Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Trong một thị trường cạnh tranh sôi nổi và gay gắt như hiện nay, nếu không có một chiến lược quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp sẽ khó tăng trưởng nếu không nói là phải đối mặt với vô vàng rào cản và sai sót trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh dài hạn.

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần có một mô hình quản lý dự án hiệu quả để có thể gia tăng năng suất lao động, nâng cao doanh thu. Cho nên, trong bài viết này, hãy cùng Paroda tìm hiểu mô hình quản lý dự án là gì và các mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay như: mô hình Agile, phương pháp Kanban, mô hình Scrum,…

1. Mô hình quản lý dự án là gì?

Để có thể hiểu một cách rõ ràng về những nội dung phía dưới thì đầu tiên chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm của mô hình quản lý dự án.

Theo PMI, ta có định nghĩa như sau: “Đây là một phương pháp luận về hệ thống thực hành, kĩ thuật, thủ tục và quy tắc được sử dụng bởi các cá nhân cùng làm việc trong một lĩnh vực”. Dựa vào những gì đã tìm hiểu được, ta có thể khẳng định rằng: Mô hình quản lý dự án đơn giản là cách thức mà một doanh nghiệp thực hành dự án của họ.

2. Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Có khá nhiều mô hình quản lý dự án hiện nay, dưới đây sẽ là một số mô hình quản lý dự án phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

2.1. Mô hình Agile

Agile là một mô hình quản lý dự án ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ tiến độ dự án thành các các chu kỳ gọi là các sprint (nước rút) để tập trung vào việc cải tiến liên tục để phát triển, hoàn thiện một sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo đó, tại cuối mỗi chu kỳ, thành phẩm tạo ra sẽ được gửi đến khách hàng để đánh giá. Dựa trên ý kiến phản hồi giúp đội ngũ nhân viên đưa ra những thay đổi kịp thời & phù hợp với nhu cầu thị trường.

Agile thường được ứng dụng trong những dự án công nghệ thông tin, khi yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu. Agile tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong dự án và với khách hàng, góp phần rút ngắn thời gian ứng phó với những thay đổi đột ngột đối với sản phẩm. Ngoài ra, Agile còn được ứng dụng tại các doanh nghiệp có môi trường kinh doanh liện tục thay đổi hoạt động trong các lĩnh vực ngoài CNTT như Marketing, Tuyển dụng, Tổ chức sự kiện…

>> Xem thêm: Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

2.2. Mô hình quản lý dự án Scrum

Mô hình quản lý dự án Scrum là một biến thể của mô hình Agile. Có thể nói, Scrum thiên về một khung làm việc hơn là một phương pháp luận. Scrum cũng là một cách thực hiện dự án nhưng dựa trên vòng Sprint bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ và hoàn thành các nhiệm vụ con để dễ thực hiện và xử lý chúng. Điểm nổi bật ở Scrum là có Scrum master (khả năng phân quyền người chịu trách nhiệm) để theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ giải quyết các nhân viên trong một dự án khi có vấn đề phát sinh.

2.3. Mô hình Kanban

Kanban là mô hình tổ chức quản lý hiện đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp. Khi áp dụng Kanban vào doanh nghiệp, dòng chảy luồng công việc sẽ được duy trì và trọng tâm sẽ đặt vào việc cải tiến liên tục. Ngoài ra, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được giới hạn lượng công việc để có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.

Kanban thường có 3 phần chính: tác vụ được giao, đang thực hiện và hoàn thành. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp và hiển thị có thể được tùy biến nhờ vào thao tác “kéo & thả” linh hoạt. Kanban có thể được ứng dụng vào nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp từ quản lý dự án, đến quản lý tuyển dụng, quản lý công văn…

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

2.4. Mô hình WaterFall

Waterfall là mô hình quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế và thực hiện một cách tuần tự và nối tiếp nhau. Trong mô hình quản lý này, các giai đoạn công việc sẽ được tiến hành nối tiếp nhau. Đặc biệt, chỉ khi giai đoạn hiện tại được hoàn thành thì giai đoạn tiếp theo mới được bắt đầu thực hiện.

Khác với phương pháp Kanban hay mô hình Agile, WaterFall được tiến hành bằng cách: các nhiệm vụ được đề ra theo một quy trình và các hoạt động sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch đã xây dựng trước đó.

