Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án

Quản lý tiến độ công việc, dự án là việc quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được trình tự thực hiện công việc, quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu đề ra hay không. Tuy nhiên, việc quản lý công việc bằng phương pháp thủ công khiến các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian, công sức và không hiệu quả.

Chính vì vậy, để có được cái nhìn bao quát, khách quan nhất về một công việc, ta cần tìm đến phần mềm quản lý tiến độ công việc giúp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí vận hành. Paroda Workplace chính là giải pháp tuyệt vời và hiện là công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ công việc uy tín, chuyên nghiệp và được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm hữu ích này ở nội dung dưới đây nhé.

1. Quản lý tiến độ là gì?

Quản lý tiến độ (Tiếng Anh: Progress Management) là quản lý xem kế hoạch công việc và thực tế công việc trong dự án có bị lệch nhau không. Trong một dự án, việc quản lý tiến độ sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục; nếu tiến độ không đúng với schedule thì phải lập tức tiến hành xem xét lại schedule và thay đổi nội dung công việc. Quản lý tiến độ rất quan trọng bởi nếu tiến độ bị chậm và không kịp ngày bàn giao khách hàng thì có thể dẫn đến mất uy tín hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc

Thời đại công nghệ lên ngôi, nhiều công ty đã lựa chọn cách quản lý công việc bằng các phần mềm, app nhắc nhở công việc thay vì cách quản lý thủ công rườm rà, mất nhiều thời gian như trước. Trong thời buổi 4.0 hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều ưu điểm vượt trội như:

2.1. Biết được cần ưu tiên công việc nào/ task nào

Khi làm việc trong một dự án, sẽ không hiệu quả nếu bắt đầu với công việc có mức độ ưu tiên thấp nhất. Để tiến hành dự án một cách hiệu quả, ở giai đoạn lập kế hoạch cần phải hình dung xem nên bắt đầu từ công việc nào, nên ưu tiên cho công việc nào và xác định rõ từng công đoạn.

Việc làm rõ từng công đoạn và nguồn nhân lực cần thiết, dựa vào đó lập kế hoạch chi tiết là một công đoạn vô cùng quan trọng góp phần cải thiện năng suất. Nếu các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu từ công việc có độ ưu tiên cao thì chắc chắn có thể nâng cao được hiệu quả công việc.

2.2. Quản lý tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi

Nhằm mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng, các phần mềm quản lý hiện nay đều tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau như: smartphone, máy tính, laptop. Do đó dù ở bất cứ đâu hay bất cứ hoàn cảnh nào bạn đều có thể theo dõi, giám sát được tiến độ công việc. Chỉ cần thiết bị di động, máy tính của bạn có kết nối mạng là bạn có thể thể truy cập phần mềm, quản lý công việc từ xa dễ dàng.

2.3. Nắm được khối lượng công việc và lịch trình

Chúng ta hẳn không còn lạ lẫm gì với việc có nhiều member cùng làm việc trong 1 dự án. Nếu quản lý tiến độ tốt, bạn có thể biết ngay được khối lượng công việc cũng như tình trạng nhanh/ chậm mà các member trong team đang xử lý. Điều này giúp dễ dàng thực hiện các action như giảm tải công việc đối với một thành viên cụ thể nào đó, hoặc follow chặt hơn đối với thành viên đang bị chậm tiến độ.

2.4. Quản lý lưu trữ thông tin công việc

Nếu như trước kia bạn mất nhiều thời gian khi giao việc với hình thức truyền miệng hoặc ghi chú cá nhân như trước. Giờ đây, phần mềm quản lý tiến độ công việc sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ công việc chi tiết trên một nền tảng duy nhất giúp bạn có cái nhìn tổng thể về công việc đang thực hiện.

