Tại sao cần sử dụng phần mềm quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, tại Việt Nam có tới hơn 95% doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy việc quản trị các doanh nghiệp này có khó hay không? Việc ứng dụng những phần mềm quản trị vào có thực sự cần thiết không?

Hãy cùng Paroda tìm hiểu xem áp dụng phần mềm quản trị có giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hiệu suất làm việc không nhé!

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Có thể hiểu đơn giản phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, vận hành và điều phối các nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả toàn diện, đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Công nghệ đang thay đổi thế giới từng ngày, lý giải vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào nếu muốn giữ vững lợi thế cạnh tranh.

Tại Việt Nam, 70% doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng thành công phần mềm quản lý doanh nghiệp vào quản lý một trong số các nghiệp vụ của công ty như: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng,… nhằm tối ưu thời gian, chi phí cũng như tăng hiệu quả trong doanh nghiệp.

2. Đặc điểm của loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau đều có cho mình những đặc trưng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có những ưu thế chung:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có nguồn vốn thấp và không ổn định
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được thành lập khá dễ dàng, không cần huy động nhiều nguồn vốn. Ngoài ra, lực lượng lao động sử dụng ít và không yêu cầu nhiều vào đầu tư cơ sở hạ tầng.
• Dễ dàng thâm nhập thị trường nhưng đi kèm là rủi ro lớn.
• Tuy nguồn vốn ít, thế nhưng những doanh nghiệp vừa và nhỏ lại có thể dễ dàng áp dụng và trang bị những công nghệ mới và hiện đại.
• Cũng do ít vốn thế nên những doanh nghiệp này thường bị giới hạn ở khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Và nhìn chung, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều gặp những vấn đề về khâu quản trị doanh nghiệp.

Có tới hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ lâm vào tình trạng thất bại hoặc phá sản. Thế nhưng ít doanh nghiệp nhận ra nguyên nhân chính nằm ở khâu quản trị.

3. Doanh nghiệp sẽ nhận được những gì khi áp dụng phần mềm quản trị?

Những hiệu quả của phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể kể đến là:

• Phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp phòng nhân sự tăng hiệu quả tuyển dụng cũng như tiết kiệm tối đa chi phí. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng lực của nhân viên.
• Doanh nghiệp có thể hợp nhất tất cả các số liệu của các phòng ban. Giải pháp này có thể thay thế hoàn toàn các phần mềm hoạt động riêng lẻ của các phòng ban. Với tính năng có thể tự động tích hợp, thì doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin.
• Kiểm soát theo thời gian thực: các thông tin về doanh số, số lượng hàng hóa, báo cáo,… sẽ được cập nhập theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời.
• Gia tăng tối đa hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
• Cắt giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm quản lý doanh nghiệp khi được ứng dụng tại các doanh nghiệp cần phải phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của lĩnh vực của doanh nghiệp đó.

4. Phần mềm quản trị Paroda hỗ trợ trong doanh nghiệp như thế nào?

Chi phí sử dụng tối ưu với ngân sách doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng được các nhu cầu trong quản trị, Paroda giúp bạn quản lý doanh nghiệp toàn diện từ quản trị công việc/ dự án, quản trị nhân sự đến quản trị nội bộ và quản trị quan hệ khách hàng.

Nền tảng Paroda phù hợp với:

• Quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Quản lý doanh nghiệp Startup.
• Doanh nghiệp/ công ty cần nền tảng quản trị online hệ thống, bài bản, trực quan, dễ sử dụng với chi phí cạnh tranh.

Thông tin dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu Paroda hỗ trợ hoạt động quàn trị doanh nghiệp như thế nào, đó cũng sẽ là câu trả lời cho câu hỏi Tại sao cần sử dụng phần mềm quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

4.1. Chấm công online – Loại bỏ chấm công vân tay thủ công

Dù doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp siêu nhỏ thì hoạt động chấm công được xem như yếu tố đầu tiên, cần thiết trong quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, nền tảng Paroda cung cấp phần mềm chấm công sử dụng linh hoạt trên các thiết bị, kết nối dữ liệu bảng công, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự, ngày công, ngày lương hiệu quả.

Mọi dữ liệu cập nhật tức thời theo thời gian thực giúp nhà lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng tình hình quân số, ai đi làm, ai vắng mặt để có sự điều phối công việc phù hợp.

Cùng với đó, phần mềm chấm công Paroda HRM hỗ trợ tự động hóa bảng công, tính lương tiết kiệm – chính xác,…

>> Xem thêm: Giải pháp chấm công online hiệu quả

4.2. Paroda Workplace – Quản lý công việc – dự án hiệu quả

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Paroda Workplace giúp ban lãnh đạo dễ dàng lập kế hoạch công việc – kế hoạch dự án trên hệ thống phần mềm bằng cách nhập liệu trực tiếp trên hệ thống phần mềm, import từ File Excel hoặc nhân bản từ kế hoạch dự án mẫu.

