Bảng mô tả công việc là gì? Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bảng mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức. Trong bài viết sau đây, Paroda sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn form và mẫu bảng mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất.

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc (Job Description – JD) là tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu thiết yếu, các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có. Ngoài ra, bảng mô tả chi tiết công việc còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi định hướng được con đường phát triển sự nghiệp.

Việc xây dựng một bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn không những giúp doanh nghiệp xác định đúng chân dung ứng viên đang tìm kiếm mà còn loại bớt các ứng viên chưa đủ tiêu chuẩn. Trong doanh nghiệp, bảng mô tả này còn giúp nhà quản lý có cơ sở đặt ra chỉ tiêu thành tích (KPI) cho nhân viên.

>> Xem thêm: 10 phương pháp đánh giá nhân sự hiệu quả nhà quản lý nên biết

2. Vai trò của bảng mô tả công việc

Mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Thông qua tài liệu, các vị trí trong tổ chức trở nên rõ ràng, tránh sự chồng chéo các nhiệm vụ. Bên cạnh đó, bản thân nhân viên nắm bắt được các trách nhiệm mình cần thực hiện. Từ đó tạo sự thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc sử dụng người lao động.

Với tuyển dụng, bảng mô tả công việc là công cụ giao tiếp ban đầu giữa ứng viên và người tuyển. Qua bảng mô tả, ứng viên đánh giá được sự phù hợp với mục tiêu cá nhân trước khi ứng tuyển. Nhà tuyển dụng tìm và tuyển đúng người mà doanh nghiệp cần. Sau đó HR, nhà quản lý dễ dàng hướng dẫn và bàn giao công việc cho người mới chính xác, hiệu quả.

Trong quản trị doanh nghiệp, bảng mô tả giúp đánh giá nhân viên một cách chính xác. Từ việc đo lường khả năng hoàn thành, mức độ lỗi cho tới những điểm cần cải thiện. Hơn nữa, bảng mô tả công việc tạo sự nhất quán trong quản lý. Qua đó giảm thiểu turnover rate hay tái tuyển dụng nhiều lần do không đúng người đúng việc.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, tự động

3. Những nội dung cần có trong bảng mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng bảng mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bảng mô tả công việc cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin chung về công việc: Thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc cũng như các mối quan hệ cấp trên, cấp dưới.
• Mục đích công việc: Yêu cầu về nhiệm vụ, kết quả cần đạt được của vị trí và trả lời cho các câu hỏi: Bạn cần làm gì? Kết quả đạt được là gì?
• Các nhiệm vụ chính yếu: Đây là phần đề cập đến những tác vụ cụ thể và các nhiệm vụ mà người làm việc phải thực hiện để hoàn thành mục đích công việc.
• Quyền hạn công việc: Các quyền hạn của người lao động trong suốt quá trình làm việc.
• Điều kiện làm việc: Là bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường làm việc hay phương tiện đi lại.
• Tiêu chuẩn công việc: Là các tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động để đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,…)

>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự online: Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Cấu trúc của bảng mô tả công việc

Cấu trúc của bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn phải có đầy đủ 6 yếu tố sau:

4.1. Tiêu đề

Một số tiêu chuẩn cơ bản khi tạo tiêu đề cho bảng mô tả công việc:

• Thể hiện vai trò của vị trí ứng tuyển một cách rõ ràng, dễ hình dung.
• Tiêu đề ngắn gọn.
• Tiêu đề có từ khóa được tối ưu trên công cụ tìm kiếm để tăng khả năng tiếp cận.

4.2. Vai trò của vị trí công việc

Đây là phần nội dung giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và vị trí cần tuyển. Vì thế, bạn phải đảm bảo:

• Có tên công ty.
• Giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm, thị trường, môi trường làm việc.
• Mục tiêu của vị trí đang tuyển dụng.
• Một, hai điểm chính mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở ứng viên, thường nhắc về tính cách, kỹ năng đặc biệt.

4.3. Nhiệm vụ

Đây là phần rất quan trọng để ứng viên có thể xem bản thân đáp ứng được bao nhiêu % so với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nhờ vào mục này, các nhà tuyển dụng cũng có thể đỡ mất nhiều thời gian trong việc sàng lọc hồ sơ phù hợp. Do đó, nhiệm vụ, công việc phải được thông đến ứng viên chi tiết, chuẩn xác.

Khi lập bảng mô tả công việc, ở mục nhiệm vụ chính, doanh nghiệp cần phải liệt kê đầy đủ các thông tin như sau:

• Liệt kê ngắn gọn những nhiệm vụ mà ứng viên đảm nhận.
• Giao các công việc và nhiệm vụ theo đơn vị của từng ngày, tuần hay tháng để ứng viên có thể đo lường, xem xét và cân nhắc…

4.4. Yêu cầu công việc

Phần yêu cầu của bảng mô tả sẽ giúp ứng viên có một cái nhìn tổng thể về việc bản thân có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không. Nội dung của phần này có thể là yêu cầu về số năm kinh nghiệm làm việc, những kỹ năng chuyên môn cần có, giới tính, độ tuổi, chiều cao, cân nặng… của ứng viên.

