Top 9 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu hướng của thời đại số hiện nay. Không chỉ loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, các phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Trong bài viết này, Paroda sẽ giới thiệu đến bạn 9 phần mềm quản lý văn phòng đang được đánh giá tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý văn phòng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý văn phòng là công cụ quan trọng hỗ trợ lãnh đạo, quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp số. Phần mềm giúp tự động hóa một vài hoặc toàn bộ tác vụ văn phòng quan trọng như: giao việc, đánh giá hiệu suất công việc, quản lý tài liệu, phối hợp quy trình giữa các phòng ban, và giao tiếp nội bộ một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn phòng như Paroda, có vai trò không thể thiếu đối với các cơ quan và doanh nghiệp. Hãy cùng tưởng tượng những tình huống sau đây:

• Đội ngũ nhân sự của các bộ phận phải thực hiện giao việc, nhận việc, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách thủ công trên Excel.
• Để ký một hợp đồng, đội ngũ HR và kế toán phải thực hiện các bước in bản cứng, chờ sếp ký, và chuyển hợp đồng đến khách hàng, đối tác. Quá trình này có thể mất từ 3 đến 7 ngày.
• Phòng nhân sự phải quản lý, kiểm kê và bàn giao tài sản cập nhật thủ công trong các file Excel.
• Nhân sự cần đăng ký làm thêm giờ, đặt phòng họp và phải chờ cấp quản lý duyệt, việc này thường mất nhiều thời gian.
• Các tài liệu được lưu trữ phân mảnh trên Drive, không phân quyền theo vị trí, chức vụ.
• Giao tiếp nội bộ gặp khó khăn, thông tin quan trọng không được truyền tải và áp dụng kịp thời, ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Tất cả những vấn đề này đều tạo ra gánh nặng cho nhân sự, đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức để xử lý và phối hợp. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất lao động của từng nhân viên mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và tình hình kinh doanh của cả tổ chức. Với cuộc chạy đua chuyển đổi số diễn ra rất nhanh chóng, doanh nghiệp nào có thể vượt qua sẽ thu được lợi thế cạnh tranh.

Lúc này, việc áp dụng các phần mềm quản lý văn phòng để tối ưu vận hành và gia tăng hiệu suất công việc trở thành yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS tốt nhất hiện nay

2. Lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng

Vậy khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, họ sẽ nhận được lợi ích gì? Hãy cùng Paroda tìm hiểu ở phần bên dưới nhé.

2.1. Tăng hiệu quả công việc

Mọi thao tác của nhân viên, kể cả những công việc nhỏ nhất như quản lý văn bản đến, văn bản đi hay lưu trữ văn bản… đều được công ty thực hiện hoàn toàn trên hệ thống. Vì vậy, việc quản lý văn bản qua hệ thống phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ công việc hợp lý, chính xác.

Phần mềm quản lý tiến độ công việc giúp cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hoặc địa điểm cố định, từ đó tăng cường hiệu quả năng suất làm việc.

2.2. Lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật

Phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ lưu trữ an toàn, bảo mật các tài liệu, hồ sơ, văn bản… của doanh nghiệp trên hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.

Chỉ những người dùng được cấp quyền và có tài khoản trên phần mềm mới được phép truy cập, sử dụng và quản lý các văn bản. Điều này giúp giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra rủi ro về lỗ hổng bảo mật thông tin tại doanh nghiệp.

2.3. Tối ưu hóa thời gian và chi phí

Khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, cơ sở dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và không mất nhiều công sức tra cứu, tìm kiếm.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng theo dõi hồ sơ lưu trữ qua các năm, các thời kỳ, giảm thiểu chi phí in ấn các văn bản, tài liệu không cần thiết.

2.4. Tích hợp tiện ích văn phòng

​Các phần mềm quản lý văn phòng hiện nay thường được tích hợp nhiều tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ tối đa cho công việc của tổ chức, doanh nghiệp như:

• Trao đổi thông tin nhanh chóng thông qua thảo luận, gửi tin nhắn hoặc thông báo.
• Hỗ trợ quản lý thời gian cá nhân và đánh giá hiệu quả công việc để phát triển kế hoạch làm việc rõ ràng hơn.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty tốt nhất

3. Top 9 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả và tiện lợi

Vậy hiện nay phần mềm quản lý văn phòng nào được nhiều doanh nghiệp tin dùng và hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản về top 9 phần mềm quản lý văn phòng trong phần dưới đây.

3.1. Paroda – Phần mềm quản lý văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả nhất

Tiên phong trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, bộ giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý văn phòng toàn diện nhất.

