Offboarding là gì? Cách xây dựng quy trình nghỉ việc chi tiết

Offboarding là gì? Đây là một câu hỏi phổ biến và cũng là thuật ngữ tưởng chừng xa lạ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và quy trình làm việc của nhiều tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng Paroda khám phá khái niệm, tầm quan trọng, cũng như những bước cần thiết để thực hiện một quy trình Offboarding thành công.

1. Offboarding là gì?

Offboarding là gì? Offboarding là quá trình mà một công ty thực hiện khi một nhân viên chuẩn bị rời khỏi tổ chức. Đây là giai đoạn hoàn thiện các thủ tục, tài liệu cần thiết, cũng như đảm bảo rằng nhân viên rời đi một cách thuận lợi và chuyên nghiệp.

Quy trình offboarding thường bao gồm các quyết định và hoạt động sau khi một nhân viên quyết định nghỉ việc. Bao gồm những điểm sau:

• Tổ chức tiệc chia tay
• Thực hiện chuyển giao trách nhiệm công việc của nhân viên đó
• Huỷ kích hoạt quyền truy cập và mật khẩu nội bộ của công ty
• Chuyển giao thiết bị hỗ trợ công việc
• Thực hiện các cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập phản hồi.

Quá trình này đảm bảo rằng, nhân viên sẽ rời đi với điều kiện tốt, tâm thế vui vẻ. Bên cạnh đó, quy trình này cũng bao gồm việc phân công lại công việc giữa các thành viên trong nhóm và đào tạo nhân sự mới.

>> Xem thêm: Onboarding là gì? Xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

2. Tầm quan trọng của quy trình offboarding

Trên thực tế, nhân viên nghỉ việc có thể diễn ra hai chiều hướng:

• Chiều hướng tích cực: Nhân viên bày tỏ những khía cạnh tích cực khi nhắc đến công ty, nhiệt tình ca ngợi nơi làm việc cũ. Đây là điều mà mọi công ty đều muốn đạt được.
• Chiều hướng tiêu cực: Nhân viên có thể chia sẻ những câu chuyện tiêu cực về công ty, sử dụng hành động và ngôn từ không đúng mực để hạ thấp uy tín công ty. Điều này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu và gây khó khăn trong quy trình tuyển dụng nhân viên sau này.

Như vậy, quy trình offboarding đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân viên rời khỏi công ty. Quy trình thực hiện tốt giúp giảm thiểu tình huống tiêu cực khi nhân viên nghỉ việc, tạo cảm giác thoải mái và vui vẻ cho cả nhân viên ra đi và nhân viên ở lại.

Đồng thời, nó thể hiện sự chuyên nghiệp và thân thiện của doanh nghiệp, tạo lòng tin và khích lệ nhân viên ở lại làm việc lâu dài. Quy trình offboarding hiệu quả cũng giúp lãnh đạo cấp cao hiểu rõ hơn về nhân viên và tạo mối quan hệ tốt hơn với nhân viên còn lại trong tổ chức.

3. Lợi ích của quy trình cho nhân viên nghỉ việc

Sau khi hiểu được “offboarding là gì?” bạn sẽ có nhu cầu tìm hiểu về lợi ích của quy trình này. Như vậy, Paroda sẽ cập nhật đến bạn những lợi ích của việc thực hiện quy trình offboarding như sau:

• Giúp nhân viên có cảm nghĩ tốt đẹp về quãng thời gian làm việc tại công ty.
• Việc bạn có để lại ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên cũ sẽ được các ứng viên mới yêu thích và chọn lựa đến với đơn vị, giúp củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng.
• Có nhiều trường hợp, cá nhân sau một khoảng thời gian nghỉ việc sẽ sẵn sàng quay lại làm việc với nguồn năng lượng tốt hơn.
• Áp dụng offboarding tốt sẽ đảm bảo được bảo mật dữ liệu của công ty nhờ việc thu hồi các quyền truy cập máy tính, tài khoản nội bộ,…
• Nhân viên khi rời đi sẽ để lại những phản hồi chân thật nhất về công ty. Đây là hội để các cấp lắng nghe và cải tiến các vấn đề chưa tốt. Từ đó, có thể thúc đẩy cách vận hành có hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự

4. Xây dựng quy trình offboarding chi tiết, hiệu quả

Không chỉ tìm hiểu về “offboarding là gì?” mà bạn nên nghiên cứu các bước để tạo quy trình cho nghỉ việc bài bản. Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có quy trình offboarding khác nhau, điều này còn phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô hoạt động, chức vụ nhân viên nghỉ việc,…

Dưới đây, Paroda sẽ đưa ra những bước cơ bản để tạo ra quy trình cho nghỉ việc hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo và áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

