Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên là việc quan trọng mà các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm. Bởi một doanh nghiệp có thành công hay không phải nhìn vào việc các nhân viên có đạt được hiệu quả cao trong công việc.

Hiện nay có rất nhiều phương pháp và xu hướng trong cách quản lý nhân sự từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý hiệu suất và cách để quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên, bạn có thể tham khảo bài viết của Paroda tại đây.

1. Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất (Performance Management) là quá trình liên tục theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các mục tiêu đề ra. Đây là một quá trình quan trọng giúp giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của nhân lực đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

Để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý phù hợp với văn hóa và mục tiêu của tổ chức. Quy trình này cần được diễn ra liên tục, triển khai một cách nhất quán và có sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

>> Xem thêm: Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp

Về cốt lõi, quản lý hiệu suất phải giúp các tổ chức và nhân viên cải thiện năng suất làm việc của mình, tìm ra những nguyên nhân hạn chế và khắc phục nó một cách kịp thời, nhanh chóng. Hãy xem những điều mà quản lý hiệu suất, hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp của bạn:

Đối với doanh nghiệp, quản lý hiệu suất đem lại những lợi ích sau:

• Tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả: Khi doanh nghiệp biết được hiệu suất của từng nhân viên, họ có thể xác định những nhân viên đang làm việc hiệu quả và những nhân viên cần được hỗ trợ. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định phân bổ nguồn lực phù hợp như phân công công việc, đào tạo, thăng tiến,…
• Dễ dàng đạt mục tiêu kinh doanh: Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp xác định những yếu tố cần cải thiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Từ đó đưa ra các kế hoạch và hành động phù hợp để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Gia tăng năng suất lao động: Quản trị hiệu suất tốt sẽ giúp đảm bảo nhân viên đang làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu của tổ chức. Từ đó nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu chi phí hoạt động.
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên: Khi nhân viên có thể xác định các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội phát triển của bản thân ở doanh nghiệp. Họ sẽ có xu hướng trau dồi và nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Quản lý hiệu suất giúp nhà quản trị xây dựng một văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự minh bạch, công bằng và trách nhiệm. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả và tất cả nhân viên đều đồng lòng hướng đến mục tiêu chung.

Đối với nhân viên, quản lý hiệu suất mang lại những lợi ích sau:

• Nhận được phản hồi thường xuyên và kịp thời: Phản hồi từ nhà quản lý giúp nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
• Có cơ hội phát triển và thăng tiến rõ ràng: Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp xác định những nhân viên có tiềm năng và tạo cơ hội cho họ phát triển và thăng tiến.
• Tăng cường sự gắn bó với công việc: Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có cơ hội phát triển, họ sẽ có xu hướng gắn bó với công việc hơn.

Như vậy, quản lý hiệu suất là một quá trình quan trọng mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Để triển khai quản lý hiệu suất hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý hiệu suất phù hợp với văn hóa và mục tiêu của mình.

3. Quy trình 5 bước quản lý hiệu suất hiệu quả

Sau đây là quy trình các bước để xây dựng quy trình quản lý hiệu suất tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay:

Bước 1: Lập kế hoạch quản lý hiệu suất

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng một kế hoạch với mục tiêu cụ thể và truyền thông đến toàn bộ nhân viên, phòng ban về kế hoạch đó. Điều này giúp cho toàn bộ mọi người ở công ty có thể nắm rõ được nhiệm vụ cụ thể của từng người từ đó đưa ra được phương án triển khai phù hợp.

Một số lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch quản lý hiệu suất:

• Kết hợp chặt chẽ giữa nhà quản lý và nhân viên: Nhà quản lý cần thường xuyên trao đổi và thảo luận với nhân viên về mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện của quá trình quản lý hiệu suất. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng kế hoạch được xây dựng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của cả hai bên.
• Tính linh hoạt: Kế hoạch quản lý hiệu suất cần có tính linh hoạt để có thể điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.

Bước 2: Đặt mục tiêu cho quá trình quản lý hiệu suất

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng, đo lường được và phản ánh đúng chiến lược tổ chức là vô cùng quan trọng. Mục tiêu nên được thiết lập cùng với các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết và cam kết. Mục tiêu cho quá trình quản lý hiệu suất có thể liên quan đến năng suất làm việc, chất lượng công việc, sự đóng góp cá nhân và mục tiêu phát triển cá nhân.

Dưới đây là một số lưu ý khi đặt mục tiêu quản lý hiệu suất:

• Sự chủ động: Nhà quản lý và nhân viên cần chủ động đặt mục tiêu và tham gia thảo luận để thống nhất mục tiêu.
• Tính kỷ luật: Việc thiết lập mục tiêu cần dựa trên những tiêu chuẩn và quy tắc rõ ràng nhằm thúc đẩy nhân viên phát triển và cải thiện hiệu suất.
• Tập trung vào kết quả: Mục tiêu cần tập trung vào kết quả công việc, chứ không chỉ tập trung vào các hoạt động.

Bước 3: Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất

Trong bước này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá chặt chẽ và công bằng, bao gồm việc xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng, các tiêu chí đánh giá mà tổ chức đã thống nhất. Hệ thống này nên dựa trên thông tin đồng thuận từ cả nhà quản lý và nhân viên, đồng thời nên liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu và chiến lược tổ chức.

Những tiêu chí cần có trong hệ thống đánh giá hiệu suất:

• Tiêu chí đánh giá cần liên quan đến các mục tiêu của quá trình quản lý hiệu suất để đảm bảo rằng nhân viên đang thực hiện công việc đúng hướng.
• Tiêu chí đánh giá phải được xây dựng một cách khách quan và công bằng để đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá một cách chính xác.
• Tiêu chí đánh giá cần thể hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu để nhân viên có thể hiểu được và áp dụng vào thực tế.

Bước 4: Theo dõi tiến độ, quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất là một quá trình liên tục, yêu cầu sự theo dõi chặt chẽ và phản hồi đều đặn. Doanh nghiệp nên thiết lập các cơ chế để theo dõi tiến độ đối với các mục tiêu và đánh giá hiệu suất. Các buổi đối thoại giữa quản lý và nhân viên có thể diễn ra để thảo luận về tiến triển, cũng như để giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

• Đảm bảo tính thường xuyên: Nhà quản lý cần theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên một cách thường xuyên để có thể phát hiện sớm những vấn đề và đưa ra các biện pháp hỗ trợ kịp thời.
• Tạo sự tin tưởng: Doanh nghiệp nên tạo sự tin tưởng cho nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi trao đổi về tiến độ và hiệu suất công việc của mình.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Vào quá trình theo dõi và đánh giá hiệu suất của họ, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ hơn về hiệu suất của mình và có những điều chỉnh phù hợp.

Bước 5: Đánh giá và công nhận kết quả

Cuối cùng sau mỗi giai đoạn quản lý hiệu suất, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đánh giá định kỳ. Việc đánh giá quá trình quản lý hiệu suất không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà còn đánh giá quá trình làm việc. Ngoài ra, nhà quản lý nên tổ chức các buổi ghi nhận sự nỗ lực và đóng góp tích cực của từng cá nhân, đồng thời khuyến khích những đóng góp, phản hồi để hỗ trợ nhân viên trong việc đạt được hiệu suất tối đa.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

4. Các yếu tố giúp quản lý hiệu suất hiệu quả

Sau đây là 5 yếu tố để giúp cho việc quản lý hiệu suất đạt được hiệu quả tối ưu nhất:

• Thiết lập mục tiêu kế hoạch

Để quản lý hiệu suất hiệu quả, các cấp quản lý cần truyền tải đầy đủ và chi tiết đến nhân viên. Đồng thời giải thích để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch, giúp tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ, nỗ lực.

Để xây dựng mục tiêu hiệu quả, quản lý kết hợp cùng nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp và xây dựng nhằm giúp kế hoạch được thực hiện trơn tru nhất.

• Công nhận cống hiến của nhân viên

Sau bước đánh giá hiệu quả dự án, doanh nghiệp cần công nhận những đóng góp của nhân viên trong kế hoạch, mục tiêu đó. Khen thưởng nhân viên xuất sắc, có cống hiến sẽ giúp họ cảm thấy được ghi nhận, được coi trọng, tạo thêm động lực cho chính họ và những nhân viên khác cùng cố gắng phát triển theo.

• Phản hồi, đánh giá khách quan, chính xác

Muốn quản lý hiệu suất được cụ thể, người quản lý cần phản hồi kế hoạch đều đặn một cách khách quan nhất. Đây là cách để đánh giá tiến độ quá trình thực hiện, giúp nhân viên nắm được những vấn đề phát sinh và sửa đổi sao cho phù hợp.

• Minh bạch trong giao tiếp

Toàn bộ thông tin về kế hoạch cần được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho những nhân sự liên quan đến kế hoạch. Điều này giúp nhân viên nắm rõ thông tin, hiểu được toàn bộ ngay từ đầu để giai đoạn thực thi được nhanh chóng, hiệu quả. Các cấp quản lý cần chia sẻ minh bạch cho nhân viên để tạo cảm giác tin tưởng cho cả đôi bên.

• Trau dồi kỹ năng cho nhân viên

Mọi nhân viên đều mong muốn được trau dồi kiến thức và học hỏi mỗi ngày. Vì thế, quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên training kỹ năng, kiến thức trong công việc giúp họ tiến bộ và phát triển hơn.

Quản lý hiệu suất là hoạt động bắt buộc phải có tại các doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích trong việc hướng đến tăng trưởng chung, phát triển bền vững. Để quy trình quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cần làm để việc quản lý mang lại hiệu quả nhất.

5. Giải pháp quản lý hiệu suất hàng đầu cho doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, phần mềm quản trị KPI và OKR đã trở thành một giải pháp quản lý hiệu suất hàng đầu cho doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với các phương pháp quản lý hiệu suất truyền thống.

Paroda – Tự hào là một trong những phần mềm quản lý hiệu suất KPI và OKR hiệu quả. Phần mềm giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, công bằng và minh bạch. Thông qua các số liệu tự nhập hoặc tự động tổng hợp từ hệ thống theo thời gian thực, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển nguồn nhân lực.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đánh giá KPI và quản trị OKR phải kể đến như:

• Xây dựng, đo lường và đánh giá KPI cho từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp
• Tự động tổng hợp kết quả đánh giá KPI
• Thiết lập và quản trị mục tiêu theo phương pháp hiện đại với OKR theo tháng, quý, năm phù hợp với doanh nghiệp
• Xác định các kết quả then chốt cần thực hiện để đạt được mục tiêu, bao gồm phương pháp tính, tần suất báo cáo, trọng số, loại KR
• Hệ thống báo cáo tổng hợp rõ ràng và minh bạch giúp nhà quản trị kiểm soát hiệu suất làm việc mọi lúc mọi nơi, đồng thời cung cấp số liệu giúp nhà lãnh đạo dễ dàng ra quyết định.

>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

6. Tổng kết

Như vậy, có thể thấy rằng việc quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc quản lý nhân sự hiệu quả chính là cơ hội để doanh nghiệp bứt phá và phát triển toàn diện.

Đăng ký dùng thử