Backlog là gì? Các phương pháp quản lý backlog hiệu quả

Backlog là một thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Nó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Đồng thời Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Cùng Paroda khám phá sâu hơn về Backlog là gì? Vai trò, Ý nghĩa và phương pháp quản lý Backlog mà nhà quản lý không nên bỏ qua.

1. Tổng quan về Backlog

1.1. Backlog là gì?

Backlog là gì? Backlog được hiểu là tồn đọng hay công việc tồn đọng, là một danh sách các nhiệm vụ cần thiết để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn hơn. Trong phát triển sản phẩm, backlog bao gồm các công việc ưu tiên mà nhóm đã thống nhất để thực hiện trong quá trình kế tiếp.

Không có một nguyên tắc chung cho việc tổ chức các công việc trong backlog. Tùy vào lộ trình của từng dự án cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức trình bày khác nhau, sao cho đảm bảo sự phù hợp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu của dự án để tổ chức backlog được hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

1.2. Những nội dung cơ bản của một Backlog là gì?

Nội dung cơ bản của một công việc tồn đọng sẽ khác nhau giữa các dự án. Tuy nhiên, bạn cần phải đảm bảo những nội dung chính sau khi xây dựng backlog:

• Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi nhiệm vụ nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
• Thời gian hoàn thành: Nên được xác định rõ ràng và cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Từ đó cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về dự án và dễ dàng trong việc báo cáo tiến độ thực hiện công việc.
• Người thực hiện: Đây là thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.
• Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog nên được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Có thể sử dụng các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết để đánh giá mức độ ưu tiên.
• Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái thông thường có thể là “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp quản lý tiến độ và biết được công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

1.3. Cách sử dụng Backlog là gì?

Thường được sử dụng với các kỹ thuật Agile như Scrum hoặc Kanban, Backlog có vai trò giúp nhà quản lý xác định và nắm bắt được tất cả nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Backlog cũng giúp đảm bảo sự phù hợp giữa từng nhiệm vụ với cá nhân phụ trách.

Ngoài ra, Backlog được sử dụng như một công cụ giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Thông qua Công việc tồn đọng có thể, tiến độ của từng dự án sẽ được biểu diễn rõ ràng. Không những vậy, công cụ này còn giúp xác định những rủi ro có thể xảy ra tròn quá trình thực hiện.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

2. Ý nghĩa của Backlog là gì?

Đối với nhiều ngành nghề, đặc biệt là sản xuất và xây dựng, backlog được sử dụng để chỉ khối lượng công việc đang vượt quá năng lực sản xuất của công ty. Điều này có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể. Ví dụ: Sự xuất hiện của backlog có thể do doanh số tăng hoặc dự báo hiệu quả sản xuất đang giảm.

Bên cạnh đó, với từng đối tượng cụ thể, backlog có ý nghĩa như sau:

2.1. Đối với quản lý dự án và phát triển sản phẩm (Agile)

• Xác định giá trị kinh doanh: Các yêu cầu và tính năng quan trọng nhất, có tiềm năng mang lại lợi ích cao cho khách hàng và doanh nghiệp sẽ được ưu tiên để đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Đảm bảo sự tham gia và tương tác của khách hàng: Sử dụng Backlog để thảo luận với khách hàng, lắng nghe ý kiến và phản hồi của họ, từ đó cải thiện sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
• Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Backlog cho phép thay đổi và điều chỉnh các yêu cầu và công việc trong suốt quá trình phát triển. Doanh nghiệp có thể cập nhật và điều chỉnh Backlog để phản ánh sự thay đổi của yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

2.2. Đối với Giám đốc sản phẩm (Product Manager)

• Quản lý yêu cầu và tính năng: Backlog ghi lại và quản lý các yêu cầu và tính năng của sản phẩm. Nó là nơi tập trung của những ý tưởng và yêu cầu từ khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác.
• Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Theo đúng sự ưu tiên và giá trị kinh doanh từ đó giúp Product Manager định rõ phạm vi sản phẩm và tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng.
• Đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là một công cụ quan trọng trong việc thảo luận, đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác về yêu cầu, tính năng cũng như kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Quản lý tiến độ và theo dõi: Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Product Manager có thể theo dõi tiến độ, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

3. Vai trò của Backlog là gì?

3.1. Hỗ trợ phân công nhiệm vụ dễ dàng

Mỗi backlog đều liệt kê và sắp xếp các chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và theo mức độ ưu tiên phù hợp. Chính vì thế, nhà quản lý sẽ dễ dàng trong việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong các kế hoạch làm việc.

