BCP là gì? Cách xây dựng Business Continuity Plan trong doanh nghiệp

BCP là gì? Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục, đây là một công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong bối cảnh kinh tế suy thoái như hiện tại. BCP mô phỏng những rủi ro, khó khăn có thể xảy ra giúp các doanh nghiệp ứng phó tốt hơn trước những tình huống bất ngờ. Cùng Paroda tìm hiểu chi tiết cách lập kế hoạch BCP qua bài viết sau.

1. BCP là gì?

BCP là gì? – BCP là từ viết tắt của Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản kế hoạch thiết lập các phương án mà tổ chức sẽ thực hiện để ứng phó với các mối đe dọa tiềm tàng có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động. Một bản kế hoạch kinh doanh liên tục tập trung vào việc duy trì các chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp rủi ro (ví dụ như dịch bệnh Covid-19 khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ phải hạn chế một phần hoặc toàn bộ hoạt động), thì hệ thống này nhằm đảm bảo các tài sản và nhân sự của doanh nghiệp được bảo toàn, giảm thiểu tối đa các đứt gãy trong quy trình kinh doanh, đồng thời có phương án để tái thiết khi dịch kết thúc.

BCP có tầm quan trọng rất lớn cho doanh nghiệp, bởi nó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố không mong muốn. Một trong những lý do tầm quan trọng của BCP là:

• Giảm thiểu thiệt hại kinh tế: BCP giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố, giúp giảm thiểu thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp và khách hàng.
• Giữ uy tín và tin cậy: BCP giúp doanh nghiệp tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng, giữ uy tín và tin cậy của khách hàng với doanh nghiệp.
• Giảm rủi ro: BCP giúp doanh nghiệp xác định và đề xuất các giải pháp để giảm rủi ro xảy ra sự cố.
• Tăng hiệu quả hoạt động: BCP giúp doanh nghiệp có kế hoạch để tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

2. Vai trò của Business Continuity Planning – BCP là gì?

Trước bối cảnh môi trường kinh doanh biến động khôn lường, Business Continuity Plan chính là tấm khiên vững chắc bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân bên ngoài. Vậy vai trò của BCP là gì đối với tổ chức nói chung và các cá thể liên quan nói riêng?

2.1. Đối với nhân viên

Trước hết, hãy xem xét tầm ảnh hưởng của Business Continuity Plan đối với nhân viên – những người trực tiếp duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục chính là lời cam kết của tổ chức trong việc đảm bảo công ăn việc làm cho đội ngũ nhân sự của mình. BCP góp phần củng cố lòng tin của nhân viên vào năng lực của ban lãnh đạo, đồng thời tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức.

Ngược lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục và tỏ ra bối rối, bị động trước những tình huống phát sinh sẽ dễ khiến tâm lý nhân viên bị ảnh hưởng. Khi nhân viên hoang mang và trở nên mất định hướng thì đồng họ sẽ dễ dàng rời bỏ tổ chức và tìm kiếm những cơ hội chắc chắn hơn.

2.2. Đối với đối tác và khách hàng

Khi một doanh nghiệp có một kế hoạch kinh doanh liên tục được tổ chức tốt. Điều đó có nghĩa là họ hiểu những gì họ đang làm và luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Đây là cơ sở tạo niềm tin nơi khách hàng, là nền tảng vững chắc để xây dựng thương hiệu.

BCP cũng là chiến lược thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả. Bởi người tiêu dùng và nhà đầu tư luôn sẵn sàng chi mạnh tay cho những thương hiệu mang lại nhiều giá trị cho họ.

Và việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt với khủng hoảng chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.

2.3. Đối với tổ chức

Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP chính là “bí kíp sinh tồn” mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Việc thiết lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục và ổn định mà còn tạo tiền đề để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp tổ chức bảo toàn được các nguồn lực về tài nguyên và con người khỏi sự mất mát và hao hụt. Đồng thời BCP cũng giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trước các đối thủ khác.

2.4. Đối với mục tiêu kinh doanh, tài chính

Tất cả những lợi ích trên đều là những dấu hiệu tích cực cho hiệu quả tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Kế hoạch kinh doanh liên tục chính là lợi thế cho doanh nghiệp cạnh tranh. Trong bối cảnh phức tạp và biến động khôn lường của thị trường hiện nay, bản kế hoạch đó chính là sự thể hiện bạn có tốc độ, có năng lực và có tầm nhìn để phản ứng và phục hồi.

Kế hoạch kinh doanh liên tục là một phần nội dung rất quan trọng, được đa số các doanh nghiệp, tập đoàn lớn rất chú trọng sau nhiều năm phải đối mặt với nhiều rủi ro thị trường. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp SMEs, việc làm này thường không nhận được sự lưu tâm đầy đủ, một phần vì sự phức tạp của nó.

Để nói về kinh doanh liên tục, có cả một hệ thống Business Continuity Management System (BCMS) được Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) xây dựng và chỉ dẫn, với nhiều yếu tố đảm bảo kiểm soát kinh doanh liên tục trong mọi tình huống.

