Quy trình bán hàng là gì? 7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Quy trình bán hàng hiện nay là một yếu tố đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động bài bản và có định hướng.

Bài viết hôm nay Paroda sẽ giải đáp mọi thắc mắc về quy trình bán hàng gì? Các bước doanh nghiệp cần xây dựng để có một quy trình bán hàng chuyên nghiệp?

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một phần trong các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện theo những trình tự, nguyên tắc được quy định sẵn. Nó mang tính chất bắt buộc nhằm đáp ứng những mục tiêu cụ thể của những hoạt động quản trị bán hàng của mỗi công ty, doanh nghiệp.

Một quy trình bán hàng chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên kinh doanh chốt đơn một cách dễ dàng và hiệu quả hơn theo những bước đã đề ra.

2. Vai trò và lợi ích của quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng rất quan trọng với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh số và doanh thu vượt bậc thì cần xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng thật phù hợp với quy mô công ty, đặc trưng ngành nghề kinh doanh, đặc điểm của sản phẩm – dịch vụ của mình,… Xây dựng nên một sơ đồ quy trình bán hàng tuyệt vời sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích to lớn như:

• Hiểu sắc thái bán hàng: Việc thiết lập một quy trình bán hàng rõ ràng và nhất quán giúp bạn hiểu được các sắc thái bán hàng của mình và đánh giá hiệu quả tổng thể.
• Chiến lược thúc đẩy, cải tiến: Khi mọi nhân viên trong đội bán hàng đều làm việc thống nhất theo một sơ đồ quy trình bán hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thấy rõ những khó khăn, thách thức cũng như giá trị, lợi ích ở từng bước trong quy trình. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đề ra giải pháp hiệu quả để cải thiện được quy trình bán hàng của mình.
• Tăng doanh số bán hàng: Quy trình bán hàng dẫn đến doanh số bán hàng nhiều hơn. Nhân viên bán hàng biết họ cần làm gì để hỗ trợ khách hàng và khách hàng có thời gian và không gian để quyết định họ đã sẵn sàng mua hàng.
• Mang lại hiệu quả trong bán hàng: Quy trình bán hàng tăng hiệu quả bán hàng tổng thể bằng cách loại bỏ các bước và chiến thuật bán hàng không cần thiết và tập trung hoàn toàn vào các chiến lược hiệu quả.
• Sự rõ ràng: Một quy trình bán hàng cung cấp sự rõ ràng cho cả nhóm bán hàng. Bạn có thể dựa vào các nhân viên bán hàng đồng nghiệp của mình để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ vì họ tuân theo quy trình di chuyển khách hàng qua phễu bán hàng giống như bạn.
• Giảm thiểu thách thức cho doanh nghiệp: Quy trình bán hàng hiệu quả dễ dàng xác định các thách thức trong các bước bán hàng. Các thành viên trong nhóm hoặc người giám sát có thể làm việc để giảm bớt những thách thức đó và tăng hiệu quả của bộ phận bán hàng.
• Đem lại nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng: Hầu hết, khách hàng sẽ cảm thấy an tâm và hài lòng khi tiến hành giao dịch, mua bán một đơn hàng giá trị lớn với một doanh nghiệp sở hữu một quy trình bán hàng hợp lý và hiệu quả. Khách hàng sẽ dễ dàng nhận thức từng bước và giảm thiểu sự lo lắng, từ đó việc xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều.

3. Cách hình thức trong sơ đồ quy trình bán hàng

Có hai hình thức bán hàng chính trong sơ đồ quy trình bán hàng: doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) và doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C). Hiểu được những điểm giống và khác nhau giữa các hình thức bán hàng này có thể giúp bạn cải thiện việc sử dụng quy trình bán hàng khi tiếp cận khách hàng tiềm năng.

3.1. Bán hàng B2B

Đây được xem là hoạt động bán hàng chuyên nghiệp, quá trình giao dịch được diễn ra giữa 2 doanh nghiệp với nhau. Trong kinh doanh B2B, việc xây dựng quy trình mua hàng giúp nhân viên sale có thể nhận biết nhiệm vụ, cũng như công việc mà bản thân phải thực hiện để hoàn thành mục tiêu bán hàng chung.

