Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh hiệu quả

Nguyên tắc Pareto hay còn được gọi là quy tắc 80/20 thường được các chủ doanh nghiệp áp dụng vào quá trình thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ bằng cách quản lý quỹ thời gian cá nhân và quản trị năng suất chung. Được coi là một trong những phương pháp mang lại thành công hàng đầu cho nhiều lãnh đạo và nhân viên, công cụ tối ưu năng suất hiệu quả – Nguyên tắc Pareto áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?

1. Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto là gì? Nguyên tắc Pareto là nguyên tắc do nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto dùng toán học để mô tả sự phân phối của cải trong nước. Nội dung của Pareto cho thấy 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số. Sau này, Quy tắc 80/20 có nội dung là đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: 80% kết quả được sinh ra từ 20% nguyên nhân.

Dưới đây là một vài trường hợp ví dụ:

• 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: Tập trung vào việc khen thưởng những nhân viên này.
• 20% khuyết điểm tạo ra 80% sự cố: Tập trung vào việc sửa lỗi trước tiên.
• 20% khách hàng mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.

>> Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

2. Nguyên tắc Pareto hoạt động thế nào?

Theo nguyên tắc Pareto có nghĩa là với một danh sách những việc cần làm. Bạn nên chọn ra hai nội dung quan trọng và tạo ra nhiều giá trị nhất. Tuy nhiên, thực tế rằng đa số mọi người sẽ chọn làm những công việc dễ trước. Do đó, trong khoảng 80% những việc ít quan trọng, còn 20% cho những việc cần lưu ý thường bị trì hoãn. Bởi vì, điều này cần nhiều thời gian và công sức hơn.

3. Ưu và nhược điểm của nguyên tắc Pareto

3.1. Ưu điểm

Khi sử dụng nguyên tắc Pareto, các nhà quản trị có thể dễ dàng nhận được những lợi ích như:

• Năng suất cao hơn
• Sử dụng năng lượng hiệu quả
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn
• Cải thiện kỹ năng ra quyết định
• Có thể tạo ra mức tác động tối đa với lượng công việc ít nhất
• Các vấn đề cần được ưu tiên được xác định rõ ràng hơn
• Có thể chia phần công việc thành các phân đoạn có thể quản lý được
• Có thể được thông báo về những gì cần sửa chữa

3.2. Nhược điểm

• Vì không phải là một công thức hay một định luật toán học mà được xây dựng dựa trên việc quan sát cho nên Nguyên tắc này không thể đúng trong mọi trường hợp.
• Các biến thể của Nguyên tắc Pareto có thể xảy ra chẳng hạn như 30% người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về 70% doanh số, vì vậy quy tắc 80-20 không phải lúc nào cũng được áp dụng.
• Nguyên tắc Pareto (80/20) chỉ phản ánh dữ liệu từ quá khứ và có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch, nhưng nó sẽ không đưa ra dự đoán cho tương lai.
• Nguyên tắc này tập trung vào những dữ liệu trong quá khứ đôi khi khiến nhà quản trị bị cuốn theo, không tìm tòi, khám phá những thứ mới.

Ví dụ: Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là tập trung quá nhiều vào việc cải thiện doanh số bán hàng từ khách hàng hiện tại hơn là khám phá thị trường hoặc sản phẩm mới.

>> Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

4. Tại sao nên dùng nguyên tắc Pareto cho cá nhân, doanh nghiệp?

Quy tắc Pareto có vai trò giúp doanh nghiệp hình thành động lực và tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tạo nên sự bứt phá và khác biệt thay vì dàn trải ở 80% mà bạn không thể thu lại nhiều thành quả.

Tuy nhiên, quy tắc 80/20 không khuyên bạn chỉ tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng mà đồng thời phải hoàn thiện các việc còn lại mang đến một tổng thể hoàn chỉnh. Nếu nguyên tắc Pareto được áp dụng vào hoạt động doanh nghiệp, bạn sẽ có thể phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực một cách tối ưu nhất.

5. Mẹo áp dụng nguyên tắc Pareto hiệu quả

Bạn hãy tham khảo các mẹo dưới đây để có thể áp dụng thành công nguyên tắc Pareto:

5.1. Nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian

Để tận dụng tối đa thời gian một cách hiệu quả, bạn hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách giải quyết 20% công việc quan trọng nhất mà không để bản thân bị phân tâm bởi 80% công việc có thể hoãn lại. Trong quá trình làm việc, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất. Đây sẽ là tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng, có giá trị.