3.2. Cung cấp kế hoạch cụ thể cho công việc nhóm

Một ưu điểm khác của backlog thể hiện ở sự thống nhất về các hạng mục công việc mà nhóm kế hoạch sẽ giải quyết. Do đó, với danh sách công việc tồn đọng, nhân sự có thể hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện các công việc. Họ sẽ không còn tình trạng phải băn khoăn không biết nên phải làm gì trước.

3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận nhóm

Không phải tất cả các mục trong một sản phẩm tồn đọng đều được hoàn thiện và sẵn sàng để làm việc. Đôi khi một nhóm sẽ đặt các hạng mục vào mục tồn đọng – ở cuối, để cho biết chúng chưa phải là nhiệm vụ ưu tiên – làm bàn đạp để thảo luận thêm.

Điều này làm cho chúng trở thành một công cụ hữu ích để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa một nhóm đa chức năng. Chúng giúp nhóm thảo luận về cách ưu tiên công việc trên một sản phẩm, những phụ thuộc hoặc xung đột lẫn nhau (nếu có) mà một mặt hàng có thể tạo ra,…

4. Các bước quan trọng cần nắm khi tạo Backlog chính xác nhất

Công việc tồn đọng là một phương pháp hoàn hảo để thông báo cho các bên liên quan về tiến độ và trạng thái của dự án. Vì vậy, khi tạo Backlog, nhà quản lý cần nắm rõ một số bước như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Xác định mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Điều này bao gồm định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được với dự án và những giá trị mà họ muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, Nhà quản lý cần xác định phạm vi của dự án bằng cách định rõ các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên

Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên của các yêu cầu và tính năng trong Backlog. Từ đó xác định các công việc quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể được xác định dựa trên giá trị kinh doanh mà các yêu cầu mang lại, sự phức tạp của công việc, sự khẩn cấp, yếu tố may rủi và các yếu tố khác liên quan.

Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành

Xác định thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng trong Backlog giúp Nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Đo lường thời gian hoàn thành được tính toán dựa trên kinh nghiệm trước đây, khả năng của thành viên, đội nhóm và các yếu tố khác như sự phức tạp của công việc.

Bước 4: Quản lý nguồn lực và phân chia công việc

Nhà quản lý cần đánh giá nguồn lực có sẵn để thực hiện dự án hoặc sản phẩm. Bao gồm đánh giá nhân lực, kỹ năng chuyên môn và tài nguyên khác mà quản lý có thể sử dụng cho dự án. Sau đó, quản lý tiến hành phân chia công việc từ Backlog vào các đơn vị công việc cụ thể, như gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Bước 5: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Cuối cùng, Nhà quản trị cần theo dõi tiến độ công việc và cập nhật Backlog thường xuyên và định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc theo quý. Điều này giúp tổ chức kiểm soát tiến trình thực tế của dự án hoặc sản phẩm và cập nhật thông tin trong Backlog để phản ánh sự thay đổi và phản hồi từ khách hàng.

Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp định kỳ sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint để đánh giá và xem xét Backlog, điều chỉnh ưu tiên, thời gian hoàn thành và phân chia công việc nếu cần thiết.

>> Xem thêm: Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

5. 2 loại Backlog phổ biến

5.1. Product Backlog là gì?

Product backlog là danh sách các hạng mục công việc hoặc tính năng được ưu tiên giúp bạn đáp ứng mục tiêu sản phẩm và đạt kỳ vọng của dự án. Nói chung, mỗi sản phẩm trong quá trình phát triển nên có một product backlog riêng. Tương tự, mỗi product backlog nên có một nhóm dự án chuyên trách.