Ví dụ về quy trình bán hàng B2B:

• Bán buôn: Một nhà sản xuất hạt cà phê bán một lượng lớn hạt cà phê cho một quán cà phê sau đó bán những hạt cà phê đó với số lượng nhỏ hơn cho người tiêu dùng.
• Nguồn cung cấp: Một công ty hàng giấy bán cốc giấy và khăn ăn cho các nhà hàng.
• Dịch vụ: Một công ty tiếp thị làm việc với các doanh nghiệp để tăng sự hiện diện của họ trực tuyến.

Một số lợi ích khi xây dựng quy trình sale B2B như:

• Doanh nghiệp mua hàng có thể nhận thấy sự chuyên nghiệp từ doanh nghiệp bán hàng, giúp nâng cao hiệu quả và khả năng chốt đơn hàng.
• Người quản lý dễ dàng đánh giá hoạt động bán hàng, bộ phận bán hàng.
• Giảm thiểu khoảng cách giữa nhân viên cũ và nhân viên mới, tránh để lộ điểm yếu trước quản lý của doanh nghiệp mua hàng.
• Giúp nâng cao hoạt động của cả 2 doanh nghiệp tham gia giao dịch.

>> Xem thêm: 7 bước quy trình bán hàng B2B hiệu quả

3.2. Bán hàng B2C

B2C là một hình thức kinh doanh, với ý chỉ giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng cuối cùng. Mục đích của hình thức bán hàng này là để làm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cá nhân của khách hàng.

Một ví dụ về bán hàng B2C là người đại diện bán máy tính xách tay cho khách hàng tại một cửa hàng công nghệ. Một ví dụ khác thường liên quan đến nhiều nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một nhân viên bán bảo hiểm bán hợp đồng bảo hiểm nhân thọ cho một cá nhân.

4. Các bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Xây dựng quy trình bán hàng về bản chất là xây dựng các bước thực hiện trong việc bán hàng hóa, sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có sơ đồ quy trình bán hàng riêng bởi nó còn tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh, quy mô… Tuy nhiên, chúng ta vẫn sẽ có một sơ đồ quy trình bán hàng chung dành cho các doanh nghiệp. Sau đây là 7 bước bán hàng cơ bản, áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay:

– Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch bán hàng cụ thể và xác định mục tiêu

Công tác chuẩn bị luôn cần đặt lên đầu tiên trong tổng thể một quy trình bán hàng chuẩn công ty. Bất kỳ ngành nghề nào, công việc nào, không chuẩn bị cũng đều dẫn tới thất bại. Để chuẩn bị kế hoạch bán hàng chi tiết và xác định được mục tiêu rõ ràng của doanh nghiệp, cần có đầy đủ thông tin, nội dung sau:

• Về sản phẩm, dịch vụ: Thông tin sản phẩm như ưu – nhược điểm, khác biệt so với mặt hàng khác trên thị trường,…
• Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng: Bạn phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất (đặc điểm hành vi, tính cách,…) để xác định đối tượng khách hàng,
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bán hàng như: Báo giá, card visit, giấy giới thiệu, hình ảnh hàng mẫu,…
• Lên kế hoạch bán hàng: Trang phục lịch sự, tác phong chuyên nghiệp, nắm bắt tâm lý khách hàng.

– Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bắt tay vào kế hoạch bán hàng là chúng ta phải tìm kiếm được khách hàng mục tiêu của mình là ai. Những khách hàng tiềm năng này sẽ là người đang trong giai đoạn đầu tiên của kế hoạch bán hàng. Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng, loại bỏ những khách hàng không có cơ hội bán hàng.

Ở bước này, bạn cần xác định rõ thị trường tập trung và đối tượng mục tiêu của mình, phân biệt khách hàng “đầu mối”, khách hàng “tiềm năng”, khách hàng “tiềm năng đủ điều kiện”. Thông tin về mọi đối tượng đều có thể thu thập được mọi lúc mọi nơi, chỉ cần bạn chú ý quan sát, để tâm tới môi trường xung quanh.

