Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khóa khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.

Để giúp bạn quản lý tiến độ dự án toàn diện nhất, bài viết này Paroda chia sẻ quy trình quản lý tiến độ công việc chi tiết được nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, xây dựng, quản lý dự án & một số doanh nghiệp dịch vụ khác sử dụng.

1. Quản lý tiến độ công việc là gì?

Quản lý tiến độ công việc là việc quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được trình tự thực hiện công việc, quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu đề ra và phù hợp với điều kiện trong thực tế hay không. Từ đây, nhà lãnh đạo hay quản lý dự án có thể hỗ trợ, điều chỉnh nguồn nhân lực, chi phí, thiết bị, vật tư để hoàn thành dự án đúng thời hạn, với kết quả hoàn thành tốt nhất về cả chất lượng, số lượng và thời gian nhanh nhất có thể.

>> Xem thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp

2. Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

2.1. Vạch ra kế hoạch làm việc và mục tiêu cần quản lý tiến độ

Công việc đầu tiên khi bắt đầu một dự án hay một công việc dài hơi nào đó không phải là bắt tay vào thực hiện ngay mà là vạch ra những kế hoạch, mục tiêu cho công việc của mình. Đây chính là khung cơ bản, là đường hướng để thực hiện công việc sao cho có hiệu quả và khoa học nhất. Để quản lý tiến độ công việc, những kế hoạch và mục tiêu này chính là thước đo cho cả tiến trình của công việc.

2.2. Chuẩn bị và đánh giá nguồn lực triển khai dự án

Điều quan trọng để quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án đạt hiểu quả nhất, bạn cần chuẩn bị nguồn lực và đánh giá nguồn lực hiện có trước khi thực thi. Nguồn lực bao gồm:

• Số lượng nhân sự thực hiện, người nào thực hiện công việc nào.
• Ngân sach để thực hiện công việc. Dự trù chi phí cho từng hạng mục.
• Các thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu…

Khi liệt kê và xác định được nguồn lực để triển khai, trưởng dự án hay người được phân quyền có nhiệm vụ đánh giá nguồn lực có đủ (hoặc đạt mức tối thiểu) để thực thi dư án? Nếu chưa, bạn cần cân đối lại ngân sách, nguồn lực hoặc bổ sung thêm trước khi bắt tay vào thực hiện. 

2.3. Phân chia ra từng giai đoạn cụ thể cho công việc

Mỗi một công việc, đặc biệt là những dự án dài hơi, việc phân chia ra từng giai đoạn là điều vô cùng cần thiết. Giai đoạn này cần phải hoàn thành những công việc nào? Cần dành bao nhiêu thời gian cho từng giai đoạn? Bước này giúp tạo sự rõ ràng, rành mạch để dễ dàng theo dõi công việc. Đồng thời giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong công việc.

2.4. Đánh giá kết quả làm việc trong từng giai đoạn

Việc đánh giá kết quả làm việc trong từng giai đoạn sẽ khiến cho ta có hình dung cụ thể nhất cho tiến độ làm việc, tiến độ dự án. Từ đây ta có được đánh giá khách quan, đưa ra những phương hướng, giải pháp tốt nhất cho quá trình làm việc trong tương lai.

Khi đánh giá kết quả làm việc cho từng giai đoạn, bạn cần phải xác định được những gì đã và chưa làm được, những ưu điểm và hạn chế của bản thân để có thể định hình được công việc của mình trong tương lai.

2.5. Xác định thời gian để thực hiện mỗi công việc

Khi đã có đủ danh sách đầu mục công việc, kết quả từng giai đoạn và nguồn lực cần chuẩn bị, bạn cần xây dựng thời gian thực hiện dự án. Trong đó:

• Thời gian thực hiện từng đầu việc kéo dài tới ngày nào đến ngày nào.
• Giai đoạn công việc: thứ tự thực hiện công việc, mức độ ưu tiên (Việc quan trong, việc khẩn cấp,…)
• Tổng thời gian thực hiện mỗi giai đoạn và toàn dự án.

Để thiết lập được các mốc thời gian của công việc, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp quản lý công việc theo biểu đồ Gantt và Kanban.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

2.6. Lưu trữ hồ sơ làm việc cụ thể

Trong mỗi công việc, đặc biệt là những dự án lớn, việc lưu trữ hồ sơ rất quan trọng. Đó là bằng chứng cho quá trình làm việc, trong nhiều trường hợp, nó còn thể hiện quá trình làm việc của bản thân. Trong hồ sơ làm việc có thể có những văn bản, những quy chế, quyết định quan trọng đến công việc của bản thân. Chính vì vậy, bạn không được xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ làm việc của bản thân mình trong quá trình làm việc.

2.7. Triển khai, theo dõi và quản lý tiến độ công việc hợp bằng phần mềm Paroda Workplace

Phần mềm quản lý công việc Paroda Workplace giúp cho bạn có thể giám sát được tiến độ công việc, dự án của mình chặt chẽ và hiệu quả. Với việc sử dụng phần mềm, bạn có thể:

• Vạch ra kế hoạch công việc của mình, phân chia từng giai đoạn và đặt ra mục tiêu cho mỗi công việc.
• Sau mỗi giai đoạn, bạn có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả làm việc của mình với từng tiêu chí nhất định. Đặc biệt, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc qua sơ đồ, giúp bạn hình dung công việc dễ dàng và khoa học hơn.
• Đối với mỗi người quản lý một phòng ban, một công ty hay một dự án nào đó, họ có thể xem xét được tình hình làm việc, hiệu quả công việc của từng thành viên.
• Lưu trữ hồ sơ làm việc hiệu quả.

Trên đây là 7 bước trong quy trình quản lý tiến độ công việc, dự án được các doanh nghiệp áp dụng. Việc quản lý tiến độ công việc rất quan trọng, chính vì vậy, bạn phải có những phương pháp hợp lý và khoa học để thực hiện công việc này một cách hiệu quả nhất.

Hãy để Paroda Workplace giúp bạn trong quá trình làm việc. Hy vọng với kiến thức cơ sở trên, doanh nghiệp bạn sẽ xây dựng được một phương pháp quản lý tiến độ công việc hiệu quả.

Đăng ký dùng thử