MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

Trong lĩnh vực quản trị, MBO là một thuật ngữ được sử dụng cực kỳ phổ biến. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO có vai trò không thể thiếu giúp cho công việc của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp trở nên gắn kết, hài hòa và hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu về MBO là gì? Cũng như quy trình hoạt động, triển khai phương pháp này, nội dung dưới đây của Paroda sẽ có thể giúp bạn làm được điều đó.

1. MBO là gì?

MBO là gì? MBO là từ viết tắt của chữ tiếng Anh là Management by Objectives có nghĩa là quản trị theo mục tiêu. Đây là phương pháp quản trị tiếp cận được chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Khi sử dụng phương pháp này, cả ban lãnh đạo sẽ cùng cấp dưới tham gia giám sát, thảo luận để đưa ra các mục tiêu và kết quả sẽ đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Thuật ngữ Quản trị theo mục tiêu MBO xuất hiện lần đầu vào năm 1954, do Peter Drucker viết trong quyển sách “Thực hành quản trị”. Áp dụng vào thực tiễn ngày nay, MBO quản trị theo mục tiêu bao gồm 4 yếu tố sau:

• Sự cam kết của nhà quản trị với hệ thống MBO
• Sự hợp tác, cộng tác của các thành viên trong cùng tổ chức, cùng nhau xây dựng một mục tiêu chung
• Sự tự nguyện và tự giác cùng tinh thần tự quản của mỗi người để thực thi những kế hoạch chung
• Việc kiểm soát công việc theo kế hoạch

2. Một số ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu MBO

Để giúp bạn hiểu rõ về MBO là gì, dưới đây là một số ví dụ thực tế Giám đốc, trưởng bộ phận, nhân sự nên tham khảo.

Ví dụ về MBO cho doanh nghiệp

• Dẫn đầu thị trường
• Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng 92,5%
• Tăng 25% nhận biết thương hiệu
• Lợi nhuận 500.000$/ tháng
• Hoàn vốn trong 1,5 năm đối với sản phẩm mới

Ví dụ về MBO cho bộ phận marketing

• 1000 khách hàng tiềm năng mỗi tháng
• Marketing mang về 40% tổng doanh thu
• Tăng gấp đôi lượng truy cập website
• Tăng 30% tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên
• Tăng 25% mức độ nhận biết thương hiệu

Ví dụ về quản trị mục tiêu cho bộ phận bán hàng

• Đạt được mục tiêu 50 khách hàng đăng ký mới
• Giao dịch trung bình đạt 150.000$
• Giảm chu kỳ bán hàng xuống còn 3 tháng
• Tỷ lệ ký hợp đồng 20%

Ví dụ về MBO cho HR

• Duy trì tỷ lệ hài lòng của nhân sự là 85%
• Tăng mức độ tương tác của nhân sự kên 85%
• Duy trì mức lương thưởng cao hơn 10% so với mức trung bình của thị trường và ngành
• Trao đổi với bộ phận bán hàng để xác định yêu cầu tuyển dụng bán hàng
• Tăng ROI của bộ phận lên 5%
• Tổ chức 2 sự kiện toàn công ty
• Thực hiện 1 chương trình đào tạo lãnh đạo 15% ứng viên từ giới thiệu của nhân sự

>> Xem thêm: SLA là gì? Cách triển khai mô hình Service Level Agreement hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Lợi ích của quản trị theo mục tiêu MBO là gì?

MBO sử dụng quản lý quy trình theo cách giúp các công ty đạt được nhiều lợi ích, bao gồm:

3.1. Thúc đẩy việc lập kế hoạch

Thực hiện công tác quản lý theo phương pháp MBO sẽ giúp doanh nghiệp của mình xác định chính xác mục tiêu và phát triển đúng hướng. Hơn nữa, các mục tiêu quản lý thúc đẩy các nhà quản lý quan tâm đến kết quả hơn cách làm việc như thế nào.

