Đánh giá nhân sự là gì? Các tiêu chí và phương pháp đánh giá chi tiết

Đánh giá nhân sự là công tác không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp nhằm nhìn nhận đúng chất lượng và khai thác tối đa nguồn lực hiện tại. Bên cạnh đó đánh giá còn giúp nhân viên cải thiện năng lực và góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy cùng Paroda tìm hiểu các tiêu chí và phương pháp đánh giá phù hợp.

1. Đánh giá nhân sự là gì?

Đánh giá nhân sự là công việc của nhà quản lý hoặc bộ phận nhân sự nhằm giám sát, kiểm tra nhân viên về nhiều mặt khác nhau: Thái độ làm việc, mối quan hệ nơi làm việc, kỹ năng lên kế hoạch làm việc, kết quả công việc,… Từ đó có cái nhìn chính xác về nhân viên, định hướng phát triển hoặc khen thưởng phù hợp với khả năng của mình.

Đánh giá nhân sự là hoạt động đánh giá tổng thể về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Chúng ta có thể phân biệt được 4 mục tiêu để đánh giá nhân sự, tương ứng với các hoạt động khác như sau:

• Đánh giá hiệu suất làm việc của một nhân viên tương ứng với đánh giá kết quả làm việc của nhân viên đó
• Đánh giá năng lực chuyên môn của nhân viên
• Đánh giá tiềm năng của nguồn nhân lực
• Đánh giá động cơ làm việc của nguồn nhân lực

>> Xem thêm: Chiến lược Đại dương xanh là gì và các bước xây dựng hiệu quả

2. Tại sao cần đánh giá nhân sự?

Việc đánh giá nhân sự có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính tại sao cần đánh giá nhân sự:

• Xác định năng lực và hiệu suất của nhân viên

Đánh giá nhân sự giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Từ đó, cấp trên có thể đưa ra các quyết định về việc phân công công việc, đào tạo hoặc thăng tiến cho nhân viên phù hợp với khả năng của họ.

• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc đánh giá nhân sự giúp cho nhân viên nhận được phản hồi về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình. Từ đó, họ có thể tự đánh giá bản thân và cố gắng cải thiện hiệu suất làm việc để đạt được kết quả tốt hơn.

• Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Việc đánh giá nhân sự giúp cho cấp trên có cái nhìn tổng quát về mức độ hài lòng và sự phát triển của nhân viên. Từ đó, họ có thể đưa ra các biện pháp để cải thiện môi trường làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển.

3. Khi nào cần đánh giá nhân viên?

Quá trình đánh giá nhân sự được thực hiện theo các mốc thời gian cụ thể:

• Thời gian thử việc: Đánh giá để quyết định có nên nhận nhân viên vào làm việc chính thức.
• Kỳ đánh giá: Đánh giá để quyết định tăng lương hoặc thăng chức cho nhân viên.
• Kết thúc thời hạn hợp đồng: Đánh giá để quyết định có nên tái ký hợp đồng cho nhân viên hay không.

Có nhiều phương pháp đánh giá nhân sự khác nhau, tuy nhiên mục đích chung của các phương pháp này đều là để xác định đúng năng lực của nhân viên và định hướng phát triển cho họ, là cơ sở để đưa ra các quyết định về lương thưởng, thăng chức hoặc sa thải.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

4. Quy trình chuẩn 5 bước đánh giá nhân sự

Vậy quy trình đánh giá nhân sự sẽ bao gồm những bước như thế nào. Đầu tiên phải nói rằng, quy trình đánh giá nhân lực có thể khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Tuỳ vào tình hình thực tiễn của tổ chức, tính chất hoạt động, quy mô nhân sự mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những bước thực hiện đánh giá khác nhau. Dưới đây là quy trình 5 bước cơ bản mà chúng ta thường gặp nhất:

• Bước 1: Thiết lập mục tiêu đánh giá nhân sự

Đầu tiên hãy xác định mục tiêu của việc đánh giá nhân sự là gì. Có thể là nhằm xem xét một vài nhân sự cụ thể có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và trở thành nhân viên chính thức hoặc được thăng chức hay không.

