Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, tự động

Bạn có đang mất nhiều thời gian, công sức cho việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ của nhân viên? Không những thế mỗi ngày bạn phải tiếp nhận hàng loạt hồ sơ cần xử lý. Vậy làm thế nào để giải quyết cùng lúc những vấn đề này?

Đừng lo lắng khi giờ đây đã có phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paroda HRM được ra đời với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Paroda HRM là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài liệu nhân sự trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, là nơi đồng bộ tập trung dữ liệu nhân sự. Dữ liệu nhân sự ngày càng được làm giàu, làm tiền đề cho hoạt động phân tích nhân sự, xây dựng phát triển nguồn nhân lực.

1. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là một ứng dụng văn phòng giúp quản lý toàn diện thông tin của người lao động trong suốt quá trình từ ngày vào công ty cho đến khi nghỉ việc. Công cụ văn phòng này giúp HR quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học, hiệu quả nhất, từ đó giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, chi phí và nâng cao năng suất làm việc của mọi thành viên trong công ty.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

2. Hiện trạng quản lý nhân sự của các doanh nghiệp hiện nay

Trước đây, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý hồ sơ, quản lý chấm công, tính lương,… các tài liệu này thường được lưu trữ trên văn bản cứng, và số liệu này sẽ nhiều lên theo thời gian gây nên nhiều bất cập như:

• Tài liệu, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động được lưu trữ cất tràn lan tại các kệ tủ, hay trong kho và được theo dõi thủ công qua các năm dễ thất thoát, hỏng hóc,…
• Khó khăn trong khi tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.
• Nhân viên tốn nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin, tài liệu này.
• Tốn nhiều chi phí nhân sự, hành chính để quản lý tài liệu văn bản.
• Thông tin tài liệu không được bảo mật.
• Khó tiếp cận thông tin tài liệu khi làm việc từ xa.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề trên!

3. Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên là giải pháp hữu ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng. Ngoài việc mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và có tính chính xác cao.

• Quản lý toàn diện thông tin nhân sự từ ngày làm việc cho đến khi nghỉ việc: Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng trăm, hàng nghìn nhân sự theo phòng ban, quản lý tình trạng hợp đồng, quá trình công tác – chức vụ, diễn biến lương, phép năm, khen thưởng, kỷ luật,…
• Quản lý các chế độ xin nghỉ phép: Cho phép người lao động đăng ký các chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản… Từ đó, nhân sự có thể kết nối trực tiếp đến phân hệ quản lý chấm công để có thể quản lý thông tin ra vào của lao động theo từng ngày.
• Quản lý tiền lương: bằng việc quản lý hồ sơ nhân sự cùng với tính năng đánh giá năng lực hiệu quả, việc tính tiền lương, chế độ phúc lợi xã hội trong doanh nghiệp trở nên chính xác và thuận tiện hơn.

Có thể thấy, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thật sự là một giải pháp hữu ích đối với mọi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số 4.0 giúp nhân sự có thể lưu trữ, quản lý thông tin của nhân viên một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.

4. Những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Hiện nay, trên thị trường cung cấp rất nhiều giải pháp giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, thông minh giúp nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nào cũng phù hợp với mô hình của doanh nghiệp. Dưới đây là một tiêu chí khi lựa chọn công cụ quản lý hồ sơ nhân sự.

4.1. Phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp

Đây là tiêu chí hàng đầu để đánh giá sự hiệu quả của một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Bởi mỗi doanh nghiệp có một quy mô, số lượng nhân sự cũng như cấu trúc nhân sự khác nhau. Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ cần một cách thức quản lý nhân sự khác nhau, phần mềm cần đáp ứng với quy mô tổng thể doanh nghiệp thì mới đem lại hiệu quả cao nhất.

4.2. Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Dữ liệu nhân sự cũng quan trọng không kém dữ liệu kinh doanh, chính vì vậy luôn cần được bảo mật an toàn. Trong đó tiền lương là một vấn đề cần được đảm bảo quyền riêng tư, tính tôn trọng cho mỗi cá nhân. Do đó, phần mềm cần đảm bảo được tính bảo mật cao đối với mọi thông tin của doanh nghiệp.

4.3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm quản lý tài liệu dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và phù hợp với mọi đối tượng sẽ giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian, nâng cao tối đa hiệu quả công việc. Do đó, bạn cần đảm bảo được sự phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp của mình để không mất quá nhiều công sức cũng như không gây ảnh hưởng đến những công việc khác.

4.4. Tích hợp các tính năng cần thiết

Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự không đơn thuần chỉ đáp ứng các thông tin cá nhân cơ bản như: tên tuổi, học vấn, địa chỉ,… những khía cạnh mà bất cứ một công cụ lưu trữ nào cũng có thể làm được. Ngoài ra, chính là khả năng lưu trữ thông tin về các kết quả đánh giá năng lực và đánh giá kết quả qua các kỳ đánh giá để triển khai và lưu trữ những thông tin về lương, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm.

Với các tiêu chí nêu trên, bạn có thể tìm kiếm được phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất, phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu doanh nghiệp bạn chưa lựa chọn được giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự – Paroda với nhiều tính năng ưu việt, thông minh chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn.

>> Xem thêm: Chiến lược quản trị nhân sự cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

5. Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự với Paroda

Paroda – phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả trong thời công nghệ số 4.0. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản trị sẽ giúp nhà quản lý có một cách thức quản lý chuyên nghiệp để “biến con người thành lợi thế cạnh tranh”.

Quản lý thông tin nhân viên

• Cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, truy suất dữ liệu nhân sự (thông tin nhân sự như: họ tên, số điện thoại, email, thông tin địa chỉ, chức vụ,…)
• Đồng bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự trên cùng một phần mềm để tăng khả năng lưu trữ và truy suất.
• Theo dõi quá trình nhân sự liên quan (quá trình làm việc, bổ nhiệm, thăng tiến, hợp đồng lao động, đào tạo, thay đổi lương và chế độ,…)

Quản lý dữ liệu chấm công

• Hiển thị thông tin chấm công nhanh chóng đến nhân viên và quản lý.
• Ghi nhận thông tin chấm công sớm nhất và muộn nhất trên bảng chấm công chung.
• Hiển thị thông tin tất cả các lần chấm công khi click vào detail chấm công của nhân viên.
• Quản lý giờ làm việc, đi muộn về sớm, nghỉ phép.

Quản lý thông tin hợp đồng

• Quản lý nhân sự theo “Loại” hợp đồng như hợp đồng chính thức, học việc, thử việc, thực tập, thời vụ,… và phân loại theo tháng, năm hoặc không có thời hạn đối với một số vị trí quan trọng.
• Số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Giúp cho người quản lý dễ dàng nhập và xuất dữ liệu hợp đồng từ file excel.

Paroda HRM kết xuất dữ liệu nhân sự theo nhiều tiêu chí, nhiều hình thức excel/ pdf… để lưu trữ, trình ký. Trên nền tảng web, Paroda HRM giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý nhân sự online, mọi lúc mọi nơi.

Kết luận:

Chuyển đổi số hiện là một xu thế tất yếu để nâng cao năng suất, kinh doanh trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Do đó, việc áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là giải pháp cấp thiết, đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Và Paroda HRM là một trong những phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự nổi bật giúp doanh nghiệp giải quyết được mọi bài toán trong vấn đề quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự,… hiệu quả.

Để đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp quản lý hồ sơ, quản lý nhân sự nhanh chóng, tiện lợi. Bạn vui lòng để lại thông tin, đội ngũ Paroda liên hệ tư vấn cho bạn ngay hôm nay.

Đăng ký dùng thử