Đây là một trong những mô hình quản lý dự án được ra đời đầu tiên nên “cổ điển” là từ khá thích hợp với nó. Với việc thực hiện công việc như mục tiêu mà mô hình hướng tới, nếu áp dụng trong thời điểm hiện tại thì khá cứng nhắc và thiếu tính linh hoạt.

2.5. Mô hình Six Sigma

Six Sigma là một mô hình quản lý dự án cải tiến các quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra. Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục. Phương pháp này chủ yếu tập trung vào lợi nhuận tài chính, dữ liệu và số liệu thống kê…

>> Xem thêm: Six Sigma là gì? Nguyên tắc khi áp dụng 6 Sigma hiệu quả cho doanh nghiệp

2.6. Phương pháp quản lý dự án CPM

CPM (Critical Path Method) là mô hình quản lý dự án bằng việc đưa ra các thuật toán để ước tính và xác định thời gian nhằm tìm ra phương án triển khai dự án hiệu quả nhất. Nhà quản lý sẽ xây dựng kế hoạch và liệt kê danh sách các nhiệm vụ, mối quan hệ và ước tính thời gian hoàn thành cho từng công việc cụ thể trước khi bắt đầu thực hiện dự án.

Bên cạnh những ưu điểm, thì mô hình này khá hạn chế bởi nó chỉ áp dụng được với các dự án lớn, mang tính ổn định bởi các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch, xác định thời gian hoàn thành một cách chi tiết. Bên cạnh đó, với việc xây khung thời gian nhiệm vụ như vậy cũng sẽ kéo theo sự kém linh hoạt vì nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn thì sẽ dẫn tới những nhiệm vụ tiếp theo bị ảnh hưởng.

2.7. Quản lý dự án theo mô hình biểu đồ Gantt

Gantt là một trong những mô hình quản lý dự án đươc sử dụng phổ biến trong thời điểm hiện tại. Nếu như phương pháp Kanban sử dụng bảng và thẻ để phân chia nhiệm vụ thì Gantt lại sử dụng trục tung đề tên công việc và trục hoành thể hiện cho dòng thời gian của dự án, các mốc công việc.

Khi sử dụng biểu đồ Gantt bạn còn có thể xác định được ai là người chịu trách nhiệm công việc, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành dự án; mối quan hệ của nhiệm vụ đó với toàn bộ tiến độ dự án.

Dưới góc nhìn của các nhà quản trị, sử dụng biểu đồ Gantt vào quản lý dự án trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn quản lý và phân công nguồn nhân lực có sẵn một cách hiệu quả. Không chỉ vậy, theo dõi biểu đồ Gantt còn giúp nhà quản lý giám sát được tiến độ của tất cả các bộ phận vào bất kì thời điểm nào, từ đó có thể xác định khi nào nên chuyển tiếp công việc sang giai đoạn tiếp theo.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

2.8. Mô hình RUP

Có lẽ, thuật ngữ này còn khá lạ lẫm so với các mô hình quản lý dự án đã nêu ở trên nhưng nguyên tắc hoạt động của nó lại khá linh hoạt bởi nó giúp cho dự án phát triển tuỳ chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp cần có. RUP hỗ trợ hoạt động cho các dự án phát triển phần mềm lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc phân chia công việc cho từng thành viên trong dự án và phân chia theo từng giai đoạn khác nhau.

Về cơ bản, khi áp dụng RUP vào quản lý dự án, nó sẽ chia dự án thành 4 giai đoạn nhỏ:

• Khởi động (Inception): Thành lập các đầu công việc trong một dự án
• Phác thảo ( Elaboration): Nghiên cứu lĩnh vực đang thực hiện trong dự án và kiến trúc hệ thống để có thể thực hiện dự án
• Xây dựng (Construction): Thiết kế hệ thống, khung kế hoạch để thực hiện dự án
• Chuyển giao (Transition): Triển khai thực hiện dự án

Khi ứng dụng mô hình quản lý dự án RUP vào quản lý dự án trong lĩnh vực phát triển phần mềm, việc thống nhất toàn bộ quy trình sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực bởi các thành phần trong một dự án là giữ nguyên, có khả năng kế thừa và mang tính chất tái sử dụng.

Bên cạnh đó, việc cải thiện dự án thường xuyên, còn giúp dự án cải thiện khả năng kiểm soát, cải thiện quản lý rủi ro.