Với bộ giải pháp này, các cơ quan, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành cho hầu hết các nghiệp vụ văn phòng quan trọng từ quản lý công việc, hồ sơ/ tài liệu, quản lý tài sản,… cho tới tự động hóa quy trình phối hợp liên phòng ban.

Hệ thống văn phòng điện tử 4.0 của Paroda có một số tính năng cực kỳ nổi bật như:

Quản lý công việc

• Tích hợp đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp quản lý công việc và dự án toàn diện từ khởi tạo, giám sát, theo dõi, nhắc nhở, báo cáo, đánh giá.
• Bảo mật an toàn thông tin dữ liệu doanh nghiệp, truy cập được trên cả điện thoại và máy tính, mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp quản lý tài nguyên, file đính kèm và các đối tượng liên quan như phiếu chi, hợp đồng, khách hàng…

Ký hợp đồng, tài liệu nhanh chóng, ở bất kỳ đâu

• Ký kết từ xa, trên mọi nền tảng, mọi lúc, mọi nơi.
• Phân loại, lưu trữ 100% tài liệu sau ký đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và tra cứu về sau.
• Ký số trên nhiều loại giấy tờ nội bộ, hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ,…
• Soạn thảo văn bản online ngay trên hệ thống, hỗ trợ các bên tham gia thảo luận, nhận xét trong tài liệu ký.
• Triển khai nhanh chóng, dễ dàng chỉ trong 15 phút cho tất cả các loại hợp đồng, tài liệu.

Quản lý lịch họp dễ dàng

• Tạo và tra cứu lịch họp nhanh chóng với vài thao tác.
• Tự động gửi thông báo tới toàn bộ thành viên cuộc họp.

Tự động hoá quy trình liên bộ phận – Tất cả tác vụ doanh nghiệp trong một phần mềm

Hướng đến là một phần mềm quản trị toàn diện công ty đầy đủ các tính năng hữu ích nhưng đơn giản, dễ tiếp cận dành cho người Việt Nam. Phần mềm quản lý doanh nghiệp Paroda tổng hợp và tinh gọn các chức năng nhỏ để đưa vào 06 tính năng chính gồm có: Paroda Sales (Bán hàng và phát triển kinh doanh), Paroda Workplace (Quản lý công việc, dự án), Paroda HRM (Quản trị nhân lực), Paroda Service (Dịch vụ hỗ trợ khách hàng), Paroda Finance ( Tài chính doanh nghiệp), Paroda Marketing (Tiếp thị)

Không chỉ cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để số hóa hoạt động, bộ giải pháp Paroda còn có những ưu điểm vượt trội không phải phần mềm nào cũng có, như giao diện đơn giản, dễ sử dụng; tự động hóa quy trình (BPA – Business Process Automation), khả năng kết nối với các ứng dụng trong và ngoài hệ thống. Paroda phù hợp với mọi lĩnh vực và quy mô phát triển của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Lợi ích và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

3.2. Phần mềm quản lý văn phòng Trello

Là phần mềm quản lý công việc văn phòng và làm việc nhóm chuyên nghiệp, khi lựa chọn sử dụng Trello, người dùng sẽ nhận thấy việc quản lý, phân chia công việc nhóm chưa bao giờ dễ dàng và đơn giản hơn thế. Vì thế:

Tại đây, tất cả các tài liệu liên quan sẽ được chia sẻ và cấp quyền truy cập theo cấp độ quyền hoặc với các thành viên được chỉ định. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng thu thập thông tin, người quản lý sẽ hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật.

Một số tiện ích nổi bật của phần mềm quản lý tài liệu Trello bao gồm:

• Có phiên bản miễn phí, ít tính năng nhưng rất phù hợp cho việc quản lý tài liệu vừa và nhỏ.
• Khả năng đồng bộ phần mềm của Trello rất cao và có thể tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi.
• Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau, dù là clip ngắn, file văn bản hay file hình ảnh, Trello đều hỗ trợ.

>> Xem thêm: Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello

3.3. Phần mềm quản lý văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office là một trong những ứng dụng quản lý công việc văn phòng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay. Với phần mềm này, người dùng có thể tạo các mẫu sơ yếu lý lịch, tài liệu, PowerPoint chuyên nghiệp, đẹp mắt cho công việc. Bên cạnh đó, phần mềm văn phòng Microsoft Office còn có một số tiện ích nổi bật như:

• Đăng nhập và truy cập từ mọi nơi: Dù ở nơi làm việc hay trên đường, người dùng đều có thể tạo sản phẩm của mình trên trình duyệt máy tính.
• Làm việc cùng nhau và trao đổi thông tin: Chỉ cần có kết nối internet, người dùng từ khắp nơi trên thế giới có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau.

