Nút thắt cổ chai – Bottleneck là gì? Gỡ rối về nút cổ chai trong doanh nghiệp

Nút thắt cổ chai – Bottleneck là một hiện tượng gây tắc nghẽn quy trình hoạt động của một doanh nghiệp. Các nút dây này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, lợi nhuận, công tác quản trị và rất nhiều yếu tố khác.

Chính vì vậy cần phải xác định các sự cố để có cách khắc phục kịp thời. Đồng thời chuẩn bị những giải pháp giải quyết chúng, tối ưu quy trình nhằm ngăn chặn các trục trặc tương tự trong tương lai. Và bài viết sau đây của Paroda chính là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm. Theo dõi ngay nhé!

1. Nút thắt cổ chai là gì?

Nút thắt cổ chai – Bottleneck là sự tắc nghẽn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Hiện tương này xảy ra khi khối lượng công việc được yêu cầu đến quá nhanh và vượt quá khả năng xử lý của hệ thống sản xuất. Điều này sẽ gây ra sự trì trệ và tốn nhiều chi phí hơn trong quá trình sản xuất.

Ví dụ: Nhà sản xuất sẽ chuyển các nguyên vật liệu vào nhà máy để sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu quá trình sản xuất bị tắc nghẽn ngay từ đầu thì sẽ làm doanh nghiệp mấttăng chi phí và vấn đề giao hàng sẽ bị chậm trễ.

>> Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

2. Phân loại nút thắt cổ chai

Hầu hết các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hầu hết đều sẽ xuất hiện hiện tượng nút thắt cổ chai. Nút thắt cổ chai trong quy trình nghiệp vụ gồm hai loại chính là:

• Nút thắt ngắn hạn: Đây là những vấn đề tạm thời, phát sinh trong thời gian ngắn và dễ giải quyết. Ví dụ một thành viên trong bộ phận xin nghỉ vài ngày. Công việc của họ là đặc thù và chỉ bản thân họ mới có đủ năng lực, chuyên môn để xử lý. Trong thời gian nghỉ, các công việc liên quan đến chuyên môn của họ sẽ bị tồn đọng lại và chờ họ về xử lý.
• Nút thắt dài hạn: Những nút thắt được phát sinh thường xuyên hoặc tồn đọng đã lâu nhưng vẫn chưa được giải quyết. Đây là những vấn đề gây ra thiệt hại nhiều về chi phí cũng như mối quan tâm chính của chủ doanh nghiệp. Ví dụ như nhóm bộ phận làm việc kém hiệu quả nhưng chưa thể thay đổi được nhân sự hoặc chất lượng làm việc.

Từ đó nhận thấy, nút thắt cổ chai có thể là bất cứ công việc gì trong doanh nghiệp hay một cá nhân, bộ phận, tác động nào đó đến doanh nghiệp mà ở đó, doanh nghiệp ảnh hưởng đến lợi ích chung khi không thể hoạt động trơn tru như bình thường, ví dụ như: máy móc hay hỏng hóc trong quá trình sản xuất mà chưa thay; tính lương chậm muộn tốn nhiều thời gian gây chậm trễ; bộ phận hoạt động không hiệu quả trong công ty, quy trình xử lý thủ tục rườm rà, lâu la.

3. Nguyên nhân gây ra các nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp

Có nhiều yếu tố có thể làm gián đoạn một quá trình và gây ra tắc nghẽn, nhưng thủ phạm phổ biến nhất là công suất quá tải. Sự tắc nghẽn xảy ra khi một thành phần hoặc một nhân sự trong quy trình làm việc vượt quá khả năng của họ và không thể xử lý bất kỳ nhu cầu phát sinh nào.