Chúng ta có thể tìm kiếm lượng khách hàng này qua nhiều nguồn như mạng xã hội, website, từ các chương trình quảng cáo, từ các sự kiện, hội thảo về ngành nghề của bạn. Hay đơn giản là những mối quan hệ bên ngoài của chúng ta, cũng có khách hàng tìm đến trực tiếp doanh nghiệp để mua hàng,…

– Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Tiếp cận khách hàng là một trong những bước quan trọng giúp bạn biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng.

Muốn thuyết phục khách hàng thành công, bạn phải tìm hiểu đầy đủ thông tin của khách hàng. Qua đó có cách thuyết phục, dẫn dắt câu chuyện phù hợp. Một nhân viên bán hàng xuất sắc là người bán sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Khi khách hàng chịu lắng nghe, quan tâm đến sản phẩm và những gì bạn trình bày thì bạn đã thuyết phục được họ tới 50% và toàn bộ những bước còn lại của quy trình bán hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

– Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/ dịch vụ của công ty

Để khơi gợi nhu cầu của khách hàng cũng như cho khách hàng biết sản phẩm/ dịch vụ của bạn là gì, thì bạn cần giới thiệu chi tiết cũng như đầy đủ về sản phẩm/ dịch vụ của mình. Không nên biến thành buổi thuyết trình, trình bày sản phẩm.

Nhân viên bán hàng cần mang tới cho khách hàng các giá trị lợi ích liên quan tới sản phẩm. Sản phẩm/ dịch vụ nên được xuất hiện theo khía cạnh nó sẽ mang lại lợi ích gì cho khách hàng thay vì chỉ nói tới tính năng, đặc điểm, hình thức, chính sách.

Nếu tại buổi gặp gỡ, giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ của bạn mà khách hàng cùng tham gia vào, đưa ra những ý kiến, những thắc mắc. nhận xét riêng thì bạn đã thành công được 70%.

Bên cạnh đó, đừng quên giới thiệu các chương trình khuyến mãi, dịch vụ chăm sóc khách hàng, chế độ hậu mãi. Tâm lý chung của hầu hết khách hàng đều muốn mua hàng với mức giá thấp cùng nhiều chương trình ưu đãi kèm theo.

– Bước 5: Thuyết phục khách hàng

Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của bạn là một kỹ năng không dễ dàng.

Nếu cuộc nói chuyện của bạn đã thành công và bạn nhận được đề nghị báo giá chính thức vè giải pháp/ sản phẩm/ dịch vụ như đã thảo luận với khách hàng. Bạn hãy hỏi khi nào khách hàng cần báo giá và hãy bảo đảm họ nhận được nó đúng thời điểm. Hãy luôn luôn tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua và đừng bao giờ nghi ngờ ý định của khách hàng.

Bởi trước khi khi biết đến bạn, họ đã tìm hiểu rất nhiều đơn vị cung cấp khác. Khách hàng nắm rất rõ về giá cả thị trường và tính năng cơ bản của sản phẩm họ muốn mua. Thái độ tự tin, nghệ thuật thấu hiểu khách hàng của bạn sẽ ảnh hưởng đến sự tự tin và thái độ của khách hàng trong khi đưa ra quyết định.

>> Xem thêm: 8 Bí quyết giúp Sales tự tin bán hàng

Việc kết nối được khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Ở đây, không phải chỉ là bạn giới thiệu một cách chi tiết về sản phẩm mà còn đòi hỏi bạn biết lắng nghe và giải quyết những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.

Đây chính là bước mang tính quyết định trong quy trình bán hàng nói chung.

– Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng

Sau khi đã thuyết phục được khách hàng lựa chọn sản phẩm của mình thì việc bạn cần làm là thống nhất thỏa thuận và chốt đơn hàng cho khách hàng. Nhân viên bán hàng phải biết quan sát nhận ra những tín hiệu kết thúc đơn hàng từ người mua thông qua các cử chỉ, lời nói, nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận với khách hàng.

