Dashboard là gì? Vai trò và lợi ích của dashboard trong doanh nghiệp

Dashboard là gì? Đây là một công cụ trực quan giúp doanh nghiệp tổng hợp, phân tích và theo dõi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Trong bối cảnh lượng thông tin ngày càng lớn và phức tạp, dashboard trở thành giải pháp hiệu quả để hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Vậy dashboard mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Làm thế nào để tận dụng tối đa công cụ này trong quản lý và phân tích dữ liệu? Hãy cùng Paroda khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Dashboard là gì?

Dashboard là gì? Dashboard (hay còn gọi là bảng điều khiển) là một công cụ trực quan giúp hiển thị thông tin và dữ liệu quan trọng của một tổ chức hoặc dự án trên một giao diện duy nhất. Với khả năng tổng hợp và trình bày dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị và báo cáo tóm tắt, dashboard hỗ trợ người dùng dễ dàng theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Ví dụ về dashboard trong doanh nghiệp: Một bảng điều khiển có thể hiển thị các chỉ số như doanh thu, số lượng khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu suất nhân sự,… Tất cả dữ liệu này được cập nhật tự động và trình bày một cách trực quan, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ứng dụng dashboard tự động trong các lĩnh vực như: theo dõi báo cáo tài chính, hoạt động bán hàng, quản lý nhân sự, chiến dịch marketing và nhiều quy trình vận hành khác.

>> Xem thêm: Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Cấu trúc và chức năng của Dashboard

Sau khi hiểu rõ dashboard là gì, bạn cần nắm được cấu trúc và chức năng cơ bản để tận dụng tối đa công cụ này trong hoạt động quản trị và phân tích dữ liệu.

Mỗi loại dashboard sẽ có các thành phần khác nhau tùy vào mục đích sử dụng, tuy nhiên nhìn chung, dashboard trong doanh nghiệp thường được xây dựng dựa trên hai phần chính: phần trực quan hóa dữ liệu và phần thống kê số liệu cụ thể.

2.1. Trực quan hoá dữ liệu

Đây là thành phần cốt lõi của dashboard, giúp chuyển đổi dữ liệu khô khan thành các biểu đồ, đồ thị sinh động dễ hiểu. Phần này thường bao gồm:

• Biểu đồ tổng quát: Là biểu đồ lớn thể hiện bức tranh toàn cảnh về hoạt động hệ thống hoặc hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Có thể sử dụng biểu đồ cột, đường, tròn, hay vùng tùy theo loại dữ liệu.
• Biểu đồ chi tiết: Cung cấp cái nhìn sâu hơn về từng chỉ số cụ thể, xu hướng biến động hoặc hiệu suất của từng phòng ban. Các biểu đồ này thường nằm gần biểu đồ tổng thể để hỗ trợ phân tích toàn diện.

Việc trực quan hóa dữ liệu bằng dashboard mang lại lợi thế lớn trong việc quản lý, đặc biệt với lãnh đạo cấp cao. Thay vì phải đọc các báo cáo dày đặc, giờ đây họ chỉ cần vài phút để nắm được tổng quan tình hình hoạt động, từ đó đưa ra quyết định kịp thời.

Dashboard cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dạng biểu đồ như: biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ miền hoặc biểu đồ kết hợp. Các màu sắc, kích thước và bố cục được thiết kế linh hoạt giúp người dùng dễ dàng phân biệt thông tin và tập trung vào những chỉ số quan trọng.

2.2. Bảng thống kê số liệu cụ thể

Song song với phần trực quan, bảng dữ liệu là nơi trình bày các số liệu chi tiết dưới dạng bảng, danh sách hoặc dữ liệu phân tích chuyên sâu.

Các bảng này thường đi kèm với tính năng lọc, sắp xếp hoặc tùy chỉnh linh hoạt để phục vụ nhu cầu theo dõi theo thời gian thực. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên phân tích, phòng kế toán, nhân sự hay marketing trong việc theo dõi và truy xuất dữ liệu chính xác.