Sự tắc nghẽn xảy ra khi khối lượng công việc sắp đến đang đến một điểm nhất định nhanh hơn điểm có thể xử lý, hạn chế thông lượng chung của toàn bộ quy trình. Điều này ngăn cản các quy trình kinh doanh chạy trơn tru hoặc hiệu quả. Nguyên nhân phổ biến của tắc nghẽn có thể bao gồm:

3.1. Phần mềm cũ

Ngay cả với năng suất và chất lượng nhất, nhưng các phần mềm cũ cũng sẽ chậm, trục trặc và dễ bị lỗi. Hoặc không hoạt động tốt với phần mềm hoặc công cụ khác làm ảnh hưởng đến năng suất và ngăn quá trình hiệu quả hoạt động bình thường. Để vượt qua trở ngại này, các đội sẽ cần tìm cách để cải tiến công nghệ, phần mềm.

3.2. Xử lý dữ liệu thủ công

Việc thu thập, nhập và cập nhật dữ liệu vào hệ thống và cơ sở dữ liệu theo cách thủ công có thể thực sự có hại hơn là hữu ích vì nó gây ra các vấn đề như lỗi hoặc dữ liệu trùng lặp. Điều này không chỉ dẫn đến những sai lầm mà còn tạo ra những rủi ro tiềm ẩn như gian lận, thanh toán thừa hoặc thiếu và sai sót thông tin khách hàng.

3.3. Quy trình làm việc lỗi thời

Nếu các quy trình làm việc tạo nên một quy trình kinh doanh không hiệu quả, thì quy trình kinh doanh nói chung cũng sẽ không hoạt động tốt được. Điều này có thể có tác động lớn đến sản xuất tổng thể, cộng tác (cả trong và giữa các nhóm) và hiệu quả.

3.4. Quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại

Nếu ai đó dành năm giờ mỗi tuần để làm cùng một công việc, chẳng hạn như soạn thảo và chia sẻ một email có thể được tiêu chuẩn hóa và tự động hóa, thì đó là 20 giờ dành mỗi tháng để làm đi làm lại cùng một việc.

3.5. Làm việc vượt quá khả năng

Khi quy trình công việc kinh doanh bao gồm các phê duyệt hoặc đánh giá từ các cá nhân không có đủ khả năng xử lý để thực hiện điều đó, thì khả năng tắc nghẽn là rất cao.

>> Xem thêm: PDCA là gì? Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

4. Tại sao cần phát hiện các nút thắt cổ chai (bottleneck) càng sớm càng tốt?

Nút thắt cổ chai có thể là bất cứ yếu tố tài nguyên nào trong doanh nghiệp nên chúng cũng có khả năng “gây hại trên diện rộng”, ảnh hưởng tới rất nhiều yếu tố khác mà bạn cần quan tâm. Việc phát hiện chúng nhanh chóng và chính xác, tất nhiên, giống như một cơ thể chữa trị những căn bệnh trong cơ thể để khoẻ mạnh hơn.

Điển hình nhất, nút thắt cổ chai trong quy trình nghiệp vụ có nguy cơ:

• Tốn nhiều chi phí, giảm lợi nhuận

Khi chi phí tài nguyên tăng lên, thì chi phí sản xuất cũng tăng theo. Và nếu sản lượng sản xuất thấp hoặc dưới mức trung bình, thì lợi nhuận cuối cùng sẽ bị thua lỗ vì số tiền đầu vào giảm.

• Chậm tiến độ công việc

Quy trình kinh doanh được tạo thành từ các phân đoạn công việc do nhiều cá nhân đảm nhận và xử lý. Vì vậy, nếu một người bị chậm tiến độ, thì điều đó có thể ảnh hưởng đến thời hạn và nhiệm vụ của cả đội. Và nếu trễ deadline, thì kết quả đầu ra của một quy trình cũng sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài việc đình trệ công việc, tắc nghẽn còn khiến phát sinh nhiều sự cố. Đặc biệt là trong các quy trình kinh doanh phức tạp, có sự liên kết chặt chẽ với nhau.

Hãy đảm bảo các yếu tố tài chính, nhân sự, công nghệ và chăm sóc khách hàng – tất cả các bộ phận đòi hỏi phải hoạt động tốt để tạo nên quy trình trôi chảy, liền mạch.

