Digital Workplace là gì? Các bước xây dựng văn phòng số cho doanh nghiệp

Digital Workplace hay môi trường làm việc số là một thuật ngữ đang ngày càng được quan tâm khi công nghệ phát triển nhanh như vũ bão. Hiểu được đầy đủ, chính xác về môi trường làm việc số sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và phát huy tối đa những lợi ích mà nó mang lại. Hãy cùng Paroda tìm hiểu Digital Workplace là gì qua bài viết dưới đây nhé.

1. Digital Workplace là gì?

Digital Workplace – Không gian làm việc kỹ thuật số – là áp dụng chuyển đổi số trong công việc để cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc của hoạt động kinh doanh bằng cách kết hợp các yếu tố công nghệ, nhân viên, và quy trình làm việc. Việc này bao gồm hiện đại hóa quy trình làm việc, tiến độ công việc truyền thống, và tương tác thông qua ứng dụng công nghệ số hóa.

Để định nghĩa đơn giản, Digital Workplace là một không gian làm việc ảo. Nó tương tự như một không gian làm việc có địa điểm cụ thể, chỉ khác rằng nó là ảo.

Giống như một văn phòng làm việc thường thấy, nơi làm việc ảo đóng vai trò quan trọng tạo sự tương tác giữa các nhân viên, đảm bảo tính năng suất, và duy trì văn hóa làm việc tốt đẹp. Đây là lý do vì sao Digital Workplace cần được quản lý và chăm sóc một cách nghiêm túc. Hãy cùng đi tìm hiểu sâu hơn những nhân tố then chốt trong một Digital Workplace:

• Con người: Con người luôn là mối quan tâm hàng đầu. Năng suất công việc tỉ lệ thuận với sự hài lòng của nhân viên. Đây là lý do họ cần được quan tâm nhiều nhất.
• Công nghệ: Digital Workplace được vận hành 100% bởi công nghệ. Với nhu cầu ngày càng tăng dẫn đến sự phát triển, đổi mới không ngừng của công nghệ đã tạo điều kiện để xây dựng không gian làm việc ảo dễ dàng hơn.
• Quản lý: Việc kết hợp giữa con người và công nghệ là vô cùng quan trọng. Điều này chỉ có thể xảy ra khi có sự quản lý đúng đắn. Vậy nên, yếu tố quản lý đóng vai trò thiết yếu để xây dựng Digital Workplace.

2. Những quan niệm sai lầm phổ biến về Digital Workplace

2.1. Digital Workplace là mạng nội bộ

Mạng nội bộ là mạng riêng tư chỉ nhân viên có quyền mới được truy cập. Và đương nhiên, bạn không thể sử dụng cho các dự án, quy trình hoặc thảo luận nội bộ đang hoạt động. Trong khi đó, digital workplace cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu kinh doanh một cách an toàn, quản lý các dự án, quy trình và tương tác trong thời gian thực.

2.2. Digital Workplace chỉ là một tập hợp các ứng dụng

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hàng tá ứng dụng để quản lý công việc không có nghĩa là đang làm việc trong môi trường số. Càng sử dụng nhiều ứng dụng trong công ty, nhân viên càng khó quản lý công việc, dữ liệu lưu trữ phân tán, khó tìm kiếm.

2.3. Digital Workplace là phần mềm năng suất

Email, Google Drive, Google Sheet, Google Doc hay MS Office… đóng những vai trò nhất định nhưng không tự tạo nên một nơi làm việc số thống nhất. Nếu doanh nghiệp quản lý công việc mà chỉ dựa vào những công cụ này sẽ dẫn đến sự xáo trộn và thông tin đứt quãng, sai lệch.

2.4. Digital Workplace chỉ dành cho doanh nghiệp

Trong thực tế, không chỉ riêng các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức lớn, nhỏ hay đội nhóm đều có khả năng làm việc trong môi trường số nếu xây dựng được một hệ thống kỹ thuật số. Tại một thời điểm nhất định, khi tổ chức mở rộng quy mô hoặc điều chỉnh chiến lược, mục tiêu thì môi trường làm việc số sẽ cải thiện và tiếp tục phát triển.

