Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

Quản trị dự án phần mềm là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kiến ​​thức và gặp nhiều khó khăn khi quản lý dự án này. Hiểu được điều đó, bài viết này Paroda sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin như quy trình, mô hình cũng như cách thức kiểm soát hiệu quả dự án này.

1. Quản trị dự án phần mềm là gì?

Quản trị dự án phần mềm là thuật ngữ chỉ các vị trí công việc chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ chính trong việc phối hợp triển khai một dự án phần mềm cho công ty. Các nhiệm vụ chính bao gồm: lập kế hoạch, phân công nhân sự phù hợp; thiết lập và quản lý chiến lược; quản lý rủi ro về nhân lực, dòng tiền; nghiệm thu, bàn giao các sản phẩm liên quan đến phần mềm.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

2. Các công việc chính trong quản trị dự án phần mềm

Công việc quản trị dự án phần mềm bao gồm rất nhiều hạng mục như quản lý chiến lược, quản lý dòng tiền, quản lý rủi ro, lên kế hoạch, phân phối dự án, phân bổ nguồn lực,… Sau đây là một số công việc cụ thể cần thực hiện khi quản trị dự án phần mềm:

• Nhận thông tin tổng quát về dự án, tiến hành phân tích và xử lý các dữ liệu liên quan để thiết lập kế hoạch chung.
• Tiến hành xây dựng mục tiêu, tiếp nhận mọi hoạt động quản lý nhân sự, tiến độ để phân bổ nguồn lực và đầu việc phù hợp.
• Phân bổ nguồn nhân lực cho từng dự án một cách hợp lý, theo dõi tiến độ dự án nhờ sự trợ giúp của các phần mềm quản trị.
• Quản lý toàn bộ thủ tục hành chính, dữ liệu công việc và các hồ sơ nội bộ cần bảo mật.
• Thực hiện đánh giá, đo lường và báo cáo kết quả hoạt động theo từng khoảng thời gian nhất định. Từ đó nghiệm thu và bàn giao tới khách hàng.
• Theo dõi tình hình làm việc của đội ngũ nhân sự để có thể ứng biến với các loại dự án khác nhau, kịp thời giải quyết khi có điểm nóng phát sinh trong mỗi dự án.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

3. Quy trình quản trị dự án phần mềm

Một dự án phần mềm có thời gian thực hiện khá linh hoạt và đa dạng. Có những dự án chỉ triển khai trong vài tuần, có dự án vài năm và hơn thế. Đây là cơ hội để người thực hiện quản lý dự án phần mềm vận dụng tất cả kỹ năng, kiến thức để vận hành đạt mục tiêu đề ra.

Một quy trình quản trị dự án phần mềm nhìn chung bao gồm các bước:

4. Các mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất

Phần mềm là một ngành nghề đặc thù, đòi hỏi mô hình quản lý dự án phần mềm cũng vậy. Có rất nhiều loại mô hình quản lý dự án khác nhau, nhưng đối với quản lý dự án phần mềm, chỉ có một số mô hình nhất định như sau.

4.1. Mô hình quản lý dự án Agile

Là một trong những phương pháp quản lý dự án phần mềm vô cùng hiệu quả và được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn, phương pháp Agile hiện đã được ứng dụng vô cùng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn mỗi khi có dự án cần tiến hành.

Phương thức hoạt động của mô hình quản trị dự án Agile là chia nhỏ công việc hoặc dự án ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để tiến hành thực hiện trong những khoảng thời gian khác nhau cho đến khi nhiệm vụ lớn nhất được hoàn thành.

>> Xem thêm: Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

4.2. Mô hình quản trị dự án phần mềm Scrum

Scrum là gì? Đây là một dạng quy trình nhanh được sử dụng rất phổ biến trong các dự án phát triển phần mềm và sản phẩm. Ngoài dự án phần mềm, Scrum là mô hình quản lý có thể được áp dụng trong nhiều dự án khác nhau. Quy trình này cung cấp sự phản hồi và đánh giá liên tục vào cuối mỗi sprint nên sẽ phù hợp với các dự án quan tâm đến sự cải tiến.

