Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

Workflow là gì? Việc xây dựng một Workflow hoàn chỉnh giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và thời gian hoàn thành đầu mục công việc. Việc kiểm soát công việc trở nên đơn giản và có trật tự hơn. Vậy ứng dụng và xây dựng quy trình workflow hiệu quả vào doanh nghiệp như nào? Cùng Paroda tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

1. Workflow là gì?

Workflow là gì? Workflow được cấu thành từ 2 từ work (công việc) và flow (dòng chảy) có nghĩa là dòng công việc hay còn được gọi là luồng công việc/ quy trình công việc. Hiểu đơn giản, workflow là một quy trình mẫu áp dụng cho từng công việc nhất định. Các hoạt động triển khai sẽ được thực hiện theo thứ tự cụ thể đã được xây dựng trước đó trong quy trình mẫu.

Các workflow sẽ được biểu diễn trực quan thông qua biểu đồ workflow diagram. Workflow diagram là biểu đồ sử dụng hình ảnh và ký hiệu để biểu diễn trực quan quy trình làm việc. Nó giúp người dùng hiểu hiểu rõ quy trình cũng như có cái nhìn tổng quan nhất về luồng công việc.

Ví dụ về Workflow:

Giả sử doanh nghiệp đưa ra quy trình trong công tác tiếp nhận nhân viên mới theo các bước gồm chuẩn bị trước khi nhân viên đến => tiếp nhận và giới thiệu => đào tạo và hướng dẫn => giao nhiệm vụ và bắt đầu làm việc. Khi đó, HR sẽ tuân thủ theo các bước trong quy trình để tiếp nhận nhân viên mới gia nhập vào công ty. Quy trình đó được gọi là workflow.

>> Xem thêm: SLA là gì? Cách triển khai mô hình Service Level Agreement hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của Workflow đối với doanh nghiệp

Bạn sẽ nhận thấy rằng Workflow là một ý tưởng tốt mà các doanh nghiệp nên ứng dụng để hoàn thành công việc. Bởi trong quy trình kinh doanh, nó mang đến những lợi ích như sau.

2.1. Thiết lập quy trình công việc một cách trực quan

Lợi ích đầu tiên mà Workflow mang lại đó là cung cấp cho các doanh nghiệp một bản sơ đồ quy trình làm việc logic, trực quan nhất. Mọi nhiệm vụ sẽ được sắp xếp và thể hiện một cách rõ ràng. Việc áp dụng theo phương pháp này nhằm tránh tối đa tình trạng sai sót trong những trường hợp công việc bị quá tải.

Vận dụng Workflow để truyền tải theo sơ đồ trực quan đúng cách còn giúp kích thích trí nhớ người dùng, từ đó ghi nhận nhiệm vụ nhanh chóng và áp dụng làm việc dễ dàng hơn. Tất cả các khâu, giai đoạn đều được duy trì theo tuần tự và không để xảy ra bất kỳ thiếu sót nào.

2.2. Loại bỏ các quá trình, nhiệm vụ dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng mỗi khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi quy trình công việc bằng mắt sẽ khó phát hiện ra các điểm dư thừa này.

Việc triển khai quản lý workflow vào các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.

2.3. Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên

Doanh nghiệp thiết lập workflow giúp nhân viên nắm bắt rõ ràng vai trò và công việc cần làm của mình. Từ đó nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm và thúc đẩy hiệu suất nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao.

2.4. Workflow giúp đưa công việc vào một trật tự

Workflow được đặt ra giúp nhân viên nắm bắt quy trình làm việc và cách giải quyết vấn đề trong công việc một cách hệ thống. Workflow giúp nhân viên giải đáp một số câu hỏi như:

• Bắt đầu một công việc theo trình tự như nào?
• Thực hiện công việc đó như thế nào?
• Cần nắm vững và đạt được mục tiêu nào?
• Giảm thiểu tối đa những sai sót trong công việc

2.5. Giảm chi phí vận hành

Một sơ đồ Workflow có thể giúp bạn xác định các thực tiễn tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc.

Điều này có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu cũng như các mục tiêu tương tự với ít tài nguyên hơn.

>> Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và áp dụng mô hình kinh doanh Canvas hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp nên sử dụng workflow khi nào?

Có thể thấy, workflow mang lại nhiều hữu ích trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả của workflow sẽ càng được khai thác tối đa khi doanh nghiệp biết cách sử dụng vào những thời gian thích hợp.

Doanh nghiệp nên sử dụng workflow khi nào?