3.4. Phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả Cloudoffice

Cloudoffice là phần mềm được tạo ra nhằm hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản, văn bản,… để điều hành công việc một cách hiệu quả nhất.

Phần mềm Cloudoffice có một số module chính như tài liệu, công việc, tiện ích, tài liệu, quản trị và cá nhân. Đặc biệt, ở mỗi module, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một bộ công cụ quản lý tương ứng riêng biệt.

Sử dụng Cloudoffice trong quản lý, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều tính năng như:

• Phần mềm hoạt động trên nhiều nền tảng, từ Android, iOS, Windows hay MacOS.
• Cloudoffice có thể hỗ trợ quản lý mọi hoạt động văn phòng với giao diện và thiết kế phù hợp với nhiều đặc điểm công việc.

3.5. Phần mềm Janus Office

Janus Office là một phần mềm quản lý công việc văn phòng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Với Janus Office, doanh nghiệp được trang bị một hệ thống văn phòng điện tử thông minh, tích hợp các tính năng từ quản lý tài liệu, quản lý dự án đến quản lý khách hàng.

• Quản lý tài liệu: Janus Office cho phép lưu trữ thư mục và tệp tin trực tuyến, chia sẻ tài liệu, kiểm soát phiên bản, thực hiện sửa đổi và quản lý văn bản đi và đến.
• Quản lý quan hệ khách hàng và hóa đơn: Nền tảng này giúp quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi các giao dịch, gửi báo giá và tạo hóa đơn.
• Quản trị dự án: Janus Office hỗ trợ phân công và theo dõi công việc, nhắc nhở về các nhiệm vụ, tạo báo cáo dự án và cập nhật sự kiện theo lịch trình.
• Giao tiếp: Ngoài ra, hệ thống này cung cấp tính năng nhắn tin, gửi SMS, giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin với nhau hoặc với quản lý.

Điểm nổi bật của Janus Office so với các phần mềm khác chính là quản lý dữ liệu khách hàng. Để chuyển đổi số toàn diện, doanh nghiệp cần tìm kiếm các phần mềm hỗ trợ khác như ký kết điện tử, quản lý tài sản, thiết lập quy trình liên bộ phận,…

3.6. Ứng dụng quản lý văn phòng miễn phí OrientSoft

OrientSoft là phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng Webbase của Microsoft (ASP.Net, MVC). Với mô hình giải pháp này người sử dụng hoàn toàn có thể truy cập vào hệ thống trên các thiết bị như máy tính, máy tính bảng (Ipad), điện thoại di động,… để tương tác xử lý văn bản, hồ sơ công việc mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối Internet.

OrientSoft có một số tính năng nổi bật như:

• Giao diện phần mềm đơn giản, dễ dàng sử dụng.
• Quản lý hồ sơ các cấp.
• Chia sẻ dữ liệu giữa các cá nhân (Document Sharing).
• Khai thác kho dữ liệu chung của đơn vị.
• Báo cáo thống kê, sổ công văn đi đến,…
• Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi, đến, hồ sơ công việc,…
• Theo dõi thực hiện công việc.

3.7. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử SmartOffice Xp

Từ năm 2005, SmartOffice Xp được OrientSoft phát triển với mục tiêu điện tử hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu công việc của các cơ quan, doanh nghiệp.

Phần mềm SmartOffice Xp có nhiều phân hệ chức năng nổi bật như:

• Quản lý hồ sơ công việc cũng như lịch làm việc của lãnh đạo và các văn bản của cơ quan.
• Chia sẻ thông tin dữ liệu và trao đổi tin nhắn giữa các cá nhân.
• Tra cứu, tìm kiếm và sử dụng dễ dàng các văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc trên hệ thống.

3.8. IFAS-OM – Phần mềm quản lý văn phòng điện tử

IFAS-OM tập trung vào việc quản lý các văn bản của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của phần mềm này, đội ngũ nhân sự có thể lưu trữ, tìm kiếm và quản lý văn bản đến và đi trên cùng một hệ thống.

IFAS-OM cho phép cập nhật và lưu trữ các văn bản đến và đi với đầy đủ các thông tin chi tiết như: loại văn bản, số hiệu, người gửi, người nhận, người xử lý, ngày phát hành, ngày gửi, nơi nhận, nội dung trích yếu, số trang, số bản chính, ngày hiệu lực,… Ngoài ra, IFAS-OM cũng quản lý lưu trữ và tìm kiếm nhanh các mẫu văn bản thường sử dụng như: giấy mời, công văn, quyết định, hợp đồng, thông báo,… và tự động cảnh báo đến bộ phận hoặc nhân viên có liên quan khi có một văn bản mới và cho phép mở xem văn bản điện tử.