3.2. Nâng cao tính công tác

MBO (Quản trị theo mục tiêu) giúp doanh nghiệp làm rõ cách mà họ điều hướng mục tiêu từ mang tính cá nhân chuyển sang hướng mục tiêu chung. Để có thể xây dựng và xác định mục tiêu hiệu quả thì mỗi cá nhân phải nhận thấy một cách rõ nhất về vai trò trách nhiệm của mình trong bộ máy tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng liên kết các bộ phận khác trong tổ chức để nâng cao tính cộng tác giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

3.3. Tạo ra động lực và cam kết

Quy trình thiết lập một phương hướng mục tiêu cụ thể cũng như đánh giá hiệu suất làm việc đều phải có sự tham gia của tất cả nhân viên cấp dưới. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động theo đúng hướng mục tiêu mà còn có được sự cam kết và đồng thuận giữa các bộ phận với nhau. Nhớ đó, các hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn.

3.4. Đánh giá và kiểm định công bằng

Đánh giá và kiểm định công bằng cũng là một trong những lợi ích của quản trị theo mục tiêu MBO. Phương pháp MBO sẽ giúp giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá, kiểm định các vai trò của mỗi cá nhân dựa trên những định hướng về kết quả công việc.

Thông qua phương pháp MBO, việc đánh giá các nhân viên trong doanh nghiệp cũng trở lên dễ dàng hơn, bởi mọi sự đánh giá đều dựa trên những kết quả thực tế, khách quan. Ngoài ra, MBO giúp nhà quản trị có thể nhìn nhận ra một thực tế rõ ràng nhất về cơ cấu vận hành bộ máy của mình.

3.5. Phát triển nhân sự

Quản lý doanh nghiệp với phương pháp mục tiêu MBO giúp thúc đẩy nhân viên trong quá trình tự học hỏi và phát triển hơn. Quá trình này sẽ tạo nên những bước sáng tạo và đổi mới không ngừng. Đồng thời, nó cũng khuyến khích sáng kiến và phát triển khả năng của đội ngũ điều hành trong doanh nghiệp.

4. Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO là một quy trình cơ bản bao gồm 6 bước:

4.1. Xác định mục tiêu doanh nghiệp

Ngoài các mục tiêu dài hạn của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược phát triển thì các mục tiêu do người giám sát đặt ra chỉ là tạm thời, dựa trên sự quan sát & đánh giá những gì công ty có thể và cần đạt được trong một thời gian nhất định.

4.2. Xác định mục tiêu nhân viên

Khi nhân viên nhận được bản tóm tắt về kế hoạch, chiến lược và mục tiêu tổng thể. Người quản lý có thể làm việc với cấp dưới để phát triển các mục tiêu riêng cho từng vị trí.

Đây được xem như một cuộc trò chuyện để chia sẻ những gì bạn có thể làm với các nguồn lực sẵn có tại một thời điểm nhất định và đưa ra các mục tiêu khả thi cho tổ chức hoặc bộ phận của bạn.

Khi xác định mục tiêu của nhân viên, hãy chú ý đến việc áp dụng nguyên tắc 80/20, tập trung xác định 20% mục tiêu chính quyết định 80% còn lại.

>> Xem thêm: Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh hiệu quả

4.3. Giám sát hiệu suất cùng tiến độ

Để có thể thực hiện mục tiêu phát triển chung của tổ chức, mỗi cá nhân phải làm tốt công việc mà mình được giao. Đó là lý do vì sao cần phải chú trọng đến việc theo dõi sát sao tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ & sự tiến bộ của nhân viên.

Các nhà quản lý có thể tham khảo các công cụ quản lý công việc như: hỗ trợ lên danh sách công việc, các tiêu chí và điểm đánh giá mục tiêu,… để có thể giám sát chi tiết hiệu suất và tiến độ của từng mục tiêu công việc gắn với từng nhân sự.

4.4. Đánh giá hiệu suất công việc

Trong khuôn khổ phương pháp MBO, việc đánh giá hoạt động được thực hiện thường xuyên với sự tham gia của các cấp quản lý có liên quan.

4.5. Cung cấp phản hồi về kết quả

Trong cách tiếp cận quản lý theo mục tiêu, phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước quan trọng nhất, bởi nó giúp các nhân viên nhìn thấy điểm mạnh, điểm yếu của mình để điều chỉnh kế hoạch công việc của họ sao cho phù hợp.

Các cuộc họp đánh giá định kỳ được mở ra để bổ sung thông tin từ các phản hồi, trong đó cấp trên và cấp dưới cùng nhau thảo luận về tiến độ, khúc mắc trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có nhiều gợi mở trong đường lối triển khai.