Dễ nhận thấy rằng các tổ chức và doanh nghiệp đang ngày càng nhận được những lợi ích rõ nét từ việc chuyển đổi sang Digital Workplace. Theo đó, các giải pháp công nghệ mang lại nhiều tiện ích và được ứng dụng trong quy trình làm việc mang đến hiệu quả làm việc tối ưu cho tổ chức.

>> Xem thêm: Work From Home là gì? – Xu hướng làm việc của tương lai

3. Tại sao các doanh nghiệp cần thực hiện Digital Workplace Transformation?

Theo báo cáo “Digital Transformation thế giới năm 2019” của Fujitsu, trong 900 nhà lãnh đạo doanh nghiệp tham gia thăm dò, có:

• 40% công ty đã thực hiện cũng như gặt hái được thành quả từ những dự án chuyển đổi số.
• Có khoảng 40% dự án vẫn đang trong giai đoạn triển khai.
• Khoảng dưới 30% doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện các dự án Digital Transformation.

Dễ nhận thấy: Digital Transformation đã trở thành xu hướng tất yếu của các công ty trên toàn toàn cầu. Bất kỳ doanh nghiệp nào dù ở lĩnh vực bán lẻ, tài chính hay chăm sóc sức khỏe, công nghệ… đều hướng tới mục đích cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận.

Để hoàn thiện trải nghiệm của khách hàng, góp phần tăng hiệu quả bán hàng thì việc triển khai các dự án Digital Transformation được xem là giải pháp phổ biến nhất vào thời điểm hiện tại. Bởi vậy, các công ty dù lớn hay nhỏ đều không thể nói “không” với Digital Transformation.

3.1. Thúc đẩy văn hóa cộng tác

Bằng cách tích hợp các công nghệ mà nhân viên sử dụng (từ email, tin nhắn đến các ứng dụng quản lý công việc và cuộc họp trực tuyến), Digital Workplace đã phá vỡ các rào cản giao tiếp và thúc đẩy sự cộng tác trong tổ chức. Mọi nhân viên có thể kết nối và cùng phối hợp thực hiện các công việc chỉ cần thông qua màn hình máy tính, từ đó doanh nghiệp sẽ khai thác được tối ưu sức mạnh tập thể.

3.2. Tăng tính linh hoạt

Tại Digital workplace, môi trường làm việc của nhân viên không bị giới hạn bởi 4 bức tường. Các công việc hàng ngày của họ có thể diễn ra bất cứ khi nào và bất cứ đâu. Những cuộc họp đột xuất hay lịch trình dày đặc không còn là vấn đề bởi việc xóa mờ khoảng cách địa lý. Ngoài ra, văn phòng số thúc đẩy xu hướng làm việc ở bất kỳ đâu, từ đó nhân viên sẽ tự chủ hơn trong công việc và gia tăng mức độ hài lòng.

3.3. Cải thiện hiệu suất làm việc

Nhờ sự linh hoạt và liền mạch của các công cụ kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất lên gấp nhiều lần bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin, từ đó cắt giảm lãng phí trong quy trình làm việc.

3.4. Tăng doanh thu

Khi năng suất làm việc của nhân viên tăng, giảm được chi phí vận hành, duy trì được nhân viên thiết yếu hiện có, cùng nhiều hiệu suất khác, tất cả những chi phí đó sẽ phản ánh trên số liệu tài chính của doanh nghiệp. Thực tế, một trong những lợi ích lớn nhất của không gian làm việc số hóa chính là tạo ra tăng trưởng doanh thu. Một số ứng dụng cũng giúp tạo thêm nhiều cơ hội upsales và cross – sales.