Hỗ trợ ban lãnh đạo phân quyền chi tiết và làm rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia công việc – dự án: ai làm gì, phụ trách công việc nào, yêu cầu cụ thể công việc là gì?… để mọi người nắm bắt được công việc mình cần làm, dealine hoàn thành và chủ động thực hiện công việc khoa học, đúng thời hạn.

Dễ dàng quản lý – giám sát tình hình tất cả các công việc – dự án tập trung tất cả các công việc – dự án tập trung trên hệ thống phần mềm.

Quản lý chi tiết các công việc thuộc 1 dự án. Để biết chi tiết các công việc trong dự án, chỉ cần click vào dự án, phần mềm sẽ hiển thị ra tất cả các list công việc kèm theo tiến độ của dự án đó. Để xem cụ thể hơn về các việc cần làm cũng như nội dung công việc thì click vào công việc đó sẽ biết được chi tiết các công việc đã hoàn thiện đến bước nào, tiến độ bao nhiêu %.

Nhà quản lý và nhân sự có thể theo dõi được chi tiết tiến độ thực hiện của từng công việc, từng hạng mục công việc theo 1 dự án cụ thể.

Nhà quản lý theo dõi, kiểm soát được nguồn lực, thành viên đang tham gia trong dự án cụ thể.

Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ số hóa quy trình và tự động hóa giao việc giúp nhà quản lý kiểm soát chi tiết công việc của từng thành viên trong team, nắm bắt nhanh chóng nút thắt để có phương án xử lý kịp thời. Đảm bảo công việc – dự án luôn diễn ra nhịp nhàng, đúng tiến độ.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp tốt nhất

4.3. Quản lý nhân sự – Công cụ đắc lực cho bộ phận C&B

Là nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện, bên cạnh cung cấp công cụ chấm công, quản lý công việc và dự án, Paroda còn có quản lý nhân sự Paroda HRM.

Các tính năng chính của Quản lý nhân sự HRM:

• Chấm công online (như đã giới thiệu phía trên).
• Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự: Nhà quản lý cũng dễ dàng quản lý, lưu trữ thông tin, hồ sơ, hợp đồng nhân sự tập trung và tìm kiếm nhanh trên hệ thống. Có thể nói, phần mềm giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin nhân sự, giảm thiểu sai sót, mất mát hồ sơ, dữ liệu xuống mức thấp nhất.
• Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên, quản lý quá trình tuyển dụng… Từ đó giảm thời gian tuyển dụng, tăng chất lượng tuyển dụng.
• Quản lý & đánh giá nhân viên theo KPI: Phần mềm hỗ trợ thiết lập bộ chỉ tiêu KPI cho từng vị trí, theo dõi kết quả và đánh giá hiệu suất tự động của toàn bộ nhân viên công ty. Là cơ sở để đánh giá năng lực, xét duyệt thăng chức, tăng lương cũng như thiết lập chế độ thưởng phạt phù hợp nhằm thúc đẩy tối đa chất lượng nhân sự.
• Truyền thông và thông báo nội bộ: Ban hành thông báo theo đúng quy trình, đến đúng người. Nhà quản lý biết được ai đã xem thông báo, ai chưa xem,… Thông báo nội bộ tập trung trên 1 nền tảng, quản lý và tìm kiếm dễ dàng,…

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

4.4. Cải thiện chất lượng bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng với phần mềm Paroda Sales

Trong phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, Paroda Sales sẽ tối ưu 100% thời gian thu thập Lead (cơ hội khách hàng) từ các nguồn tiếp thị như: Webform, Email Marketing,… và nhập nhanh các trường thông tin khách hàng đến từ nguồn Telesales. Phần mềm Paroda Sales cũng hỗ trợ bán hàng tự động điều phối cho nhân viên phụ trách bằng cách chia đều, chia cân bằng để đảm bảo số lượng khách hàng được chăm sóc cho từng nhân viên kinh doanh.

Thông qua nhu cầu mua hàng, phần mềm tự động phân cấp khách hàng tiềm năng giúp nhà quản lý nắm rõ từng nhóm khách hàng để có chiến lược push sale phù hợp. Đồng thời, phần mềm còn có khả năng lập kế hoạch chăm sóc khách hàng chi tiết, cụ thể, nhắc nhở nhân viên thực hiện lịch chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, Paroda Sales còn hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý bán hàng, mua hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho hàng. Kết hợp với Paroda Workplace, Paroda HRM tạo nên nền phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tóm lại, quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ không quá khó nhưng cũng không quá dễ. Việc này đòi hỏi nhà quản trị cần có tư duy phân tích, lựa chọn và tối ưu. Các phần mềm quản trị là công cụ đắc lực giúp chủ doanh nghiệp quản trị dễ dàng hơn. Liên hệ ngay với Paroda đăng ký dùng thử để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Đăng ký dùng thử