Điểm mạnh nổi bật của dashboard là khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Khi một phòng ban cập nhật dữ liệu đầu vào, hệ thống sẽ tự động phản ánh thông tin mới đến toàn bộ bảng điều khiển. Điều này giúp mọi bộ phận trong doanh nghiệp dễ dàng phối hợp và đưa ra hành động kịp thời, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

>> Xem thêm: Hoạch định chiến lược là gì? 5 bước hoạch định hiệu quả

3. Phân biệt giữa dashboard và report

Nhiều người thường nhầm lẫn dashboard là một dạng report. Tuy nhiên, dashboard và report là khái niệm hoàn toàn khác nhau. Chúng sẽ phục vụ cho từng nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

4. Lợi ích của Dashboard trong doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ dashboard là gì, một câu hỏi quan trọng được đặt ra là: Dashboard mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và vận hành? Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà dashboard hiện đại có thể mang lại:

• Theo dõi nhiều KPI và chỉ số cùng lúc

Dashboard cho phép doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và hiển thị theo thời gian thực. Nhờ đó, các chỉ số hiệu suất (KPI), doanh thu, chi phí, tỷ lệ chuyển đổi,… được theo dõi trên cùng một nền tảng, giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tình hình tổng thể mà không mất thời gian tổng hợp thủ công.

• Trực quan hóa dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định nhanh

Các con số và bảng biểu rời rạc sẽ được chuyển đổi thành biểu đồ trực quan, đồ thị sinh động và hình ảnh dễ hiểu. Điều này giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt thông tin, xác định xu hướng, cảnh báo rủi ro và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

• Tăng cường khả năng chia sẻ và cộng tác

Một trong những lợi ích lớn của dashboard là khả năng chia sẻ linh hoạt. Các phòng ban như kinh doanh, marketing, nhân sự,… có thể truy cập và cập nhật thông tin chung một cách dễ dàng. Điều này giúp tăng tính đồng bộ, liên kết giữa các bộ phận và giảm thiểu sai sót do truyền đạt thông tin chậm trễ.

• Tự động hóa báo cáo, tiết kiệm thời gian

Dashboard giúp tự động hóa quá trình tạo báo cáo từ các nguồn dữ liệu nội bộ như CRM, phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng,… Hệ thống sẽ cập nhật liên tục và trình bày dưới định dạng báo cáo trực quan, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo.

• Tối ưu hóa trên thiết bị di động

Các nền tảng dashboard hiện đại đều hỗ trợ đa nền tảng, cho phép truy cập từ laptop, máy tính bảng đến điện thoại thông minh. Nhờ đó, người dùng có thể theo dõi dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đang đi công tác hay làm việc từ xa.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

5. Phân loại Dashboard phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Nhờ tính linh hoạt cao, dashboard có thể được tùy chỉnh để phục vụ đa dạng lĩnh vực. Dưới đây là 7 loại dashboard được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

• Dashboard kinh doanh (Business Dashboard)

Đây là loại dashboard tổng quát, giúp doanh nghiệp phân tích toàn diện hoạt động kinh doanh. Các chỉ số thường được hiển thị gồm doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, chi phí hoạt động, hiệu suất bán hàng,… giúp nhà quản lý theo dõi sức khỏe tài chính và định hướng chiến lược phát triển hiệu quả.

• Dashboard KPI (KPI Dashboard)

Dashboard KPI được thiết kế để giám sát các chỉ số hiệu suất cốt lõi (Key Performance Indicators). Những KPI này có thể là tỷ lệ chuyển đổi, chi phí đầu tư, lợi nhuận ròng, giá trị đơn hàng trung bình,… Đây là công cụ lý tưởng để doanh nghiệp đo lường kết quả theo từng mục tiêu cụ thể và theo dõi sự tiến bộ trong thời gian thực.

