Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

Hiện nay những người có thể làm nhiều việc một lúc được đánh giá rất cao. Những người này được gọi là người đa nhiệm – Multitasking. Vậy thuật ngữ Multitasking là gì? Multitask mang lại những ích lợi gì. Làm gì để cải thiện tính đa nhiệm hiệu quả. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Paroda nhé!

1. Multitasking là gì?

Multitasking là gì? Multitasking hay Multitask còn được gọi là “làm việc đa nhiệm”, là triển khai nhiều công việc cùng một lúc. Thường với mong muốn hoàn thành nhiều đầu việc trong thời gian ngắn nhất. Nhiều người làm việc đa nhiệm nhằm mục đích tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.

Một số trường hợp đa nhiệm mà hầu hết ai trong chúng ta đều đã từng trải qua như:

• Nghe nhạc trong lúc chuẩn bị món ăn.
• Vừa ăn vừa xem điện thoại.
• Vừa dạy học vừa viết bài giảng.
• Nghe họp cùng lúc với viết lại biên bản cuộc họp.
• Vừa lướt mạng xã hội vừa nói chuyện với người thân, bạn bè.

Có 3 loại multitasking phổ biến:

• Hình thức đa nhiệm đầu tiên và rõ ràng nhất là việc thực hiện hai tác vụ vật lý cùng một lúc, ví dụ như nói chuyện điện thoại với khách hàng trong khi đang soạn thảo bản kế hoạch.
• Loại thứ hai liên quan đến việc chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất, trong khi não bộ đang tư duy về một vấn đề khác, chẳng hạn như tham gia một cuộc họp nhưng tâm trí đang nghĩ cách giải quyết một công việc khác chưa hoàn thiện.
• Loại multitask thứ ba được gọi là “tận dụng thời gian nhàn rỗi”. Kiểm tra email trong khi báo cáo đang được in hoặc nghe postcast khi đang chờ giám đốc duyệt bản thảo là những biểu hiện của hình thức làm việc đa nhiệm này. Về bản chất, đây là một phương pháp sử dụng hiệu quả khoảng thời gian có thể bị lãng phí. Tuy nhiên trên góc độ tư duy thì đây là một hình thức multitask vì người thực hiện vẫn đang ở trong nhiều luồng công việc cùng một lúc và chưa kết thúc hẳn nhiệm vụ trước đó.

Vậy bạn đã biết được khái niệm Multitasking là gì? Multitasking có thực sự là cách làm tốt? Làm thế nào để làm việc đa nhiệm mang lại hiệu quả tốt nhất? Theo dõi với Paroda trong phần tiếp theo!

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

2. Những lợi ích có thể mang lại của Multitasking là gì?

Từ định nghĩa trên, đa nhiệm có vẻ là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc cùng một lúc

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não của chúng ta gần như không giỏi trong việc xử lý nhiều nhiệm vụ như chúng ta vẫn nghĩ. Vậy những lợi ích của multitasking là gì?

2.1. Tiết kiệm thời gian

Multitask giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết cách áp dụng. Ở một số tổ chức, làm việc đa nhiệm cũng được áp dụng khá hiệu quả.

Chẳng hạn như, thay vì sau mỗi buổi họp, thư ký sẽ ghi nhớ những nội dung chính và chỉnh sửa lại bản thảo thì bạn lại có thể chỉnh sửa trực tiếp ngay trong buổi họp để thời gian còn lại có thể làm thêm các công việc khác.

2.2. Tiết kiệm chi phí

Nhiều doanh nghiệp rất trọng dụng những ứng viên có khả năng làm việc đa nhiệm, linh hoạt, đảm nhiệm nhiều vị trí, vai trò khác nhau. Bởi điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê ngoài, đầu tư ngân sách đào tạo, tối ưu chi phí hoạt động.