4.3. Mô hình quản lý dự án phần mềm Waterfall

Waterfall hay còn được gọi là mô hình thác nước, là mô hình được sử dụng phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp khác nhau. Theo mô hình này, cả dự án sẽ được chia thành các giai đoạn nhỏ với những yêu cầu nhất định để hoàn thành.

Các giai đoạn điển hình của mô hình thác nước gồm: Những yêu cầu về kỹ thuật => Phân tích thông tin => Thiết kế từng đầu việc => tiến hành thực hiện => Thử nghiệm => Nghiệm thu.

4.4. Biểu đồ Gantt

Đây là một công cụ được áp dụng nhiều trong việc quản lý dự án với lịch trình cụ thể. Sơ đồ Gantt này ra đời năm 1917 bởi Henry Gantt. Công cụ này sẽ hỗ trợ người quản lý kiểm soát hợp lý các hoạt động và thời gian thực hiện trong dự án. Biểu đồ bao gồm các thanh ngang thể hiện thời gian lên lịch và hoạt động của một dự án. Dựa vào biểu đồ này, người quản lý sẽ kiểm soát được lịch trình của các công việc cũng như các mốc thời gian của dự án.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

4.5. Sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT là một dạng sơ đồ mạng nhện đang được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án. Biểu đồ này diễn tả tất cả hoạt động của dự án theo cách liên tiếp hay song song. Các sự kiện này biểu diễn dưới dạng sơ đồ thể hiện mối liên hệ lẫn nhau. Các sự kiện chính trong dự án được thực hiện một cách liên tiếp/ song song trong biểu đồ, sự kiện sau sẽ phụ thuộc vào hoạt động phía trước trong sơ đồ. Mỗi sự kiện xảy ra đều được đánh số và nối với nhau bởi mũi tên để mô tả trình tự xảy ra.

>> Xem thêm: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

5. Cách quản trị dự án phần mềm thành công, hiệu quả

Bộ giải pháp phần mềm quản trị công việc, dự án Paroda Workplace là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Gantt, Kanban. Ngoài ra, Paroda còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.

Tính năng nổi bật:

• Tiếp nhận thông tin, phân tích yêu cầu về giải pháp của hệ thống, cùng đội ngũ thiết lập mục tiêu chung của dự án và chịu trách nhiệm quản lý từ bước đầu đến bước cuối cùng.
• Lập kế hoạch dự án, quản lý tiến độ thực hiện từng hạng mục, từng giai đoạn, từng nhóm công việc,… với 3 chế độ: Danh sách, Gantt, Kanban.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.
• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
• Quản lý các nguồn lực để thực hiện dự án như tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, thời gian, v…v…
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
• Báo cáo kết quả từng giai đoạn, trình bày kết quả cuối cùng, nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng.
• Xây dựng kế hoạch quản lý đội ngũ nhân sự linh hoạt với từng dự án khác nhau của công ty.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

6. Tổng kết

Quản trị dự án phần mềm là một bộ phận không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp sẽ cần kiến thức, kỹ năng để quản lý hiệu quả, kiểm soát được nguồn lực, dòng tiền hay kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên, việc có được những kiến thức, kỹ năng đó sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và tốn kém. Chính vì thế, các nhà quản trị có thể lựa chọn các phần mềm quản lý để thay thế nhằm rút ngắn thời gian cũng như đẩy nhanh tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Paroda Workplace là một phần mềm trong Giải pháp quản trị do đội ngũ Paroda phát triển. Đây là phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát các công việc, lập kế hoạch công việc, dự án và theo dõi tiến độ hiệu quả hơn. Từ đó, các doanh nghiệp có thể quản lý công việc một cách “nhẹ nhàng” hơn. Hiện nay, Paroda Workplace đã được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn để cùng đồng hành trong việc việc giải quyết những vấn đề họ gặp phải khi quản trị dự án phần mềm.

Đăng ký dùng thử