Hơn nữa, IFAS-OM cũng cho phép thực hiện thông báo nhanh đến các phòng ban có liên quan như: mời họp, phát lương,… Tuy IFAS-OM hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc lưu trữ văn bản một cách tốt, nhưng doanh nghiệp sẽ cần một bộ phần mềm tích hợp nhiều tính năng liên quan đến các nghiệp vụ khác. Điều này là điều mà IFAS-OM chưa thực hiện được.

3.9. Phần mềm Online Office

Online Office là một hệ thống phần mềm tích hợp các ứng dụng phục vụ cho việc quản lý, xử lý công việc, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý văn bản, tài liệu, biểu mẫu, báo cáo và các chức năng khác.

Với mục tiêu xây dựng một văn phòng số, Online Office giúp nhân sự có thể xử lý công việc và tài liệu mọi lúc mọi nơi (bao gồm cả trên điện thoại di động), từ đó đảm bảo tiến độ của công việc.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Thao tác nhập liệu nhanh chóng và đơn giản.
• Nhắc họp trước 60 phút giúp các thành viên không quên cuộc họp.
• Tính năng báo cáo định kỳ. Hỗ trợ quản lý hồ sơ ở mọi cấp độ.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

4. Sự khác biệt khi quản trị truyền thống và ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng

Với sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, các doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc truyền thống, tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời nâng cao năng suất tổng thể:

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất – Giải pháp nào cho lãnh đạo doanh nghiệp Việt?

5. Tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm văn phòng phù hợp

Có hàng trăm các phần mềm quản lý văn phòng điện tử cho doanh nghiệp đang tồn tại hiện nay. Vậy đâu mới là giải pháp quản lý văn phòng mang lại hiệu quả tốt nhất? Sau đây là một số tiêu chí đánh giá phần mềm bạn có thể tham khảo:

5.1. Khả năng quản lý tốt công việc, dự án

Một phần mềm quản trị văn phòng tốt chắc chắn sẽ mang lại cho người dùng những hiệu quả tối ưu. Thông qua phần mềm quản lý văn phòng Paroda, những dữ liệu về các bài báo cáo sẽ được quản lý rõ ràng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc văn phòng nên có tính năng hỗ trợ nhắc nhở các nhiệm vụ để tránh nhân viên xao lãng.

5.2. Hỗ trợ xây dựng văn hoá nội bộ doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp xây dựng được một tổ chức tốt. Phần mềm quản lý công việc văn phòng mang tới không gian làm việc số, qua đó nhân viên sẽ được thoải mái trao đổi hơn. Điều này có thể giúp xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tốt, giúp doanh nghiệp vững mạnh hơn.

5.3. Đánh giá đúng năng lực nhân viên

Thường một thời gian làm việc, nhiều công ty sẽ tiến hành đánh giá về KPIs của nhân viên. Với cách đánh giá thủ công truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều thời gian cũng như công sức. Thay vào đó, sử dụng phần mềm Paroda có thể tự động liên kết với biểu mẫu đánh giá nhân sự. Các phần mềm quản lý văn phòng điện tử sẽ giúp thực hiện đánh giá nhân sự cực nhanh và chính xác.

5.4. Đồng bộ và linh hoạt trong việc quản lý tài liệu

Phần mềm quản lý văn phòng Paroda hiệu quả là phần mềm có khả năng đơn giản hóa việc quản lý tài liệu. Đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang có xu hướng chuyển đổi số.

Thay vì quản lý tài liệu theo cách truyền thống, việc quản lý qua các phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng có thể hỗ trợ nhiều loại tài liệu hơn. Bạn cũng có thể tìm tệp và truy xuất tài liệu dễ dàng và nhanh chóng. Sự an toàn của các tài liệu cũng được bảo vệ tốt hơn, có thể cấp quyền và kiểm soát truy cập đối với từng tệp. Phần mềm hệ thống Paroda tốt phải mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp

Như vậy, Paroda đã giới thiệu đầy đủ phần mềm quản lý văn phòng phổ biến đang được các doanh nghiệp tin dùng nhằm số hóa vận hành, tối ưu công việc cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất của bộ máy. Hy vọng, bài viết đã cung cấp được những gì mà doanh nghiệp của bạn đang cần để lựa chọn được phần mềm phù hợp.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
• Smart KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng Smart KPI trong doanh nghiệp hiệu quả
• Hoạch định chiến lược là gì? 5 bước hoạch định hiệu quả

Đăng ký dùng thử