Quản lý tiền lương là gì? Các bước tối ưu quy trình quản lý tiền lương

Để sử dụng hiệu quả sức lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy, tăng thu nhập cho công ty và quản lý người lao động thì buộc doanh nghiệp phải quản lý tiền lương. Nhà quản lý cần phải am hiểu đặc điểm về lao động tiền lương và quản lý ra sao để đạt hiệu quả. Để làm tốt điều đó, hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quản lý tiền lương là gì?

Đầu tiên, chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm tiền lương trước để có cái nhìn tổng quát về khoản chi này nhé. Tiền lương không đơn thuần là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả công cho người lao động, mà yếu tố này còn sở hữu nhiều vai trò quan trọng khác:

• Nguồn thu nhập chính của người lao động
• Khoản chi phí hợp thành giá trị sản phẩm, quyết định giá bán thành phẩm đến tay khách hàng
• Cơ sở quan trọng để người lao động cân nhắc khi quyết định ứng tuyển, hay gắn kết cùng tổ chức.

Có thể nói, tiền lương có vai trò quan trọng với cả người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm lương cơ bản, thưởng doanh số, tiền tăng ca…

Quản lý tiền lương đó là một khâu trong quản trị nhân sự, việc chi trả một mức lương phù hợp giúp cho người lao động có tinh thần trách nhiệm hơn, hăng say và chăm chỉ làm việc hơn. Từ đó, người lao động có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, tăng sự gắn kết lâu dài giữa người lao động và công ty.

Tiền lương cũng được phân chia làm nhiều loại như:

• Tiền lương cấp bậc: Đây là tiền lương căn cứ vào cấp bậc của người lao động trong công ty để chi trả. Mỗi cấp bậc sẽ có một mức lương khác nhau, nhưng cấp bậc càng cao thì mức lương càng cao. Thông thường trong công ty sẽ có các cấp bậc từ thấp lên cao như: nhân viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc,…
• Hệ số tiền lương cấp bậc: Doanh nghiệp sử dụng hệ số này để phân chia lương cấp bậc một cách công bằng giúp giải quyết các vấn đề tranh chấp có thể phát sinh.
• Mức lương: Là lượng tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một thời gian (giờ, ngày, tháng…) đã ký kết, nó phù hợp với các cấp bậc của người lao động trong thang lương.
• Thang lương: Được sử dụng để đánh giá tỷ lệ lương giữa các cấp bậc, mỗi bậc trong thang lương có hệ số khác nhau so với lương cơ bản.
• Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: Những quy định kỹ năng làm việc mà công ty đề ra. Mỗi cấp bậc sẽ có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng và người thuộc cấp bậc đó phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đó để làm việc.

>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách triển khai hệ thống lương 3P chính xác cho doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của công tác quản lý lương của nhân viên

Quản lý lương nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự của mọi doanh nghiệp, góp phần mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể như:

• Thu hút và giữ chân nhân tài
• Đảm bảo chính sách đãi ngộ công bằng, bình đẳng với toàn thể nhân viên
• Thúc đẩy năng suất và nâng cao chất lượng lao động
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ gắn bó giữa doanh nghiệp với nhân viên
• Ổn định nguồn nhân lực, tạo cơ sở nền tảng bền vững để doanh nghiệp phát triển lớn mạnh

Đặc biệt, công tác quản lý tiền lương có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của doanh nghiệp bởi nó quyết định mức độ đóng góp và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên.

Nếu nhân sự cảm thấy mức lương mà mình nhận được không phù hợp với năng lực và trình độ của bản thân, họ sẽ có xu hướng giảm hiệu suất làm việc, thể hiện thái độ bất bình, không hợp tác hoặc thậm chí rời bỏ tổ chức để tìm kiếm những cơ hội tốt hơn.

Bởi vậy, nếu quy trình quản lý lương nhân viên không được tiến hành một cách bài bản, chặt chẽ thì rất có thể sẽ trở thành rào cản cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

3. 3 cách quản lý tiền lương hiệu quả

Sau khi đã thu thập những thông tin về chức danh, hiệu suất cũng như thời gian làm việc của nhân viên, bạn có thể xây dựng và chạy hệ thống bảng lương bằng một trong những cách sau đây:

3.1. Biên chế bằng tay

Đối với quan điểm của nhiều doanh nghiệp, tiến hành chạy hệ thống bảng lương bằng tay là cách tốt nhất để quản lý tiền lương. Tuy nhiên, việc phải tính ra số tiền thuế phải khấu trừ và gửi thuế cho các cơ quan nhà nước đúng hạn rất phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Đồng thời, phương pháp này cũng thường khiến hồ sơ tài chính của doanh nghiệp dễ bị mắc lỗi.

3.2. Thuê ngoài

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc thuê ngoài khi tính tiền lương là tiết kiệm thời gian. Mặc dù vậy, phương pháp này tốn rất nhiều chi phí cũng như khiến doanh nghiệp khó kiểm soát.

3.3. Sử dụng phần mềm tính lương

Ngày nay, phần mềm tính lương được rất nhiều doanh nghiệp ưu chuộng bởi hàng loạt các ưu điểm như:

• Chi phí thấp hơn so với thuê ngoài.
• Hạn chế tối đa những sai sót.
• Tiết kiệm thời gian, công sức cho các doanh nghiệp.
• Chuyên nghiệp hóa quy trình tính lương.
• Giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương hiệu quả.
• Thông tin rõ ràng, tạo sự minh bạch giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Với sự đa dạng, phong phú, không quá khó khăn để doanh nghiệp chọn được phần mềm tính lương. Tuy nhiên, mỗi phần mềm sẽ có giao diện cũng như đặc điểm nổi bật riêng. Do đó, bạn hãy sử dụng thử phiên bản miễn phí của các phần mềm trước khi đưa ra lựa chọn.

>> Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp

4. Các cách tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương

4.1. Thực hiện trả lương tự động

Tính lương theo phương pháp thủ công là một sự tiêu tốn thời gian và công sức đối với bộ phận nhân sự. Hơn thế nữa, nó có nguy cơ sai sót cao do các mục nhập và tính toán sai.

Đó là lý do vì sao cần đến các phần mềm tính lương tự động. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong việc quản lý vấn đề tiền lương. Việc thực hiện trả lương tự động vừa đảm bảo độ bảo mật lại vừa chính xác trong tất cả các tính toán.

Nhân viên của công ty cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến. Chính vì vậy, tự động hóa quá trình quản lý vấn đề tiền lương thật sự mang lại lợi ích cho cả hai bên.

4.2. Hợp nhất thời gian thanh toán lương

Hợp nhất thời gian thanh toán lương là một thách thức khi nhân viên trong doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau, bao gồm nhân viên cố định, thực tập sinh, nhân viên thời vụ hoặc làm việc theo ca. Điều này dẫn đến việc có nhiều lịch trình trả lương khác nhau cho từng nhóm nhân sự, tăng khả năng xuất hiện lỗi trùng lặp trong quản lý vấn đề tiền lương.

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo xử lý bảng lương đúng cách, quyết định hợp nhất thời gian thanh toán lương là quan trọng. Bạn cần chọn một khoảng thời gian cụ thể và trả lương cho tất cả nhân viên theo cùng một lịch trình.

4.3. Xây dựng chính sách lương minh bạch

Việc quản lý nhân sự tiền lương sẽ gặp vô vàn những vấn đề như: phân loại sai nhân viên, thanh toán thừa hoặc thiếu khoản thuế… Vì vậy, bạn cần một chính sách lương minh bạch, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên trong công ty, kể cả nhân viên hiện tại và ứng viên tương lai.

4.4. Nhận góp ý từ nhân viên

Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp là thu thập ý kiến từ phía nhân viên. Phản hồi từ họ có thể giúp doanh nghiệp phát hiện ra những vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận biết và điều chỉnh kịp thời mọi vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Việc này cũng giúp hạn chế những xung đột có thể dẫn đến mất nguồn nhân lực.

>> Xem thêm: Payroll là gì? Cách xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Lưu ý để quản lý tiền lương hiệu quả và chính xác

5.1. Cập nhật các quy định liên quan đến tiền lương

Chính sách quy định về tiền lương luôn có sự thay đổi. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm bắt, cập nhật thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên của mình. Các quy định về tiền lương nếu không được cập nhật sẽ khiến nhân viên thiếu niềm tin vào doanh nghiệp, giảm năng suất hiệu quả công việc và rời bỏ công ty.

5.2. Quản lý thông tin nhân sự khoa học

Quản lý thông tin nhân sự trong một doanh nghiệp có thể đối mặt với quy mô lớn, từ hàng nghìn đến trăm nghìn người. Vì vậy, việc áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự và thông tin nhân sự một cách khoa học là quan trọng. Điều này sẽ đóng góp đáng kể để làm cho quá trình quản lý diễn ra một cách thuận lợi hơn.

5.5. Kết nối chặt chẽ với quá trình chấm công

Lương của nhân viên đương nhiên sẽ được tính dựa trên những ngày họ đi làm. Vì thế, khi tính toán lương thưởng cần phải bám sát bảng chấm công để tính lương đúng và đủ cho người lao động. Việc tính lương đúng theo chấm công sẽ tạo được lòng tin của nhân viên, doanh nghiệp sẽ gây dựng được nguồn nhân lực bền vững hơn.

5.6. Báo cáo và khai báo thuế trực tuyến

Ngày nay, việc khai báo và nộp thuế có thể thực hiện một cách thuận tiện thông qua nền tảng trực tuyến. Hãy tận dụng ưu điểm này để thực hiện quy trình khai báo thuế một cách đầy đủ và chính xác qua internet. Điều này giúp bạn tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian và giảm thiểu chi phí phát sinh. Khai báo thuế trực tuyến cũng đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm rủi ro sai sót.

5.7. Hạn chế tranh chấp

Bạn hãy luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp, phản hồi từ người lao động để từ đó có những phương án giải quyết hợp lý, tránh tranh chấp xảy ra. Chủ doanh nghiệp cần thương lượng và đưa ra những hợp đồng hoà giải để hạn chế tình trạng tranh chấp, bãi công, nghỉ việc tập thể. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt người lao động và sự uy tín với các đối tác.

6. Tự động hóa công tác quản lý tiền lương nhân sự Paroda Payroll

Paroda Payroll là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa công tác tiền lương nhân sự hiệu quả. Với Paroda Payroll, mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được tự động hóa, tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn lực.

Với Paroda, doanh nghiệp được trang bị một bộ công cụ chuyên sâu giúp giải quyết mọi thách thức trong quản lý lương nhân viên, bao gồm:

• Xây dựng bảng lương linh hoạt theo cơ chế lương của doanh nghiệp, hỗ trợ việc thiết lập nhiều cơ chế lương phù hợp với từng phòng ban
• Hệ thống tự động tính toán lương dựa trên 3 nguồn dữ liệu: Dữ liệu bên trong hệ thống (Lương cơ bản, phụ cấp, bảng chấm công,…), import dữ liệu từ bên ngoài hệ thống, các hàm, công thức được cài đặt tương tự Excel
• Tự động tính toán bảng lương và đồng bộ hóa với dữ liệu hồ sơ nhân sự
• Nhân viên có thể tự theo dõi bảng lương trên phần mềm, đảm bảo tính minh bạch của thông tin
• Hệ thống quản lý tiền lương linh hoạt có khả năng thích ứng với các thay đổi liên tục trong chính sách lương thưởng của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự online – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

7. Tổng kết

Quản lý tiền lương là một công việc vô cùng phức tạp nhưng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Vì thế, tùy theo tình hình hiện tại, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp.

Ngay hôm nay, hãy đăng ký và dùng thử phần mềm Paroda để trải nghiệm những ưu điểm tuyệt vời trong việc quản lý nhân sự và tiền lương.

Đăng ký dùng thử