Nhưng, để có thể ứng dụng mô hình RUP vào việc quản lý dự án, bạn có thể gặp phải những khó khăn sau: Quá trình của mô hình có thể là quá phức tạp để có thể thực hiện dẫn tới doanh nghiệp của bạn sẽ cần một chuyên gia để hiểu một cách rõ ràng và thông qua quá trình này.

2.9. Mô hình Crystal Method

Trái ngược với phương pháp Kanban, mục đích của Crystal Method là đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất cho nên yếu tố Con người (People) là cốt lõi của phương pháp này. Bên cạnh đó, nó còn hướng tới một số yếu tố khác như: Sự tương tác (Interaction), Cộng đồng (Community), Skills (Các kĩ năng), Talen (Tài năng) và Communication (Sự giao tiếp) để gia tăng sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

2.10. Quản lý dự án kiểu xoắn ốc

Đây là mô hình được phát triển dựa trên Mô hình thác nước (WaterFall Method) với mục đích tiếp cận “định hướng rủi ro” để có thể phát triển phần mềm cho doanh nghiệp. Mỗi vòng trong xoắn ốc gồm các đầu mục nội dung: lập kế hoạch, phân tích, phát triển rủi ro, thể hiện hệ thống và cải thiện tương ứng với mỗi giai đoạn của dự án.

Có thể nói, mô hình xoắn ốc mô tả sự phát triển của phần mềm qua các giai đoạn phát triển đi từ khái quát tới chi tiết, mọi hoạt động của dự án khi áp dụng mô hình xoắn ốc đều phải thực hiện theo đúng thứ tự đã đề ra. Đây là phương pháp này ứng dụng khá tốt trong các dự án lớn bởi các bước trong một giai đoạn của dự án được chăm chút khá chỉn chu, kĩ lưỡng. Và nó sẽ giúp cho doanh nghiệp luôn có thời gian dành cho việc đợi phản hồi về sản phẩm của khách hàng.

Bên cạnh đó, vì không giới hạn số lượng vòng xoắn của mô hình nên sẽ kéo theo việc thời gian và chi phí cho dự án sẽ lớn cho nên nó chỉ phù hợp với các dự án quan trọng của một doanh nghiệp.

3. 5 bước xác định mô hình quản lý dự án phù hợp

Việc xác định mô hình quản lý dự án có vai trò rất trọng vì điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của dự án. Để có thể xác định được mô hình phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn hãy làm theo 5 bước dưới đây:

• Bước 1: Xem xét độ phức tạp của các yếu tố trong dự án

Bao gồm dự án, khách hàng, các nguồn lực sẵn có và các ràng buộc của dự án, thời gian, công cụ và con người. Liệt kê các yếu tố này và đánh dấu chúng theo sự đơn giản hoặc phức tạp.

• Bước 2: Độ linh hoạt của môi trường làm việc như thế nào?

Nếu đang quen làm việc trong một môi trường năng động, nơi luôn tìm kiếm sự thay đổi và phát triển – Agile sẽ dành cho bạn. Nếu thường làm việc cùng các yêu cầu, kế hoạch, thời gian và ngân sách cố định, có thể sẽ hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng Waterfall.

• Bước 3: Điều gì mang lại nhiều giá trị nhất?

Lập danh sách nhu cầu của khách hàng (hoặc các bên liên quan/ người dùng cuối) và sử dụng để chọn cách làm việc đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Ví dụ như khách hàng yêu cầu cập nhật và thay đổi liên tục thì cần chọn phương pháp với chu kỳ ngắn để liên tục giữ được mối quan hệ tích cực với khách hàng và cung cấp được giá trị tốt hơn.

• Bước 4: Mục tiêu của bạn là gì?

Rõ ràng, phương pháp quản lý chính là phương tiện để đưa bạn tới mục tiêu của dự án. Một phương pháp tốt là phương pháp giúp bạn đạt được mục tiêu chiến lược một cách trực tiếp nhất với nhiều lợi ích và ít tác động tiêu cực nhất.

• Bước 5: Giá trị nào của doanh nghiệp mà bạn đề cao?