• Công việc có quy trình phức tạp: Công việc có sự tham gia của nhiều nhân sự, phòng ban với nhiều bước thực hiện phức tạp.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhân sự lớn: Mất kiểm soát trong việc quản lý và theo dõi công việc các phòng ban, nhân sự.
• Doanh nghiệp chưa tối ưu được nguồn lực: Chưa khai phá được hết khả năng trong từng cá nhân, nguồn lực tài chính chưa được thắt chặt và tối ưu.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc: Quy trình làm việc không được xác định rõ ràng, dẫn đến sự mơ hồ và lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Doanh nghiệp cần tính đồng bộ và nhất quán: Các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập và thiếu tương tác, dẫn đến sự mất mát thông tin và hiệu suất làm việc.

Bộ phận nào trong doanh nghiệp hay dùng workflow?

• Phòng sản xuất kinh doanh: Bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật và bảo trì,…
• Phòng bán hàng: Bộ phận tiếp thị, bộ phận kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng,…
• Phòng marketing: Bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận Digital marketing, PR, content, media,…
• Phòng vận hành: Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận bảo trì và sửa chữa, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng,…
• Phòng đào tạo: Bộ phận triển khai, bộ phận phát triển đào tạo, bộ phận thiết kế nội dung,…

4. 5 lý thuyết cải tiến quy trình (workflow) công việc hiệu quả

Khi xây dựng workflow và workflow diagram cần dựa vào những lý thuyết cải tiến quy trình công việc. Các lý thuyết này được bắt nguồn công trình của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran vào năm 1980. Tính đến thời điểm hiện tại, các lý thuyết này vẫn được các doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả. Thông tin chi tiết về 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc sẽ được Paroda chia sẻ trong nội dung dưới đây:

• Phương pháp Six Sigma: Lý thuyết này đề cập đến việc loại bỏ lỗi sai, nhầm lẫn trong sản phẩm ở quy trình cuối. Để áp dụng tốt Six Sigma, đòi hỏi nhân lực phải có kỹ năng quan sát, phân tích cao. Six Sigma gồm hai cách phổ biến là DMADV và DMAIC.
• Quản lý chất lượng toàn diện: Lý thuyết nhằm giúp cải tiến và nâng cao chất lượng của các sản phẩm, kiểm soát chặt chẽ môi trường làm việc, tương tác tốt giữa các nhân viên.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Lý thuyết này sẽ phân tích mọi cấp độ bằng cách sử dụng thuật toán để xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh dựa trên các điều kiện được thay đổi.
• Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Lý thuyết giúp giảm chi phí không cần thiết, tạo ra một quy trình “tinh gọn” để hoạt động đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và đối phó với những biến động của thị trường.
• Lý thiệt ràng buộc (TOC): Mục đích của lý thuyết này chính là xác định được mối liên kết yếu nhất là ràng buộc để tiến hành loại bỏ nó.

>> Xem thêm: Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Các bước xây dựng một workflow cơ bản

Các bước cơ bản để xây dựng nên một Workflow là gì? Ngay sau đây, Paroda sẽ hướng dẫn chi tiết từng thao tác cho bạn đọc nắm rõ nhất. Xem ngay nhé!

5.1. Xác định nguồn dữ liệu

Muốn hình thành một workflow, trước tiên cần phải có các cơ sở dữ liệu liên quan đến workflow đó. Đây là căn cứ quan trọng giúp bạn triển khai và hình thành nên quy trình chuẩn xác nhất.

Nó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc.

Nguồn dữ liệu có thể là thông tin, tài liệu, hồ sơ hoặc dữ liệu số từ các nguồn khác nhau. Bạn hãy xác định các nguồn dữ liệu cần thiết trong từng bước của quy trình.

Dữ liệu được thu thập 2 nguồn chính:

• Nguồn dữ liệu nội bộ: Là tập hợp thông tin và dữ liệu nội bộ được tổ chức sở hữu và lưu trữ bao như: thông tin nhân sự, thông tin kho hàng, thông tin về dự án, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…
• Nguồn dữ liệu bên ngoài: Là thông tin và dữ liệu thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức như tin tức thị trường, biến động xã hội,…

5.2. Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, bạn sẽ liệt kê danh sách các công việc cần hoàn thành theo một thứ tự. Điều quan trọng là bạn phải xác định ra mục tiêu và cấu trúc quy trình để chọn cách liệt kê phù hợp. Nếu có nhiều chuỗi công việc phức tạp thì sẽ được liệt kê dưới dạng biểu đồ thể hiện mối liên quan giữa các nhiệm vụ: song song, nối tiếp,…

5.3. Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Một khi bạn đã hiểu rõ về cấu trúc và bản chất của nhiệm vụ, hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quy trình làm việc. Một số nhiệm vụ có thể tự động chuyển sang bước tiếp theo, trong khi những nhiệm vụ khác có thể phải được ai đó phê duyệt hoặc xem xét trước khi tiến hành bước tiếp theo.

