Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Hiểu được truyền thông nội bộ là gì giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết các nhân viên trong tổ chức một cách hiệu quả. Vậy, truyền thông nội bộ là gì? Bài viết dưới đây, Paroda sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích giúp bạn đưa ra câu trả lời chính xác nhất.

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động cung cấp các nội dung và thông điệp cần thiết đến các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp vào đúng thời điểm. Đây là kênh truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau và giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Networking là gì? Rèn luyện kỹ năng Networking như thế nào?

2. Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

Có 4 sự nhầm lẫn về nhận định giữa truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự:

2.1. Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

2.2. Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.

2.3. Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ

Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…

Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.

2.4. Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên

Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều

3. Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là một hoạt động không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Bởi nó giúp doanh nghiệp:

3.1. Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.

Nhà lãnh đạo cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp.

Những bản tin nội bộ có thể được phát hành hàng tháng để nhân viên cũng như các đối tượng khách hàng hay đối tác có thể làm được dưới mọi hình thức của bản tin điện tử. Thông qua các bản tin nội bộ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập những kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp nhất.

Khi đọc bản tin nội bộ của một doanh nghiệp, khách hàng sẽ thấy được mọi vấn đề trong văn hóa của doanh nghiệp đó như thế nào. Chính vì vậy, việc tạo dựng và duy trì hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng cần được quan tâm.

3.2. Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Theo nghiên cứu của Harvard Bussiness Review, 90% nhân viên nhân viên có mục tiêu được xác định rõ ràng cho rằng họ sẽ quyết định gắn kết với doanh nghiệp. Truyền thông có thể giúp doanh nghiệp truyền tải tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và mục tiêu đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng nhất. Thông qua những thông điệp tích cực, thông tin chính thống, phương thức này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn đúng đắn hơn về hướng đi của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, truyền thông cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách chia sẻ thông tin, câu chuyện doanh nghiệp và truyền đạt những giá trị, văn hóa của tổ chức, chiến lược truyền thông có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết.

3.3. Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều

Các thông tin khi được truyền thông trong nội bộ đúng cách sẽ đảm bảo rằng mọi thông tin được truyền tải một cách minh bạch và đa chiều. Nhân viên có quyền biết về các tin tức, sự kiện, chính sách và quyết định quan trọng trong tổ chức. Điều này tạo ra một môi trường làm việc công bằng, tránh sự đồn đoán và lờ mờ thông tin. Không những vậy, việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cũng giúp xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm giữa nhân viên và lãnh đạo.

3.4. Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Sự thống nhất trong nội bộ là yếu tố cốt lõi để làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh chưa hẳn là toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ với nhau giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với lãnh đạo và ngược lại.

Doanh nghiệp cần cho nhân viên của mình thấy được mục tiêu chính là sợi dây gắn kết, để tất cả cùng thấy có lợi và nghĩ đến cái chung. Và điều kiện để tạo nên sự đoàn kết này chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ. Có thể nói sức mạnh tập thể của doanh nghiệp được tạo nên từ truyền thông nội bộ.

3.5. Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên

Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.

Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đẹp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.

>> Xem thêm: 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader

4. Cách xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả

Để doanh nghiệp có một quy trình truyền thông nội bộ thành công, các phòng ban cần đưa ra một quy trình để có thể xác định đối tượng, cách thức truyền đạt các thông tin đến đúng đối tượng nhân sự. Một quy trình truyền thông bao gồm các bước sau:

– Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

– Bước 2: Xác định đối tượng – Truyền thông gì? Nhắm tới ai?

Sau khi đã có đánh giá về thực trạng, bước tiếp theo là xác định đối tượng truyền thông. Điều này đòi hỏi hiểu rõ những thông tin cần được chuyển đạt và những người mà thông tin này đáp ứng. Cần xác định ai là những người cần biết thông tin, những người có mối liên hệ mật thiết với nhân sự và những người có khả năng kết nối toàn bộ nhân viên.

Trong giai đoạn này, người thực hiện truyền thông nội bộ có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Phân loại nhân viên theo từng đối tượng, ví dụ: nhân viên cấp quản lý, nhân viên cấp nhân viên, nhân viên mới, nhân viên trong một phòng ban cụ thể,…
• Điều tra và nghiên cứu về nhu cầu truyền thông của từng đối tượng.
• Xác định các kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận và tương tác với từng đối tượng.
• Qua bước này, người thực hiện truyền thông nội bộ sẽ có một danh sách rõ ràng về đối tượng mục tiêu và các yêu cầu cụ thể của từng đối tượng.

– Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Việc xác định mục tiêu và xây dựng thông điệp là cốt lõi của quy trình truyền thông nội bộ. Mục tiêu cần được đặt ra một cách rõ ràng, đặc biệt là về nhân sự của doanh nghiệp. Cần định rõ những gì nhân viên cần hiểu và hành động như thế nào. Thông điệp truyền tải phải phù hợp với mục tiêu và đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên.

– Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Sau khi đã thiết lập mục tiêu và xây dựng thông điệp, bước tiếp theo là xác định chiến lược phù hợp. Chiến lược truyền thông nội bộ là kế hoạch tổng thể để truyền tải thông điệp và tương tác với đối tượng truyền thông một cách hiệu quả.

Đồng thời, Bước này đảm bảo rằng truyền thông nội bộ được thực hiện theo một kế hoạch có cấu trúc và đạt hiệu quả cao. Với cụ thể cách thức thực hiện bao gồm:

• Xác định các kênh truyền thông phù hợp, ví dụ: email, tin tức nội bộ, internet, cuộc họp, buổi gặp gỡ,…
• Xác định thời điểm và tần suất truyền thông.
• Lựa chọn phương pháp và công cụ truyền thông phù hợp, ví dụ: bài viết, video, thảo luận nhóm, trò chơi,…
• Định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong quá trình truyền thông nội bộ.

– Bước 5: Triển khai kế hoạch

Bước tiếp theo là triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Trong giai đoạn này, hoạt động truyền thông được thực hiện theo các hoạt động và lịch trình đã xác định trong bước trước đó. Nên triển khai theo một kế hoạch đã lên bao gồm các bước:

• Chuẩn bị tài liệu và nội dung truyền thông, ví dụ: viết bài viết, tạo video, chuẩn bị tài liệu cuộc họp, v…v…
• Xây dựng lịch trình và thực hiện các hoạt động truyền thông theo kế hoạch đã định.
• Sử dụng các kênh truyền thông đã chọn để truyền tải thông điệp và tương tác với đối tượng truyền thông.
• Đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ.

– Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ

Để đánh giá hiệu quả của hoạt động truyền thông và cung cấp thông tin để cải thiện và điều chỉnh quy trình truyền thông nội bộ trong tương lai. Tiến hành đo lường và đánh giá theo các mục như:

• Đo lường mức độ tham gia của nhân viên, sự hiểu biết và ý kiến đối với truyền thông nội bộ.
• Đánh giá đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ và độ hiệu quả của các hoạt động truyền thông.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để đánh giá sự hài lòng và cải thiện trong tương lai.

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

5. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Trong một doanh nghiệp, ai sẽ nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ? Phòng PR, phòng nhân sự hay cần lập hẳn một bộ phận truyền thông nội bộ? Đây là một trong những câu hỏi khiến nhiều người thắc mắc bởi mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có những công việc đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.

Phòng PR có chuyên môn về truyền thông cũng như biết cách làm sao để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, phòng nhân sự lại là bộ phận trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Họ nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên. Vậy cuối cùng trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về ai?

Rất may là đã có câu trả lời cho sự tranh cãi này. Theo như tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trong số 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại đã trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần trong công tác quản lý và chiến dịch nhân sự.

Xét cho cùng, điều này cũng đúng thôi, vì công tác quản lý nhân sự chính là lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai có xuất phát từ ngành này, đôi khi lại cảm thấy rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự cũng như hành động trong tổ chức.

Tóm lại, để công tác truyền thông nội bộ có thể đạt hiệu quả nhất, cho dù có chọn cách nào đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng nên chọn ra một nhân viên có kinh nghiệm hoặc chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần liên quan đến nhân sự, phải hiểu rõ các vấn đề đang có trong nội bộ công ty và đặc biệt cần phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để từ đó doanh nghiệp có thể tiếp thu những đóng góp của họ vào quá trình ra quyết định ngay từ đầu.

