Bí quyết tăng năng suất làm việc siêu hiệu quả, dễ áp dụng

Năng suất làm việc là một yếu tố cạnh tranh quan trọng trong môi trường kinh doanh đầy khốc liệt như hiện nay. Bên cạnh kiến thức và kỹ năng chuyên môn, việc cải thiện hiệu suất công việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Theo dõi những phương pháp giúp tăng năng suất lao động cá nhân qua bài viết sau của Paroda.

1. Năng suất làm việc là gì?

Năng suất làm việc là mức độ hoàn thành công việc của một người trong một thời gian nhất định, được đo lường bằng số lượng sản phẩm, dịch vụ được tạo ra hoặc số lượng công việc được hoàn thành trong một đơn vị thời gian. Cùng một khoảng thời gian đó, có người năng suất làm việc cao, đạt KPI, nhưng cũng có người năng suất lao động thấp.

Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể bán được 10 sản phẩm trong một giờ, trong khi một nhân viên khác chỉ bán được 5 sản phẩm trong cùng thời gian đó. Như vậy, nhân viên đầu tiên có năng suất làm việc cao hơn nhân viên thứ hai.

Mục đích tăng cường năng suất làm việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đó chính là lý do tại sao việc đo lường năng suất của mỗi nhân sự là quan trọng, vì nó giúp:

• Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từng phòng ban, và toàn bộ doanh nghiệp trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể.
• Đây là cơ hội để các doanh nghiệp so sánh mức độ cạnh tranh giữa các ngành, công ty hoặc lĩnh vực khác nhau.
• Việc đo lường năng suất làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra cách đối xử công bằng, phù hợp và khách quan nhất đối với người lao động, cũng như thiết lập quy định thưởng phạt hợp lý.
• Nâng cao năng suất làm việc là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện mở rộng hoạt động và nâng cao lợi thế trên thị trường, từ đó đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Vì vậy, có thể nói rằng năng suất làm việc đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

2. 4 yếu tố quan trọng tác động đến năng suất làm việc

Năng suất khác nhau giữa các nhân viên hoặc cùng một nhân viên nhưng có sự chênh lệch giữa tháng này qua tháng khác. Sự khác biệt đó là do ảnh hưởng tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất làm việc bao gồm:

• Yếu tố con người: Yếu tố con người có ảnh hưởng đến năng suất làm việc như kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình làm việc, sức khỏe, thể trạng, tinh thần…
• Yếu tố cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất bao gồm các công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị phục vụ cho người lao động hoàn thành công việc.
• Yếu tố điều kiện tự nhiên: bao gồm những nhân tố như thời tiết, khí hậu hoặc những nhân tố khách quan từ bên ngoài tác động đến năng suất lao động.
• Yếu tố tài nguyên thiên nhiên: Những ngành nghề chịu tác động trực tiếp của yếu tố này là những nhóm công việc có yếu tố đầu vào sản xuất do thiên nhiên cung cấp. Ví dụ: khai thác than đá, dầu mỏ, quặng sắt,…

3. Bí quyết nâng cao năng suất cho bản thân

3.1. Chuẩn bị danh sách việc cần làm

Một danh sách công việc được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi nhiệm vụ.

Vào cuối ngày làm việc cuối cùng của mỗi tuần, hãy dành vài phút để liệt kê những công việc quan trọng cần hoàn thành trong tuần tiếp theo. Hãy sắp xếp những mục tiêu này theo thứ tự ưu tiên, đặt những công việc quan trọng hoặc ưu tiên cao nhất lên trước.

Bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết như thời gian cần cho mỗi công việc, thời hạn, người đồng nghiệp cần hợp tác, hoặc bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành những mục tiêu nhỏ và cụ thể để giúp bạn hoàn thành từng công việc một cách nhanh chóng và có cảm giác làm việc hiệu quả hơn.

Vào buổi sáng thứ Hai, hãy kiểm tra lại danh sách để đảm bảo không bỏ sót công việc nào. Bạn cũng có thể chia nhỏ danh sách này theo từng ngày để theo dõi dễ dàng hơn. Đừng quên xóa đi những công việc đã hoàn thành và thêm vào những công việc mới cần thực hiện.

3.2. Làm việc theo chu kỳ 90 phút

Khác với máy móc hoạt động theo tuyến tính, con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và hoạt động theo bản chất tự nhiên, bạn cần chú ý đến các chu kỳ Ultradian, hay còn gọi là chu kỳ 90 phút.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não của con người có khả năng tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng thời gian 90 – 120 phút. Sau 90 phút, hiệu suất làm việc sẽ giảm xuống, do đó, việc cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Bạn nên chia một ngày làm việc của mình thành 4 – 5 chu kỳ 90 phút và mỗi chu kỳ tập trung thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình.

3.3. Hạn chế làm việc đa nhiệm

Việc đa nhiệm (multitasking) đặt áp lực lên não bộ, buộc nó phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau và không thể tập trung chú ý đến từng nhiệm vụ. Do đó, khả năng mắc lỗi tăng lên. Thực tế, một nghiên cứu từ Đại học Sussex còn chỉ ra rằng cách làm việc đa nhiệm này có thể gây hại cho vùng não.

Để tối ưu hóa năng suất làm việc, quan trọng là bạn nên tập trung và chú ý mọi nỗ lực để hoàn thành một công việc cụ thể. Nên chỉ bắt đầu công việc mới khi đã hoàn thành những nhiệm vụ trước đó.

3.4. Tăng năng suất làm việc bằng quy tắc 2 phút

Đối với công việc hoặc nhiệm vụ mà chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy thực hiện ngay lập tức. Hành động này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng hơn so với việc để lại và làm sau. Thực tế, những công việc mà bạn trì hoãn thường không khó làm. Bạn thường có đủ khả năng để thực hiện chúng, chỉ là bạn đang trì hoãn vì một vài lý do nào đó.

Vì thế, quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng và bắt tay vào công việc theo 2 nguyên tắc sau:

• Nếu công việc chỉ mất ít hơn 2 phút của bạn, hãy thực hiện ngay lập tức.
• Để xây dựng thói quen mới, hãy bắt đầu thực hiện công việc trong vòng 2 phút. Mặc dù không phải mọi công việc đều có thể hoàn thành trong 2 phút, nhưng chỉ cần 2 phút để bắt đầu là một bước quan trọng.

3.5. Thiết lập khoảng nghỉ ngắn

Làm việc liên tục trong thời gian dài có thể dẫn đến sự mệt mỏi và ảnh hưởng tiêu cực đến tư duy của bạn. Ngược lại, những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn có thể giúp bạn thư giãn, tái tạo năng lượng cho bản thân và giảm thiểu những sai lầm có thể xuất phát từ trạng thái mệt mỏi.

Theo các nhà khoa học, nghỉ ngơi trong khoảng thời gian ngắn được cho là có lợi để duy trì sự tập trung tốt hơn, ngăn cản sự giảm hiệu suất làm việc. Vì thế, quan trọng là bạn nên tạm nghỉ tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng 5 – 10 phút, khoảng 2 – 3 lần mỗi giờ. Hành động này sẽ giúp bạn duy trì tập trung tốt hơn trong suốt cả ngày làm việc.

Ngoài ra, hãy thực hiện ít nhất một buổi tập thể dục trong ngày, dù chỉ là một số động tác như chống đẩy hoặc tập thể dục tại chỗ. Điều này cũng giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn.

3.6. Đặt deadline công việc và thông báo với người khác

Tự đặt một hạn chót cho bản thân là một cách tốt để tạo động lực và làm việc chăm chỉ hơn, đặc biệt là đối với những nhiệm vụ hoặc dự án không có thời hạn kết thúc rõ ràng. Đồng thời, quan trọng là bạn nên thông báo với người khác về hạn chót mà bạn tự đặt ra. Hành động này sẽ giúp bạn phát triển trách nhiệm và cam kết hơn trong việc hoàn thành công việc đúng theo hạn mà bạn đã đề ra.

3.7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo

Mọi công việc bạn thực hiện nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó nhận phản hồi để điều chỉnh, thay vì dành quá nhiều thời gian cố gắng làm cho chúng trở nên hoàn hảo từ lần đầu. Bạn sẽ nhận ra rằng việc thực hiện các dự án trong bốn hoặc năm “bản nháp” thay vì cố gắng hoàn thành chúng ngay từ lần đầu sẽ giúp bạn hoàn thành chúng nhanh chóng hơn nhiều.

>> Xem thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

4. Nhà quản lý cần làm gì để nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên?

Với tư cách là một nhà quản lý, bạn không chỉ cần biết cách để nâng cao hiệu suất của bản thân mà cần biết cách để giúp nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Dưới đây là những cách giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc một cách hiệu quả nhất:

4.1. Sử dụng phần mềm quản lý công việc để tăng năng suất làm việc

Sự ra đời của các phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi và giám sát công việc của nhân viên mà còn cung cấp các tính năng nổi bật giúp nâng cao năng suất làm việc và quản lý dự án hiệu quả.

Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Tiêu biểu trong đó phải kể đến Paroda Workplace của Paroda – một trong những ứng dụng quản lý công việc, tiến độ dự án, theo dõi hiệu suất nhân sự tối ưu và được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng nhất hiện nay.

Đây là một phần mềm quản lý công việc thông minh theo phòng ban, đội nhóm, doanh nghiệp với giao diện và cách thức sử dụng đơn giản. Paroda Worplace là phần mềm quản lý công việc thông minh, giúp nhà lãnh đạo quản lý công việc hiệu quả:

• Đơn giản hóa quản lý công việc: Giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giao việc, phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng ban trong tổ chức.
• Hỗ trợ báo cáo: Cung cấp đầy đủ các loại báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo tiến độ dự án, giúp nhà lãnh đạo theo dõi sát sao tình hình công việc và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tương tác nhóm: Cung cấp môi trường tương tác cho việc làm việc trong nhóm, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin, phối hợp công việc hiệu quả.
• Quản lý tài liệu: Giúp quản lý tài liệu và đối tượng liên quan một cách tập trung, dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
• Tự động cảnh báo: Tự động cảnh báo, nhắc nhở theo kịch bản đã cài đặt, giúp hạn chế tình trạng quên việc và bỏ sót công việc quan trọng.

Paroda Workplace là ứng dụng quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp đang sử dụng và tin dùng. Nền tảng này cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý công việc và dự án, từ những nhiệm vụ cơ bản đến những yêu cầu nâng cao, phục vụ mọi loại doanh nghiệp từ các startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đến các tập đoàn lớn với quy mô và cơ cấu nhân sự đa dạng.

Đặc biệt, Paroda Workplace không chỉ phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau như tài chính ngân hàng, sản xuất, dịch vụ, bất động sản, giáo dục, công nghệ thông tin, nhà hàng, khách sạn, mà còn mang lại giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho mỗi lĩnh vực kinh doanh.

4.2. Đào tạo, nâng cao năng lực nhân viên

Trong công việc, nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên, cập nhật các kỹ năng mới phục vụ công việc nhà quản lý cần chú ý đến việc tổ chức các khóa đào tạo, phát triển nguồn nhân lực. Qua đây giúp hiệu quả công việc luôn được đảm bảo.

4.3. Giao công việc phù hợp

Người quản lý phải là người hiểu rõ nhân viên của mình nhất về điểm yếu, điểm mạnh, kỹ năng chuyên môn để có thể phân chia và giao nhiệm vụ phù hợp cho họ.

Điều này không chỉ giúp nhân sự đó có thể hoàn thành tốt các công việc được giao mà còn tiết kiệm được không ít thời gian để đào tạo nếu nhân sự đó không có khả năng thực hiện.

4.4. Có chế độ lương thưởng và động viên người lao động

Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng giúp thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên là chế độ khen thưởng và động viên đến từ phía ban lãnh đạo, người quản lý.

Dựa trên đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên, người quản lý sẽ có chế độ khen thưởng phù hợp. Khi đó, họ sẽ cảm thấy những nỗ lực, cố gắng của mình được ghi nhận, từ đó không ngừng cống hiến và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đây chính là một cách để tạo ra một môi trường làm việc mang tính cạnh tranh lành mạnh, mọi người cùng cố gắng và phát triển.

4.5. Cắt giảm những cuộc họp vô nghĩa

Thời gian dành cho cuộc họp thường là một trong những rắc rối lớn đối với năng suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là khi đối mặt với những cuộc họp kéo dài nhưng không hứng thú. Để vượt qua vấn đề này, bạn có thể lên kế hoạch và làm rõ mục đích của cuộc họp.

Làm người quản lý, bạn cũng có thể gửi tài liệu trước để tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong quá trình diễn ra cuộc họp. Hơn nữa, việc hạn chế số lượng người tham gia cuộc họp cũng là một biện pháp hữu ích. Kích thước của đội ngũ tham gia càng lớn, khả năng mất tập trung cũng càng tăng lên.

>> Xem thêm: 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader

5. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về cách để nâng cao năng suất làm việc của bản thân cũng như cách để nhà quản lý giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích trong việc tăng năng suất làm việc.

Đăng ký dùng thử