4.1. Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

Ban đầu, nhân sự sẽ gửi đến phòng ban tiếp nhận đơn nghỉ việc. Đơn xin nghỉ việc có thể là bản cứng (giấy tờ) hoặc bản mềm (file word, PDF) tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp. Đối với đơn xin nghỉ việc là file mềm, các doanh nghiệp thường quy định nhận qua email, hệ thống quản lý doanh nghiệp,…

Khi nhận được yêu cầu nghỉ việc từ nhân sự, doanh nghiệp cần tiến hành xử lý thông tin nghỉ việc theo hướng dẫn sau:

• Xác nhận yêu cầu nghỉ việc của nhân sự.
• Trao đổi/ chia sẻ về lý do nghỉ và dự định cho việc bàn giao sau nghỉ.
• Thông báo đến các bộ phận có liên quan về sự thay đổi nhân sự để có những điều hướng và hoạt động phù hợp.
• Phòng tuyển dụng lên kế hoạch điều phối nhân sự và tuyển dụng nhân sự mới.

4.2. Giai đoạn 2: Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan

Trong quá trình Offboarding, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ sau đây:

• Bản cam kết bảo mật thông tin

Thông thường, nhân viên sẽ được ký bản cam kết khi mới vào nhận việc. Tuy nhiên, các điều khoản chỉ ràng buộc khi nhân sự còn làm việc tại cơ quan. Chính vì thế, khi nhân sự nghỉ việc, bạn phải chuẩn bị bản cam kết bảo mật với đầy đủ các điều khoản cần thiết để đảm bảo dữ liệu, thông tin mật của công tin không bị phát tán ra bên ngoài.

• Biên bản bàn giao công việc

Khi nhân viên rời đi sẽ tạo biên bản bàn giao công việc để doanh nghiệp biết được tình trạng việc làm và sắp xếp người xử lý. Các thông tin cần thiết trong biên bản sẽ là:

• • Danh sách các đầu việc đã hoàn thành.
  • Danh sách các việc đang triển khai.
  • Danh sách các đầu việc chưa làm.
  • Vị trí lưu trữ các tài liệu, dữ liệu đã tích lũy được trong quá trình làm việc.
  • Tên tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty.
• Biên bản bàn giao trang thiết bị

Đối với một số công ty, khi nhân viên nhận việc sẽ cung cấp một số thiết bị liên quan như laptop, điện thoại, chìa khóa,… Chính vì thế, khi rời đi, cá nhân đó phải có biên bản bàn giao lại tất cả các trang thiết bị, dụng cụ đã được cấp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu tài sản bị hư hỏng hay thất lạc. Thực chất, điều này đã được thỏa thuận trong biên bản lúc giao nhận.

• Giấy tờ về thuế, bảo hiểm

Đối với các tài liệu về thuế hay bảo hiểm cần có thời gian để chuẩn bị. Nhân viên có thể nhận được giấy tờ này vào những ngày cuối cùng làm việc. Tuy nhiên, có một số trường hợp sau khi đã chính thức nghỉ việc mới nhận được. Nghĩa là sau vài ngày nghỉ việc, cá nhân đó sẽ quay lại công ty và hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.

4.3. Giai đoạn 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Để đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra bình thường khi có biến động trong nhân sự (nhân sự nghỉ việc), doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch bàn giao công việc. Kế hoạch bàn giao công việc này cần có các hạng mục chính sau:

• Thời gian, hình thức, địa điểm bàn giao công việc
• Đối tượng bàn giao công việc
• Nội dung bàn giao công việc: Hiện trạng và tình hình công việc, hồ sơ, số liệu, số sổ sách, nguồn tài nguyên, mức độ hoàn thành,…

4.4. Giai đoạn 4: Phỏng vấn sau nghỉ việc

Cuộc phỏng vấn sau nghỉ việc là cơ hội để người nhân viên chia sẻ ý kiến, quan điểm và nhận xét của họ về công ty, môi trường làm việc, quy trình và chính sách nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết những vấn đề cần cải thiện và tạo ra sự thay đổi tích cực.

4.5. Giai đoạn 5: Thu hồi , hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Việc nhân viên nghỉ việc có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin và tài sản của công ty. Do đó, bộ phận Nhân sự cần thực hiện các bước sau để đảm bảo an toàn và hiệu quả:

• Thu hồi tất cả thiết bị và tài sản công ty từ nhân viên, bao gồm ID, máy tính, điện thoại di động, đồng phục, chìa khóa, và bất kỳ tài sản nào khác.
• Hủy quyền truy cập vào email và các hệ thống nội bộ bằng cách thay đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập vào các tài khoản công ty.
• Cập nhật thông tin liên lạc để chuyển hướng email và cuộc gọi đến người thích hợp mới.
• Cập nhật sơ đồ tổ chức công ty để phản ánh sự thay đổi trong nhân sự.
• Loại bỏ tên nhân viên khỏi lịch làm việc và các cuộc họp để đảm bảo họ không còn được liên kết với các sự kiện trong tương lai.
• Thông báo cho các nhóm, đối tác và khách hàng về sự thay đổi trong nhân sự và sự thay thế của họ.

4.6. Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình offboarding

Bước cuối cùng trong quy trình Offboarding doanh nghiệp không thể bỏ qua chính là tổ chức buổi tiệc nhỏ hoặc gửi tặng những món quà ý nghĩa đến nhân sự nghỉ việc.

• Tổ chức tiệc chia tay: Công ty tổ chức một buổi tiệc nhỏ để gắn kết nhân viên, các thành viên trong công ty hiểu nhau hơn. Đây là một cách tốt để tạo không khí thân mật và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và nhân viên cũ.
• Tặng quà và thư cảm ơn: Thay cho lời cảm ơn, doanh nghiệp thể sự trân trọng của mình với nhân sự vì những đóng góp cho doanh nghiệp trong thời gian làm việc. Món quà có thể là sách, quà lưu niệm, thiệp cảm ơn,…

>> Xem thêm: Top 13 phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất

5. Mẫu offboarding checklist cho doanh nghiệp

Dưới đây mà mẫu offboarding checklist cho doanh nghiệp chi tiết. Tham khảo ngay!

6. Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding

Trái ngược với offboarding, onboarding là quá trình tiếp đón nhân viên mới hòa nhập vào công ty. Tuy nhiên, khi triển khai, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn về 2 hoạt động này.

Để giúp bạn đọc phân biệt được Offboarding và Onboarding, Paroda đã tổng hợp và phân tích cụ thể về điểm chung và khác nhau như sau:

Điểm chung:

• Đều liên quan đến quản lý nhân sự trong công ty
• Cần chuẩn bị và có quy trình thực hiện
• Có tương tác và hợp tác với các bộ phận khác trong công ty
• Quản lý thông tin và tài sản chung
• Xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân sự và doanh nghiệp

Điểm khác:

>> Xem thêm: Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

7. Áp dụng phần mềm Paroda vào quy trình offboarding

Trong thời kỳ 4.0, việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào quản trị là một điều tất yếu. Quá trình thực hiện Offboarding sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn nếu như doanh nghiệp có những công cụ hỗ trợ quản trị công việc và nhân sự phù hợp.

7.1. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự bằng Paroda HRM

Phần mềm quản lý nhân sự Paroda HRM giúp số hóa và tinh gọn quy trình Offboarding và nhiều thủ tục nhân sự khác trong doanh nghiệp:

• Quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên từ khi ứng tuyển vào công ty đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Cho phép nhân sự thiết lập sẵn các thủ tục nghỉ việc cho nhân viên, tiết kiệm thời gian cho nhân sự và các bộ phận liên quan
• Lưu trữ các thông tin như ngày nghỉ việc, quy trình nghỉ việc, lí do nghỉ việc và các tài liệu bàn giao của nhân viên.
• Dễ dàng hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống nội bộ và các tài khoản liên quan khi sử dụng trên phần mềm Paroda.

7.2. Quản lý công việc của nhân sự bằng Paroda Workplace

Để thuận tiện phục vụ công tác bàn giao công việc giữa người cũ – người mới, không bị sót việc, không bị mơ hồ chưa rõ công việc đó “trông như thế nào”, doanh nghiệp nên giao việc và quản lý công việc của nhân viên trên một phần mềm chuyên nghiệp. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới cần dùng tới.

Phần mềm quản lý công việc và dự án Paroda Workplace được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc, tiến độ thực hiện và kết quả làm việc đã đạt được của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại rất hữu ích cho quá trình bàn giao offboarding:

• Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án/ phòng ban, vai trò như thế nào
• Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án/ phòng ban
• Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,…)
• Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành/ đang hoàn thành/ quá hạn/ v…v…)
• Kết quả thực hiện từng đầu việc, bao gồm cả file tài liệu nếu có
• Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc

Hy vọng qua bài viết trên bạn đã có thể hiểu hơn về offboarding là gì và vai trò của định nghĩa này với từng tổ chức và nhân viên. Có thể nói, ngoài sự chuyên nghiệp cần có đến từ mỗi nhân viên, các công ty cũng cần có sự đầu tư vào các quy trình này để có thể sở hữu hệ thống làm việc chuyên nghiệp, uy tín nhất.

Đừng quên sử dụng tính năng quản lý hồ sơ nhân sự của Paroda để quản lý thông tin nhân sự cả trong quá trình offboarding lẫn onboarding nhé. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp
• Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
• 10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader

Đăng ký dùng thử