• Dashboard hiệu suất (Performance Dashboard)

Loại dashboard này tập trung vào việc theo dõi hiệu suất công việc – có thể theo cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Các chỉ số phổ biến bao gồm tiến độ công việc, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, năng suất lao động và chất lượng đầu ra. Dashboard hiệu suất giúp đánh giá chính xác năng lực thực thi và đề xuất cải tiến phù hợp.

• Dashboard tài chính (Financial Dashboard)

Đây là công cụ không thể thiếu đối với bộ phận tài chính. Financial dashboard cung cấp cái nhìn trực quan về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ,… giúp nhà quản trị kiểm soát tốt dòng tiền và đưa ra các quyết định đầu tư, cắt giảm chi phí hay điều chỉnh ngân sách kịp thời.

• Dashboard quản lý dự án (Project Dashboard)

Được thiết kế để theo dõi tiến độ và chất lượng dự án, loại dashboard này hiển thị các yếu tố như timeline, nguồn lực, công việc hoàn thành, rủi ro tiềm ẩn,… giúp quản lý dự án đảm bảo đúng tiến độ, tối ưu hoá nguồn lực và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

• Dashboard marketing (Marketing Dashboard)

Đây là dashboard dành cho bộ phận marketing nhằm theo dõi hiệu quả các chiến dịch tiếp thị. Các chỉ số quan trọng bao gồm tỷ lệ nhấp, lượt chuyển đổi, chi phí quảng cáo, ROI, lượt tương tác trên mạng xã hội,… giúp tối ưu chiến lược truyền thông và cải thiện hiệu quả tiếp thị.

• Dashboard vận hành (Operation Dashboard)

Operation dashboard hỗ trợ theo dõi hoạt động vận hành như sản xuất, chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng và hiệu suất đầu vào – đầu ra. Loại dashboard này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, hạn chế lãng phí và tối ưu quy trình từ nội bộ đến khâu cuối cùng.

Với mỗi mô hình kinh doanh và quy mô vận hành khác nhau, Dashboard đều được thiết kế để linh hoạt thay đổi, tùy biến theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Việc kết hợp từ 2 đến 3 loại dashboard cũng dễ dàng đáp ứng. Ví dụ: ứng dụng KPI dashboard và Operation Dashboard trong cùng một không gian làm việc cho Phòng vận hành.

>> Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

6. Cách xây dựng Dashboard hiệu quả

Dashboard đề cao tính cá nhân hoá và chuyên môn trong từng thông tin và dữ liệu đầu vào. Vì vậy, để có một bảng dữ liệu Dashboard hiệu quả, nhà quản trị cần thực hiện đúng và đủ 4 bước cơ bản để xây dựng một dashboard đúng mục tiêu và tối ưu hiệu suất sử dụng:

6.1. Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng Dashboard

Trước khi thiết kế giao diện hay nhập liệu, doanh nghiệp cần làm rõ dashboard này phục vụ cho ai và nhằm mục đích gì. Một số câu hỏi quan trọng bạn nên đặt ra:

• Dashboard được xây dựng để theo dõi hoạt động gì? (kinh doanh, marketing, nhân sự,…)
• Ai là người sử dụng dashboard? (nhân viên, trưởng nhóm, quản lý, giám đốc,…)
• Những chỉ số nào là cần thiết cho nhóm đối tượng đó?
• Quyền truy cập của từng người dùng được phân chia như thế nào?

Việc xác định đúng mục tiêu giúp doanh nghiệp tránh “loãng” thông tin và tập trung vào những dữ liệu thực sự giá trị.

6.2. Bước 2: Chọn đúng loại dữ liệu và nguồn dữ liệu

Bản chất của dashboard là tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để hiển thị thông tin trực quan. Do đó, bước tiếp theo là lựa chọn đúng loại dữ liệu phù hợp với mục tiêu đã xác định.