6. Các kỹ năng cần thiết của người làm truyền thông nội bộ

Người làm truyền thông nội bộ không phải người đấu tranh vì quyền lợi của nhân viên, họ là người kết nối giúp các thành viên được gần nhau hơn. Cùng Paroda điểm danh các kỹ năng cần có để trở thành một người làm truyền thông nội bộ nhé!

6.1. Biết xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên

Khi biết lắng nghe, bạn sẽ dễ dàng hiểu rõ những mong muốn, nguyện vọng của các thành viên. Từ đó, đưa ra các kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả.

Là một người làm truyền thông nội bộ, bạn sẽ có “đặc quyền” kết nối mọi người lại với nhau. Vì thế, hãy mạnh dạn trở thành “cầu nối” kéo gần khoảng cách của các thành viên, gia tăng sức mạnh của tập thể.

6.2. Lập kế hoạch/ lên chiến lược

Người làm truyền thông nội bộ phải chịu trách nhiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ. Việc lập kế hoạch giúp bạn xác định những việc cần phải làm, tránh trường hợp “không biết làm gì”, khiến các hoạt động truyền thông nội bộ không mang lại hiệu quả.

6.3. Sáng tạo

Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ cung cấp thông điệp đến mọi người, tổ chức các hoạt động, sự kiện, kỷ niệm vì thế làm truyền thông nội bộ cần phải luôn sáng tạo, có nhiều ý tưởng mới để có thể thu hút sự quan tâm chú ý của các thành viên trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần có các kỹ năng khác như: thuyết trình, phân tích tình huống, giải quyết vấn đề, thành thạo tin học văn phòng…

>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự

7. Phần mềm Paroda – Kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ đóng vai trò lớn vào quá trình xây dựng, phát triển và khẳng định giá trị thương hiệu của doanh nghiệp. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, Paroda mang đến giải pháp quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện gồm bộ công cụ số hóa cung cấp các công cụ truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, mạng nội bộ giao tiếp để thúc đẩy, phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết và truyền cảm hứng cho nhân viên.

Phân hệ Paroda Workplace, cho phép doanh nghiệp xây dựng các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả và chuyên nghiệp:

• Quản lý thông báo

Với Paroda, các thông báo quan trọng được truyền đạt tới nhân viên một cách nhanh nhất, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả. Phần mềm sẽ lưu trữ và phân loại thông báo dưới dạng: Duyệt đơn từ, Công việc, Thông báo chung để người dùng tìm kiếm dễ dàng.

Ngoài ra, ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý doanh nghiệp Paroda so với các phần mềm quản trị độc lập khác là chức năng đóng khóa tài khoản khi nhân sự nghỉ việc, hệ thống tự động đóng tài khoản của nhân sự đó, tránh việc nhân sự nghỉ rồi mà vẫn ở trong nội bộ công ty. Bên cạnh đó, là nhân viên có thể tự xem được các thông tin cá nhân như: Hồ sơ, bảng chấm công, bảng lương,… bất kể lúc nào mà không cần làm phiền HR.

• Quản lý thảo luận

Người dùng có thể tạo Nhóm làm việc theo phòng ban hoặc theo công việc ngay trên hệ thống. Những người tham gia vào Nhóm có thể trao đổi, thảo luận công việc ngay trong phần bình luận. Đặc biệt là chỉ những người trong Nhóm mới có thể xem được thông tin, bình luận và các tài liệu đi kèm của nhóm.

>> Xem thêm: Digital Workplace là gì? Các bước xây dựng văn phòng số cho doanh nghiệp

8. Kết luận: Truyền thông nội bộ là linh hồn của doanh nghiệp

Giao tiếp có lẽ là hành động mạnh mẽ nhất mà chúng ta thực hiện mỗi ngày: tại nơi làm việc và trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Là những người giao tiếp nội bộ, có thể cảm thấy quá sức khi xem xét có bao nhiêu hình thức khác nhau có thể thực hiện.

Nếu ví một tổ chức/ doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân lực chính là thể chất, tinh anh, còn truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn.

Đã đến lúc những người lạnh đạo thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế, đẩy mạnh sự quan tâm hơn nữa tới những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại, có như vậy mới phát triển và cạnh tranh được trong môi trường như ngày nay.

Đăng ký dùng thử