Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin nhân sự đồng thời giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoạt động doanh nghiệp được đảm bảo ổn định, việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ luôn là điều mà mỗi tổ chức cần thực hiện.

Vậy đâu là một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp? Tất cả sẽ được Paroda giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Một số quy định về việc quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong tổ chức. Nó cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, phát triển nhân viên, quản lý lương bổng và các vấn đề liên quan đến nhân sự. Việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách chính xác và có tổ chức đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự.

1.1. Hồ sơ nhân sự bao gồm những nội dung gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và thông tin liên quan đến nhân viên trong một tổ chức. Các thành phần chính của hồ sơ nhân sự thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch và các thông tin cá nhân khác về nhân viên.
• Hồ sơ tuyển dụng: Bao gồm thông tin về quá trình tuyển dụng của nhân viên, như đơn xin việc, bản sao hồ sơ, bằng cấp, giấy tờ nhận dạng, thư giới thiệu và kết quả phỏng vấn.
• Hợp đồng lao động: Bao gồm các bản hợp đồng, thỏa thuận và điều khoản về việc làm và quyền lợi của nhân viên.
• Lịch sử công việc: Bao gồm thông tin về quá trình làm việc, vị trí công việc, bộ phận, ngày vào làm, thăng tiến và thăng chức.
• Lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm thông tin về mức lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ thuế và các hồ sơ liên quan đến thanh toán lương.
• Đào tạo và phát triển: Bao gồm thông tin về các khóa đào tạo, chứng chỉ, chương trình phát triển cá nhân và kỹ năng của nhân viên.
• Kỷ luật và phản hồi: Bao gồm các tài liệu liên quan đến kỷ luật, cảnh cáo, đánh giá hiệu suất và phản hồi từ cấp quản lý.

1.2. Một số quy định về việc quản lý hồ sơ nhân sự

Theo quy định của Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự được thực hiện như sau:

• Hồ sơ gốc của công chức, nằm trong phạm vi tài liệu lưu trữ lịch sử, phải được bảo quản vĩnh viễn.
• Các đơn vị và cá nhân trong tổ chức hoặc cơ quan có trách nhiệm chuyển gửi những hồ sơ và tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

Điều này nhằm đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu giữ một cách đúng quy định và duy trì tính toàn vẹn của thông tin trong suốt quá trình quản lý.

>> Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực là gì? Vai trò, giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

2. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Nhân viên là nguồn tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Theo đánh giá, việc quản lý hồ sơ nhân viên được xem là một hoạt động quan trọng nhất trong quá trình quản lý nhân sự. Trong đó, những nguyên nhân chính thống nhất khi tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên được xác định là:

• Lưu trữ hồ sơ nhân viên là hoạt động bắt buộc dựa theo Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nghiêm túc chấp hành.
• Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt quá trình làm việc của nhân sự, góp phần vào sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp.
• Ngoài ra, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những vấn đề hay những tranh chấp liên quan đến người lao động.
• Tùy vào loại hồ sơ cũng như tính chất đặc biệt của nó mà ban quản lý sẽ đưa ra quyết định lưu trữ nhân viên trong thời gian ngắn hạn, dài hạn hoặc vĩnh viễn.

3. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự khoa học và hiệu quả cho doanh nghiệp

Để có thể lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác thì bạn cần thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Paroda dưới đây:

3.1. Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Để việc quản lý hồ sơ nhân sự được dễ dàng và thuận tiện, cần thực hiện phân loại các hồ sơ. Đây là phương pháp mà các công ty, doanh nghiệp nên áp dụng. Việc phân loại này thường chia thành các loại hồ sơ cơ bản như sau:

• Hồ sơ lý lịch nhân sự
• Hồ sơ bảo hiểm nhân sự
• Hồ sơ công tác

Trong các nhóm hồ sơ cơ bản này, bạn cũng có thể tiếp tục phân loại thành nhóm nhỏ hơn để tiện cho việc lưu trữ, quản lý và tìm kiếm khi cần.

Một kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ dựa trên mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn dễ dàng phân loại hồ sơ thành nhiều nhóm và dễ dàng tìm kiếm khi cần.

3.2. Bước 2: Chọn nơi để lưu trữ hồ sơ phù hợp

Sau khi phân loại, cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Điều này có thể là một kho lưu trữ vật lý trong văn phòng, nơi có điều kiện bảo quản tốt và đảm bảo an toàn cho hồ sơ. Nếu doanh nghiệp sử dụng hồ sơ điện tử cần chọn một hệ thống lưu trữ điện tử phù hợp và đảm bảo bảo mật thông tin.

Khi chọn nơi lưu trữ hồ sơ, cần xem xét các yếu tố như an toàn, tiện lợi, dễ dàng truy cập và bảo mật. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.

3.3. Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và chọn nơi lưu trữ, tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự theo các tiêu chuẩn quy định.

• Đối với hồ sơ giấy, cần đảm bảo rằng chúng được sắp xếp theo thứ tự, gắn nhãn rõ ràng và được bảo quản để tránh hư hỏng và thời tiết.
• Đối với hồ sơ điện tử, cần lưu trữ chúng trên hệ thống máy chủ hoặc các nền tảng lưu trữ điện tử an toàn và có sao lưu định kỳ.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin công việc, thông tin hợp đồng, thông tin bảo hiểm, thông tin lương thưởng, lịch sử công tác, lịch sử đóng bảo hiểm, thông tin và lịch sử phép…của một nhân sự.