2.5. Phát hiện và giải quyết sớm (nếu có) các vấn đề

Khi triển khai dự án, nếu phát sinh vấn đề gì đó thì người chịu trách nhiệm cao nhất sẽ chính là người quản lý dự án (PM). Nếu PM thường xuyên trao đổi với các thành viên trong team thông qua các buổi MTG tiến độ thì chắc chắn có thể phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề tiềm ẩn. Do đó, rất khuyến khích PM tổ thức thường xuyên các buổi họp tiến độ.

2.6. PM (Project Manager) cần có năng lực quản lý tiến độ

Người quản lý dự án cần có kỹ năng để hỗ trợ các thành viên trong team làm việc hiệu quả. Bởi vì, nếu người quản lý không có khả năng quản lý tiến độ, có thể dẫn đến không kịp thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc không thể biết được tiến độ của từng thành viên.

Tóm lại, người quản lý dự án phải liên tục confirm thời hạn bàn giao sản phẩm cũng như tiến độ công việc của từng thành viên, đồng thời suy nghĩ xem có thể làm gì để đẩy nhanh tiến độ, trường hợp tiến độ bị chậm thì làm thế nào để khắc phục được.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Các chức năng chính của phần mềm quản lý tiến độ công việc, dự án Paroda

Quản lý tiến độ công việc là một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Nhằm hỗ trợ tối đa việc quản lý, theo dõi tiến độ cho các chủ doanh nghiệp, các CEO, Paroda đã cho ra đời phần mềm quản lý tiến độ công việc giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nhân lực trong quá trình quản lý công việc của một phòng bạn, một dự án cụ thể. Sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, phần mềm mang đến cho bạn nhiều tính năng ưu việt như: lập kế hoạch, theo dõi kế hoạch, thảo luận trực tiếp dễ dàng.

3.1. Quản lý công việc trên cùng một nền tảng duy nhất

Thay vì phải quản lý công việc trên nhiều ứng dụng, nền tảng khác nhau. Với phần mềm quản lý công việc hàng ngày, tất cả mọi quy trình đều được hệ thống hóa trên một nền tảng uy nhất. Việc quản lý trên cùng một nền tảng sẽ giúp bạn:

• Kiểm soát chặt chẽ công việc: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc. 
• Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu.
• Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

3.2. Báo cáo tiến độ công việc trực quan

Với giao diện trực quan trên màn hình Kanban, Gantt, mỗi cá nhân hay cấp quản lý đều có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dễ dàng. Từ đó có thể nắm bắt được trạng thái của công việc đang diễn ra ở giai đoạn nào. Đặc biệt, việc báo cáo tiến độ mang đến cho bạn các thông tin như:

• Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết.
• Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…).
• Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/ cá nhân.

3.3. Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc

Đây là một trong những tính năng thông minh, ưu việt nhất của phần mềm. Tính năng chuẩn hóa quy trình giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình chính xác, hiệu suất công việc của từng phòng ban/ cá nhân.

• Chủ động theo dõi tiến độ công việc, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.
• Cho phép tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia.
• Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.
• Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc.

Có thể thấy, phần mềm quản lý tiến độ công việc Paroda là một giải pháp tốt nhất hiện nay giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của mỗi doanh nghiệp. Giúp cá nhân, nhà quản lý có thể theo dõi được công việc của mình mọi lúc, mọi nơi chỉ cần với những thao tác đơn giản.

>> Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc hiệu quả

4. Lời kết – Quản lý tiến độ quyết định số phận dự án

Để hoàn thành dự án đúng thời hạn, quản lý tiến độ là vô cùng quan trọng.

Trong bất kỳ dự án hoặc phát triển sản phẩm nào, điều quan trọng là phải hoàn thành sản hoặc dịch vụ đúng thời hạn. Do đó, quản lý tiến độ chính là chìa khóa để đảm bảo dự án sẽ hoàn thành đúng thời hạn và thành công.

Để sở hữu phần mềm quản lý tiến độ công việc cho doanh nghiệp của mình đạt hiệu quả cao trong thời gian làm việc mùa dịch, tăng hiệu suất lao động nhanh chóng. Hãy để lại thông tin, đội ngũ Paroda sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.

Đăng ký dùng thử