• Giảm năng suất làm việc của doanh nghiệp

Bottleneck tác động trực tiếp gây trì trệ trong tiến độ làm việc, doanh nghiệp mất cơ hội tiếp cận khách hàng, cơ hội thúc đẩy phát triển thị trường,… Năng suất làm việc của doanh nghiệp cũng bị sụt giảm, không đáp ứng theo kế hoạch đã đề ra. Tình trạng nút thắt cổ chai bất ngờ xảy ra đẩy mọi người vào thế bị động bao gồm nhân viên, nhà quản lý.

• Không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đối tác

Khi một nút thắt cổ chai ảnh hưởng đến khâu phê duyệt, như trong quy trình tính toán các chi phí phải chi trả. Cuối cùng dẫn đến việc thanh toán cho nhà cung cấp bị bỏ sót hoặc chậm trễ. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn với tư cách là khách hàng.

Đồng thời có thể ảnh hưởng đến chiết khấu, tín dụng hoặc bất kỳ đặc quyền nào khác trong mối quan hệ hợp tác giữa bạn với nhà cung cấp hoặc khách hàng.

>> Xem thêm: Flowchart là gì? Cách vẽ biểu đồ Flowchart trong doanh nghiệp

5. Cách xác định hiện tượng nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp nhanh nhất

Khi xác định được chính xác và giải quyết triệt để nút thắt cổ chai thì sẽ mang lại nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp. Vậy cần làm gì để xác định nút thắt cổ chai chính xác?

5.1. Lập sơ đồ các quy trình của bạn

Doanh nghiệp của bạn nên lập bản đồ các quy trình có sẵn cho phép bạn có cái nhìn rộng hơn khi phân tích luồng và hiệu suất tổng thể của một quy trình. Quan sát từng bước của quy trình, tài nguyên, tương tác, thời gian tiến hành quy trình và vấn đề còn tồn đọng. Bằng cách này, bạn có thể xác định điều gì đang hạn chế năng lực sản xuất và hiệu suất, điều này sẽ làm lộ ra những điểm nghẽn hiện có.

5.2. Quan sát dữ liệu

Tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp sẽ được thể hiện qua những kết quả mà tổ chức thực hiện. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách xem dữ liệu liên quan đến quy trình của bạn để đánh giá điều gì gây ra tắc nghẽn và hỏi:

• Các nhiệm vụ có thường bị đình trệ tại một thời điểm nhất định không?
• Có xu hướng liên quan đến sự chậm trễ liên kết trở lại với một người hoặc chủ sở hữu cụ thể không?
• Xu hướng, chủ đề và mẫu là những gì bạn nên tìm kiếm khi phân tích dữ liệu quy trình của mình.

5.3. Khảo sát, kiểm tra nhân sự

Mặc dù dữ liệu thường tiết lộ sự thật về quy trình, nhưng đó không phải là sự thật duy nhất cần được xem xét. Trực tiếp lắng nghe ý kiến của các nhân sự tham gia vào quy trình. cung cấp thêm một lớp thông tin chi tiết mà dữ liệu có thể không cung cấp, chẳng hạn như:

• Mọi người có gặp khó khăn với khối lượng công việc không?
• Có sự cố liên lạc thông tin giữa các bộ phận không?
• Các đội không có đủ nhân sự?

5.4. Tiến hành phân tích quy trình làm việc

Sau khi bạn đã thu thập dữ liệu và nói chuyện với các nhân viên tham gia vào một quy trình, đã đến lúc xem xét kỹ hơn các chi tiết. Phân tích quy trình làm việc là cơ hội để xem xét thứ tự của các nhiệm vụ và hoạt động tạo ra kết quả quy trình công việc cụ thể.

Khi bạn phân tích nó hãy tìm các điểm dư thừa, các nút thắt hiện tại và các vấn đề khác có thể tạo ra nút thắt cổ chai trong tương lai.