Đối với đánh giá định kỳ, mục tiêu thường là xem xét nhân viên đã hoàn thành công việc ở mức độ nào, có sự phát triển về năng lực hay không. Điều này được thể hiện qua các con số cụ thể tùy trường hợp, như doanh thu đạt được, số khách hàng chăm sóc thành công, số nhiệm vụ hoàn thành, tỉ lệ hoàn thành…

• Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá

Từ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xác định được các chỉ số cần đo lường và chọn ra phương pháp đánh giá nhân sự phù hợp. Hiện nay các phương pháp được sử dụng nhiều nhất là hiệu suất KPI, thẻ điểm cân bằng BSC, thang điểm năng lực, 360 độ, MBO, OKR… Mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng và tập trung vào một vài chỉ số nhất định.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng một phương thức cho toàn bộ nhân viên, mà cần linh hoạt bởi mỗi phòng ban, bộ phận có tính chất công việc khác nhau.

• Bước 3: Thực hiện đánh giá nhân sự

Để tiến hành đánh giá nhân sự, trước hết, cần mô tả rõ phương pháp đánh giá, xác định thời gian thực hiện để cả quản lý và nhân viên có thể nắm bắt được. Việc này giúp tất cả thành viên trong công ty hiểu rõ quy trình và tiêu chí, từ đó đảm bảo rằng quá trình đánh giá diễn ra một cách liên tục và chặt chẽ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu đánh giá chi tiết để ghi lại kết quả. Hiện nay, một số doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm đánh giá nhằm tăng cường độ chính xác và minh bạch. Dù sử dụng biểu mẫu truyền thống hay phần mềm, quá trình đánh giá nhân sự nên được triển khai đều đặn và theo định kỳ. Người đánh giá cần duy trì tinh thần khách quan, công bằng, tránh mọi thiên vị.

• Bước 4: Nghiệm thu kết quả đánh giá

Kết quả đánh giá có thể được phê duyệt qua nhiều cấp và kết quả cuối cùng cần được thông báo đầy đủ cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ được khả năng của mình và có sự thay đổi để phát huy kết quả tốt hoặc cải thiện kết quả yếu kém.

Một lưu ý quan trọng trong việc nghiệm thu kết quả đánh giá đó là tiếp nhận các phản hồi. Đôi khi người được đánh giá chưa hoàn toàn đồng ý với kết quả, họ có quyền phản hồi và thông thường bộ phận nhân sự hoặc quản lý sẽ tiếp nhận, giải quyết. Quá trình phản hồi giúp bản đánh giá có tính hai chiều và góp phần giảm sai sót trong các kỳ tiếp theo.

• Bước 5: Cải thiện chất lượng nhân sự theo bản nghiệm thu

Nhà quản trị sẽ sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra những quyết định về nhân sự. Cụ thể đó là quyết định tuyển dụng đối với nhân viên thử việc, quyết định thăng chức, tăng lương, quyết định thuyên chuyển, sa thải, quyết định khen thưởng, kỷ luật…

Các chỉ số trong bản đánh giá cũng là minh chứng rõ ràng nhất cho hiệu suất nhân sự toàn công ty. Nhà quản trị sẽ nhìn vào đó để xem mục tiêu tổng thể và quá trình thực hiện có sự ăn khớp với nhau không. Từ đó họ sẽ có kết luận và giải pháp cho các vấn đề: mục tiêu đặt ra đang khả thi hay quá tầm, có nên điều chỉnh hay không; nhân sự đang làm việc tốt hay tệ và làm thế nào để phát huy hoặc thay đổi.

5. Các tiêu chí phổ biến đánh giá nhân sự chính xác

• Hiệu suất công việc

Tiêu chí hiệu suất công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá nhân sự, giúp tổ chức nhìn nhận được sự đóng góp và năng suất trong công việc của họ. Đồng thời tìm ra những vấn đề về năng lực hoặc kỹ năng họ cần cải thiện hoặc phát triển hơn nữa. Bởi doanh nghiệp muốn thành công, họ cần những nhân viên nhanh nhẹn, hiệu quả và có năng suất.

Tuy nhiên, đánh giá hiệu suất cần phải được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, đồng thời cũng cần phải có các tiêu chuẩn đánh giá được thiết lập trước đó để đảm bảo tính khách quan và đúng đắn. Ngoài ra, cần thực hiện định kỳ để giúp cho các tổ chức giám sát được tiến độ làm việc của nhân viên.

• Hoàn thành mục tiêu KPI

Đây là tiêu chí đánh giá về khả năng thực hiện công việc của nhân viên. Cấp trên sẽ đánh giá xem nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hay không. Nếu hiệu suất có thể được đánh giá bằng các yếu tố định tính và chủ quan, thì việc đạt được mục tiêu trở thành tiêu chí đánh giá nhân sự phù hợp. Điều này bởi vì yếu tố này có thể được định lượng thông qua một con số cụ thể và rõ ràng.