Ví dụ:

• Với Marketing Dashboard, các chỉ số quan trọng thường là: ROI, tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate), chi phí quảng cáo, lượt tương tác (Engagement), khách hàng tiềm năng (Leads),…
• Với Dashboard bán hàng, bạn cần các dữ liệu về doanh thu, đơn hàng, hiệu suất nhân viên, tỷ lệ chốt đơn, v…v…

Nguồn dữ liệu cũng cần được kiểm soát chặt chẽ, có thể đến từ:

• Hệ thống CRM
• Google Analytics
• SQL Database
• Google Sheets/ Excel

Tránh việc trộn lẫn dữ liệu từ nguồn không chính thống hoặc nhập sai làm ảnh hưởng đến toàn bộ phân tích.

6.3. Bước 3: Thiết kế giao diện người dùng thân thiện, dễ hiểu

Một dashboard tốt không chỉ đúng về dữ liệu mà còn phải dễ đọc, dễ hiểu và dễ thao tác. Thay vì trình bày như một báo cáo Excel khô khan, hãy chú trọng đến giao diện trực quan với các biểu đồ, màu sắc và cấu trúc logic.

Ví dụ:

• Nhân viên phòng Sale cần biểu đồ cột thể hiện doanh số theo tháng.
• Trưởng phòng marketing cần biểu đồ tròn về tỷ lệ kênh chuyển đổi.
• Giám đốc cần biểu đồ tổng thể giúp theo dõi bức tranh toàn doanh nghiệp trong 5 giây.

Hãy áp dụng quy tắc: tổng quan ở trên – chi tiết ở dưới, sử dụng màu sắc rõ ràng và nhóm thông tin hợp lý.

6.4. Bước 4: Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu

Sự nhất quán và chính xác là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả sử dụng dashboard. Một lỗi nhỏ về dữ liệu hoặc sự không đồng bộ giữa các phòng ban có thể dẫn đến phân tích sai lệch, ảnh hưởng đến các quyết định quản trị quan trọng.

Do đó:

• Chỉ đưa vào những dữ liệu liên quan trực tiếp đến mục tiêu của dashboard.
• Tự động hóa cập nhật dữ liệu để hạn chế nhập tay và sai sót.
• Kiểm tra định kỳ các công thức, biểu đồ và mối liên kết giữa các chỉ số để đảm bảo dashboard luôn “sạch” và đáng tin cậy.

7. Tiêu chí lựa chọn công cụ thiết kế dashboard là gì?

Khi lựa chọn công cụ thiết kế Dashboard phù hợp, nhà quản trị cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Giao diện trực quan, dễ hiểu

Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi lựa chọn công cụ thiết kế dashboard chính là giao diện. Dashboard phải cung cấp biểu đồ, đồ thị và các mô hình thể hiện dữ liệu một cách rõ ràng, dễ quan sát. Việc trực quan hóa mối liên hệ giữa các chỉ số giúp người dùng không chuyên cũng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin mà không cần đào sâu vào chi tiết kỹ thuật.

• Tính linh hoạt và dễ sử dụng

Không phải ai trong doanh nghiệp cũng là chuyên gia phân tích dữ liệu. Vì vậy, công cụ xây dựng dashboard cần thân thiện với người dùng, dễ làm quen, dễ thao tác, kể cả với nhân sự không có nền tảng kỹ thuật. Ngoài ra, dashboard cũng cần hỗ trợ tùy chỉnh theo từng vị trí công việc – từ nhân viên đến cấp quản lý, giám đốc.

• Khả năng tích hợp và xử lý dữ liệu lớn

Một dashboard hiệu quả phải có khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau như: CRM, ERP, phần mềm bán hàng, Excel, Google Analytics, v…v… Việc kết nối và xử lý dữ liệu lớn từ nhiều nguồn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tổng hợp và hạn chế sai sót khi phân tích thủ công.

• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực (Real-time)

Với các doanh nghiệp hiện đại, việc ra quyết định nhanh chóng và kịp thời là yếu tố sống còn. Do đó, công cụ thiết kế dashboard cần hỗ trợ cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp người dùng luôn theo dõi được biến động và thay đổi ngay khi chúng xảy ra. Đây là tiêu chí không thể thiếu nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình vận hành.