4.6. Ghi nhận, kết quả thành tích đạt được

Đây là bước cuối cùng để đánh giá, ghi nhận thành công của các nhân viên trong tổ chức. Ở bước này, bên cạnh việc ghi nhận và đánh giá kết quả công việc, nhà quản lý cần có các chính sách, hoạt động khen thưởng đối với những nhân sự đạt mục tiêu đề ra, nhằm khuyến khích, động viên và thúc đẩy tinh thần thực hiện phương pháp MBO.

5. Ưu và nhược điểm của MBO là gì?

5.1. Ưu điểm

• Hiệu suất công việc được cải thiện. MBO giúp nhân viên thêm động lực làm việc khi nhìn nhận rõ được những đóng góp của mình cho công ty.
• Tạo điều kiện cho nhân viên hiểu nhiệm vụ và có ý thức trách nhiệm công việc cao hơn. Giúp đánh giá chuẩn xác hiệu quả công việc dựa trên kết quả của các công việc được hoàn thành.
• Giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức. Tất cả nhân viên đều nhận thấy vai trò, đóng góp của mình. MBO liên kết mục tiêu cá nhân cộng hưởng, tạo ra giá trị hướng tới mục tiêu chung toàn công ty.
• Tạo môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn. Tất cả thành viên đều rõ ràng về vai trò của mình trong kế hoạch hành động hướng tới mục tiêu chung.

Triển khai MBO, lãnh đạo và nhân viên cũng thường xuyên trao đổi trong quá trình thực hiện mục tiêu nên môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn.

• Giúp cải thiện cơ cấu tổ chức công ty. Với MBO, cơ cấu tổ chức công ty cũng sẽ cần cải thiện, điều chỉnh để hoàn thành mục tiêu đề ra.
• Giúp kiểm soát tổ chức. Việc đánh giá kết quả thực tế với hiệu suất mong muốn sẽ chỉ ra những điểm còn hạn chế, cần điều chỉnh của tổ chức.
• Giúp nhân viên phát triển năng lực. Việc hoàn thành mục tiêu MBO cũng đòi hỏi nhân viên liên tục học hỏi, hoàn thiện kỹ năng, năng lực cá nhân.

 Mặc dù vậy, MBO vẫn ẩn chứa một số hạn chế nhất định:

5.2. Nhược điểm

• Bắt buộc phải có sự hỗ trợ của các cấp quản lý. Do trong MBO, cấp dưới được trao cơ hội tham gia bình đẳng, đóng góp vào mục tiêu chung. Hệ thống sẽ không thể vận hành hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ của các cấp quản lý.
• Nhân viên có thể cảm thấy áp lực với các mục tiêu được xác định quá cao, tham vọng.
• Khó đánh giá MBO với các công việc có tính sáng tạo, khó định lượng. MBO chỉ đánh giá theo năng suất chứ ít xem xét đến yếu tố sáng tạo của nhân viên.
• Để triển khai MBO cần cả một quá trình dài họp bàn, lên kế hoạch, tốn thời gian.
• Chỉ nhấn mạnh vào các mục tiêu ngắn hạn trong khoảng 6 tháng đến 1 năm. Do các mục tiêu có tính định lượng thường khó thực hiện với kế hoạch quá dài.

Hiệu suất của nhân viên cũng sẽ được xem xét trong 6 tháng đến 1 năm nên nhân viên cũng có xu hướng chỉ quan tâm đến các kết quả ngắn hạn thay vì các mục tiêu dài hơi hơn của công ty. Về lâu dài, điều này không tốt cho việc phát triển bền vững công ty.