5.2. Nguyên tắc 80/20 trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp

Bạn hiểu rằng 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Điều này giúp bạn tính toán chiến lược, thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, bạn có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung hơn vào việc làm hài lòng họ.

Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% công sức lao động và/ hoặc thời gian. Thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một cách, hãy tập trung nhiều nỗ lực hơn cho một số nhất định sản phẩm chính, và số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm.

5.3. Quy tắc 80/20 trong kinh doanh

Nguyên tắc Pareto là công cụ hỗ trợ đắc lực đối với những quyết định kinh doanh bằng cách đưa ra một mô hình để xác định đâu là 20% nhiệm vụ quan trọng nhất hoặc nhu cầu mang lại 80% các mục tiêu kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn hãy theo dõi các ví dụ dưới đây:

• 20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp có nghĩa là các doanh nghiệp cần xem xét nhóm này. Bạn hãy tách riêng 20% khách hàng đó và tập trung nguồn lực thực hiện chính sách đãi ngộ để làm hài lòng nhóm khách hàng đem lại lợi nhuận cao.
• 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là trọng tâm và được đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Điều này có nghĩa thay vì tung ra hàng loạt theo cùng một cách, bạn hãy tập trung hơn cho những sản phẩm chính, số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm.
• Ngoài ra trong cùng một sản phẩm, 20% tính năng quan trọng sẽ nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm. Nhờ đó, các bộ phận sản xuất, marketing và đội ngũ kinh doanh có thể tập trung vào việc giới thiệu nhóm 20% này tới khách hàng.
• 20% nhà đầu tư cần phải nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của doanh nghiệp thay vì tốn nhiều gian để tạo ra mạng lưới rộng nhưng mang về các khoản đầu tư nhỏ lẻ. Quy tắc 80/20 sẽ định hướng cho doanh nghiệp về sự thân thiết với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
• Theo nguyên tắc Pareto, 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại trong kinh doanh xuất phát từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Vì vậy, bạn cần tập trung sửa đổi các khuyết điểm này để đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Vì 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả của công ty nên việc công nhận thành tích và khen thưởng nhân viên ưu tú là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ tạo động lực hữu ích cho nhân viên làm việc dựa theo thuyết cân bằng cho – nhận.

5.4. Tối ưu hóa trang web

Nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng:

• 20% nội dung trên trang web của bạn đang thu hút 80% lưu lượng truy cập tổng thể. Vì vậy, đó là những nội dung chính mà doanh nghiệp cần tập trung để phục vụ cho lưu lượng truy cập website.
• Thông qua việc tập trung vào những nội dung có lưu lượng truy cập cao, không chỉ giúp tăng doanh số bán hàng mà còn giúp cho khả năng phát triển của doanh nghiệp bạn.
• Bằng cách xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp dựa trên các dự án Marketing đã được chứng minh là hiệu quả, bạn có thể thu hút nhiều sự chú ý hơn đối với doanh nghiệp của mình.

5.5. Xác định và khắc phục sự cố

Thông qua việc sử dụng Lý thuyết 80/20 để quản trị tổng thể doanh nghiệp, biểu đồ Pareto rất hữu ích trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề để bạn có thể xác định vấn đề nào có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả của một tình huống nhất định.

5.6. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Dựa trên nguyên tắc Pareto ta có thể thấy: 80% khiếu nại của khách hàng liên quan đến 20% sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy việc phân tích, xác định đúng sản phẩm thể giúp bạn loại bỏ các vấn đề không hay trong trải nghiệm tiêu dùng của khách hàng. Ngoài ra, nhờ vào việc phân tích hàng loạt các vấn đề còn giúp nhà quản trị xác định người lao động nào cần phải giải quyết, xử lý.

