Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

Horenso là gì và quy tắc Horenso có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả của người Nhật Bản là giải pháp giúp quản trị tốt rủi ro trong kinh doanh. Hãy cùng Paroda tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Paroda để hiểu rõ hơn về quy tắc này nhé.

1. Quy tắc Horenso là gì?

Horenso là gì? Horenso là một phương pháp giao tiếp và làm việc nhóm đặc trưng của đất nước Nhật Bản, được kết hợp từ 3 yếu tố quy tắc là:

• “Ho” trong “Hokoku” nghĩa là “thông báo” hoặc “báo cáo” (report).
• “Ren” trong “Renraku” mang nghĩa “liên hệ” hoặc “cập nhật” (contact).
• “So” trong “Sodan” nghĩa tiếng Việt là “thảo luận” hoặc “nhập khẩu” (tiếng Anh gọi là Consult).

Trong văn hóa của Nhật Bản, một khi có vấn đề xảy ra, nhân viên thường sẽ báo cáo và cập nhật tình hình lên các cấp quản lý. Từ đó, họ sẽ nhận được các ý kiến và góp ý từ cấp trên để giải quyết vấn đề, gia tăng hiệu suất làm việc.

Với mục đích đảm bảo về việc nắm rõ thông tin trong tổ chức, phương pháp Horenso đã được tin tưởng áp dụng và là một trong những cách quản lý công việc hiệu quả. Quy tắc này được phát triển thành phương pháp giao tiếp kinh doanh tập trung vào sự tương tác với mục tiêu là giảm thiểu tối đa tình trạng mù mờ thông tin và loại bỏ các hiểu lầm vì quá trình trao đổi thiếu rõ ràng.

Chính vì vậy, để trả lời cho câu hỏi Horenso là gì, Horenso là hành động bao gồm thứ tự các bước: Báo cáo với cấp trên, thường xuyên liên hệ với đồng nghiệp, thảo luận và xin ý kiến nhà quản lý trước khi hành động.

>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO hiệu quả

2. Tầm quan trọng của quy tắc Horenso trong doanh nghiệp

Mục đích của Horenso khi áp dụng trong doanh nghiệp là:

Sử dụng kỹ năng Horenso trong quá trình làm việc giúp tạo ra mối quan hệ thân thiết hơn giữa sếp và nhân viên, giúp văn hóa doanh nghiệp tốt hơn. Bên cạnh đó, đồng nghiệp có mối quan hệ hài hòa, tìm được tiếng nói chung và cùng nhau hoàn thành công việc lớn.

Nguyên tắc Horenso không chỉ áp dụng cho công việc văn phòng, mà còn cho cuộc sống, giao tiếp và làm việc nhóm chung. Horenso giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cải thiện khả năng giao tiếp trong cuộc sống.

Việc tự đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của người khác sẽ khiến cho bạn vô tình để mất hướng giải quyết tốt hơn. Theo người Nhật Bản, quá trình đưa ra giải pháp sẽ quan trọng hơn giải pháp đó là gì.

3. Quy trình làm việc nhóm hiệu quả bằng phương pháp Horenso

Cụ thể là trong công việc, bạn phải thường xuyên báo cáo với sếp. Đồng thời, giao tiếp thường xuyên với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của sếp trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào trong công việc.

Theo cách này, Horenso giúp chủ động hơn trong công việc. Horenso đầu tiên được khởi xướng dựa trên yêu cầu của cấp trên. Yêu cầu này nhằm ủy quyền và phân công công việc cho nhân viên cấp dưới.

Sau đó, cấp dưới xem xét yêu cầu và thực hiện bước đầu tiên để đáp ứng yêu cầu từ cấp trên của họ. Quá trình này bao gồm một loạt các hành động như nghiên cứu, lập kế hoạch sơ bộ và lập bản phác thảo.

Cuối cùng, cấp dưới báo cáo những hành động này với cấp trên của họ, để xin nhận xét và đề xuất. Sếp đưa ra ý kiến, cấp dưới làm thêm các công việc cần thiết và báo cáo cho sếp.

Mọi tổ chức ở Nhật Bản đều tuân theo phương pháp Horenso. Đối với người Âu Mỹ, khi giao dịch với người Nhật, họ thường nghĩ họ bị quản lý vi mô. Tức là họ cảm thấy quản lý quá kỹ quá quá sâu vào công việc cá nhân. Do đó, mất tính độc lập trong công việc sẽ ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo.

Tuy nhiên, các nghiên cứu sau đó của các chuyên gia đã chứng minh điều ngược lại. Họ chỉ ra rằng công cụ phòng ngừa rủi ro Horenso mang lại rất nhiều hiệu quả.

Nếu bạn là nhân viên và bạn thấy sếp kiểm tra công việc của bạn rất nhiều, đó là Horenso. Nếu bạn là một ông chủ và bạn quan tâm đến hiệu suất của một trong những nhân viên của mình, đó chính là Horenso.

>> Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

4. Nguyên tắc áp dụng Horenso để làm việc nhóm hiệu quả

Bên cạnh thắc mắc về Horenso là gì thì những nguyên tắc áp dụng phương pháp này cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Bạn có thể tìm hiểu các nguyên tắc qua nội dung dưới đây:

4.1. Hokuko – Thông báo, báo cáo

Hokoku trong Horenso là gì? Trong mô hình của Horenso, báo cáo là một nhiệm vụ báo lại kết quả làm việc cho cấp trên. Việc chủ động báo cáo là yếu tố cần thiết cho các công việc, dự án và sẽ khiến cấp trên yêu thích bạn.

• Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo tốt nhất là khi hoàn thành công việc được giao. Với công việc mang tính dài hạn, bạn nên thường xuyên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện.
• Phương pháp báo cáo tốt: Bạn nên báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và nên báo tin xấu trước. Ngoài ra, văn phong của bản báo cáo phải lịch sự, tôn trọng người đọc.
• Phương pháp báo cáo không tốt: Báo cáo thiếu chính xác, ít thông tin và báo tin tốt trước. Ngoài ra, văn phong thiếu tôn trọng và thông tin mang tính thống kê cũng không mang lại hiệu quả tốt.

4.2. Renraku – Giữ liên lạc

Renraku trong Horenso là gì? Trong Horenso, liên lạc luôn là nguyên tắc khó nhất. Bởi vì vấn đề này liên quan đến yếu tố thời gian nên người Nhật luôn cẩn trọng khi liên lạc.

• Phương pháp liên lạc tốt: Đối với việc đơn giản và khẩn cấp thì bạn có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại và chỉ nói những điều cần thiết. Khi cần liên lạc với nhiều người, bạn có thể sử dụng cuộc họp hoặc email nội bộ để thông báo. Bạn nên dùng văn bản để liên lạc nếu việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm…
• Phương pháp liên lạc không tốt: Liên lạc dài dòng khó hiểu, không liên quan tới công việc hiện tại và mất nhiều thời gian hoặc liên lạc ngẫu hứng không cân nhắc thời điểm, ít người biết.

4.4. Sodan – Bàn bạc, tư vấn làm việc nhóm hiệu quả

Sodan trong Horenso là gì? Bàn bạc chính là điểm then chốt để các thành viên trong nhóm giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Mỗi người đều có điểm mạnh và góc nhìn khác nhau nên việc bàn bạc, thảo luận đưa ra ý kiến đóng góp sẽ giúp vấn đề được giải quyết ở tất cả các khía cạnh, nâng cao hiệu quả làm việc.

• Phương pháp thảo luận tốt: Đông người, nhiều cá tính, phong cách; Ghi nhận các ý kiến; Có mục đích thảo luận rõ ràng, ai cũng nắm bắt được và khi có quyết định cuối cùng thì mọi thành viên cần tuân thủ theo.
• Phương pháp thảo luận không tốt: Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau; Không ghi nhận các ý kiến đóng góp, chưa suy nghĩ kĩ đã bác bỏ ngay lập tức; Mục đích thảo luận không rõ ràng; Không có quyết định cuối cùng và mỗi người làm một hướng.

>> Xem thêm: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

5. Tại sao nên áp dụng phương pháp Horenso trong công việc

Trong công việc, vai trò của phương pháp Horenso là gì? Sử dụng kỹ năng Horenso trong quá trình làm việc sẽ tạo được mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên gần gũi hơn. Bên cạnh đó, những mối quan hệ đồng nghiệp sẽ hài hòa, tìm được tiếng nói chung và cùng nhau hoàn thành xuất sắc công việc.

Nguyên tắc Horenso không chỉ áp dụng trong công việc văn phòng mà còn được áp dụng nhiều trong cuộc sống, trong cách giao tiếp, cách làm việc nhóm thông thường. Horenso giúp làm tăng hiệu quả trong công việc và cách trao đổi thông tin trong cuộc sống.

6. Ví dụ về Horenso trong tình huống mẫu

Sau khi đã hiểu hết về khái niệm, lý do và tầm quan trọng của Horenso, sau đây là những tình huống mẫu để luyện tập sử dụng phương pháp Horenso.

6.1. Tình huống 1

Tình huống: Bởi vì tắc đường buổi sáng nên bạn đến công ty trễ 10 phút.

Đầu tiên, lựa chọn A không tuân thủ quy tắc “Liên lạc” trong Horenso. Vậy vì sao lại quyết định chọn phương án B, dưới đây là một số lý do:

• Đầu tiên là vì trong hợp đồng làm việc luôn có mục cam kết về thời gian làm việc, đi và về đúng giờ. Chính vì vậy, báo cho cấp trên về việc đi muộn là điều cần thiết.
• Ngoài ra, việc truyền đạt theo trình tự là rất quan trọng. Nếu như không chọn ý B, việc đi trễ vì tắc đường đôi khi sẽ bị bỏ sót vì cấp trên có nhiều việc cần phải hoàn thành.
• Cuối cùng, lựa chọn này cũng sẽ giúp bạn và những người có liên quan như đồng nghiệp cần họp nhóm, đối tác chủ động hơn trong thời gian.