Hơn cả, bạn phải tạo niềm tin cho khách hàng, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp thì việc chốt đơn sẽ diễn ra dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: Thế nào là quy trình chốt sales hiệu quả? Bật mí 5 chiến thuật chốt sales trong chớp mắt

– Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Đây có thể là bước thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như quan tâm đến khách hàng của doanh nghiệp. Việc chăm sóc lại khách hàng cũ đơn giản hơn việc bạn tìm kiếm khách hàng mới. Đừng quên 80% doanh thu có được là nhờ vào khách hàng trung thành.

Việc bạn quan tâm, chia sẻ với khách hàng những vấn đề của họ sau khi mua hàng sẽ tạo cho khách hàng cảm giác doanh nghiệp của bạn luôn nỗ lực tạo ra những sản phẩm có thể giúp họ giải quyết vấn đề chứ không phải là lợi nhuận. Hãy luôn chăm sóc khách hàng và tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài với họ.

5. Một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng

Đối với những nhà quản lý không có nhiều kinh nghiệm, việc xây dựng quy trình sale có thể gặp nhiều khó khăn và dễ dẫn đến sai sót. Do đó, để hạn chế tổn thất không đáng có, Quý khách cần nhận biết những điểm dễ dẫn đến rủi ro bán hàng. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng.

5.1. Chỉ sử dụng một phương pháp bán hàng

Hiện nay, thời đại công nghệ phát triển, nhiều cửa hàng vẫn đang chọn hình thức kinh doanh theo kiểu truyền thống. Do đó, để kinh doanh hiệu quả, khi xây dựng quy trình bán hàng các doanh nghiệp cần áp dụng nhiều mô hình và phương pháp như kinh doanh online, bán trên các sàn thương mại điện tử…

5.2. Không xác định rõ hành động

Điều này rất nguy hiểm khi doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh ngoài thị trường. Những chiến lược mơ hồ và chính sách không rõ ràng sẽ khiến doanh nghiệp nhanh chóng sụp đổ. Do đó, từ khi kế hoạch kinh doanh vẫn còn chưa hoàn chỉnh, việc xác định rõ chân dung khách hàng, mục tiêu và phương hướng bán hàng cần được nghiêm túc nghiên cứu.

5.3. Không hoàn thiện quy trình bán hàng sau mỗi lần thực hiện

Lỗi hay thường gặp nhiều nhất của các doanh nghiệp đó chính là không hoàn thiện quy trình sau mỗi lần thực hiện. Cho nên, để chốt được đơn hàng thì các khâu trước đó nhân viên sale cần phải thực hiện một cách rõ ràng và triệt để tránh tình trạng gây bỏ lỡ nhiều đơn hàng đáng tiếc.

6. Giải quyết những rủi ro trong quy trình bán hàng

Tuy được thực hiện theo một trình tự nhất định, nhưng việc thực hiện quy trình sale một cách thủ công vẫn có thể phát sinh những rủi ro nhất định như sau:

6.1. Chiến lược bán hàng không phù hợp

Xác định sai thị trường và khách hàng tiềm năng khiến bạn hao tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức trong việc triển khai các chiến dịch. Hãy luôn theo dõi và xác nhận rằng bạn đang đi đúng hướng và đo lường hiệu quả đạt đúng mục tiêu, cập nhật liên tục và cung cấp cho đội ngũ nhân viên công cụ cần thiết phù hợp để đáp ứng sự thay đổi của thị trường và xu hướng thay đổi nhu cầu, hành vi của khách hàng.

6.2. Chỉ số về lợi nhuận và bán hàng

Trong thời đại công nghệ số hóa, dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thu thập thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ về tỷ suất lợi nhuận/ giá bán sẽ làm sai lệch dữ liệu của công ty và ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm bán hàng.

Trên thực tế, dữ liệu xấu về tỷ suất lợi nhuận và lệch giá bán sẽ ảnh hưởng khả năng của nhóm bán hàng trong việc cung cấp cho người mua sản phẩm phù hợp với mức giá phù hợp để đạt được tỷ suất lợi nhuận mà công ty cần.