>> Xem thêm: OKR là gì? Cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp

6. Cách giải quyết các nút thắt trong quy trình doanh nghiệp hiệu quả

6.1. Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề

Khi bạn xác định được những tắc nghẽn trong quy trình, bạn có thể nhìn nhận chúng một cách khách quan và bắt đầu nghiên cứu cách giải quyết những vấn đề này. Đây là một bước tuyệt vời nếu tất cả các thành viên trong nhóm tham gia.

Làm việc như một nhóm với những quan điểm và ý tưởng khác nhau có thể là điều bạn cần để tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Bên cạnh việc cung cấp nhiều ý tưởng, việc kích thích tương tác cũng sẽ giúp nhóm luôn hòa nhập và cam kết thực hiện những thay đổi cần thiết.

6.2. Luôn có những lựa chọn thay thế cho các giải pháp

Bạn luôn cần có những kế hoạch dự phòng trong trường hợp giải pháp chính không đạt hiệu quả như mong muốn đã đề ra. Đừng bỏ qua bất kỳ giải pháp thay thế nào được trình bày trong khi tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề của bạn; xem xét tất cả các lựa chọn.

Điều cần thiết là phải theo dõi các quy trình của bạn thường xuyên để giữ cho chúng được cập nhật và hiệu quả. Bạn không thể thiết lập các quy trình một cách máy móc; chúng phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài.

6.3. Liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nút thắt cổ chai

Bạn phải nắm rõ tất cả các bước của quá trình thực hiện cải tiến. Từ lập bản đồ các quy trình đến xác định các điểm nghẽn, tìm kiếm giải pháp cho đến xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động.

Giữ cho quá trình cải tiến năng động và liên tục đánh giá lại kết quả. Rất có thể, ý tưởng đầu tiên cho một giải pháp sẽ không phải là câu trả lời hoàn hảo cho vấn đề. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đưa kế hoạch của bạn vào thực tế để có phản hồi thực và tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc.

Cải tiến liên tục bằng cách lập kế hoạch, hành động, kiểm tra và đánh giá sẽ cung cấp cho bạn thông tin và dữ liệu để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào.

>> Xem thêm: Mô hình ASK là gì? Cách áp dụng ASK trong đánh giá năng lực

7. Tối ưu hóa quy trình vận hành với nền tảng quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện Paroda

Với phần mềm Paroda, doanh nghiệp của bạn sẽ được chuẩn hóa quy trình vận hành một cách toàn diện từ nhân sự, bán hàng, giao tiếp – quản lý công việc nội bộ nhờ các phân hệ chức năng toàn diện như:

Paroda Workplace

Giúp cập nhật trạng thái hoạt động, làm việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp

• Nhận thông báo về các chính sách, quy định mới của tổ chức
• Xây dựng quy trình làm việc để tiến hành chuẩn hóa
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, dự án trực tiếp trên hệ thống
• Tham khảo kho tài liệu có sẵn của doanh nghiệp

Paroda Sales – CRM

• Quản lý chiến dịch Marketing của doanh nghiệp: Tiến độ thực hiện, chi phí thực hiện, kết quả thực hiện chiến dịch,…
• Quản lý tình hình thu chi, tồn kho của tổ chức
• Quản lý quá trình bán hàng
• Quản lý đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn, v…v…

Paroda HRM

Quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng tới thế với hàng loạt những tính năng:

• Quản lý hồ sơ nhân sự trực tiếp trên hệ thống
• Tạo lập, phê duyệt đơn từ 24/7
• Theo dõi công – ca làm việc
• Quản lý quy trình tuyển dụng: Tiến độ tuyển dụng, hiệu quả các kênh tuyển dụng,…
• Hỗ trợ quá trình đào tạo của doanh nghiệp

Và cùng nhiều tính năng khác nữa…

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

8. Tổng kết

Qua những thông tin bổ ích trên về nút thắt cổ chai – bài toán cũng như cách giải quyết, Paroda hy vọng các chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thêm kiến thức, kinh nghiệm điều hành hoạt động doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện Paroda thì hãy truy cập ngay vào website của Paroda để được nhân viên tư vấn thêm nhé!

Đăng ký dùng thử