3.5. Tối ưu chi phí hoạt động

Digital Workplace không đòi hỏi cơ sở hạ tầng vật chất. Chi phí bạn cần để duy trì vận hành (cơ sở hạ tầng IT, nguồn lực, đi công tác, giao tiếp từ xa,…) sẽ ít hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống.

3.6. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giải quyết các vấn đề của họ sẽ dễ dàng cho nhân viên khi làm việc trong Digital Workplace. Lý do của điều này là vì những thông tin cần thiết sẽ dễ dàng tiếp cận hơn do đó nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng nhanh và linh hoạt hơn.

3.7. Nhân viên hài lòng hơn và làm việc hiệu quả hơn

Một lần nữa, vấn đề dịch bệnh là một dẫn chứng. Các doanh nghiệp lo lắng rằng việc nhân việc làm việc tại nhà sẽ không tạo ra hiệu quả. Nhưng các chỉ số đã thể hiện điều ngược lại. Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã ghi nhận sự gia tăng hiệu suất công việc sau khi thiết lập một chiến lược Digital Workplace rõ ràng, chi tiết. Lấy ví dụ như việc cài đặt những công cụ truyền thông cho việc tương tác nội bộ đã thúc đẩy giao tiếp nhiều hơn giữa nhân viên đồng thời làm cho họ hài lòng hơn.

3.8. Trao quyền cho nhân viên

Digital Workplace cho phép nhân viên tự do kiểm soát mô hình làm việc của họ bằng cách cung cấp cho họ tùy chọn làm việc tại nhà hoặc áp dụng lịch làm việc kết hợp. Điều này sẽ cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, khiến họ có động lực hơn.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

4. 5 bước xây dựng môi trường làm việc số cho doanh nghiệp

4.1. Bước 1: Xác định tầm nhìn

Công cuộc kiến tạo môi trường làm việc số cho doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc xác định tầm nhìn rõ ràng. Tầm nhìn đó phải được đúc kết từ việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và tình hình hoạt động trong tổ chức. Hãy có một cái nhìn tổng quan về bộ máy vận hành của doanh nghiệp và đặt ra câu hỏi:

• Liệu các phương thức làm việc truyền thống có còn đem lại hiệu quả?
• Nhân viên cần những công cụ gì để có thể làm việc tốt hơn?
• Cách tốt nhất để tìm ra câu trả lời là khảo sát toàn bộ đội ngũ nhân sự và trao đổi trực tiếp với các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn chuyển đổi số để từ đó đưa ra một định hướng rõ ràng.

4.2. Bước 2: Lập kế hoạch triển khai

Câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để thiết lập một kế hoạch chi tiết cho chiến lược Digital Workplace Transformation? Đó là khảo sát toàn bộ các bộ phận trong tổ chức – đóng vai trò là một phần trong văn phòng điện tử, cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có cơ hội tham gia vào quá trình đóng góp ý kiến. Bản kế hoạch triển khai cần làm rõ những vấn đề sau:

• Để cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên và nâng cao hiệu suất, bạn sẽ sử dụng công nghệ như thế nào?
• Để tăng khả năng sáng tạo và cộng tác của nhân viên, bạn có thể tạo không gian làm việc như thế nào?

4.3. Bước 3: Xây dựng bộ công cụ số

Bộ công cụ kỹ thuật số bao gồm tất cả các công cụ và công nghệ mà nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các công cụ số chỉ thực sự phát huy tác dụng nếu như nó đáp ứng được yêu cầu về tầm nhìn chiến lược mà bạn đã xác định ở trên. Nếu không, các công cụ mới có thể chỉ mang lại lợi ích cho một số bộ phận hoặc nhóm nhất định – hoặc tệ hơn là không có lợi cho ai cả.