• Khả năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm cực kỳ quan trọng trong môi trường đòi hỏi tính sáng tạo. Làm việc nhóm hiệu quả cũng giúp tăng năng suất, đem lại sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn, đồng thời thúc đẩy tinh thần đội nhóm trong tổ chức.

Trong hoạt động đánh giá nhân sự, song song đó hãy đề cập đến yếu tố lãnh đạo trong các dự án, cuộc thảo luận, xem họ có chịu trách nhiệm và hướng cho nhóm đi đúng lộ trình hay không? Họ có tạo động lực và đối xử công bằng với tất cả mọi người hay không?

• Thái độ làm việc

Tính cách và thái độ của một nhân viên luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá họ. Đây là yếu tố quyết định sự thành bại của một nhân viên trong môi trường doanh nghiệp.

Các yếu tố như tính trung thực, sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm khi mắc lỗi, tinh thần nhiệt huyết và cam kết đối với công việc, sự tôn trọng đối với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác; tính đúng giờ, sự chuyên cần và siêng năng, cũng như thái độ cầu thị trong công việc đều là những khía cạnh quan trọng mà người quản lý và tổ chức sẽ đánh giá khi xem xét hiệu suất của một nhân viên.

>> Xem thêm: BSC và KPI là gì? Mối quan hệ giữa BSC & KPI trong quản trị mục tiêu và hiệu suất đội ngũ

6. Những phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến

6.1. Đánh giá nhân sự theo KPI

Chỉ số Đo Lường Hiệu Suất (KPI – Key Performance Indicator) là một phương pháp đánh giá rất phổ biến, có thể áp dụng trong tất cả các phòng ban của công ty do tính linh hoạt và khả năng tùy biến cao. KPI thường mang tính chất lặp lại theo chu kỳ thời gian.

Do tính chất công việc đa dạng, các bộ KPI cụ thể sẽ khác nhau. Để đo lường một cách chính xác và công bằng, công ty cần đề xuất các tiêu chí và chỉ số KPI phù hợp cho từng bộ phận hoặc hoạt động cụ thể.

6.2. Đánh giá nhân sự theo MBO

MBO (Management by Objectives – quản trị theo mục tiêu) là phương pháp hướng đến tính tự giác của nhân viên, xác định lộ trình phát triển cá nhân và thúc đẩy họ hoàn thiện bản thân để đạt được mục tiêu đề ra. Nhân viên nên giao tiếp với quản lý để phát triển các mục tiêu dựa trên phương pháp thiết lập mục tiêu SMART (các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn).

Kết hợp phương pháp MBO vào các quy trình nhân sự giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên, luôn cam kết với các mục tiêu và làm rõ con đường phía trước.

6.3. Đánh giá nhân sự theo OKR

OKR (Objective and Key Results – Mục tiêu và Kết quả then chốt) là phương thức đánh giá hiệu quả công việc cách linh hoạt. Khác với KPI thường cố định, OKR có thể thay đổi mục tiêu và các con số kết quả kỳ vọng tùy vào từng thời điểm.

OKR xoay quanh các mục tiêu ở cấp độ công ty, phòng ban, cá nhân và quan trọng là các kết quả then chốt cần đạt được. Từ đó đưa ra các hành động cụ thể để triển khai.

6.4. Đánh giá 360 độ

Đánh giá 360 độ là phương thức cho phép nhân viên nhận được đánh giá bí mật và ẩn danh từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và các đối tác xã xưa. Quy trình này yêu cầu 10-12 người điền vào mẫu phản hồi, cung cấp đánh giá về năng lực, kỹ năng, và hiệu suất làm việc một cách ẩn danh.

Thông qua phương pháp này, nhân viên được đánh giá đa chiều và khách quan về nhiều khía cạnh, bao gồm năng lực làm việc, kỹ năng, hiệu suất công việc, thái độ, và độ phù hợp với môi trường làm việc.

6.5. Đánh giá bằng phân phối bắt buộc (Incident Method)

Đánh giá bằng phân phối bắt buộc là phương pháp phân loại nhân viên dựa trên tỉ lệ % cố định, chẳng hạn như 50% nhân viên được đánh giá là khá, 40% được xếp vào nhóm tốt, và 10% được đánh giá là yếu. Phương pháp này còn đi kèm với việc đề xuất các biện pháp thưởng – phạt hoặc quy định xử lý đặc biệt đối với từng nhóm.

Ưu điểm của phương pháp này là khuyến khích nhân viên nỗ lực và có thể nâng cao chất lượng làm việc của toàn bộ đội ngũ. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là có thể tạo ra mức độ cạnh tranh quá mức, làm giảm tinh thần hợp tác nhóm và gây ra áp lực căng thẳng, đặc biệt là nếu tỷ lệ phân phối quá gắt gao.