>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

3. Đối tượng cốt lõi trong một BCP là gì?

Để Business Continuity Plan phát huy hiệu quả mỗi doanh nghiệp nên tổ chức một đội ngũ, phân thành phòng ban riêng. Đây là những nhân sự có kỹ năng, tầm nhìn, đã được chọn lọc để giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt ứng phó với rủi ro, nguy cơ. Mỗi người sẽ là một mắt xích quan trọng với những vai trò cụ thể như sau:

• Chủ tịch (BCP Chairman): Đây là người trực tiếp xem xét xem bản kế hoạch kinh doanh liên tục được lập ra có khả thi hay không, có sát với thực tế hay không. Nếu những yếu tố nêu trên đều được đáp ứng thì họ sẽ là người ký duyệt cuối cùng và trực tiếp chịu trách nhiệm khi đưa bản kế hoạch ra thực thi.
• Đội phản ứng nhanh (Contingency Team): Đây là đội ngũ của những nhân viên có trách nhiệm luôn chủ động bám sát tình hình thực tế. Họ tiến hành cập nhật thông tin liên tục để qua đó, vạch ra kế hoạch cụ thể để ứng phó. Đây cũng chính là đội ngũ thực thi và đề ra những chính sách, điều chỉnh lại nội bộ, hoạt động kinh doanh tạm thời để giảm thiểu rủi ro.
• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team): Đây là bộ phận giữ vai trò đầu mối liên lạc chính khi nhân viên trong doanh nghiệp đối diện với tình thế cấp bách. Sau đó, họ sẽ lên kế hoạch truyền thông và tiến hành ứng phó khẩn cấp theo chiến lược đã đề ra.
• Đội kỹ thuật và IT (It Technical Services Team): Đây là những nhân sự hỗ trợ về kỹ thuật cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và trong khuôn khổ phòng ban Business Continuity Plan.

4. Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp

Để xây dựng mô hình BCP hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình cụ thể như sau:

4.1. Bước 1: Xác định bối cảnh hoạt động

Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị cần xác định được bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan, đồng thời khoanh vùng giới hạn của các rủi ro tiềm năng. Để xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi:

• Những yếu tố nào đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động bình thường?
• Các quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
• Yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, pháp luật,…

4.2. Bước 2: Tiến hành phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA)

Phân tích tác động kinh doanh là bước quan trọng nhất trong quá trình phát triển Kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là quá trình đánh giá và đo lường tác động của các yếu tố làm gián đoạn. Hoặc ngừng trệ quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro và tình huống khẩn cấp.

Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản lý cần xác định những tài sản chính đóng vai trò nòng cốt trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp, những tài sản này có thể bao gồm:

• Con người – thông tin liên lạc của nhân viên chủ chốt
• Nhà cung cấp – thông tin liên hệ của các nhà cung cấp lớn và bên thứ ba
• Thiết bị – danh sách các thiết bị chính bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
• Hàng tồn kho – danh sách vật tư, vật liệu và hàng tồn kho
• Dữ liệu – tài liệu điện tử quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, bản sao lưu

4.3. Bước 3: Phát triển kế hoạch ứng phó

Sau khi đã xác định được những tác nhân tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh liên tục của doanh nghiệp thì nhiệm vụ tiếp theo đó là lập kế hoạch để ứng phó với khủng hoảng. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Trọng tâm chính ở giai đoạn này là đảm bảo sự an toàn của tất cả nhân viên và an ninh tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố khẩn cấp xảy ra. Trong nhiều trường hợp nguy cấp, các nhân viên sẽ tự động thực hiện theo quy trình đã được vạch ra mà không cần chờ sự chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao, ví dụ như thiên tai (hỏa hoạn, động đất,…) hay tấn công an ninh mạng.
• Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Giai đoạn này sẽ xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Trong giai đoạn này, một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập. Nhóm này thường bao gồm ban lãnh đạo với vai trò ra quyết định quan trọng và những cá nhân có năng lực quản lý và điều hành các hoạt động chức năng trong quá trình kinh doanh bị gián đoạn.
• Giai đoạn 3 – Phục hồi: Giai đoạn phục hồi kinh doanh chỉ ra các hoạt động cần thiết để khôi phục các chức năng chủ chốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để công tác tổ chức kinh doanh được tiếp tục.
• Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như cũ, trước khi khủng hoảng xảy ra. Ở giai đoạn này cần chú ý không nên chủ quan mà vẫn phải chuẩn bị các phương án phòng ngừa để chắc chắn doanh nghiệp có thể trở lại hoạt động bình thường. Ví dụ như trong thời kỳ covid, các nhân viên có thể đi làm trở lại với điều kiện họ phải tiêm đủ số mũi vacxin theo yêu cầu.

4.4. Bước 4: Thực hành và đào tạo

Để thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh liên tục, nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để sẵn sàng đối phó với các tình huống phát sinh bất cứ lúc nào.

Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên của mình hiểu vai trò và trách nhiệm của họ là gì và những hành động nào nên được thực hiện khi đối mặt với rủi ro.

Đào tạo sẽ giúp nâng cao năng lực ứng phó với khủng hoảng và tư duy làm việc của nhân viên. Nhờ đó họ có thể tự tin dẫn dắt tổ chức vượt qua những giai đoạn khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.

Để chuẩn bị tốt nhất cho các tình huống khẩn cấp, doanh nghiệp nên có các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định nhằm triển khai hành động hợp lý.

4.5. Bước 5: Kiểm tra và cải tiến

Thử nghiệm xem BCP có thực sự hoạt động hay không. Đo lường và đánh giá hiệu quả của nó để giúp xác định các lỗ hổng và điểm yếu trong quy trình ứng phó và phục hồi rủi ro. Sau đó đề xuất các phương án cải tiến phù hợp để cải thiện hiệu suất. Kế hoạch hoàn chỉnh hơn.

>> Xem thêm: Backlog là gì? Các phương pháp quản lý backlog hiệu quả

5. Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP là gì?

Để hoạt động kinh doanh được đảm bảo khi có nguy cơ xảy ra thì một bản kế hoạch thôi chưa đủ, cần phải có sự tuân thủ, đồng lòng của bộ máy bên trong. Trong đó, các yếu tố sau đây đóng vai trò cực kỳ quan trọng để giúp BCP đem lại hiệu quả cao trong thực tế:

5.1. Vai trò của ban lãnh đạo

Với tầm quan trọng cũng như mức độ phức tạp của Business Continuity Plan, trách nhiệm của đội ngũ lãnh đạo là vô cùng lớn. Trong quá trình triển khai ban lãnh đạo cần phải luôn thực hiện một số các cam kết:

• Đảm bảo thực hiện các chính sách cũng như mục tiêu kinh doanh luôn liên tục nhất quán với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức
• Đảm bảo việc đưa các yêu cầu riêng của mô hình Business Continuity Plan vào các quy trình và chính sách của công ty
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai Business Continuity Plan
• Đưa ra định hướng rõ ràng, hỗ trợ tối đa cho các cá nhân, bộ phận đang tiến hành triển khai Business Continuity Plan
• Đưa ra các thông điệp truyền thông về tầm quan trọng của Business Continuity Plan tới đội ngũ

5.2. Hoạt động truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một bước không thể thiếu để quá trình triển khai BCP được diễn ra suôn sẻ, nhận được sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân sự cũng như tối đa các lợi ích mà BCP đem lại. Kế hoạch truyền thông nội bộ nhằm bổ trợ kế hoạch kinh doanh liên tục trả lời được những nội dung sau:

• Cần truyền thông những nội dung, thông điệp gì?
• Khi nào là thời điểm cần truyền thông?
• Những đối tượng cần truyền thông?
• Các phương thức truyền thông là gì?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm truyền thông?

Những nhân sự trong tổ chức cần phải nhận thức được về:

• Chính sách kinh doanh liên tục của tổ chức
• Những lợi ích của kế hoạch kinh doanh liên tục đến hiệu suất làm việc
• Những hệ quả của việc không tuân thủ chính sách
• Vai trò và trách nhiệm của nhân sự trước, trong và sau giai đoạn bị gián đoạn

5.3. Nguồn lực công nghệ số

Để tối ưu quy trình xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh liên tục, một phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình sẽ là công cụ hữu hiệu hỗ trợ các nhà quản trị trong việc nhận diện, đánh giá những rủi ro tiềm và đưa ra những phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời để duy trì và đảm bảo hoạt động cho doanh nghiệp.

Từ đó đưa ra các phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời nhằm duy trì, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp. Paroda là phần mềm quản lý doanh nghiệp rất được ưa chuộng trên thị trường.

Paroda là nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp số 1 thị trường. Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng BCP bài bản và chuyên nghiệp với những tính năng ưu việt như:

• Hệ thống báo cáo trực quan, update liên tục tình hình của doanh nghiệp. Chẳng hạn như biến động nhân sự, tăng giảm chi phí, doanh thu…
• Kiểm soát chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, phân quyền cho từng nhân sự, phòng ban cụ thể, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, phòng tránh mọi trường hợp thất thoát
• Số hóa và quản lý 100% quy trình trong tổ chức. Nhờ đó xác định kịp thời các nút thắt cổ chai gây gián đoạn quy trình để đưa ra giải pháp xử lý kịp thời
• Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực

Có thể nói, việc tìm hiểu BCP là gì cho phép các tổ chức, doanh nghiệp lường trước rủi ro và ngăn chặn những rủi ro không đáng có. Ngoài ra, môi trường kinh doanh bên ngoài sẽ không ngừng thay đổi tạo ra nhiều nguy cơ khác nhau tiềm tàng trên con đường phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo cùng các cấp quản lý cần lên kế hoạch tổng thể để đưa công ty vượt qua mọi khó khăn, thách thức.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất
• Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp
• 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader

Đăng ký dùng thử