Đôi khi, có nhiều product backlog với nhiều nhóm làm việc trên một sản phẩm lớn. Ví dụ: chúng ta hãy xem bộ Adobe Creative Cloud. Creative Cloud là một sản phẩm bao trùm, với các sản phẩm nhỏ hơn như Photoshop, Illustrator và After Effects bên trong nó. Mỗi sản phẩm nhỏ hơn này sẽ có product backlog riêng và các nhóm được chỉ định để phát triển.

5.2. Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog dịch ra tiếng Việt có nghĩa là công việc tồn đọng của sprint là tập hợp các mục mà một nhóm sản phẩm đa chức năng chọn từ các sản phẩm tồn đọng của mình để làm việc trong sprint sắp tới.

Thông thường, nhóm sẽ thống nhất về các hạng mục này trong buổi lập kế hoạch chạy nước rút của mình. Trên thực tế, sprint backlog đại diện cho đầu ra chính của việc lập kế hoạch sprint.

5.3. Sự khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

6. 3 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Có một vài cách khác nhau để quản lý Backlog hiệu quả. Trong nội dung này, Paroda sẽ giới thiệu đến bạn 3 cách phổ biến nhất để quản lý công việc tồn đọng: Sử dụng phương pháp Kanban, sử dụng ứng dụng Excel, sử dụng phần mềm quản lý công việc/ dự án.

6.1. Ứng dụng Excel

Đây là một phương pháp đơn giản để tạo và quản lý Backlog dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Excel hoặc Google Sheet giúp:

• Nhà quản trị tạo danh sách công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện theo các cột và hàng trong bảng tính.
• Phần mềm cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, công việc giúp các thành viên trong dự án dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

6.2. Phương pháp quản lý Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban được chia thành các cột đại diện cho trạng thái của công việc gồm: To-do, In Progress, Done…

• Bằng cách kéo thả, các công việc được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng trong tiến trình hoặc hoàn thành.
• Kanban hỗ trợ quản lý Backlog bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc theo trạng thái và ưu tiên.

6.3. Sử dụng phần mềm quản trị công việc, dự án quản lý Backlog hiệu quả

Phần mềm quản trị công việc, dự án sẽ là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý các công việc thuộc backlog. Với các tính năng vượt trội, đây sẽ là công cụ giúp bạn có thể quản lý và theo dõi tiến độ các công việc tồn đọng hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị công việc, dự án Paroda Workplace là giải pháp giúp đơn giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc, dự án của nhóm.

• Tạo lập kế hoạch, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo công việc con ràng buộc tiến độ và phân quyền chặt chẽ với công việc cha.
• Dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc qua nhiều màn hình hiển thị khác nhau: Danh sách, Gantt Chart, Lịch biểu, Kanban.
• Đa dạng hình thức báo cáo theo phần trăm người dùng tự báo cáo, tỷ lệ hoàn thành khối lượng, tỷ lệ hoàn thành đầu việc và tỷ trọng công việc con.
• Quản lý tập trung tài liệu duy nhất trên một phần mềm, linh hoạt trong việc chia sẻ, phân quyền sử dụng và bảo mật dữ liệu.
• Và cùng nhiều tính năng nổi bật khác nữa

Phần mềm hỗ trợ quản lý Backlog, Quản lý công việc Paroda Workplace là giải pháp thông minh giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và theo dõi công việc cho phòng ban, đội nhóm. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể trao đổi công việc trực tiếp dưới mỗi dự án, giao việc tự động và cập nhật báo cáo theo thời gian thực, mọi lúc mọi nơi ngay trên phần mềm.

>> Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?

7. Tổng kết

Trên đây là chia sẻ của Paroda về backlog là gì và các phương pháp quản lý backlog hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp nhà lãnh đạo, quản lý theo dõi được tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành!

Đăng ký dùng thử