Lưu ý liệt kê tất cả các bên liên quan, trách nhiệm cụ thể của họ và những thông tin mà họ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng. Dựa vào đó, bạn xác định vai trò cụ thể của từng người và thiết lập trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

5.4. Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc

Kế đến là bạn cần lên ý tưởng thiết kế cách vẽ Workflow sao cho phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp người dùng hình dung một cách trực quan các nhiệm vụ để thực hiện dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi chi tiết thời gian thực để hoàn thành đúng tiến độ.

Bạn cũng có thể lựa chọn một công cụ hỗ trợ tạo workflow trong trường hợp không thành thạo vẽ mô hình này bằng tay. Phần mềm sẽ có sẵn những tính năng tiện ích, cho phép người dùng thiết kế sơ đồ tùy ý bất kể quy trình có phức tạp đến đâu cũng có thể thực hiện được.

5.5. Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Đây là bước “cực kỳ” quan trọng để nhận xét cũng như kiểm tra workflow mà bạn đã tạo có đi vào vận hành tốt hay không? Điều này cần sự hợp tác của các thành viên cùng tham gia trong quy trình vận hành. Một chương trình chạy thử sẽ giúp mọi người đánh giá đúng hơn trong việc tìm ra những điểm dư thừa để loại bỏ cũng như giữ lại những bước cần thiết.

5.6. Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Sau khi đảm bảo quy trình được vận hành tốt, bạn cần tổ chức một buổi hướng dẫn toàn thể nhân sự. Hướng dẫn những người tham gia cách thực hiện quy trình để giúp họ sử dụng thành thạo hơn. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ thêm về quá trình thiết kế workflow để giúp mỗi người hiểu hơn về công việc, đồng thời thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

5.7. Triển khai quy trình công việc mới

Trước khi chính thức vận hành, bạn nên chạy thử nghiệm lại quy trình một lần nữa. Bước này giúp chắc chắn rằng sẽ không sai sót trong quá trình thực tế. Để sát sao, bạn hãy chia ra thành nhiều nhóm nhỏ để áp dụng mô hình.

Qua đó đưa ra quyết định cuối cùng về việc tiếp tục duy trì hay rút lại để điều chỉnh. Nếu những khuyết điểm là đáng kể thì nên quay lại vòng lặp các bước trong Workflow là gì.

>> Xem thêm: PDCA là gì? Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

6. Một số lưu ý khi ứng dụng workflow vào trong kinh doanh

Khi đã xây dựng cho mình những workflow phù hợp, doanh nghiệp hãy tiến hành ứng dụng và triển khai vào hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, trong quá trình ứng dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Hiểu quy trình hiện tại và tìm hiểu vấn đề: Nắm vững quy trình làm việc hiện tại và xác định các vấn đề, cách thức triển khai. Tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót.
• Xác định các bước và công việc cần thực hiện: Xác định rõ ràng các bước và công việc trong quy trình mới để đảm bảo hoạt động mạch lạc và hiệu quả.
• Ưu tiên công việc và loại bỏ công việc không cần thiết: Đánh giá mức độ ưu tiên của các công việc theo thứ tự, loại bỏ những công việc không cần thiết để tối ưu hiệu suất làm việc.
• Sử dụng công nghệ để tạo và quản lý quy trình: Triển khai – theo dõi – quản lý – đánh giá nhanh chóng và tự động nhờ các phần mềm hiện đại.
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo và hỗ trợ khi thực hiện các công việc trong workflow. Giải đáp kịp thời và nhanh chóng khi có các thắc mắc.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của Workflow: Tiến độ công việc cần được update liên tục để các thành viên theo dõi và nắm bắt để có các đánh giá, phương hướng triển khai cho những bước tiếp theo.
• Cải tiến và điều chỉnh quy trình khi cần thiết: Liên tục cải tiến và điều chỉnh quy trình để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với yêu cầu kinh doanh.

Một Workflow tinh gọn sẽ sử dụng ít tài nguyên lực lượng lao động, thời gian và công sức nhất có thể để tạo ra kết quả mong muốn. Điều đó có nghĩa là bạn không mất một ounce chất lượng hoặc định hướng dịch vụ. Ngược lại, nó cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn và khách hàng của bạn.

Các bước tạo ra một workflow quả là điều không đơn giản. Hơn nữa, công nghệ kỹ thuật số phát triển từng ngày buộc bạn phải cập nhật và quản lý một quy trình công việc theo cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất để không bị bỏ lại phía sau cuộc đua về công nghệ.

Hy vọng bài viết của Paroda đã giúp các bạn nắm bắt được workflow là gì? Và cách xây dựng một workflow hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất
• Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp
• Bí quyết tăng năng suất làm việc siêu hiệu quả, dễ áp dụng

Đăng ký dùng thử