Vậy một bộ công cụ số hoàn chỉnh cần bao gồm những gì? Trong hầu hết các tổ chức, các công cụ kỹ thuật số sẽ được chia thành 8 loại với các chức năng, mục đích riêng:

• Giao tiếp – cho phép nhân viên kết nối và liên lạc một cách nhanh chóng: email, tin nhắn
• Năng suất – hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả: trình xử lý văn bản (word, docs), phần mềm bảng tính (excel, sheet), phần mềm trình chiếu (powerpoint)
• Phần mềm quản trị – ERP, CRM, HRM,…
• Nguồn lực cộng đồng (crowdsourcing) – cho phép tổ chức thu thập phản hồi và ý tưởng của nhân viên: thăm dò ý kiến, diễn đàn, khảo sát
• Kết nối – giúp dễ dàng liên lạc với mọi thành viên trong tổ chức: danh bạ nhân viên, sơ đồ tổ chức
• Thiết bị di động – cho phép làm việc từ xa: laptop, smartphone, máy quét từ xa
• Truyền thông – hỗ trợ chia sẻ thông tin nội bộ: blog, mạng nội bộ
• Cộng tác – cho phép nhân viên làm việc cùng nhau: hội nhóm, web conference (hội nghị trực tuyến)

4.4. Bước 4: Triển khai thực hiện

Trước khi thực hiện bất kỳ một thay đổi nào trong tổ chức của mình, bạn cần giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro và giải quyết những tiềm ẩn có thể phát sinh khi áp dụng công nghệ mới. Một mô hình Digital workplace lý tưởng sẽ tối đa hóa khả năng kết nối và hợp tác, đồng thời hạn chế rủi ro ở mức tối thiểu. Hãy đảm bảo cho công đoạn triển khai diễn ra suôn sẻ bằng cách:

• Giám sát chặt chẽ thông tin, phân tích và dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến các vấn đề bảo mật và an toàn thông tin.
• Đào tạo nhân viên, đảm bảo rằng tất cả các nhân sự hiểu rõ về cách thức vận hành của Digital Workplace để tránh lúng túng, nhầm lẫn khi tiếp cận một môi trường làm việc mới.
• Cung cấp mô hình giao tiếp thống nhất cho tổ chức, ngăn chặn việc hình thành các nhóm biệt lập.

4.5. Bước 5: Đánh giá và cải tiến

Khảo sát lại việc ứng dụng Digital Workplace có bất cập ở đâu trong quy trình vận hành không. Đồng thời đánh giá lại kết quả trong quá trình triển khai để cải tiến và tối ưu những điểm còn chưa hợp lý.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

5. Paroda – Bộ giải pháp văn phòng làm việc số cho doanh nghiệp

Có thể nói, Digital Workplace chính là hạt nhân của chuyển đổi số doanh nghiệp. Và chuyển đổi số môi trường làm việc giờ đây đã trở thành nhân tố sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong cuộc chạy đua tiến vào kỷ nguyên số, ngày càng nhiều các doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào các phần mềm quản trị để xây dựng văn phòng điện tử cho tổ chức.

Là giải pháp quản trị tiên phong trong chuyển đổi số, Paroda mang đến cho các doanh nghiệp một nền tảng All-In-One với đầy đủ tất cả các bộ công cụ cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc số toàn diện, bao gồm:

• Paroda Workplace: Phần mềm quản lý công việc, dự án và quy trình toàn diện
• Paroda Sales – CRM: Giải pháp quản trị khách hàng và phát triển kinh doanh toàn diện
• Paroda HRM: Giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

6. Tổng kết

Trên đây là các thông tin về Digital Workplace, đồng thời mang đến giải pháp công nghệ ưu việt giúp các nhà lãnh đạo số hóa môi trường làm việc hiệu quả. Paroda sẽ giúp bạn bắt đầu, phát triển và đánh giá hiệu quả của Digital Workplace một cách dễ dàng. Hãy đăng ký trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay ngay bây giờ để tạo nên sự thay đổi trong doanh nghiệp của bạn!

Đăng ký dùng thử