Với Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Paroda HRM, các thông tin này được nhập trực tiếp hoặc tự động cập nhật từ các phân hệ khác để phục vụ cho công việc tính toán bảng lương của nhân viên trong doanh nghiệp.

3.4. Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ nhân sự, cần thực hiện kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên.

• Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và chính xác, xóa bỏ những thông tin không còn cần thiết hoặc không còn hiệu lực.
• Cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, nâng cấp vị trí công việc, hoặc các sự kiện quan trọng khác liên quan đến nhân sự.

Qua việc thực hiện các bước trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu trữ một cách tổ chức, dễ dàng truy cập và bảo mật. Điều này giúp tăng hiệu quả quản lý nhân sự và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách triển khai hệ thống lương 3P chính xác cho doanh nghiệp

4. Cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến

Bạn có thể tham khảo qua một số nền tảng hay phương pháp hữu dụng cho việc quản lý hồ sơ nhân sự sau đây:

4.1. Lưu trữ hồ sơ truyền thống

Theo cách này thì doanh nghiệp có thể lưu trữ bằng tủ chuyên dụng để đựng hồ sơ, thùng hồ sơ có nắp đậy hoặc bìa đựng thích hợp. Đây là một phương pháp truyền thống và phổ biến giúp phân loại và lưu trữ hồ sơ nhân sự theo nhiều tiêu chí như theo tên, mã nhân viên hoặc các tiêu chí khác trong từng ngăn/ thùng/ bìa riêng biệt.

4.2. Lưu trữ trên Excel

Là phương pháp sử dụng bảng tính để lưu trữ và quản lý thông tin hồ sơ. Đối với mỗi nhân viên các thông tin như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, vị trí công việc, hợp đồng lao động, nghỉ phép và các thông tin khác được nhập vào các ô trong bảng tính. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ trên Excel có thể hạn chế trong việc quản lý lớn và phức tạp đặc biệt khi số lượng nhân viên và thông tin tăng lên.

4.3. Lưu trữ bằng phần mềm

Hiện nay, việc quản lý hồ sơ nhân sự đã dần được số hóa. Hồ sơ của nhân viên có thể quản lý thông qua các phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý hồ sơ… giúp cho việc truy cập, tìm kiếm, xử lý các quy trình như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương… được dễ dàng và chính xác hơn.

5. Có nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel?

5.1. Ưu điểm

• Dễ dàng sử dụng và quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel mà không cần có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin.
• Tùy chỉnh linh hoạt bảng tính và biểu đồ theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cho phép quản lý và phân loại thông tin nhân sự một cách linh hoạt và theo ý muốn.
• Tính tương thích cao, dễ dàng chia sẻ và truyền tải qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây, giúp tiếp cận dữ liệu từ xa và phối hợp công việc giữa các thành viên trong tổ chức.

5.2. Nhược điểm

• Excel phù hợp cho việc quản lý hồ sơ nhân sự trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Tuy nhiên, khi tổ chức lớn hơn và có số lượng nhân viên lớn việc sử dụng Excel có thể gặp khó khăn và không hiệu quả.
• Dễ bị lỗi và mắc phải sai sót khi nhập liệu hoặc thao tác không chính xác, điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu nhân sự.
• Excel có giới hạn về tính năng so với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Các tính năng phức tạp như theo dõi chấm công, quản lý đào tạo hay xây dựng báo cáo phân tích sâu hơn có thể khó thực hiện trên Excel.

Vì vậy, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể phù hợp cho các tổ chức nhỏ và yêu cầu đơn giản. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn và có nhu cầu quản lý phức tạp hơn, nên xem xét sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tin cậy cao hơn.

>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự

6. Paroda HRM – Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp

Paroda HRM là một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện hàng đầu trên thị trường. Sử dụng Paroda HRM, toàn bộ quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách khoa học, tập trung trên một hệ thống duy nhất. Với Paroda HRM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng:

• Lưu trữ và quản lý đồng bộ hệ thống thông tin, dữ liệu nhân viên.
• Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, cập nhật thông tin nhân viên, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ, dữ liệu.
• Xây dựng và quản lý sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp theo nhiều mô hình quản trị và lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
• Thiết lập các tiêu chí, mục tiêu, kỹ năng cần đạt của từng đối tượng dựa trên lộ trình phát triển sự nghiệp một cách rõ ràng.
• Quá trình tìm kiếm và sàng lọc dữ liệu (Hợp đồng, Bảo hiểm, Phúc lợi…) diễn ra nhanh chóng, chính xác.
• Và cùng nhiều tính năng nổi bật khác nữa…

Ngoài ra, phần mềm Paroda HRM cung cấp các công cụ để tạo báo cáo, thống kê và đánh giá năng lực nhân sự, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự và đưa ra quyết định chiến lược.

Quản lý hồ sơ nhân sự được xem là một trong những yếu tố cốt lõi và cần thiết nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Cho dù bạn thực hiện việc quản lý bằng Excel, phần mềm quản lý hay bất kỳ cách nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất là bạn cần nắm rõ và xử lý các thông tin cần lưu ý để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp
• 5 Cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp
• Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Đăng ký dùng thử