2.3. Cải thiện hiệu quả công việc

Một ngày bạn sẽ được trải nghiệm và có thể làm nhiều thứ đối với một người có khả năng đa nhiệm. Ngoài ra, tốc độ công việc của bạn cũng có thể được cải thiện một cách hiệu quả nhờ khả năng này.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

3. Những tác động tiêu cực của Multitasking là gì?

Hình thức làm việc multitasking không còn xa lạ trong xã hội ngày nay, đặc biệt với dân văn phòng. Vậy bạn có nên áp dụng đa nhiệm trong xử lý công việc? Hãy cùng Paroda tìm hiểu ngay những tác hại mà đa nhiệm sẽ mang lại.

3.1. Não bộ hoạt động mất tập trung, kém hiệu quả

Multitasking là gì mà có thể khiến bộ não hoạt động kém đi? Đó là cách thức làm việc bạn bắt bộ não của mình phân chia sự tập trung để thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Và tất nhiên, điều này không thể mang lại kết quả tốt và cũng có thể khiến não bộ bị hư hại khi bạn cố ép chúng phải chạy hết công suất.

Ví dụ: Bạn viết blog trong khi xem phim, đang họp nhưng nghĩ đến chuyện khác,…

Việc bị gián đoạn liên tục vì làm việc đa nhiệm sẽ gia tăng mức độ căng thẳng. Do đó, nhận thức quá tải sẽ sinh ra những phản ứng tiêu cực liên quan đến bộ não.

Theo nghiên cứu từ Đại học Sussex, làm việc đa nhiệm trong một thời gian dài và liên tục sẽ gây hại cho bộ não của bạn. Họ đưa ra nhận định rằng, những người thường xuyên dùng hình thức làm đa nhiệm sẽ có mật độ não thấp hơn vùng não chịu trách nhiệm kiểm soát cảm xúc và nhận thức.

Bên cạnh đó, Multitasking cũng sẽ khiến năng lượng bị tiêu hao nhiều do quá trình điều chỉnh liên tục.

Như vậy, hãy hạn chế đa nhiệm. Đa nhiệm càng lâu thì sẽ càng gây hao mòn bộ não của bạn, ảnh hưởng đến sức khỏe. Thậm chí, kết quả công việc cũng không được chất lượng so với việc tập trung vào từng việc một.

3.2. Khả năng giải quyết công việc giảm hiệu suất

Nhiều người cho rằng, đa nhiệm có thể cải thiện năng suất của họ. Thế nhưng đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Nếu bạn làm hai việc cùng một lúc, bạn không dành sự chú ý của mình cho bất kỳ việc nào. Với sự tập trung hạn chế, bạn chắc chắn sẽ mắc sai lầm.

Thực tế là vì multi-task rất tốn sức, nó giàn trải và không gắn mới một phương hướng rõ ràng nào cả. Đa nhiệm khiến chúng ta không có trọng tâm. Có nghĩa là bạn liên tục điều chỉnh phương hướng cho tới khi bạn sa lầy trong những thứ không đáng quan tâm, điều làm bạn không thể thực sự trở lại đúng với nhiệm vụ ban đầu với bất cứ hiệu quả nào.

Để dễ hiểu, ta có thể lấy ra ví dụ sau: Nếu bạn đang tham gia cuộc họp quan trọng nhưng vẫn tranh thủ gửi Email thì bạn sẽ không thể nhận lại được những thông tin chính xác trong cuộc họp đó.

3.3. Làm mai một kỹ năng

Như nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra Multitasking có ảnh hưởng xấu đến con người. Gánh nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bộ não không thể hoạt động một cách chính xác và hiệu quả. Điều này dẫn đến các công việc bị lẫn lộn, chồng chéo khó kiểm soát. Đồng thời, không phát huy hiệu quả các kỹ năng và dẫn đến tình trạng mai một dần.

3.4. Suy giảm IQ

Một báo cáo cho thấy tại thời điểm này với sự phát triển của công nghệ thì việc bạn có thói quen thường xuyên check Email, tin nhắn của các mạng xã hội trong lúc khi bạn cần tập trung vào các cuộc họp hay hội nghị. Điều này làm giảm năng lực tiếp thu thông tin cũng giống như xử lý công việc kém hiệu quả hơn.

3.5. Khó tối ưu thời gian

Việc chuyển đổi giữa các task có thể khiến bạn lãng phí thời gian không cần thiết. Dù có thể thời gian chuyển từ làm task này sang task khác không nhiều. Nhưng khi tổng kết lại, bạn có thể đã đánh mất một khoảng thời gian đáng kể mà chính bạn cũng không ngờ tới.

Một nghiên cứu được thực hiện vào năm 1990 đã kết luận rằng multitask thật ra tốn nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn là khi chúng ta thực hiện từng task một. Vậy nên dù nhìn qua có vẻ rất hiệu quả, nhưng multitask sẽ chỉ khiến bạn mất thời gian hơn mà thôi. Chưa kể, multitask trong thời gian ngắn sẽ khiến bạn làm việc thiếu nghiêm túc hơn. Từ đó dễ mắc phải nhiều lỗi sai không đáng có.

3.6. Ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần

Việc bạn quản lý thời gian và làm việc theo một kế hoạch đã được vạch sẵn sẽ giúp bạn có xác suất gặp thành công theo dự định ban đầu nhiều hơn. Lý do là vì khi đó bạn có vừa đủ thời gian để có thể kiểm soát tình hình và dự tính được kết quả. Sau đó bạn có thể vạch ra các chiến lược phù hợp nhất để tăng cao khả năng thành công.

Ngược lại, khi làm việc đa nhiệm, bạn sẽ không theo kế hoạch cụ thể nào. Khi đó, bạn sẽ thấy lo âu vì không biết rằng liệu công việc có đạt được kết quả thành công hay không. Việc liên tục áp dụng multitask sẽ khiến bạn thường xuyên lo âu và căng thẳng kéo dài, ngoài ra còn có thể mắc phải các vấn đề tâm lý nghiêm trọng khác.

3.7. Làm xấu đi các mối quan hệ với đồng nghiệp

Nhiều người có thói quen trì hoãn công việc rồi lại gấp rút hoàn thành chỉ trong thời gian ngắn. Về sau, hành động này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của đội nhóm. Khi làm việc gấp rút, bạn sẽ không biết mình đang sai chỗ nào, hoặc nếu có cũng rất tốn thời gian chỉnh sửa. Vì vậy mà kết quả không đạt yêu cầu dẫn đến mất uy tín đồng nghiệp và cấp trên.

Ở khía cạnh khác, những người nước tới chân mới nhảy sẽ bị cuốn vào guồng quay của công việc. Họ tất bật và bận rộn với nhiều nhiệm vụ khác nhau dù thực sự chẳng có việc gì có thể làm với kết quả tốt. Dần dần chính họ thường xuyên vắng mặt những hoạt động của công ty và dần xa cách với đồng nghiệp.

4. Những sai lầm phổ biến khi thực hiện làm việc đa nhiệm multitasking là gì?

4.1. Vừa giải trí vừa làm việc

Đây là một thói quen thiếu khoa học nhưng lại rất phổ biến trong đội ngũ nhân sự. Giải trí kết hợp làm việc cũng là một hình thức làm việc đa nhiệm khi não bộ bị phân tán bởi 2 luồng suy nghĩ khác nhau. Vừa nghe nhạc vừa viết báo cáo hoặc xem phim trong lúc đang làm việc là những biểu hiện phổ biến của hình thức multitask này.

Tuy nhiên đây cũng là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thực hiện công việc không hiệu quả. Bởi khi đang ở trong trạng thái giải trí, thư giãn, chúng ta rất khó để tập trung vào công việc, từ đó dẫn tới hiệu suất mang lại không cao và làm kéo dài thời gian thực hiện nhiệm vụ.

4.2. Làm nhiều công việc nặng cùng một lúc

Một tình trạng chung của những người làm việc đa nhiệm (multitasking person) hiện nay là họ luôn ở trong tình trạng stress, quá tải vì phải gồng gánh nhiều trách nhiệm cùng một lúc. Một người đảm nhiệm vai trò leader của 2 dự án khác nhau cùng một lúc là một ví dụ điển hình của multitasking person. Điều này cũng đồng nghĩa với việc gánh nặng nhân đôi, khiến cho cả nhân viên và các nhà quản lý áp lực cực độ.

4.3. Nhiều tác nhân gây gián đoạn

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc multitask phản tác dụng là bởi nhân viên bị phân tán tư tưởng bởi các yếu tố môi trường. Một gián đoạn nhỏ như tiếng nói chuyện quá to hay điện thoại kêu liên tục cũng khiến cho mạch tư duy bị đứt đoạn. Điều này dẫn đến khả năng tập trung cho công việc bị suy giảm và dễ mắc phải những sai lầm không đáng có.

5. Làm thế nào để thực hiện Multitasking hiệu quả nhất?

Hiểu được Multitasking là gì, Paroda mời đọc cùng tìm hiểu một số mẹo để cải thiện kỹ năng đa nhiệm nhé.

5.1. Tận dụng Multitask cho công việc không quan trọng

Nắm được multitasking là gì bạn sẽ biết cách để tận dụng nó vào những điều có ích trong công việc. Multitasking sẽ không có tác động xấu tới các công việc mà còn giúp nâng cao năng suất của bạn nếu như:

• Là công việc không quan trọng, cho dù kết quả thế nào cũng không có vấn đề.
• Công việc dễ dàng và không cần não bộ hoạt động năng suất.

Mọi người có thể làm nhiều hoạt động khác nhau cùng lúc như nấu ăn, thể dục, dọn dẹp, nghe nhạc hoặc giải trí… mà không bị chịu ảnh hưởng tiêu cực. Tuy nhiên đối với công việc, bạn chỉ nên thực hiện multitasking với những nhiệm vụ mà bản thân đã thành thục và không đòi hỏi cần phải nỗ lực hay cố gắng quá nhiều.

5.2. Lập todolist hàng ngày

Và đây là một trong những kiến thức và kỹ năng đa nhiệm vô cùng thiết yếu. Lập list cũng bảo vệ bạn không quên những thành phần đơn cử của trách nhiệm.

Khi giải quyết nhiều dự án cùng một lúc, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là tạo một danh sách việc cần làm. Lập list sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ bạn có mạng lưới hệ thống.

Sắp xếp mọi thứ bạn cần làm là một kỹ năng đa nhiệm cần thiết. Viết danh sách kèm theo lời giải thích bên cạnh mỗi nhiệm vụ sẽ tạo ra một danh sách việc cần làm dễ tiếp cận và không quên các chi tiết cụ thể của nhiệm vụ.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

5.3. Phân chia thứ tự ưu tiên công việc

Sau khi đã liệt kê ra các việc phải làm, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự cần ưu tiên nhất đầu tiên rồi trải dài đến thứ tự ưu tiên phía sau. Để quyết định được đâu là ưu tiên hàng đầu và thứ yếu, bạn có thể vận dụng cách phân tích sau:

• Việc gấp và quan trọng: Đây là những việc cần được ưu tiên hàng đầu và phải hoàn thành trước tiên. Chẳng hạn như giải đáp thắc mắc của khách hàng, hoàn thành dự án sắp đến hạn nộp, hoặc thực hiện việc cấp trên giao cho bạn.
• Việc quan trọng nhưng chưa gấp: Bạn thường có thể dần dần hoàn thành những việc này trong ngày, tuy nhiên cần phải đảm bảo tính chính xác toàn diện. Các kế hoạch này thường thuộc dạng lên kế hoạch dài hạn, chẳng hạn liên quan tới kế hoạch hợp tác.
• Việc không quá quan trọng nhưng cần gấp: Các việc thuộc danh mục này thường là các việc cần hoàn thành để bạn có thể làm các việc quan trọng hơn. Ví dụ như đặt vé máy bay để đi công tác. Nếu bạn làm quản lý, bạn có thể giao, bổ nhiệm công việc này cho người khác.

5.4. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Thực tế khó khăn khi làm việc đa nhiệm chính là chúng ta phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Nếu không biết cách quản lý bạn dễ bị rối, rơi vào hoang mang.

Vậy nên, bạn nên lọc ra những nhiệm vụ có tính chất tương tự nhau để dễ dàng theo dõi. Ví dụ: Bạn phải đăng nhiều bài viết lên các nền tảng mạng xã hội, hãy nhóm các đầu việc lại và sắp xếp lịch trình một cách hợp lý để không bị xao nhãng.

5.5. Giảm tần suất kiểm tra các kênh giao tiếp

Các thông báo từ email, tin nhắn từ đồng nghiệp và khách hàng sẽ kéo chúng ta khỏi mạch làm việc.Tuy nhiên nó lại cần thiết và không thể tránh khỏi. Vì vậy, giữa việc trả lời các kênh giao tiếp và công việc hiện tại, hãy chọn một thứ ưu tiên và hoàn thành nó trước.

Xây dựng phòng thái làm việc chuyên nghiệp bằng cách cắt giảm các tác nhân khiến bạn trở nên phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại hay các tiếng động bất thình lình từ thiết bị di động, máy tính. Từ bỏ thói quen “hóng” chuyện và tập trung tối đa cho công việc hiện tại sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.

5.6. Loại bỏ các tác nhân gây xao lãng

Hãy tạo một không gian làm việc lý tưởng nhất để họ có thể tập trung toàn thể cho công việc. Điều này bao gồm việc loại bỏ những tác nhân gây xao lãng và nhiễu thông tin. Một môi trường làm việc hiệu quả hỗ trợ năng suất tối đa cho nhân viên cần đáp ứng tiêu chuẩn 5S:

• Sàng lọc: Sàng lọc, loại bỏ những tác nhân không cần thiết, có khả năng gây xao lãng
• Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng
• Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ
• Săn sóc: Luôn luôn duy trì thực hiện 3 hoạt động trên
• Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen

5.7. Luyện tập đa nhiệm

Như bất kỳ kỹ năng mềm nào khác, để có thể đa nhiệm hiệu quả, bạn cần thời gian để luyện tập. Một số nghiên cứu đã chỉ ra bộ não của chúng ta có thể cải thiện tốc độ làm việc và đa nhiệm tốt hơn nếu ta nghiêm túc tập luyện.

Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo ngủ đủ giấc, ăn uống đầy đủ, nghỉ ngơi hợp lý để cơ thể có đủ năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng. Bạn có thể áp dụng hai phương pháp sau để luyện tập đa nhiệm và cải thiện hiệu suất công việc:

• Phương pháp 52/17 (tập trung làm việc 52 phút và nghỉ 17 phút)
• Phương pháp Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút nghỉ 5 phút)

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

5.8. Multitask thông minh nhờ ứng dụng công nghệ

Hiện nay, các giải công nghệ đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý và nhân viên thực hiện đa nhiệm hiệu quả. Áp dụng phần mềm quản lý công việc và dự án vào quy trình vận hành không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Trong đó, Paroda là một trong những nền tảng quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện cho chuyển đổi số ưu việt nhất trên thị trường. Với những tính năng quản trị mạnh mẽ, Paroda có thể giải quyết gãy gọn bài toán năng suất cho doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực:

• Hệ thống báo cáo Dashboard tự động, trực quan cung cấp các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả kinh doanh, biến động nhân sự,…
• Cảnh báo thông tin nhắc hẹn khi công việc đến hạn, giúp nhân viên không quên việc, sót việc khi phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.
• Hỗ trợ lên kế hoạch công việc cụ thể, phân bổ nguồn lực rõ ràng, tự động cập nhật vào lịch biểu các cá nhân.
• Tạo các quy trình làm việc khoa học, bài bản, giúp quản lý và nhân viên nắm bắt rõ tiến độ thực hiện công việc.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

6. Tổng kết

Như vậy, ngày nay Multitasking đã không còn lạ lẫm đối với chúng ta, đặc biệt là dân văn phòng. Chính vì như vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc một cách hiệu quả.

Và thông qua nội dung bài viết trên, không chỉ giải nghĩa Multitasking là gì, mà còn giúp bạn hiểu sâu hơn về hình thức làm việc Multitasking. Qua đó, Paroda đã đưa ra những gợi ý giúp bạn làm việc tốt hơn khi áp dụng.

Đăng ký dùng thử