Đến cuối cùng thì một phương pháp vẫn phải được thực hiện bởi nhân viên của bạn – những người có ý kiến, giá trị hay thói quen. Thay vì tìm ra một phương pháp có vẻ như đang “hot” và ném nó cho nhân viên thực hiện, hãy sử dụng nguồn nhân lực sẵn có, cùng làm việc, thống nhất và xây dựng một phương pháp thích hợp, dựa trên năng lực thực tế chứ không phải những mớ lý thuyết – đó mới là điều bền vững và có thể duy trì lâu dài.

4. Cách ứng dụng phương pháp quản lý dự án trong thời đại 4.0

Việc ứng dụng các mô hình quản lý dự án phù hợp là vô cùng quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0. Vì khi áp dụng một cách có hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ luôn đi đầu trong sản xuất và không ngừng phát triển.

4.1. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án theo mô hình

Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý giúp doanh nghiệp có khả năng dự báo về các rủi ro. Từ đó đưa ra được các quyết định kịp lúc. Bên cạnh đó, việc sử dụng các loại phần mềm này còn giúp các thành viên trong công ty tăng cường hợp tác và trao đổi, thích ứng kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

4.2. Tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý dự án hiệu quả

Luôn có một mối quan hệ mật thiết giữa công cụ và kỹ thuật quản lý của nhà quản lý dự án. Chọn đúng cả phương pháp và công cụ hỗ trợ là nhiệm vụ hàng đầu của một nhà quản lý mỗi khi đứng trước một dự án.

Những tiêu chí cơ bản sau sẽ giúp bạn có một vài đánh giá sơ bộ xem liệu phần mềm này có phù hợp với tính chất dự án và đội nhóm của mình không, tất nhiên tùy vào mức độ phức tạp mà bạn có thể tự thêm những tiêu chí khác:

• Giao diện người dùng: Nó có được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và điều hướng trực quan không?
• Khả năng sử dụng: Phần mềm có dễ học không? Công ty cung cấp có đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ người dùng và công nghệ không?
• Tính năng và chức năng: Nó có cung cấp các tính năng quản lý dự án chính như quản lý tác vụ, công cụ lịch biểu, báo cáo, phân quyền sử dụng, chia sẻ tệp, công cụ cộng tác không?
• Tích hợp: Nó có dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kinh doanh khác không?
• Chi phí: Với những tính năng và dịch vụ đi kèm thì chi phí của nó có hợp lý không?

5. Quản lý dự án, công việc hiệu quả với Paroda

Trong thời kì công nghệ số như hiện nay, với việc tích hợp sẵn các mô hình quản lý dự án trên phần mềm quản lý dự án của Paroda sẽ giúp bạn không cần quá đau đầu suy nghĩ nên lựa chọn mô hình nào, nên áp dụng như thế nào để có thể phù hợp nhất cho dự án của bạn.

Dưới đây là một số chức năng chính của phần mềm:

• Tạo dự án và phân bổ nguồn lực bằng cách hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiết cho từng người, từng phòng ban. Không chỉ vậy, bạn còn có thể nhân bản cấu trúc công việc từ dự án cũ, sau đó sửa đổi thành dự án mới.
• Quản lý và giám sát dự án: Áp dụng hai phương pháp là phương pháp Kanban và Biểu đồ Gantt vào giám sát dự án giúp bạn dễ dàng cập nhật trạng thái công việc, theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được tiến độ.
• Báo cáo tiến độ dự án: Việc báo cáo tiến độ dự án ở phần mềm của Paroda không chỉ đưa ra con số cụ thể cho bạn mà còn được định dạng dưới nhiều loại mô hình, bảng biểu khác nhau như: phương pháp Kanban, Biểu đồ Gantt,…
• Tương tác trong dự án: Khi giao việc trong dự án bằng Paroda, công việc sẽ được đồng bộ với công việc cá nhân của từng người, giúp các cá nhân tham gia dự án trao đổi tài liệu, thông tin với nhau.

Như vậy, qua bài viết trên đã giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quát về mô hình quản lý dự án và hiểu thêm về các mô hình phổ biến được sử dụng trong các doanh nghiệp hiện tại. Có thể nói, việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn là cả một quá trình. Và việc áp dụng công nghệ vào để quản lý doanh nghiệp đang là một xu hướng mới giúp các nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ, năng lực và hiệu quả làm việc của một cá nhân cụ thể hay một nhóm dự án chung.

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
• Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

Đăng ký dùng thử