4.5. Quyền lợi của nhân viên

Đây là nội dung để nhà tuyển dụng thuyết phục ứng viên gia nhập tổ chức sau khi họ nhận thấy sự phù hợp từ phần nhiệm vụ và yêu cầu.

• Lương, thưởng và chế độ đãi ngộ dành cho vị trí.
• Các phúc lợi đi kèm.
• Thời gian làm việc, môi trường văn phòng.
• Cơ hội khác về thăng tiến, rèn luyện, phát triển.

4.6. Quy trình tuyển dụng

Sau khi trình bày đủ thông tin về công việc, bạn cần nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang tuyển:

• Nêu rõ từng bước hoặc từng vòng xét tuyển.
• Hình thức phỏng vấn như thế nào?
• Địa chỉ, thời gian tổ chức phỏng vấn.
• Thông tin liên lạc.

Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp khác nhau mà bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các chi tiết trong cấu trúc của bảng mô tả chi tiết công việc phía trên.

>> Xem thêm: Mô hình ASK là gì? Cách áp dụng ASK trong đánh giá năng lực

5. Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc

Để xây dựng được bảng mô tả công việc đạt chuẩn, bạn cần chú ý đảm bảo những nguyên tắc sau:

5.1. Người viết phải là quản lý bộ phận

Người viết phải là quản lý bộ phận vì đây là người thực sự hiểu được ứng viên cần phải đáp có những kỹ năng gì để có thể ứng tuyển vào vị trí công việc. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cũng có thể hỗ trợ bằng cách đưa ra hướng dẫn về cách xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết.

5.2. Cần tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát

Biết cân bằng giữa chi tiết và khái quát cũng là một yếu tố rất quan trọng khi xây dựng bảng mô tả. Để làm được điều này, bạn hãy xác định những đầu việc chính để đạt được mục tiêu công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh đề cập đến những chi tiết quá nhỏ nhặt vì điều này sẽ khiến bản mô tả trở nên dài dòng, lan man.

5.3. Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu

• Ưu tiên sử dụng các động từ chỉ hành động.
• Định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ như “có thể”, “định kỳ”, “thỉnh thoảng”.
• Tránh lối diễn giải mơ hồ, chung chung.

5.4. Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc

Khi lập một bản mô tả, bên cạnh việc liệt kê ra những nhiệm vụ ứng viên cần phải làm thì bạn còn phải viết ra các kết quả cần đạt được trong công việc. Một số phương pháp đo lường hiệu quả công việc mà bạn có thể áp dụng là:

• Chỉ số đo lường hiệu suất KPI: Đây là phương pháp đo lường hiệu quả công việc ở nhiều cấp độ khác nhau như phòng ban, cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp.
• Phương pháp xếp hạng danh mục: Đây là phương pháp đòi hỏi quản lý cấp trên hay phòng Nhân sự phải tạo danh mục các câu hỏi đánh giá hiệu quả công việc cho từng vị trí.
• Phương pháp thang đo dựa trên hành vi: Đây là phương pháp đánh giá mức độ thực hiện công việc theo các cấp độ.

>> Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

6. Lời khuyên để viết một bảng mô tả công việc hấp dẫn

Dựa vào cấu trúc sẵn có, sau đây là 6 lời khuyên dành cho bạn khi viết bảng mô tả công việc để bạn có thể viết chúng ngay.

6.1. Tạo một hình dung rõ ràng

Trước khi viết tin đăng tuyển, bạn hãy thử hình dung về ứng viên tiềm năng. Bạn phải xác định được ứng viên cần có trình độ chuyên môn như thế nào và sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những công việc gì… Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức 1 buổi Initial Interview online trước khi phỏng vấn trực tiếp để rút gọn được danh sách ứng viên.

6.2. Không nên quá chính xác

Trừ khi là một vị trí quan trọng, có đòi hỏi những kỹ năng kết tinh ở mức độ cao thì mới cần tới sự chính xác cao, còn nếu như không thì những yêu cầu bạn đưa ra trong đơn tuyển dụng chỉ nên ở một mức tương đối mà thôi, và có thể thương lượng được.

Bởi vì rất có thể bạn sẽ bỏ qua một nhân tài chỉ vì tại thời điểm phỏng vấn họ vẫn chưa có được kỹ năng nào đó mà bạn mong muốn. Hãy tương đối để cho ứng viên có cơ hội được học tập và phát huy khả năng từ từ.

6.3. Tối ưu từ khóa cho các công cụ tìm kiếm

Nếu tin tuyển dụng không được tối ưu trên các công cụ tìm kiếm từ khóa thì có thể bạn đang đánh mất một kênh tìm kiếm các ứng viên tiềm năng. Bên cạnh đó, từ khóa của tin tuyển dụng nên là một từ cụ thể và càng khái quát càng tốt. Việc tối ưu từ khóa sẽ giúp bài viết tuyển dụng của bạn không bị lu mờ giữa hàng ngàn tin tuyển dụng khác trên các công cụ tìm kiếm.