• Bảo mật dữ liệu chặt chẽ

Dữ liệu doanh nghiệp, đặc biệt là các thông tin liên quan đến tài chính, nhân sự hay khách hàng, luôn cần được bảo mật nghiêm ngặt. Vì vậy, công cụ dashboard bạn lựa chọn phải có tính năng bảo mật cao, như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập và sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn trước các rủi ro từ bên ngoài.

>> Xem thêm: Đánh giá nhân sự là gì? Các tiêu chí và phương pháp đánh giá chi tiết

8. Paroda – Phần mềm xuất báo cáo dashboard tự động, toàn diện cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, việc hiểu rõ dashboard là gì và cách ứng dụng nó vào vận hành nội bộ đã trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Thay vì xử lý thủ công trên từng báo cáo rời rạc, doanh nghiệp hiện đại cần một công cụ tổng hợp – trực quan – liên kết thời gian thực. Đó chính là lý do Paroda phát triển nền tảng quản trị tích hợp Dashboard thông minh, phù hợp với mọi quy mô tổ chức.

8.1. Paroda – Tối ưu quản trị bằng Dashboard theo thời gian thực

Không chỉ là phần mềm quản trị vận hành, Paroda cung cấp giải pháp Dashboard toàn diện, kết nối đa phòng ban và phân hệ nội bộ. Tất cả các chỉ số quan trọng đều được hiển thị trực quan, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, so sánh, phân tích và ra quyết định nhanh chóng hơn.

Một số tính năng nổi bật từ Dashboard của Paroda bao gồm:

• Quản trị nhân sự: Theo dõi thời gian làm việc, hiệu suất cá nhân, tỷ lệ nghỉ phép và các chỉ số nhân sự quan trọng theo từng nhóm hoặc phòng ban.
• Hiệu suất kinh doanh: Tổng quan về doanh thu, chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được thể hiện sinh động qua biểu đồ.
• Tài chính – kế toán: Cập nhật dòng tiền, công nợ, chi phí vận hành theo thời gian thực, hạn chế rủi ro tài chính nhờ dữ liệu chính xác.
• Quản lý dự án: Biểu đồ tiến độ, tình trạng nguồn lực, mức độ hoàn thành công việc giúp kiểm soát toàn diện hoạt động triển khai dự án.
• Marketing & bán hàng: Theo dõi hiệu quả chiến dịch, tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi, ROI,… tất cả trên cùng một giao diện.

8.2. Lý do nên chọn Dashboard từ Paroda

• Thiết kế trực quan, dễ sử dụng: Giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng tùy biến theo vai trò và nhu cầu.
• Kết nối đa nguồn dữ liệu: Tự động cập nhật từ CRM, ERP, kế toán, marketing,… đảm bảo dữ liệu đồng bộ.
• Tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp: Cho phép xây dựng nhiều loại dashboard theo từng bộ phận hoặc mục tiêu cụ thể.
• Bảo mật cao và linh hoạt truy cập: Dữ liệu được mã hóa an toàn, có thể truy cập mọi lúc – mọi nơi qua máy tính, tablet, smartphone.

Hy vọng qua bài viết này của Paroda, bạn đã tìm được lời giải đáp cho câu hỏi Dashboard là gì? cùng toàn cảnh về cách thức ứng dụng báo cáo trực quan trong doanh nghiệp hiện đại. Với nền tảng Paroda, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập Dashboard đa chiều – từ hiệu suất nhân sự, tài chính, dự án cho đến marketing & bán hàng – tất cả đều được trình bày sinh động, rõ ràng và theo thời gian thực.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản trị toàn diện, linh hoạt và trực quan, đừng ngần ngại trải nghiệm hệ thống Dashboard của Paroda – công cụ giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp ở mọi quy mô.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Tự động hoá doanh nghiệp là gì? Quy trình 5 bước cơ bản để tự động hoá
• Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất
• Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Đăng ký dùng thử