• Nếu quản lý thiếu kỹ năng, kiến thức, ít tương tác và muốn áp đặt nhân viên, thiết lập mục tiêu trên cơ sở ra lệnh sẽ làm hạn chế tinh thần làm việc, sáng kiến và hiệu suất của nhân viên khi triển khai MBO.
• Các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn khi tích hợp MBO với các hệ thống quản lý khác như dự báo, lập ngân sách. Khó khăn trong tích hợp này sẽ làm cho chức năng tổng thể của hệ thống quản lý tổ chức suy giảm, không phát huy được hiệu quả cao nhất.
• Cần theo dõi, tương tác thường xuyên. Theo hệ thống MBO, cấp trên và cấp dưới cần thông tin thường xuyên về tiến độ hoàn thành mục tiêu. Thiếu theo dõi, tương tác sẽ khiến MBO không thể vận hành thông suốt.
• Khó duy trì sự gắn kết khi mục tiêu của một bộ phận này phụ thuộc vào mục tiêu của một bộ phận khác. Việc đạt được các mục tiêu trong trường hợp sẽ khó khăn hơn.
• MBO có thể khiến công ty của bạn hoạt động cứng nhắc vì các mục tiêu được thiết lập mỗi 6 tháng đến 1 năm. Nhà quản lý sẽ gặp trở ngại khi muốn thay đổi mục tiêu giữa chừng do việc thay đổi mục tiêu có thể làm nhân viên gặp khó khăn, phản kháng, đối phó trong công việc.
• MBO đòi hỏi sự chuyên nghiệp và đồng lòng thực hiện cao. Khi tổ chức của bạn quản lý chưa đủ chặt chẽ, chuyên nghiệp; nhân viên chưa đồng lòng, hiểu rõ các mục tiêu thì MBO sẽ khó phát huy hiệu quả.
• Thời gian để bắt đầu triển khai MBO rất dài, đôi khi cần đến 3 – 5 năm để thực hiện chương trình MBO đúng cách, đầy đủ.

>> Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

6. So sánh MBO và MBP

Ngoài mô hình MBO, thì nhiều doanh nghiệp cũng quan tâm tới mô hình MBP – Quản lý theo quy trình. Được xem là đi ngược lại với bản chất của MBO và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống quản lý chất lượng ISO, nó mang lại định hướng rõ ràng, tăng tính xác định khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp. Vậy điểm khác biệt của hai mô hình này là gì?

7. Giải pháp thay thế cho phương pháp MBO là gì?

Về cơ bản một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả cần đảm bảo 4 tiêu chí như sau:

• Thứ nhất là tính nhất quán và gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và mục tiêu của công ty.
• Thứ hai là khả năng đo lường một cách chính xác và được thường xuyên cập nhật.
• Thứ ba, mỗi mục tiêu đặt ra cần có người làm chủ và cam kết hoàn thành, nghĩa là hệ thống phải thuận tiện để mọi người theo dõi và dễ dàng thảo luận.
• Cuối cùng chính là chú trọng vào khả năng thực thi thay vì chỉ tập trung lập kế hoạch.

Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện Paroda Goal là công cụ đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Paroda Goal có các tính năng nổi bật nào?

• Xác định mục tiêu thống nhất trong nội bộ: Paroda Goal giúp doanh nghiệp tạo các mục tiêu phù hợp với chiến lược theo thời gian và các chỉ số mục tiêu. Thiết lập doanh nghiệp xuống tới các phòng ban, đội nhóm và từng nhân viên cụ thể – tất cả thống nhất với nhau về cả chiến lược, số lượng và đơn vị đo lường.
• Xác định kết quả then chốt, KPI và tiêu chí đánh giá hiệu suất của từng cá nhân: Bám sát vào mục tiêu đã đặt ra, mỗi nhân viên sẽ có được danh sách công việc, kết quả then chốt hoặc chỉ số KPI cần phải hoàn thành và bộ các tiêu chí sẽ dùng vào việc đánh giá kết quả.
• Liên tục cập nhật tiến độ hoàn thành mục tiêu: Khi nhân viên thực hiện thao tác check-in (cập nhật kết quả) lên hệ thống, con số đo lường % hoàn thành OKR của cá nhân sẽ thay đổi. Tiến độ chung của đội nhóm, phòng ban và doanh nghiệp cũng được tự động cập nhật theo.
• Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên theo chu kỳ: Khi chu kỳ kết thúc, Paroda Goal sẽ thống kê % hoàn thành OKR của từng nhân viên và cho phép quản lý review, chấm điểm lại dựa trên thực tế. Kết quả đánh giá hiệu suất cuối cùng là trung bình cộng của hai số này.
• Tạo báo cáo tự động: Hệ thống báo cáo bao gồm các chỉ số mục tiêu và hiệu suất của Paroda Goal cũng được chia nhỏ theo từng cấp tương tự như cây mục tiêu.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

8. Tổng kết

Paroda hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ được khái niệm MBO là gì, lợi ích khi áp dụng MBO cho doanh nghiệp cũng như quy trình xây dựng hệ thống MBO. Chúc bạn sẽ tìm ra được phương pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp.

Đăng ký dùng thử