6.2. Tình huống 2

Tình huống: Bạn đang ốm và muốn xin nghỉ.

Theo quy tắc Horenso, bạn cần thực hiện như sau:

• Báo cáo: Cần báo về về việc ốm và có mong muốn nghỉ với cấp trên.
• Liên lạc: Dù đang ốm nhưng vẫn cần giữ liên lạc với đồng nghiệp, cấp trên để nắm bắt và bàn giao công việc.
• Thảo luận: Việc bạn cần làm khi bị ốm là bàn giao, thảo luận với đồng nghiệp để họ nắm và thực hiện được phần công việc cần làm. Ngoài ra, sau khi hết ốm bạn cũng có thể xin tư vấn nếu chưa kịp bắt lại nhịp với công việc.

6.3. Tình huống 3

Tình huống: Bạn có ý tưởng mới về chiến lược Marketing.

Quy trình bạn cần áp dụng như sau:

• Báo cáo: Báo cáo về ý tưởng mới với cấp trên để được xem xét, tư vấn và đợi quyết định có được đưa vào cuộc họp hay không.
• Liên lạc: Cần giữ liên lạc và nhận các góp ý, hỗ trợ từ nhiều người để phát triển ý tưởng lên các kế hoạch thực hiện.
• Thảo luận: Những ý kiến mới nếu chỉ nhìn ở một góc thường sẽ không nhìn ra các điểm chưa phù hợp. Chính vì vậy, muốn ý tưởng được hoàn thiện và có nhiều khía cạnh mới, bạn cần có những cuộc thảo luận nhóm với đồng nghiệp hay cấp trên của mình.

>> Xem thêm: Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả

7. Gợi ý cách sử dụng Horenso trong việc nhóm hiệu quả cao

7.1. Xác nhận trước khi làm việc

Cần phải có xác nhận trước khi thực hiện các nhiệm vụ do người khác yêu cầu hoặc công việc uỷ quyền. Thông tin cần xem xét bao gồm: hiểu biết về vấn đề, giải pháp, hậu quả hoặc chi phí giải quyết vấn đề.

Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đã làm điều gì đó đúng, bạn vẫn nên kiểm tra nó.

7.2. Báo cáo kịp thời

Báo cáo kịp thời giúp cấp quản lý hỗ trợ kịp thời và cảm thấy an tâm với công việc của mình. Tin xấu có thể chuyển thành tin tốt nếu được báo sớm hơn.

Khi đó, ban lãnh đạo sẽ có những biện pháp hỗ trợ kịp thời để cùng nhau xử lý công việc. Những người giỏi và chuyên nghiệp thường báo tin xấu trước khi nó xảy ra. Ví dụ: Còn 3 giờ nữa, rất có thể công việc sẽ không hoàn thành như đã hứa.

Khi không có vấn đề, bạn vẫn nên báo cáo. Đôi khi chúng ta không thể tự phát hiện các vấn đề còn tồn đọng. Thế nhưng thực ra có những vấn đề tiềm ẩn mà chỉ những người từng trải mới biết.

Ngoài ra, việc báo cáo thường xuyên sẽ giúp người quản lý cảm thấy chắc chắn trong công việc. Họ hiểu được tiến độ để họ có thể đưa ra quyết định chính xác.

7.3. Luôn chia sẻ thông tin với người khác

Bạn nên tìm cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin với mọi người. Nó có thể là một thông tin liên lạc trực tiếp, được đăng trên bảng thông báo hoặc nó cập nhật trong cuộc họp hàng ngày. Thường xuyên chia sẻ tin tức có thể giúp mọi người hiểu được hoàn cảnh của nhau. Từ đó, mọi người cùng nhau cố gắng và giúp đỡ nhau.

7.4. Bàn bạc càng sớm càng tốt

Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy thảo luận và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Tranh thủ tìm kiếm sự giúp đỡ của đồng nghiệp và cấp trên.

Hãy chủ động lên lịch gặp gỡ và cùng nhau tìm ra giải pháp. Các cuộc thảo luận nhằm đưa ra giải pháp cho mọi vấn đề.

7.5. Hãy chủ động khi làm việc

Việc triển khai Horenso có hai khía cạnh. Quản lý các yêu cầu về hiệu suất đòi hỏi bạn phải tiếp cận một cách chủ động.

Chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý khi chủ động. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý có thêm thời gian để suy nghĩ về các nhiệm vụ khác, quan trọng hơn.

Ngoài ra, còn thể hiện được bạn là người siêng năng, dám nghĩ dám làm và có thái độ làm việc tốt. Những người chủ động sẽ luôn được đánh giá cao.

>> Xem thêm: To do list là gì? Cách sử dụng Todolist quản lý công việc hiệu quả

8. Tổng kết

Trên đây là nội dung giải đáp về vấn đề Horenso là gì cũng như các quy tắc áp dụng phương pháp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và mang lại năng suất làm việc cao. Nếu bạn cần tư vấn thêm các giả pháp quản trị khi làm việc, hãy liên hệ ngay với Paroda để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

Đăng ký dùng thử