Trễ deadline không còn lạ hiện tượng hiếm gặp, nhiều khi còn trở thành “trào lưu”. Vậy deadline là gì, bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả hiện nay cùng các cách giúp bạn tránh stress vì deadline. Hãy cùng Paroda tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Bạn là một nhà quản lý, nhà quản trị hay giám đốc điều hành. Bạn luôn phấn đấu và nỗ lực để kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn không ít lần khiến tiến độ công việc bị trễ deadline. Và thậm chí bạn còn căng thẳng hơn khi việc này còn trở nên thường xuyên đối với nhân viên của bạn. Vậy đâu là lý do và cách giải quyết việc cho việc này.
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Deadline là gì? Vì sao nhân viên của bạn bị trễ deadline?
Deadline là gì? Đó chính là thời hạn để bạn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao. Việc thiết lập các deadline nhằm để đảm bảo tiến độ công việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bên cạnh đó giúp mọi người chủ động hơn trong phong cách làm việc.
Chính vì vậy khi quản lý hay ai đó giao việc cho bạn thường kèm theo đó là các nhiệm vụ và deadline cụ thể. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng phần lớn mọi người đều trễ deadline được giao, điều đó phản ánh một phần kỹ năng quản lý thời gian còn hạn chế. Dưới đây là một số lý do bạn thường gặp:
1.1. Kỹ năng quản lý thời gian chưa hiệu quả
“Thời gian là vàng bạc”. Thế nhưng, nhân viên của bạn lại đang lãng phí số vàng bạc đó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, trễ deadline, không nắm rõ danh sách các việc cần làm,…
Thậm chí ngay cả multitasking (đa tác vụ) – thứ mà hầu hết nhân viên của bạn đều lầm tưởng rằng sẽ mang lại năng suất lao động cao – lại chính là nguyên nhân khiến hiệu quả công việc tụt dốc. Đó là biểu hiện rõ ràng của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém.
Ngay cả khi bạn hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề này, bạn cũng có thể không đủ thời gian theo dõi và kiểm tra nó thường xuyên, cũng như dành ra tâm huyết đào tạo cho nhân viên các bí quyết làm chủ 24 tiếng mỗi ngày. Vì lý do này, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bổ thời gian và nhắc nhở công việc đóng vai trò là người thư ký tài giỏi.
Lưu ý rằng nếu nhân viên được tối đa hoá quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả
1.2. Chưa thực sự tập trung vào công việc
Chưa thực sự tập trung trong công việc thể hiện ở điều không dành nhiều thời gian và sự tập trung cao cho chúng. Trong lúc làm việc, nhân viên có thể vừa tán gẫu, vừa lướt Facebook… Tất cả các hiện tượng này không còn quá xa lạ. Để hạn chế điều này, các nhà quản lý đặt ra các nhiệm vụ cụ thể với deadline rõ ràng và nhân viên cần báo cáo công việc theo tiến độ ngày, tháng.
1.3. Không dự đoán được tiến độ cụ thể
Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên của bạn chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh.
Hãy giúp nhân viên của bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.
Dựa vào kinh nghiệm đã trau dồi, dựa vào sự cố vấn của chuyên gia hay bất kỳ phần mềm quản lý tiến độ hữu ích nào đều được, miễn là mốc thời gian được chốt không sai lệch nhiều so với thực tế.
Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.
>> Xem thêm: Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
1.4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém
Nhiều nhân viên không thể sắp xếp, ghi nhớ và kiểm soát tất cả mọi mặt của công việc, nhất là khi đối mặt với một dự án lớn hay chuỗi công việc phức tạp. Khi đó, bạn nên hướng dẫn nhân viên của mình chia các dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ quản lý hơn. Phương pháp này liệt kê rõ các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ, giúp nhân viên không bỏ sót nhiệm vụ, bớt bị ngợp bởi một khối công việc khổng lồ. Và tiến độ dự án cũng nhờ đó được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.
Để hỗ trợ kỹ năng tổ chức và sắp xếp cho nhân viên, không có công cụ nào tốt hơn một phần mềm lập kế hoạch chi tiết.
1.5. Chưa đưa ra cơ chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng
Bên cạnh sự nhắc nhở và thông báo về tầm quan trọng của daedline, nhân viên của bạn cần thêm động lực khác chẳng hạn như một cơ chế khen thưởng hợp lý cho nhân viên hoàn thành đúng deadline và xử phạt khi có nhân viên luôn luôn trễ hạn. Đây là một bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên của bạn, trong đó tỷ lệ hoành thành công việc đúng deadline được xem như một thước đo đánh giá.
Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích khi cá nhân trễ deadline. Nhưng khi áp dụng quy chế xử lý thưởng phạt xứng đáng, chắc chắn nhân viên đó sẽ không muốn bị đánh vào “tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể, từ đó sẽ cố gắng hơn để hoàn thành công việc.
>> Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
2. Giải pháp công nghệ nào giúp xử lý triệt để tình trạng nhân viên trễ deadline?
Paroda Workplace là một phần mềm quản lý công việc, quy trình và dự án toàn diện, bao gồm tất cả các tính năng Lập kế hoạch – Giao nhận việc – Nhắc việc – Quản lý tiến độ công việc – Báo cáo tự động.
Với Paroda Workplace, nhân viên của bạn có thể:
- Lập kế hoạch chi tiết với danh sách công việc cụ thể có deadline theo tuần, ngày, giờ.
- Xem được tình trạng cụ thể từng đầu việc để phân bổ nguồn lực hợp lý.
- Hệ thống hoá được tất cả đầu việc, không bị bỏ sót.
- Tuỳ chỉnh gắn nhãn, lọc và sắp xếp mức độ ưu tiên công việc.
- Được nhắc việc hằng ngày (qua email và tính năng Reminder).
Và không chỉ tiện lợi cho nhân viên, người quản lý – là bạn – có được nhiều lợi ích từ Paroda Workplace:
- Nhận mọi thông báo khi có sự thay đổi trong trạng thái công việc của nhân viên.
- Giao việc có đính kèm sẵn deadline và yêu cầu thực hiện cho nhân viên.
- Theo dõi tiến độ dự án được cập nhật tự động, real-time.
- Tuỳ chỉnh mức độ ưu tiên nguồn lực cho các dự án.
- Được báo cáo tự động về tỷ lệ % đáp ứng deadline công việc của từng nhân viên.
Thời buổi công nghệ số, không cứ nhất thiết phải sa thải nhân viên nếu các đánh giá đầu tiên cho thấy họ đã không đạt được hoàn toàn tất cả mọi thứ. Thay vào đó hãy lựa chọn một công cụ giúp hỗ trợ tối đa công việc cho nhân viên của bạn, và Paroda Workplace sẽ là một lựa chọn sáng giá.
>> Xem thêm các bài viết khác:
Bài viết liên quan
Milestone là gì? Tầm quan trọng của cột mốc trong quản lý dự án hiện đại
Trong quá trình quản lý dự án, việc xác định và theo dõi các điểm...
Th6
2025
Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả hiện nay
Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự thành...
Th6
2025
Định luật Parkinson là gì? Hiểu đúng về Parkinson để quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu giúp nâng cao hiệu suất...
Th6
2025
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
Đạt thành công trong sự nghiệp là mơ ước của bất kỳ ai trong chúng...
Th6
2025
Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả
Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt đều cần...
Th6
2025
Asana là gì? Cách ứng dụng phần mềm Asana để quản lý công việc
Phần mềm Asana là gì? Ứng dụng Asana có lợi ích gì đối với việc...
Th6
2025
Bài viết nổi bật
Quản trị năng suất
KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả
Quản trị nhân sự bằng KPI là một trong những...
CRM Quản trị quan hệ khách hàng
CRM là gì? Tại sao phải dùng hệ thống CRM?
Trong mối quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng...
Quản lý công việc, dự án
Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công
Dự án là gì? Các yếu tố đặc trưng của...
Quản lý công việc, dự án
Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả
Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và...
Quản lý công việc, dự án
Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả
Sơ đồ Gantt là gì? Tại sao rất nhiều doanh...
Quản lý công việc, dự án
Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello
Bạn đã bao giờ nghe qua một ứng dụng giúp...
Quản lý công việc, dự án
Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
Quản lý task công việc là một khía cạnh quan...
Quản lý công việc, dự án
Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả
Kế hoạch là gì? Tại sao phải lập kế hoạch?...
Quản lý công việc, dự án
Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay
Trong một thị trường cạnh tranh sôi nổi và gay...
Quản lý công việc, dự án
Quy trình làm việc là gì? Các bước xây dựng quản lý quy trình làm việc hiệu quả
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc...
Quản trị điều hành Chuyển đổi số
Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và áp dụng mô hình kinh doanh Canvas hiệu quả cho doanh nghiệp
Mô hình Canvas là một thuật ngữ quen thuộc mà...
Quản lý công việc, dự án
Asana là gì? Cách ứng dụng phần mềm Asana để quản lý công việc
Phần mềm Asana là gì? Ứng dụng Asana có lợi...
Quản trị điều hành
Top 9 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất
Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu...
Quản trị điều hành
ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?
Trong thời đại cách mạng 4.0, hệ thống phần mềm...