Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

Bằng việc phân chia công việc không đều là một trong những nguyên nhân gây tranh cãi, bất đồng giữa nhân viên và cấp trên. Do đó, việc tìm đến một phần mềm giúp nhà quản lý sắp xếp, theo dõi công việc một cách hiệu quả là điều hết sức cần thiết và quan trọng. Vậy phần mềm giao việc mang lại lợi ích gì cho nhà quản lý và nhân viên, hãy cùng Paroda tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm giao việc là gì?

Phần mềm giao việc là phần mềm hỗ trợ quản lý thực hiện công việc thông qua việc lập danh sách công việc, giao việc và theo dõi mức độ hoàn thành công việc. Giải pháp này có thể sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc/ doanh nghiệp.

Qua đó với mỗi nhiệm vụ bạn có thể giao nó cho một hoặc nhiều người tùy ý. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đến giai đoạn nào để người quản lý có thể tiện lợi theo dõi.

2. Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp

Giao việc luôn là một trong những vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Bởi nhà quản lý luôn là những người bận rộn, không thể sắp xếp công việc một cách hợp lý cho nhân viên… Do đó, việc áp dụng phần mềm giao việc cho nhân viên mang đến nhiều lợi ích to lớn như sau:

2.1. Đối với nhà quản lý

• Nhận và giao nhiệm vụ

Khi nhận một dự án mới, người quản lý là người tiếp nhận chỉ thị trực tiếp từ cấp trên. Do đó, người quản lý cần phải lắng nghe, tiếp cận thông qua phần mềm và phổ biến lại cho các nhân viên cấp dưới khác. Chính vì thế, khi thông qua các bước phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ dễ dàng hơn khi giao việc cho từng người, giảm bớt lượng thông tin không cần thiết từ lãnh đạo.

• Theo dõi tiến độ công việc

Tiến độ công việc là điều mà người quản lý phải thường xuyên theo dõi và cập nhật. Tuy nhiên, với một phần mềm chuyên dụng thì việc theo dõi đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều rồi. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra, tính toán khối lượng công việc đã được hoàn thành của từng thành viên, rồi đưa ra kết quả dưới một định dạng nhất định (thường là dạng phần trăm).

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý nhân sự giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân viên của mình một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.

• Nâng cao chất lượng công việc

Nếu như trước kia người quản lý luôn phải đau đầu trong vấn đề sắp xếp công việc hay lập kế hoạch cho từng nhân viên. Nhưng với cách giao việc với phần mềm sẽ giúp người quản lý chỉ định công việc và đính tên người làm. Như vậy, tạo sự minh bạch giữa các nhân viên và giúp mỗi cá nhân sẽ phát huy tối đa được thế mạnh của mình, hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Ngoài ra việc luôn luôn theo dõi được tiến trình làm việc của bản thân cũng giúp họ tự giác sắp xếp thời gian hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn.

2.2. Đối với nhân viên

Với công việc được giao, nhân viên hoàn toàn có thể tự mình lập danh sách và phân chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đồng thời, nhân viên cũng cần tự mình theo dõi, giám sát xem mình thực hiện được bao nhiêu phần trăm công việc rồi. Phần mềm cũng cho phép bạn quản lý mọi hoạt động công việc mà bạn đã thực hiện.

Nếu bạn hoàn thành công việc trước thời hạn thì bạn hoàn toàn có thể nộp trước kết quả công việc với cấp trên để được xem xét, phê duyệt. Người quản lý sẽ chỉnh sửa, ghi chú công việc tại phần thảo luận của công việc để bạn nắm được kết quả công việc.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

3. Phần mềm giao việc hiệu quả Paroda Workplace

Phần mềm giao việc cho nhân viên của Paroda Workplace sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp nhà quản lý, nhân viên thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp công việc nhanh chóng, nhắc nhở và thông báo thời gian công việc,… và nhiều hơn thế nữa.

3.1. Quy trình rõ ràng thống trên một nền tảng duy nhất

• Kiểm soát chặt chẽ công việc: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
• Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu.
• Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khách nhau của doanh nghiệp.

3.2. Báo cáo tiến độ công việc Real-time trực quan

• Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết.
• Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự,…)
• Đo lường chính xác kết quả đạt được ở các phòng ban/ cá nhân. Tự động tính phần trăm trên từng dự án nhanh chóng.

3.3. Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc

• Chủ động theo dõi tiến độ công việc, quy trình, dự án và báo cáo tự động, realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh.
• Xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, vị trí nhân viên, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.
• Phát hiện những điểm nóng trong luồng phối hợp giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình, hiệu suất công việc của từng phòng ban/ cá nhân.
• Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc.

Đặc biệt, các tính năng khác của Paroda Workplace còn cho phép lưu trữ tài liệu để phục vụ công việc cho bản thân người thực hiện cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban nhanh chóng. Từ đó, người quản lý có thể sửa, xem cho người nhận tài liệu dễ dàng, hạn chế tối đa việc mất mát, đánh mất thông tin dự án cho nhà quản lý khi có sự thay đổi về mặt nhân sự.

>> Xem thêm: Paroda Workplace – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả

Có thể nói phần mềm quản lý giao việc Paroda là một tổ hợp các công cụ đắc lực công cuộc đổi mới văn phòng, hướng đến văn phòng điện tử không giấy. Có thể thấy việc áp dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả là một giải pháp hàng đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa, công sức trong quá trình làm việc, đặc biệt đối với nhà lãnh đạo khi giao việc cho nhân viên.

Để đăng ký sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý, theo dõi tiến độ làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của Paroda liên hệ và tư vấn.

Đăng ký dùng thử