6.3. Mâu thuẫn giữa bộ phận Sales và Marketing

Nhân viên bộ phận Sales thường không biết về những chiến lược mà phòng Marketing triển khai hay thậm chí là xem thường chúng. Bởi lẽ, phòng Sales quan niệm rằng Marketing là bộ phận “đốt tiền” của doanh nghiệp với nhiều chiến dịch truyền thông kém hiệu quả. Trong khi đó, Sales tự hào rằng họ chính là nguồn lực quan trọng giúp mang về nguồn doanh thu, lượng khách hàng lớn từ hoạt động bán hàng.

Bộ phận Marketing thường có xu hướng nghi ngờ kỹ năng nghiệp vụ của bộ phận Sales và cho rằng nhân viên Sales không có đủ hiểu biết và có tầm nhìn hạn hẹp với tiềm năng của những chiến dịch.

Mâu thuẫn giữa hai bộ phận Sale và Marketing luôn có thể xảy ra trong bất kỳ doanh nghiệp nào, nếu không có những giải pháp xử lý thỏa đáng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

6.4. Bán hàng kém hiệu quả

Theo Forbes, 57% chuyên gia bán hàng bỏ lỡ hạn ngạch hàng năm của họ. Hoạt động kém hiệu quả này xảy ra khi nhân viên bán hàng không biết về khách hàng tiềm năng và bỏ lỡ nhiều cơ hội để thúc đẩy doanh thu. Nhiều công ty chú trọng bán hàng online nhiều đến mức quên đi việc tương tác trực tiếp với khách hàng và khách hàng tiềm năng cũng rất quan trọng.

Mặt khác, việc chỉ phụ thuộc vào kỹ năng mềm trong bán hàng mà không chú trọng đến các chiến lược cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng dựa trên cơ sở dữ liệu sẽ khiến doanh nghiệp mất tính cạnh tranh về lâu dài.

Những trường hợp trên đều làm giảm lượng khách hàng tiềm năng, giảm lưu lượng khách hàng tiềm năng đi qua phễu bán hàng. Một chiến lược dựa trên dữ liệu nhưng truyền cảm hứng sẽ thúc đẩy thế mạnh của các thành viên trong nhóm của bạn và cuối cùng giữ cho các chuyên gia bán hàng của bạn tương tác với một lượng lớn khách hàng tiềm năng.

7. Bật mí bí quyết quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả với phần mềm Paroda Sales

Việc bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng là một việc làm mất nhiều thời gian, công sức và đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để hoạt động chăm sóc khách hàng hiệu quả, nhà quản lý nên tham khảo các công cụ hỗ trợ cho hoạt động này như Paroda Sales.

Giải pháp quản trị toàn diện và tối ưu hoạt động marketing với những tính năng mang lại như quản lý khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng, quản lý hợp đồng, quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý hỗ trợ khách hàng,… Từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác… có thể là “cánh tay đắc lực” giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Sử dụng công nghệ số vào việc quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng. Việc lưu lại thông tin của khách hàng và chăm sóc khách hàng lần sau sẽ đơn giản hơn nếu có sự hỗ trợ của những phần mềm thông minh. Với các tính năng Paroda Sales ưu Việt bạn có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá cũng như điều chỉnh những chiến dịch marketing của mình sao phù hợp.

Vào định kỳ thì bạn nên cho những chiến lược chăm sóc lại khách hàng. Từ đó, giúp bạn phân chia khách hàng theo từng kịch bản, nhắc nhở khi có lịch chăm sóc khách hàng thì khách hàng có thể tiếp tục mua sản phẩm của bạn.

>> Xem thêm: Giới thiệu tính năng Quản lý cơ hội bán hàng trên phần mềm CRM – Paroda Sales

8. Kết luận

Trên đây là 7 bước cơ bản của một quy trình bán hàng chuẩn chuyên nghiệp tại các doanh nghiệp ở hầu hết mọi lĩnh vực. Điều quan trọng xuyên suốt quy trình là nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp phải thực sự am hiểu về sản phẩm và tuân thủ đúng quy trình để tối ưu hóa doanh thu và giữ chân khách hàng, từ đó mà việc kinh doanh mới phát triển và thuận lợi.

Nếu bạn đang gặp khó khăn khi không biết xây dựng quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được trải nghiệm, Paroda Sales sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Đăng ký dùng thử