6.4. Hãy sử dụng checklist

Nếu muốn cho bảng mô tả công việc được trình bày sạch đẹp thì bạn nên gạch nhỏ từng ý, gạch đầu dòng để giúp cho người độc muốn nhìn được bảng mô tả công việc của bạn.

Chắc chắn bạn không thiếu bất cứ phần quan trọng nào trong bảng mô tả công việc, vậy thì hãy sử dụng những checklist sau đây:

• Thông tin về vị trí làm việc.
• Thông tin công ty.
• Kỹ năng và yêu cầu.
• Địa điểm làm việc.
• Khoảng lương và các lợi ích.
• Chi tiết liên hệ.

6.5. Tham khảo một số mẫu bảng mô tả công việc

Tin tuyển dụng là sự tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Vì vậy, bạn đừng để ứng viên mất niềm tin ngay từ cái nhìn đầu tiên. Bạn có thể tham khảo các mẫu trên mạng để cải thiện bảng mô tả chi tiết công việc của mình tốt hơn.

6.6. Cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa tin tuyển dụng

Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì vậy, bạn hãy sử dụng các phần mềm hỗ trợ để cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa bảng mô tả chi tiết công việc của công ty.

>> Xem thêm: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC và ứng dụng DISC vào quản trị doanh nghiệp

7. Một số sai lầm thường gặp khi viết bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong bất cứ quy trình tuyển dụng. Dù đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết nhưng đã có không ít doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc dẫn đến hiệu quả không cao. Một vài sai lầm thường gặp trong quá trình lập bảng mô tả công việc doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chức danh khó hiểu, không chuẩn hóa: Chức danh không rõ ràng, mơ hồ khiến cho các ứng viên không thể hình dung được công việc cụ thể.
• Mô tả công việc không giống với thực tế: Mỗi công việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mô tả sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của công việc. Điều này có thể dẫn đến vấn đề thiếu chính xác khi thanh toán lương. Trong quá trình soạn thảo bảng mô tả, bạn cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện.
• Mô tả quá dài dòng và chi tiết, rườm rà hoặc dư thừa: Nhiều người đưa rất nhiều những thông tin vào bản mô tả như nội quy làm việc, quy định, các cam kết. Điều này sẽ làm sai lệch đi mục đích của bảng mô tả công việc.
• Sử dụng các thuật ngữ viết tắt hay khó hiểu: Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt đối với các ứng viên chờ phỏng vấn hoặc nhân viên mới đều sẽ gây ra nhiều khó khăn cho họ. Bạn hãy cố gắng diễn giải bằng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu nhất để nhân sự tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau khi không cần phải giải thích hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả.
• Đưa ra kỳ vọng xa vời thực tế: Những bảng mô tả công việc có tiêu chuẩn quá cao sẽ khiến các nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng các yêu cầu. Do đó cần đưa ra các kỳ vọng phù hợp với nhiệm vụ và công việc mà công ty yêu cầu.
• Mô tả công việc bị trùng lặp: Thực tế hiện tượng mô tả công việc bị trùng lặp và chồng chéo giữa các vị trí diễn ra tương đối phổ biến hiện nay. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra tình trạng thiếu rạch ròi, nhân viên không nắm được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm.
• Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi: Lương và phúc lợi là hai yếu tố mà ứng viên rất quan tâm. Đây cũng là tiêu chí để phân loại và lựa chọn công việc và cũng là cách thu hút được các ứng viên tiềm năng hơn.

>> Xem thêm: Tháp nhu cầu Maslow là gì? Cách ứng dụng tháp nhu cầu Maslow trong kinh doanh, marketing và nhân sự

8. Mẫu bảng mô tả công việc cho các vị trí, phòng ban công ty

9. Giải pháp quản lý nhân sự tự động với Paroda HRM

Để quản lý nhân sự hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc thì không chỉ cần đến bản mô tả công việc mà còn phải ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý. Với phân hệ Paroda HRM, các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt nhất kế thừa từ những thành tựu chuyển đổi số:

• Quy trình tuyển dụng thông minh, tự động hóa báo cáo tiến độ của chiến dịch tuyển dụng.
• Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự trên hệ thống, giải phóng doanh nghiệp khỏi giấy tờ, thủ tục truyền thống.
• Hệ thống chấm công hiệu quả, trực quan và tiện lợi
• Báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự.

>> Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Tổng hợp kiến thức cần biết về quản lý nhân sự

10. Tổng kết

Bảng mô tả công việc là công cụ hữu ích dành cho tất cả nhà tuyển dụng. Đây chính là cầu nối giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và người lao động. Vì thế, việc xây dựng bảng mô tả công việc cần chính xác, đầy đủ thông tin và có sự đầu tư để tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các nhà tuyển dụng có thể lập được bảng mô tả công việc chi tiết và đúng chuẩn nhất.

Đăng ký dùng thử