6.6. Đánh giá bằng bảng điểm (Graphic Rating Scale)

Phương pháp đánh giá bằng bảng điểm có thể áp dụng cho nhiều bộ phận và vị trí khác nhau. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thang điểm sẽ có sự khác biệt do tính chất công việc khác nhau, và việc xây dựng thang điểm cần được thực hiện một cách cẩn trọng.

Sau khi nhân viên được chấm điểm theo các tiêu chí, năng lực của họ được đánh giá thông qua thang điểm từ tốt, khá, trung bình, yếu, đến đạt hoặc không đạt. Điểm số này cho phép so sánh hiệu suất giữa các nhân viên và đồng thời xác định những khía cạnh cần được bồi dưỡng và phát triển thêm đối với từng cá nhân.

6.7. Nhân viên tự đánh giá

Thông qua phương pháp này, nhân viên tự đánh giá năng lực làm việc, thái độ và kỹ năng trong công việc của mình bằng hệ thống các câu hỏi đa dạng. Tự đánh giá thường được thực hiện kèm theo các phương pháp đánh giá khác nhằm đảm bảo tính khách quan.

Sau đó, nhân viên tiếp tục thảo luận với người quản lý trong cuộc gặp mặt trực tiếp. Buổi làm việc này sẽ giúp làm rõ những bất cập, khuyết điểm còn tồn tại. Từ đó, hai bên sẽ đưa ra hướng khắc phục và giải quyết vấn đề.

>> Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? Top 10 phần mềm quản lý KPI nhân viên hiệu quả và tốt nhất

7. Sai lầm cần tránh khi tiến hành đánh giá nhân sự

Công tác đánh giá nhân sự ngày càng được chú trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức với quy mô nhân viên lớn. Để việc đánh giá trở nên thực sự hiệu quả, nhà quản lý nên tránh các sai lầm sau:

• Đánh giá không theo một quy chuẩn cụ thể nào, dựa nhiều vào ý nghĩ chủ quan, dẫn đến khiếu nại, bất bình, bất ổn trong tổ chức.
• Áp dụng một kiểu đánh giá cho toàn bộ nhân sự, không phù hợp với tính chất công việc, bất công và thiếu linh hoạt.
• Chỉ nhìn kết quả gần đây, không xem xét cả quá trình, thiếu công bằng.
• Thiếu quy trình cụ thể và không phân định trách nhiệm rõ ràng. Do đó không xác định được nhân viên tự đánh giá hay quản lý nào phụ trách, chờ đợi lâu không được phê duyệt.
• Không công bố kết quả cho nhân viên, khiến họ không thể cải thiện bản thân và phát huy khả năng.
• Thu thập dữ liệu đánh giá thủ công, mất thời gian nhập liệu. Hệ thống file đánh giá cồng kềnh mà lại không chính xác, không đồng bộ.

8. Đánh giá nhân sự theo KPI/ OKR dễ dàng, hiệu quả với Paroda

Phần mềm quản lý KPI/ OKR của Paroda là một thành phần quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý mục tiêu toàn diện, phù hợp với thực tế kinh doanh trong thời đại 4.0. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm này giúp số hóa hoàn toàn quy trình làm việc và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng phân bổ và theo dõi, đánh giá mục tiêu một cách hiệu quả.

Các tính năng chính của giải pháp quản lý mục tiêu Paroda bao gồm:

• Hệ thống dashboard toàn diện: Hiển thị toàn bộ quy trình, giúp người dùng theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc.
• Báo cáo phần trăm hoàn thành công việc: Mỗi công việc được hoàn thành sẽ thể hiện mức độ hoàn thành dưới dạng phần trăm, từ 10% đến 100%.
• Báo cáo tỷ lệ hoàn thành công việc: Phần mềm cập nhật tỷ lệ hoàn thành công việc khi người dùng đạt được một phần trăm xác định của công việc.
• Cập nhật hạng mục công việc thực hiện: Thể hiện mức độ hoàn thành dựa trên lượng công việc đã thực hiện.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

9. Tổng kết

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm “đánh giá nhân sự” và tại sao doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá nhân viên thường xuyên. Đánh giá nhân sự không chỉ giúp xác định vấn đề từ sớm, cải thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm, mà còn thúc đẩy động lực của nhân viên và tạo cơ hội đào tạo và phát triển cá nhân.

Việc thực hiện đánh giá nhân sự đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực. Đây là yếu tố quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.

Đăng ký dùng thử