu rõ công việc cần làm.
  • Có thể chuẩn bị 1 món quà nhỏ.

>> Xem thêm: Các mô hình quản lý nhân sự hiệu quả nhất hiện nay

4.3. Ngày đầu tiên làm việc của nhân viên

Ngày đầu tiên đi làm là khoảng thời gian quan trọng nhất để chúng ta gây ấn tượng tích cực với nhân viên mới. Trong ngày này, đôi khi công việc không cần phải quá chú trọng và khắt khe.

Nếu như doanh nghiệp của bạn có nhiều phòng ban, bạn có thể dẫn nhân viên mới dạo quanh 1 vòng qua các phòng ban, giới thiệu bộ phận cấu thành doanh nghiệp. Kết thúc chuyến đi quanh công ty này chính là vị trí mà nhân viên mới sẽ ngồi, đồng thời tiến hành chào hỏi, làm quen các cộng sự trong phòng mình.

Sau đó, bạn có thể giới thiệu về các quy định chung của công ty, cách tính lương thưởng, phụ cấp, KPI, hoặc chuyển phần này cho bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm. Trong quá trình ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên, hãy theo sát nhân viên mới để giúp đỡ họ khi cần thiết, tránh tạo cảm giác hoang mang bị bỏ rơi ở ngày đầu tiên.

Nếu như nhân viên đã được bàn giao mọi đồ đạc, tài khoản để làm việc, hãy giúp nhân viên mới làm quen với chung. Bạn có thể không cần chỉ tay dạy bảo, thế nhưng nên thỉnh thoảng hỏi han để xem nhân viên mới có cần đến sự giúp đỡ của mình không, có mong muốn hay nguyện vọng gì không.

Không khí vui vẻ sẽ tạo ấn tượng cực kỳ tốt trong lòng nhân viên mới. Ngay khi kết thúc buổi làm việc, người quản lý có thể khao một bữa tiệc nho nhỏ để giúp nhân viên trong phòng làm quen với nhau dễ dàng hơn. Nếu được, hãy chụp một tấm ảnh để đăng lên tài khoản của mình hoặc các kênh nội bộ của công ty để giới thiệu nhân viên mới. Đôi khi, lương của công ty không quá cao so với thị trường, nhưng không khí làm việc và tình cảm giữa quản lý với nhân viên sẽ giữ chân nhân viên mới lẫn cũ lâu hơn.

4.4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

Quá trình Onboard sau khi nhân sự mới nhận việc sẽ đóng góp một phần quan trọng vào quyết định gắn bó hay ra đi của nhân viên mới. Một số công việc bạn cần lưu ý ở giai đoạn này là:

• Sắp xếp một mentor phù hợp cùng với 1 lộ trình training bài bản.
• Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới nhận việc, HR nên liên lạc để hỏi han về quá trình làm việc cũng như các vấn đề để chắc chắn rằng nhân viên mới không có bất cứ bất bình nào về công ty, công việc và đồng nghiệp mới.
• Sau 6 tháng, người quản lý trực tiếp cần đánh giá nhân sự mới có thực sự phù hợp để gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp hay không. Nếu nhân viên phải rời đi, quản lý hãy chia sẻ thẳng thắn với họ về lý do để giúp ích cho nhân viên trong công việc sau này.

5. Bí quyết giúp Onboarding hiệu quả

Hiểu được Onboarding là gì, chúng ta sẽ đều biết Onboarding là cả một quá trình, không phải ngày một ngày hai. Không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu nhân viên cũ, nhân viên mới hay những đầu công việc phải làm, các chuyên gia về nhân sự của Paroda sẽ gợi ý một số cách để giúp onboarding hiệu quả hơn.

5.1. Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Đôi khi, nghĩ khác đi, làm khác những điều bình thường sẽ giúp nhân viên mới ấn tượng. Thay vì chỉ đưa nhân viên mới đến giới thiệu trước mặt mọi người, hãy chào đón họ bằng những phương thức đa dạng hơn.

Nếu như cứ ai giới thiệu xong rồi về chỗ người đó quá nhàm chán, có thể chuẩn bị chút đồ ăn, đồ uống hoặc những món quà để mọi người tương tác với nhau dễ dàng hơn. Sau đó, buổi trưa hãy mời tất cả mọi người đi ăn cùng nhau để tăng thêm sự đoàn kết cho doanh nghiệp.

5.2. Đào tạo bài bản

Việc đào tạo nhập môn bài bản cho nhân sự mới mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Giúp các nhân viên hòa nhập môi trường, văn hóa làm việc của công ty.
• Giảm bớt chi phí đào tạo lại về sau.
• Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc.
• Khẳng định quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty.

5.3. Xây dựng kế hoạch tương lai

Mỗi nhân viên mới khi gắn bó với doanh nghiệp đều có nhu cầu muốn biết tương lai của mình sẽ đi về đâu. Trước khi onboarding, doanh nghiệp nên nắm bắt nhu cầu nghiệp của họ, để đưa kế hoạch đào tạo chính xác nhất, bởi không phải ai cũng có thế mạnh giống nhau. Nếu như biết cách phát huy điểm mạnh của từng nhân viên, cho họ thứ họ cần thì năng suất công việc sẽ được đẩy cao đáng kể.

6. Một số lưu ý về quy trình Onboarding là gì?

Onboarding rất dễ mà cũng rất khó nếu nhưng doanh nghiệp không nắm được những lưu ý dưới đây:

• Thời gian kéo dài của Onboarding.
• Những thông tin về doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp.
• Vai trò của bộ phận nhân sự khi Onboarding.
• Mục tiêu đặt cho nhân viên mới.
• Muốn tạo ấn tượng như thế nào cho nhân viên mới.

7. Giải pháp xây dựng Onboaring hiệu quả với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paroda HRM

Onboarding là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Tại các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự số lượng lớn, các HR sẽ mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong quy trình tuyển dụng cũng như tiếp nhận nhân sự.

Thấu hiểu điều này, Paroda mang đến bạn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thuộc Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện – Paroda HRM giúp bạn quản lý đồng bộ, tập trung nhiều hồ sơ ứng viên một cách tiện lợi, chuyên nghiệp như:

Giải pháp xây dựng onboarding với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự:

• Cập nhật thông tin tiếp nhận: Khi tiếp nhận nhân viên mới, người quản lý có thể lưu trữ các thủ tục giấy tờ tiếp nhận đã nộp (sơ yếu lý lịch, ảnh, bằng cấp…).
• Cập nhật thông tin học vấn: Cho phép người lao động và người quản lý cập nhật quá trình đào tạo, học tập của người lao động.
• Tạo hợp đồng nhân sự: Từ hồ sơ nhân sự, cán bộ quản lý có thể tạo nhanh hợp đồng lao động.
• Cập nhật lịch sử công việc: Khi một người lao động thay đổi vị trí, phòng ban, chức vụ… người quản lý có thể cập nhật để lưu lại toàn bộ lịch sử quá trình công tác.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ: Cho phép người quản lý có thể chuyển hồ sơ nhân sự sang trạng thái nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương …

Với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác. Từ đó, giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã có thêm thông tin về Onboarding là gì, cũng như những lợi ích và quy trình Onboarding cơ bản. Nếu như các bạn muốn tìm hiểu thêm về kiến thức doanh nghiệp và mảng nhân sự, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của Paroda.

Có thể nói, Onboarding không quá quan trọng, quan trọng là thực hiện Onboarding như nào để nhân viên mới, nhân viên cũ, người quản lý cảm thấy hài lòng và gắn bó với nhau hơn. Nhân sự chính là yếu tố cốt lõi để phát triển một doanh nghiệp. Vì vậy mà chúng ta cần đầu tư cho nhân sự, cũng chính là đầu tư cho tương lai của công ty.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, tự động
• Top 13 phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất
• Phần mềm nhân sự online – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử