Trễ deadline không còn lạ hiện tượng hiếm gặp, nhiều khi còn trở thành “trào lưu”. Vậy deadline là gì, bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả hiện nay cùng các cách giúp bạn tránh stress vì deadline. Hãy cùng Paroda tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Bạn là một nhà quản lý, nhà quản trị hay giám đốc điều hành. Bạn luôn phấn đấu và nỗ lực để kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn không ít lần khiến tiến độ công việc bị trễ deadline. Và thậm chí bạn còn căng thẳng hơn khi việc này còn trở nên thường xuyên đối với nhân viên của bạn. Vậy đâu là lý do và cách giải quyết việc cho việc này.
1. Deadline là gì? Vì sao nhân viên của bạn bị trễ deadline?
Deadline là gì? Đó chính là thời hạn để bạn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao. Việc thiết lập các deadline nhằm để đảm bảo tiến độ công việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bên cạnh đó giúp mọi người chủ động hơn trong phong cách làm việc.
Chính vì vậy khi quản lý hay ai đó giao việc cho bạn thường kèm theo đó là các nhiệm vụ và deadline cụ thể. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng phần lớn mọi người đều trễ deadline được giao, điều đó phản ánh một phần kỹ năng quản lý thời gian còn hạn chế. Dưới đây là một số lý do bạn thường gặp:
1.1. Kỹ năng quản lý thời gian chưa hiệu quả
“Thời gian là vàng bạc”. Thế nhưng, nhân viên của bạn lại đang lãng phí số vàng bạc đó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, trễ deadline, không nắm rõ danh sách các việc cần làm,…
Thậm chí ngay cả multitasking (đa tác vụ) – thứ mà hầu hết nhân viên của bạn đều lầm tưởng rằng sẽ mang lại năng suất lao động cao – lại chính là nguyên nhân khiến hiệu quả công việc tụt dốc.
Đó là biểu hiện rõ ràng của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém.
Ngay cả khi bạn hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề này, bạn cũng có thể không đủ thời gian theo dõi và kiểm tra nó thường xuyên, cũng như dành ra tâm huyết đào tạo cho nhân viên các bí quyết làm chủ 24 tiếng mỗi ngày.
Vì lý do này, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bổ thời gian và nhắc nhở công việc đóng vai trò là người thư ký tài giỏi.
Lưu ý rằng nếu nhân viên được tối đa hoá quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
1.2. Chưa thực sự tập trung vào công việc
Chưa thực sự tập trung trong công việc thể hiện ở điều không dành nhiều thời gian và sự tập trung cao cho chúng. Trong lúc làm việc, nhân viên có thể vừa tán gẫu, vừa lướt Facebook… Tất cả các hiện tượng này không còn quá xa lạ. Để hạn chế điều này, các nhà quản lý đặt ra các nhiệm vụ cụ thể với deadline rõ ràng và nhân viên cần báo cáo công việc theo tiến độ ngày, tháng.
1.3. Không dự đoán được tiến độ cụ thể
Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên của bạn chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh.
Hãy giúp nhân viên của bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.
Dựa vào kinh nghiệm đã trau dồi, dựa vào sự cố vấn của chuyên gia hay bất kỳ phần mềm quản lý tiến độ hữu ích nào đều được, miễn là mốc thời gian được chốt không sai lệch nhiều so với thực tế.
Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.
>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
1.4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém
Nhiều nhân viên không thể sắp xếp, ghi nhớ và kiểm soát tất cả mọi mặt của công việc, nhất là khi đối mặt với một dự án lớn hay chuỗi công việc phức tạp. Khi đó, bạn nên hướng dẫn nhân viên của mình chia các dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ quản lý hơn. Phương pháp này liệt kê rõ các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ, giúp nhân viên không bỏ sót nhiệm vụ, bớt bị ngợp bởi một khối công việc khổng lồ. Và tiến độ dự án cũng nhờ đó được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.
Để hỗ trợ kỹ năng tổ chức và sắp xếp cho nhân viên, không có công cụ nào tốt hơn một phần mềm lập kế hoạch chi tiết.
1.5. Chưa đưa ra cơ chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng
Bên cạnh sự nhắc nhở và thông báo về tầm quan trọng của daedline, nhân viên của bạn cần thêm động lực khác chẳng hạn như một cơ chế khen thưởng hợp lý cho nhân viên hoàn thành đúng deadline và xử phạt khi có nhân viên luôn luôn trễ hạn. Đây là một bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên của bạn, trong đó tỷ lệ hoành thành công việc đúng deadline được xem như một thước đo đánh giá.
Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích khi cá nhân trễ deadline. Nhưng khi áp dụng quy chế xử lý thưởng phạt xứng đáng, chắc chắn nhân viên đó sẽ không muốn bị đánh vào “tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể, từ đó sẽ cố gắng hơn để hoàn thành công việc.
2. Giải pháp công nghệ nào giúp xử lý triệt để tình trạng nhân viên trễ deadline?
Paroda Work là một phần mềm quản lý công việc, quy trình và dự án toàn diện, bao gồm tất cả các tính năng Lập kế hoạch – Giao nhận việc – Nhắc việc – Quản lý tiến độ công việc – Báo cáo tự động.
Với Paroda Work, nhân viên của bạn có thể:
- Lập kế hoạch chi tiết với danh sách công việc cụ thể có deadline theo tuần, ngày, giờ.
- Xem được tình trạng cụ thể từng đầu việc để phân bổ nguồn lực hợp lý.
- Hệ thống hoá được tất cả đầu việc, không bị bỏ sót.
- Tuỳ chỉnh gắn nhãn, lọc và sắp xếp mức độ ưu tiên công việc.
- Được nhắc việc hằng ngày (qua email và tính năng Reminder).
Và không chỉ tiện lợi cho nhân viên, người quản lý – là bạn – có được nhiều lợi ích từ Paroda Work:
- Nhận mọi thông báo khi có sự thay đổi trong trạng thái công việc của nhân viên.
- Giao việc có đính kèm sẵn deadline và yêu cầu thực hiện cho nhân viên.
- Theo dõi tiến độ dự án được cập nhật tự động, real-time.
- Tuỳ chỉnh mức độ ưu tiên nguồn lực cho các dự án.
- Được báo cáo tự động về tỷ lệ % đáp ứng deadline công việc của từng nhân viên.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất
Thời buổi công nghệ số, không cứ nhất thiết phải sa thải nhân viên nếu các đánh giá đầu tiên cho thấy họ đã không đạt được hoàn toàn tất cả mọi thứ. Thay vào đó hãy lựa chọn một công cụ giúp hỗ trợ tối đa công việc cho nhân viên của bạn, và Paroda Work sẽ là một lựa chọn sáng giá.