Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản trị kiểm soát hiệu quả các nguồn lực triển khai, kiểm soát tốt và hiệu quả nhiều dự án cùng lúc. Khi quản lý một dự án lớn hay nhỏ chắc hẳn bạn thường xuyên phải đối mặt với không ít những xung đột, khó khăn và bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Để tạo nên một dự án hoàn thiện, không chỉ cần hỗ trợ của cố vấn, các cộng sự mà cần đến sự trợ giúp của bộ công cụ quản lý dự án thông minh, hiệu quả.

Do đó, việc tìm phần mềm quản lý dự án chính là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số. Vậy phần mềm quản lý dự án có những ưu điểm nổi bật gì và đóng vai trò gì cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Hãy cùng Paroda theo dõi ngay ở nội dung bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Quản lý thủ công theo cách truyền thống chỉ phù hợp với các dự án đơn giản, mức độ phụ thuộc, liên quan giữa các phòng ban thấp. Với những dự án lớn, có sự tham gia của nhiều bộ phận, với nhiều thành phần, quản lý theo cách truyền thống không thể đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, dự án.

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án và nhóm cộng tác theo kịp tiến độ đề ra với việc phân bổ nguồn lực và chi phí hợp lý. Các công cụ quản lý dự án gồm tính năng như: tạo dự án, tạo nhiệm vụ trong dự án, phân bổ công việc, theo dõi thời gian thực hiện, theo dõi tiến độ dự án, lập ngân sách, theo dõi bảng phân bổ nguồn lực,…

2. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án đối với doanh nghiệp

Theo khảo sát của Mckinsey: Hơn 70% doanh nghiệp lớn nhỏ tại Mỹ đã sử dụng các ứng dụng, phần mềm quản lý thông minh vào trong quá trình thực hiện công việc của mình.

Ứng dụng giải pháp công nghệ vào quản lý dự án nhằm cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí đang dần trở thành tất yếu thời công nghệ 4.0 hiện nay. Dưới đây là những lợi ích thực tế mà các giải pháp quản lý dự án mang lại cho doanh nghiệp:

• Quản lý tất cả các dự án hiện có trong doanh nghiệp trên một hệ thống trực tuyến.
• Quản lý tất cả các đầu công việc cần làm, phân công, đề xuất công việc nhanh chóng.
• Phân rã công việc theo cấu trúc WBS.
• Phân bổ thời gian, người thực hiện công việc hợp lý – hiệu quả.
• Hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch dự án nhanh chóng.
• Tối ưu thời gian triển khai dự án.
• Tiết kiệm chi phí quản lý dự án.
• Tra cứu nhanh đầu công việc, thông tin, tài liệu đính kèm trong dự án.
• Trao đổi và gửi báo cáo nhanh chóng, dễ dàng ngay trên hệ thống phần mềm.
• Hỗ trợ theo dõi và giám sát được tiến độ công việc trong dự án mọi lúc mọi nơi.
• Liên kết với các bộ phận khác dễ dàng hơn và đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

3. Những yếu tố đánh giá phần mềm quản lý dự án tốt

Dưới đây là 5 khía cạnh cơ bản, hàng đầu cần có ở công cụ quản lý dự án, giúp bạn đánh giá được công cụ nào tốt?

• Quản lý danh sách công việc: Ứng dụng quản lý dự án cần tạo, chỉ định, cập nhật được tình trạng nhiệm vụ trên 1 giao diện để mọi thành viên có thể nắm được.
• Lịch biểu: Phần mềm cần có giao diện quản lý qua lịch biểu, Gantt hay Kanban… để nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về dự án, mức độ hoàn thành dự án đang ở đâu, cần thêm bao nhiêu thời gian để hoàn thiện.
• Chia sẻ tài liệu: Có thể chia sẻ và trao đổi về các tệp, tài liệu trong dự án, giúp loại bỏ thời gian tìm kiếm tài liệu.
• Tương tác: Nhu cầu trao đổi, giao tiếp thông suốt trong quản lý dự án rất lớn.
• Báo cáo: Tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý dự án.

4. Phần mềm quản lý dự án Paroda Workplace giúp tăng 50% năng suất

Paroda Workplace là phần mềm quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Paroda. Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Những tính năng được kể dưới đây sẽ giúp bạn có nhìn tổng quan về Paroda Workplace với nhu cầu quản lý dự án.

4.1. Quản lý thông tin dự án

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ cập nhật và lưu trữ mọi thông tin cần thiết trong dự án. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, dễ dàng cập nhật mọi vấn đề, mọi thông tin trong quá trình làm việc. Sử dụng phần mềm giúp bạn bảo mật, quản lý khoa học, chi tiết những dữ liệu, tài liệu quan trọng, phục vụ cho quá trình thực hiện dự án.

4.2. Giao việc cho nhân viên

Đối với những dự án lớn, nhiều hạng mục, môi trường làm việc rộng, quản lý và các bộ phận, nhân viên có thể không làm việc trực tiếp. Phần mềm giúp cho các bộ phận có thể dễ dàng liên kết với nhau. Quá trình giao việc cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, quá trình làm việc không bị gián đoạn, hiệu suất công việc được nâng cao.

4.3. Lên kế hoạch làm việc

Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản trên phần mềm. Nhờ đó, nhân viên sẽ lên kế hoạch làm việc, đặt lịch làm việc hiệu quả. Bạn có thể quản lý được thời gian làm việc, hệ thống công việc của mình khoa học nhất. Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời cũng hạn chế tối đa những rủi ro, những nhầm lẫn, sơ suất trong quá trình thực hiện dự án.

4.4. Giám sát tiến độ làm việc

Phần mềm quản lý dự án giúp cho việc giám sát tiến độ công việc thường xuyên và khoa học. Bạn có thể cập nhật tình hình làm việc, hiệu suất công việc ngay trên hệ thống. Nhờ đó, người quản lý dù không theo dõi thường xuyên vẫn có thể nắm bắt được tiến độ công việc, hiệu quả làm việc của mỗi người.

Tiến độ dự án được thể hiện dưới nhiều dạng để có cái nhìn trực quan nhất, giúp người thực hiện, quản lý dự án ghi nhớ nhanh, hiểu nhanh hơn:

• Quản lý dự án dưới dạng danh sách (List).
• Quản lý dự án dưới dạng Bảng (Kanban).
• Quản lý dự án dưới dạng Lịch (Calendar).
• Quản lý dự án dưới dạng sơ đồ Gantt.
• Quản lý dự án qua Tài liệu (tổng hợp toàn bộ tài liệu của dự án).

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

4.5. Nhắc nhở, thông báo công việc

Phần mềm có thể tự động thông báo, cảnh báo công việc trong những trường hợp cần thiết giúp cho việc cập nhật và thông báo trực tiếp đến mỗi nhân viên cũng được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.

5. Kết luận

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn sẽ có nguồn thông tin để tìm hiểu và lựa chọn được phần mềm quản lý dự án online phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Trường hợp bạn cần phần mềm quản lý dự án online, giao diện tiếng Việt, đầy đủ tính năng để quản lý mọi khía cạnh của dự án, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị với mức giá “người Việt” bạn có thể tham khảo Paroda Workplace.

Để đăng ký sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí vận hành, hãy để lại thông tin để Paroda sẽ liên hệ và tư vấn.

Đăng ký dùng thử