Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, vấn đề quản lý nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó bởi để khai thác tốt tiềm lực của nhân viên, quản lý hiệu quả cần rất nhiều yếu tố và các công cụ hỗ trợ. Trong đó phần mềm HRM là một trong những công cụ được sử dụng ngày càng phổ biến, được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao với các chức năng phù hợp để quản lý nguồn nhân lực. Vậy phần mềm HRM là gì? Vai trò của HRM trong quản lý ra sao? Paroda sẽ giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về phần mềm HRM là gì?

1.1. HRM là gì?

HRM là viết tắt của cụm từ “Human Resource Management” nghĩa là Quản trị nguồn nhân lực. Từ góc độ các nhiệm vụ cụ thể, quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số lượng và chất lượng.

HRM được là một trong những khâu quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc phát huy tài năng của con người.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm để hỗ trợ giảm tải các công việc quản lý nhân sự. Vậy, phần mềm HRM về căn bản bao gồm những tính năng gì, tại sao việc sử dụng phần mềm lại quan trọng và làm thế nào để doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm HRM chất lượng? Hãy cùng Paroda tìm hiểu nhé.

1.2. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM là gì? Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị Nguồn Nhân lực. Trong đó, hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số. Cụ thể như Quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM có giúp tối ưu hoá công việc của nhân viên và cấp quản lý. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp định hướng đúng con đường phát triển.

Phần mềm HRM hay còn được biết đến bằng nhiều tên gọi khác nhau như: HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực; HRM (quản lý nguồn nhân lực); HRIS (hệ thống thông tin nguồn nhân lực).

>> Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực là gì? Vai trò, giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

1.3. HRM hoạt động như thế nào?

HRM (Quản lý nguồn nhân lực) hoạt động thông qua các chuyên gia nhân sự – những người chịu trách nhiệm thực hiện hàng ngày các chức năng liên quan đến nhân sự.

Mỗi tổ chức sẽ có sự khác biệt về quy mô, cấu trúc & tính chất từng vị trí trong phòng Hành chính – Nhân sự.

• Đối với các tổ chức nhỏ, một vị trí sẽ đảm nhận nhiều vai trò nhằm tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí.
• Đối với các tổ chức lớn hơn, sẽ xuất hiện những vị trí chuyên biệt hơn như cán bộ tuyển dụng, cán bộ điều phối tuyển dụng, cán bộ quản lý nhân sự – phúc lợi & lương thưởng,…

Amazon là ví dụ về một công ty lớn với nhiều loại vị trí nhân sự chuyên biệt. Trang web nghề nghiệp của Amazon liệt kê 15 chức danh nhân sự khác nhau:

• Giám đốc nhân sự
• Thư ký phòng nhân sự
• HR đối tác kinh doanh
• Nhân viên tuyển dụng
• Điều phối viên tuyển dụng
• Chuyên viên tuyển dụng cấp cao
• Quản lý tuyển dụng
• Chuyên gia nhập cư
• Chuyên gia về chỗ ở
• Chuyên gia/ quản lý bồi thường
• Chuyên gia/ quản lý lợi ích
• Chuyên gia/ quản lý tài năng
• Chuyên gia/ quản lý học tập và phát triển
• Quản lý chương trình dự án công nghệ/ quy trình nhân sự
• Chuyên gia/ quản lý phân tích nhân sự

1.4. Có bao nhiêu loại phần mềm HRM?

Theo FinancesOnline (nền tảng phổ biến cho các đánh giá sản phẩm tài chính và phần mềm SaaS/ B2B), dựa vào tính năng phần mềm quản lý nhân sự được phân thành 3 loại chính, bao gồm:

• Phần mềm quản lý nhân sự cơ bản

Phần mềm quản lý nhân sự cơ bản cung cấp cho doanh nghiệp 3 tính năng chính: Định vị vị trí nhân viên, đánh giá KPI và tính lương. Đây là các tính năng mà doanh nghiệp nào cũng cần và yêu cầu phải có ở mỗi phần mềm tính công lương.

• Phần mềm quản lý nhân sự chiến lược

So với phần mềm quản lý nhân sự cơ bản, phần mềm quản lý nhân sự chiến lược chú ý nhiều hơn đến việc tuyển dụng. Các hệ thống này thường đi kèm với bộ dụng cụ quản lý đào tạo của doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng hệ thống này thường là những doanh nghiệp hoặc các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.

• Phần mềm quản lý nhân sự trọn vẹn

Những phần mềm HRM này hỗ trợ lên lịch và giám sát lực lượng lao động của bạn một khi các dữ liệu của nhân viên mới/ thực tập sinh được thêm vào hệ thống. Hệ thống này đánh giá hiệu suất của nhân viên, theo dõi thời gian, chi phí… để có được kết quả tổng quan và chân thực nhất.

>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự

2. Tầm quan trọng của phần mềm HRM trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hiện đại sử dụng công nghệ trong việc quản trị sẽ vượt trội hơn hẳn so với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công, truyền thống và tối ưu hơn trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả tuyệt vời nếu như sử dụng phần mềm HRM trong quá trình quản trị. Những lợi ích đó bao gồm:

2.1. Cải thiện được năng suất và chất lượng nhân sự

Với phần mềm khi được sử dụng thì việc giảm thiểu lượng giấy tờ, sổ sách cần xử lý của người quản lý được hiệu quả, xuống mức tối đa. Việc tạo, chỉnh sửa, hay tiến hành tìm kiếm tài liệu khi tiến hành trực tuyến, thông qua máy tính, trên phần mềm nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn bao giờ hết. Vì vậy, việc có thể cải thiện được năng suất làm việc là điều dễ dàng đạt được.

2.2. Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Hiệu quả làm việc cao, năng suất tốt là lợi ích mà phần mềm HRM mang lại. Tuy nhiên, đó chí là những lợi thế hữu ích. Việc sử dụng phầm mềm phù hợp theo nhu cầu, theo đòi hỏi thực tế còn mang tới khả năng tiết kiệm tiền bạc, thời gian một cách hiệu quả. Khi công việc thực hiện trong thời gian ngắn, nhưng kết quả cao hiển nhiên giúp nhà quản lý có nhiều thời gian để thực hiện thêm những công việc khác, có lợi cho tổ chức. Thông qua đó, việc giảm thiểu được chi phí đáng kể, cũng tránh được những phiền phức có khả năng xảy ra.

2.3. Mang lại hiệu quả trong quá trình quản trị

Đối với việc quản lý nhân viên thông qua giấy tờ, sổ sách hiển nhiên việc theo dõi được mọi tin tức, mọi thông tin liên quan tới từng nhân viên của doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn, mất nhiều thời gian cho mỗi nhà quản lý. Mọi thông tin từ số lượng nhân viên nghỉ phép, hay thời gian nghỉ của từng người, những nhiệm vụ họ đang nhận, dự án đang thực hiện,… đều mất nhiều thời gian và đầy khó khăn có khả năng xảy ra.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện và hỗ trợ của phần mềm HRM thì việc có thể quản trị dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng là điều mà mỗi doanh nghiệp thực hiện được. Mọi thông tin có thể tìm kiếm nhanh chóng thông qua bộ lọc hoạt động đơn giản. Lúc này, việc có thể nắm rõ tin tức liên quan được chuẩn xác hơn theo nhu cầu, mục đích của nhà quản lý trong từng thời điểm cụ thể. Quản lý hiệu quả hơn là những gì mà phần mềm HRM có thể mang tới cho người dùng khi lựa chọn ứng dụng.

2.4. Giảm thiểu được rủi ro

Doanh nghiệp thường gặp những rủi ro trong quản lý nhân sự về những vấn đề hợp đồng hoặc những chính sách liên quan trên giấy tờ. Nếu như những bản giấy tờ đó mất sẽ là thiệt hại lớn. Nên việc lưu trữ thông tin trên phần mềm HRM sẽ giúp doanh nghiệp lưu lại những thông tin mà không sợ mất mát.

Với những lợi ích nêu trên, có thể thấy phần mềm HRM đóng vai trò quan trọng và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Payroll là gì? Cách xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Chức năng của phần mềm HRM

Để một doanh nghiệp hoạt động được tốt hơn nên việc phần mềm HRM được ra đời và đáp ứng những khó khăn mà việc quản trị nhân sự gặp phải. Những chức năng mà phần mềm HRM mang lại để giúp cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản trị đó là:

3.1. Quản lý hệ thống nhân sự

Phần mềm giúp lưu trữ tất cả thông tin như liên lạc, thông tin cá nhân, chức danh, trình độ chuyên môn, quan hệ thân nhân,… theo hệ thống một cách đầy đủ và chi tiết. Bao gồm cả nhân viên hiện tại cho tới nhân sự đã nghỉ việc. Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin khi cần. Phần lớn phần mềm không giới hạn số lượng hồ sơ lưu trữ. Vì thế, doanh nghiệp không cần quá lo lắng nếu có mở rộng quy mô trong tương lai. Quá trình lưu trữ, kiểm soát, thưởng phạt hay thay đổi đều được tối ưu hoá.

3.2. Quản lý hợp đồng và vòng đời công tác của nhân sự

Doanh nghiệp và cá nhân công tác phải có hợp đồng lao động theo quy định Pháp luật để đảm bảo quyền lợi nhân viên và sự chuyên nghiệp của tổ chức. Phần mềm HRM hỗ trợ quản lý và cảnh báo thời hạn hợp đồng. Qua đó doanh nghiệp có thể tiến hành gia hạn hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng hay lưu trữ hồ sơ nghỉ việc.

Các hợp đồng lao động được ký kết giữa cấp quản lý với thực tập, thử việc, chính thức; có thời hạn hoặc không có thời hạn đều được lưu trữ trên phần mềm. Các thông tin về hợp đồng lao động rất quan trọng nên nhà quản lý cần kiểm soát kỹ.

3.3. Quản lý, đánh giá, xếp loại chất lượng của nhân viên

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý, đánh giá, xếp loại được chất lượng nhân viên thông qua phần mềm HRM. Người dùng hoàn toàn có thể đánh giá, thiết lập theo theo đầu mục công việc, xem quá trình đào tạo, kết quả KPI để đưa ra những quyết định tăng lương, trừ lương hay thưởng đối với nhân viên.

3.4. Quản lý chấm công, tính lương chính xác

Thật phiền phức nếu như cứ đến tháng là nhân sự lại mất thời gian cho việc ngồi tính thủ công từng người một về bảng lương cũng như ngày đi, ngày nghỉ. Điều đó đã được phần mềm HRM giải quyết nhanh chóng. Kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu mỗi ngày. Thiết lập ca làm, lịch nghỉ,… và làm bảng chấm công cho từng bộ phận.

Căn cứ vào chấm công thì phần mềm chấm công tính lương sẽ tự động tính lương. Tự động trừ vào những ngày nghỉ phép, ngày đi muộn, tính thuế thu nhập hay lương tạm ứng và gửi phiếu lương cho nhân viên. Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian cho nhân sự trong việc ngồi chấm công, tính lương mỗi tháng của doanh nghiệp để tập trung vào những việc tối ưu quy trình vận hành.

3.5. Báo cáo tình hình nhân sự cho doanh nghiệp

Phần mềm HRM sẽ báo cáo tình hình nhân sự cho quản lý theo tháng, báo cáo sinh nhật, báo cáo quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên, báo cáo điều chuyển bộ phận, báo cáo tăng – giảm số lượng nhân sự, báo cáo hợp đồng… giúp quản lý có cái nhìn bao quát hơn về trạng thái hoạt động của nhân viên.

>> Xem thêm: 5 Cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp

4. Mục tiêu của phần mềm HRM trong doanh nghiệp

Trong quản trị nhân lực sẽ chia ra thành 4 loại mục tiêu chính sau đây:

4.1. Mục tiêu của tổ chức (Social Objectives)

Mục tiêu tổ chức bao gồm các biện pháp thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp như mở lớp đào tạo, ký kết hợp đồng với đủ nhân viên theo quota cho một nhiệm vụ nhất định hoặc duy trì tỷ lệ giữ chân nhân viên lâu dài.

4.2. Mục tiêu chức năng (Functional Objectives)

Mục tiêu chức năng được sử dụng để đảm bảo bộ phận Nhân sự hoạt động ổn định, phát triển và phân bổ toàn bộ tiềm năng của họ trong tổ chức.

4.3. Mục tiêu xã hội (Social Objectives)

Mục tiêu xã hội bao gồm các biện pháp được áp dụng nhằm đáp ứng các nhu cầu về mặt đạo đức và xã hội cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động trong doanh nghiệp. Social Objecive chứa các vấn đề về pháp lý xoay quanh việc bình đẳng.

4.4. Mục tiêu cá nhân (Personal Objectives)

Mục tiêu cá nhân được sử dụng nhiều nguồn lược để hỗ trợ các mục tiêu cá nhân cho từng nhân viên. Personal Objectives bao gồm việc đưa ra những cơ hội phát triển kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp giúp duy trì sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.

>> Xem thêm:

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM là gì?

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu, tiêu chí của tổ chức là câu hỏi mà rất nhiều người vẫn đang băn khoăn, thắc mắc. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang loay hoay tìm kiếm một phần mềm HRM thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một số tiêu chí dưới đây:

5.1. Khả năng tùy chỉnh, mở rộng

Đây là yếu tố quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm. Bởi việc tùy chỉnh linh hoạt sẽ giúp chúng ta có thể tạo mô hình quản lý nhân sự có tính hệ thống, có thể chức rõ ràng. Nhờ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá và phát triển song song với lực lượng nhân sự của công ty.

5.2. Độ bảo mật của phần mềm

Trong doanh nghiệp, vấn đề bảo mật từ thông tin nhân viên đến dữ liệu vô cùng quan trọng. Một phần mềm HRM cần đảm bảo tính năng cấp quyền truy cập riêng cho nhà quản trị cũng như giám đốc để theo dõi một cách chính xác và chắc chắn.

5.3. Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng

Một phần mềm quá rắc rối sẽ gây khó khăn trong thao tác. Đồng thời khiến quá trình đào tạo sử dụng phần mềm bị kéo dài. Chưa kể không phải nhân sự nào trong tổ chức cũng nhanh nhạy với các nền tảng công nghệ. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dễ sử dụng, nhằm giúp nhân viên nhanh chóng quen thuộc và nâng cao tính khả thi khi triển khai phần mềm HRM.

5.4. Chi phí phù hợp với ngân sách

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mức chi phí nhất định để đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, bạn hãy cân nhắc về nhiều công cụ HRM trên thị trường có phù hợp với mức giá, ngân sách của công ty hay không trước khi đưa ra quyết định.

5.5. Hỗ trợ 24/7

Trong quá trình ứng dụng phần mềm chắc chắn sẽ không tránh khỏi các trục trặc, lỗi kỹ thuật khi triển khai. Chính vì vậy mà bạn hãy cân nhắc thật kỹ khi lựa chọn một nhà cung cấp luôn hỗ trợ 24/7 cho khách hàng, giải quyết kịp thời các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.

>> Xem thêm: Các mô hình quản lý nhân sự hiệu quả nhất hiện nay

6. Paroda HRM – Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện trong doanh nghiệp

Được biết đến là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay, phần mềm quản trị nhân sự Paroda HRM là một giải pháp lý tưởng phù hợp với mọi doanh nghiệp Việt hiện nay.

Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm Paroda HRM giúp giải quyết bài toán về quản lý tuyển dụng, nhân sự, đánh giá năng lực, chấm công, tiền lương nhanh chóng:

• Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên giúp số hóa thông tin, đơn từ hành chính, cập nhật vào bảng chấm công nhanh chóng
• Quản lý tổ chức thông minh theo vị trí (Position Management). Tạo sơ đồ tổ chức phân cấp và quản trị các công ty thành viên, phòng ban trên nền tảng tập trung
• Kết nối được trên 90% các máy chấm công trên thị trường thuận tiện cho việc kiểm tra giờ giấc của nhân viên. Dữ liệu chấm công sẽ đẩy về bảng công và hệ thống tự động đồng bộ sinh ra lượng. Từ đó giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian cho việc tính toán, quản lý giờ làm nhân viên, lương thưởng…
• Kết nối nhanh chóng với các phân hệ khác giúp lấy dữ liệu, phục vụ tính công, lương như KPI, doanh số.
• Nắm bắt được tình trạng làm việc của nhân sự, giúp nhà quản lý có thể nắm được tình hình biến động nhân sự và đưa ra một giải pháp tốt nhất
• Đa hình thức Chấm công: GPS, FaceID, máy chấm công, file export. Không giới hạn thiết lập ca làm việc: OT, ca ngày, ca đêm, ca gãy, ca 4 tiếng, ca 8 tiếng,…
• Giao diện dễ sử dụng, xử lý dữ liệu nhanh chóng
• Đội ngũ chăm sóc & hỗ trợ 24/7

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp Paroda HRM

7. Tổng kết

Như vậy, bằng cách triển khai các giải pháp hỗ trợ thông qua phần mềm HRM, bộ phận nhân sự có thể rút ngắn được nhiều quy trình xử lý công việc. Với sự trợ giúp của các giải pháp phần mềm cụ thể, bạn có thể tập trung hơn vào các vấn đề tổ chức.

Qua những thông tin được chia sẻ trên đây, nếu bạn muốn tìm kiếm một công cụ giúp quản lý nhân sự toàn diện, số hóa mọi quy trình quản lý thì Paroda chính là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn. Để được tư vấn về phần mềm quản lý nhân sự Paroda HRM, bạn vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn cho bạn ngay hôm nay.

Đăng ký dùng thử