>> Xem thêm: PDCA là gì? Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

6. Các bước để áp dụng quy tắc 80/20

Các bước phân tích cơ bản bao gồm:

• Xác định vấn đề
• Liệt kê nguyên nhân dẫn đến vấn đề (lưu ý rằng có thể có nhiều nguyên nhân)
• Cho điểm các nguyên nhân bằng cách ấn định một con số (Dựa trên mức độ tác động tiêu cực)
• Sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc các lỗi hệ thống
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các nguyên nhân có điểm cao hơn trước

7. Case study về áp dụng nguyên tắc 80/20 điển hình

• Hàng tồn kho lớn: Đối hàng tồn kho, nguyên tắc Pareto giúp xác định 20% hàng hóa tạo 80% vận chuyển bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể sẽ ưu tiên các mặt hàng này bằng các hoạt động cụ thể để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.
• Nguyên lý Pareto trong bán hàng và marketing: Sử dụng quy tắc 80/20 giúp cải thiện chiến lược tiếp thị. 20% ​​bài đăng tạo ra 80% lưu lượng truy cập, từ đó chọn bài đăng nào tốt nhất. Sau đó, thiết kế một chiến lược tiếp thị phù hợp.
• Kiểm soát chất lượng: Biểu đồ Pareto đặc biệt hữu ích trong quản lý và kiểm soát chất lượng. Chúng cho nhà quản trị thấy rằng: 20% vấn đề xấu xảy ra sẽ tác động tiêu cực đến 80% quy trình của doanh nghiệp. Biểu đồ có thể giúp bạn xác định tất cả các yếu tố kết hợp để tạo thành vấn đề. Bạn cũng có thể xem vấn đề nào tạo ra nhiều lỗi nhất.
• Bán hàng và tiếp thị: Nguyên tắc Pareto rất phù hợp đối với các chuyên gia Digital marketing. Điều này là do họ có quyền truy cập vào dữ liệu và các công cụ phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất chiến dịch của họ. Với thông tin này, bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để cải thiện chiến lược tiếp thị kỹ thuật số của mình. Biết rằng 20% ​​bài đăng của bạn tạo ra 80% lưu lượng truy cập, hãy xác định loại bài đăng nào hoạt động tốt nhất. Sau đó, thiết kế một chiến lược tiếp thị nội dung kết hợp nhiều bài đăng tương tự hơn.
• Sức khỏe và an toàn lao động: Nghiên cứu của Ủy ban An toàn Nghiên cứu Giao thông vận tải đã chỉ ra rằng 20% ​​người lái xe có liên quan đến 79% tổng số vụ tai nạn giao thông và 76% tổng số vi phạm.

>> Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và áp dụng mô hình kinh doanh Canvas hiệu quả cho doanh nghiệp

8. Những lầm tưởng về nguyên tắc Pareto cần biết

Để hiểu rõ hơn về quy tắc Pareto cũng như áp dụng một cách hiệu quả hơn, bạn cần tránh những quan niệm sai lầm sau đây:

8.1. 80+20 luôn bằng 100

Một điều quan trọng cần phải biết khi sử dụng quy tắc Pareto này chính là nhận thấy được sự mất cân bằng ở bất kỳ tỷ lệ nào. Do đó, việc chỉ nhận định về hai con số xuất hiện trong quy tắc 80/20 và liên tưởng tới phép tính 80+20=100 là không chính xác.

Quy luật này đôi khi sẽ bao gồm cả 60/3 hay 70/20 nếu trường hợp 60% kết thành quả được tạo ra chỉ với 3% nguồn lực và 70% lượng hàng bán ra chỉ với 20% khách mua hàng.

8.2. Liên tục áp dụng quy tắc sẽ không kết quả

Con người thường bị giới hạn bởi thời gian và không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Bằng việc áp dụng quy tắc 80/20, bạn sẽ chọn ra được 20% nhiệm vụ hàng đầu tạo ra nhiều hiệu quả nhất để hoàn thành trước tiên và sau đó sẽ dành thời gian cho 80% công việc còn lại.

8.3. Loại bỏ những gì không thuộc về 20%

Như đã nói ở trên, bạn sẽ dành sự ưu tiên với 20% cho những nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, bạn không cần nhất thiết ưu tiên tuyệt đối bởi vì các nhiệm vụ còn lại cũng cần phải được hoàn thành đúng hạn.

Bài viết trên đây, Paroda đã cùng các bạn tìm hiểu về nguyên tắc Pareto cũng như cách áp dụng quy luật 80/20. Con số 1:1 không phải lúc nào cũng cần thiết và tồn tại trong quản trị năng suất lao động. Tỷ lệ 80/20 của Nguyên tắc Pareto mới là chiếc chìa khoá vàng để bạn xây dựng chiến lược trọng tâm cho doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ 20% đầu vào quan trọng nhất, 80% đầu ra sẽ nằm trong tay bạn!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp
• Mô hình 5M là gì? Tầm quan trọng của mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp
• Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử