Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án

Bạn đang thắc mắc phương pháp Agile là gì? Hiện nay, Agile đã được rất nhiều công ty lớn trên thế giới áp dụng và nhận được thành công ngoài mong đợi. Ở Việt Nam mô hình này cũng đang dần trở nên phổ biến. Vậy những ưu điểm của mô hình này là gì và triển khai như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Hãy cùng Paroda tìm hiểu chi tiết ngay tại bài viết dưới đây.

1. Agile là gì?

Agile là gì? Khái niệm Agile (Agile Software Development) là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt.

Hiện nay, các triết lý về Agile đã được mở rộng bên ngoài phạm vi lĩnh vực phần mềm, cụ thể hơn là ứng dụng nhiều trong quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù áp dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào, Agile cũng có các đặc trưng cơ bản sau:

• Interactive – Tính lặp lại: Trong dự án sẽ có những giai đoạn lặp lại. Ở mỗi phân đoạn nhỏ này, team công việc sẽ thực hiện các bước như lập kế hoạch dự án, phân tích yêu cầu khách hàng, triển khai sản phẩm, báo cáo kết quả.
• Incremental and Evolutionary – Tính tăng trưởng và Tiến hóa: Cuối mỗi phân đoạn sẽ tạo ra một phần hoặc một bộ phận của sản phẩm đầu ra. Các phần, bộ phận này được kiểm tra, chạy thử và có thể sử dụng được. Toàn bộ dự án sẽ có một chuỗi các sản phẩm nhỏ, tích lũy dần, cuối cùng nối lại thành sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
• Adaptive – Tính thích nghi: Việc có những thay đổi trong quá trình thực hiện là điều không thể tránh khỏi. Thích nghi kịp thời để đáp ứng những yêu cầu của công việc là điều thật sự cần thiết.

Ngoài ra, tính trực diện khi giao tiếp, sự phát triển dựa trên các giá trị, quản lý dữ liệu thực tiễn hay nhóm liên chức năng cũng là các đặc điểm mà chúng ta dễ nhận thấy ở phương pháp Agile.

>> Xem thêm: BSC là gì? Vì sao nên ứng dụng Balanced scorecard vào quản lý và vận hành doanh nghiệp

2. Tuyên ngôn của phương pháp Agile (Agile Manifesto)

Những tuyên ngôn của phương pháp Agile là gì? Dưới đây là nội dung về 4 tuyên ngôn của phương pháp Agile (Agile Manifesto):

• Cá nhân và sự tương hỗ quan trọng hơn quy trình và công cụ: Trọng tâm đặt lên con người, xây dựng tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm. Những thành viên có năng lực, chịu tương trợ nhau trong công việc sẽ mang đến thành công cho dự án.
• Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ: Tập trung thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng hoàn hảo yêu cầu khách hàng.
• Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng: Hiểu được khách hàng cần gì để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng.
• Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch: Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi, đó có thể là thay đổi về công nghệ, nhân sự, deadline,…

3. 12 nguyên tắc phía sau tuyên ngôn Agile là gì?

Bên cạnh đó, các nhà phát triển còn nhấn mạnh 12 nguyên tắc phía sau Tuyên ngôn Agile để giúp các nhà phát triển có được gợi ý trong thực hành và vận dụng các phương pháp Agile trong thực tiễn. Các nguyên tắc được liệt kê sau đây:

• Ưu tiên cao nhất của chúng tôi là thỏa mãn khách hàng thông qua việc chuyển giao sớm và liên tục các phần mềm có giá trị.
• Chào đón việc thay đổi yêu cầu, thậm chí rất muộn trong quá trình phát triển. Các quy trình linh hoạt tận dụng sự thay đổi cho các lợi thế cạnh tranh của khách hàng.
• Thường xuyên chuyển giao phần mềm chạy tốt tới khách hàng. Từ vài tuần đến vài tháng, ưu tiên cho các khoảng thời gian ngắn hơn.
• Nhà kinh doanh và nhà phát triển phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt dự án.
• Xây dựng các dự án xung quanh những cá nhân có động lực. Cung cấp cho họ môi trường và sự hỗ trợ cần thiết, và tin tưởng họ để hoàn thành công việc.
• Phương pháp hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin tới nhóm phát triển và trong nội bộ nhóm phát triển là hội thoại trực tiếp.
• Phần mềm chạy tốt là thước đo chính của tiến độ.
• Các quy trình linh hoạt thúc đẩy phát triển bền vững. Các nhà tài trợ, nhà phát triển, và người dùng có thể duy trì một nhịp độ liên tục không giới hạn.
• Liên tục quan tâm đến các kĩ thuật và thiết kế tốt để gia tăng sự linh hoạt.
• Sự đơn giản – nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa xong – là căn bản.
• Các kiến trúc tốt nhất, yêu cầu tốt nhất, và thiết kế tốt nhất sẽ được làm ra bởi các nhóm tự tổ chức.
• Đội sản xuất sẽ thường xuyên suy nghĩ về việc làm sao để trở nên hiệu quả hơn. Sau đó họ sẽ điều chỉnh và thay đổi các hành vi của mình cho phù hợp.

4. Đặc trưng của Agile là gì?

Sau khi tìm hiểu các phương pháp và nguyên tắc của Agile là gì, nội dung tiếp theo bạn cần nắm rõ là đặc trưng của Agile. Dưới đây là 7 đặc trưng của phương pháp Agile.

4.1. Tính lặp lại (Iterative)

Các dự án sẽ được thực hiện theo các giai đoạn lặp đi lặp lại (lặp lại hoặc chạy nước rút), thường với khung thời gian ngắn (1 – 4 tuần). Trong mỗi phần, nhóm phát triển thực hiện tất cả các công việc cần thiết như lên kế hoạch, phân tích yêu cầu của khách hàng, thiết kế, triển khai, thử nghiệm, để sản xuất các phần nhỏ của sản phẩm.

4.2. Tính tăng trưởng và tiến hóa (Incremental and Evolutionary)

Các phần nhỏ của sản phẩm được cho ra cuối công đoạn thường đầy đủ, có khả năng chạy tốt và đã được kiểm tra, thử nghiệm cẩn thận. Theo thời gian, phân đoạn này tiếp nối phân đoạn kia, các phần nhỏ của sản phẩm sẽ được tích lũy, lớn dần lên cho tới khi toàn bộ yêu cầu của khách hàng được thỏa mãn.

4.3. Tính thích nghi (Adaptive)

Do các phân đoạn chỉ kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn và việc lập kế hoạch cũng được điều chỉnh liên tục, nên các thay đổi trong quá trình phát triển (yêu cầu thay đổi, thay đổi công nghệ, thay đổi định hướng về mục tiêu, v…v…) đều có thể được đáp ứng theo cách thích hợp.

4.4. Nhóm tự tổ chức và liên chức năng

Một trong những đặc trưng của Agile là nhóm tự tổ chức và liên chức năng. Mỗi nhóm tự tổ chức sẽ chịu trách nhiệm từng mảng công việc riêng biệt theo mỗi phân đoạn của dự án. Bên cạnh đó, các nhóm này phải có khả năng phù hợp với công việc được giao để có thể hoàn thành nhiệm vụ thật tốt.

4.5. Quản lý tiến trình thực nghiệm (Empirical Process Control)

Các nhóm Agile thường đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế hơn là tính toán lý thuyết hay các giả định đã được thiết lập trước. Agile rút ngắn vòng đời phản hồi để dễ thích ứng và tăng tính linh hoạt nhằm kiểm soát tiến trình, nâng cao năng suất lao động.

4.6. Giao tiếp trực diện (Face-to-face communication)

Agile không phản đối việc tài liệu hóa, nhưng đánh giá cao hơn việc giao tiếp trực diện thay vì thông qua giấy tờ. Agile khuyến khích nhóm phát triển trực tiếp nói chuyện để hiểu rõ hơn về cái khách hàng thực sự cần. Trong giao tiếp giữa nội bộ nhóm, Agile khuyến khích trực tiếp trao đổi và thống nhất với nhau về thiết kế của hệ thống và cùng nhau triển khai thành các chức năng theo yêu cầu.

4.7. Phát triển dựa trên giá trị (Value-based development)

Đặc trưng cuối cùng của phương pháp Agile là phát triển dựa trên giá trị. Điều này có nghĩa nhóm phát triển phải thường xuyên trao đổi với khách hàng để nắm được những yêu cầu có mức độ ưu tiên cao. Nhờ đó, dự án sẽ có được giá trị sớm nhất có thể.

>> Xem thêm: Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả

5. Các phương pháp Agile được áp dụng phổ biến nhất hiện nay

Agile phải là một phương pháp cụ thể nhưng lại bao gồm nhiều phương pháp khác nhau, làm thỏa mãn các tiêu chí đã được đặt ra. Vậy những phương pháp thuộc Agile là gì? Cùng Paroda tìm hiểu ngay ở nội dung sau đây:

5.1. Scrum

Ngày nay, quy trình quản lý Scrum là một trong những phương pháp họ Agile phổ biến được sử dụng rộng rãi. Phương pháp Scrum thường được áp dụng trong những dự án phát triển phần mềm đóng vai trò loại bỏ những công đoạn phức tạp. Bên cạnh đó, Scrum chỉ tập trung vào những công đoạn cần thiết nhằm đáp ứng được các nhu cầu đã được đưa ra bởi khách hàng.

5.2. Kanban

Kanban là một phương tiện thực hiện đơn giản, mô tả tiến độ công việc một cách trực quan để quản lý các dự án và cho phép các nhóm nhìn thấy tiến độ thực hiện dự án và các nhiệm vụ phải hoàn thành trong tương lai. Các dự án khi quản lý theo phương pháp Kanban chủ yếu được quản lý thông qua bảng Kanban, bảng này phân chia các nhiệm vụ thành ba cột: “Việc cần làm”, “Việc làm” và “Hoàn thành”.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả

5.3. Srumban

Là một cách tiếp cận được Corey Ladas giới thiệu trong cuốn sách có tên “Scrumban – Essays on Kanban Systems for Lean Software Development” ra mắt lần đầu tiên vào năm 2009. Scrumban kết hợp các điểm mạnh của Scrum và Kanban, cho phép các nhóm cải tiến liên tục các quy trình làm việc cũng khả năng xử lý công việc

5.4. Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) là phương pháp phát triển phần mềm thuộc họ Agile. Phương pháp này hướng đến việc phần mềm được nâng cao chất lượng và khả năng đáp ứng yêu cầu của người dùng. Bên cạnh đó, XP chủ yếu đưa ra các bản phát hành thường xuyên nhằm nâng cao năng suất và tạo ra những thời điểm tiếp nhận yêu cầu mới từ người dùng.

5.5. Lean Software Development (LSD)

Phương pháp Agile Software Development (LSD) là một thuật ngữ chung chỉ tất cả các kỹ thuật cũng như những phương pháp phát triển phần mềm theo triết lý họ Agile. LSD sử dụng tư duy tinh gọn và nguyên lý đặc trưng của tinh gọn vào việc phát triển phần mềm của người dùng.

5.6. Feature – Driven Development (FDD)

FDD là một khung làm việc theo phương pháp Agile khác phục vụ cho việc phát triển phần mềm của tổ chức. Nó thường liên quan đến việc tạo các mô hình phần mềm hai tuần một lần và cũng cần phát triển và thiết kế cho các tính năng của mô hình. Về cơ bản, nó là một quá trình phát triển phần mềm lặp đi lặp lại và có tính phát triển với mục đích chính là cung cấp phần mềm ổn định và hoạt động đúng thời hạn.

FDD chia các dự án thành năm hoạt động cơ bản:

• Phát triển một mô hình tổng thể cho doanh nghiệp
• Lập danh sách tính năng có trong phần mềm
• Lập kế hoạch theo tính năng
• Thiết kế phần mềm theo tính năng
• Xây dựng cấu trúc phần theo tính năng đã được liệt kê

5.7. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM)

Tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án và mục đích chính là đảm bảo nền tảng cho việc quản lý dự án. Phương pháp này cung cấp một lộ trình đầy đủ để giao sản phẩm tới tay khách hàng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Giống như Scrum, XP và FDD, DSDM sử dụng sprint. Khung này dựa trên tám nguyên tắc cơ bản:

• Tập trung vào nhu cầu kinh doanh
• Giao sản phẩm đúng thời hạn
• Hợp tác
• Không bao giờ làm giảm chất lượng
• Xây dựng sản phẩm từng bước từ nền tảng ban đầu
• Phát triển lặp đi lặp lại
• Giao tiếp liên tục và rõ ràng
• Thể hiện sự kiểm soát

5.8. Crystal

Crystal Method là đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất cho nên yếu tố Con người (People) là cốt lõi của phương pháp này. Bên cạnh đó, nó còn hướng tới một số yếu tố khác như: Sự tương tác (Interaction), Cộng đồng ( Community), Skills (Các kỹ năng), Talent (Tài năng) và Communication (Sự giao tiếp) để gia tăng sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

5.9. Một số phương thức Agile khác

Theo thống kê, Agile sẽ bao gồm 13 phương pháp, trong đó phần lớn đều sử dụng Scrum như một phương pháp tiếp cận cơ bản. Không những thế, nhiều người đã sử dụng kết hợp các loại phương pháp với nhau tạo nên các phương thức Agile mới.

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả

6. Ưu và nhược điểm khi quản lý dự án theo nguyên tắc Agile

Việc quản lý dự án theo nguyên tắc Agile vừa mang lại cho bạn nhiều ưu điểm nhưng cũng sẽ đem đến nhiều nhược điểm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây:

Ưu điểm

• Việc triển khai phần mềm nhanh hơn và do đó giúp tăng sự tin tưởng của khách hàng.
• Có thể thích ứng tốt hơn với các yêu cầu thay đổi nhanh chóng và đáp ứng nhanh hơn.
• Giúp nhận được phản hồi ngay lập tức có thể được sử dụng để cải thiện phần mềm trong bước tiếp theo.
• Có hướng đi trong việc hoạch định mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Con người – Không phải Quy trình.
• Con người và các tương tác được ưu tiên cao hơn thay vì quy trình và công cụ.

Nhược điểm

• Khó lên kế hoạch dự án: Khá là khó để xác định rõ ràng thời gian bàn giao sản phẩm cuối cùng, vì dự án được chia nhỏ thành các phần khác nhau và mỗi phần lại có thời gian bàn giao riêng biệt.
• Bắt buộc phải hướng dẫn và đào tạo chi tiết: Phương pháp Agile phức tạp hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Họ sẽ cần phải trải qua đào tạo, hướng dẫn thì mới có thể nắm được phương pháp một cách rõ ràng, đặc biệt là thời gian đầu.
• Ít tài liệu hướng dẫn: Vì Agile thay đổi rất nhiều nên các tài liệu thích hợp cũng thường bị bỏ qua, vì không xác định rõ được kỳ vọng và thành phẩm ngay từ đầu. Mặc dù tài liệu không phải là yếu tố quan trọng nhất, nhưng chúng vẫn rất cần thiết.
• Bắt buộc phải hợp tác để dự án thành công: Điều này đòi hỏi một sự cam kết về thời gian từ cả hai bên trong suốt thời gian của dự án mà các cấu trúc quản lý dự án khác không luôn yêu cầu. Phải có sự tham gia tích cực của người dùng và tiếp tục cộng tác để nó hoạt động.
• Chi phí cao: Chi phí thực hiện theo phương pháp Agile thường hơn một chút so với các phương pháp phát triển khác.

7. Áp dụng phương pháp Agile trong mô hình quản lý dự án như thế nào?

Hiểu được Agile là gì là một phần, nhà quản lý dự án vẫn cần ứng dụng lý thuyết linh động và có sự điều chỉnh để phương pháp thực sự hiệu quả.

7.1. Một quy trình Agile hoàn chỉnh

Thường thì sản phẩm sẽ có nhiều giai đoạn phát triển khác nhau để người sử dụng có thể dễ dàng tương tác và trải nghiệm. Bằng cách đó, dự án sẽ nhận được những phản hồi tích cực để cải tiến sản phẩm và giải quyết các vấn đề nào đó phát sinh. Hơn nữa, nhóm dự án cũng có thể chuyển sang thực hiện quá trình tăng trưởng khác đi cho sản phẩm dù cho vấn đề ở quy trình hiện tại có thể vẫn đang được giải quyết.

7.2. Agile phù hợp với dự án như thế nào?

Agile phù hợp với các dự án có mức độ phức tạp nhất định và không chắc chắn. Agile hiện đang đóng góp rất nhiều vào sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý, sản xuất ở bất kỳ ngành công nghiệp hoặc kinh doanh nào và giúp đạt được hiệu quả cao. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp cũng đều phù hợp với mô hình Agile.

Để áp dụng thành công mô hình này thì doanh nghiệp của bạn cần có một số điều kiện tiên quyết trong tổ chức:

• Các thành viên phải luôn phối hợp, giao tiếp hiệu quả.
• Thành viên cần có tính tự chủ để quá trình vận hành của nhóm diễn ra trơn tru dù không có chỉ dẫn của cấp trên.
• Các hoạt động được module hóa thông qua những nhóm liên chức năng.

7.3. Thách thức khi áp dụng Agile

Thực tế có những doanh nghiệp đã áp dụng Agile từ 5 – 7 năm nhưng thực sự vẫn chưa đạt yêu cầu và nhìn chung phần lớn vẫn trong tình trạng “bình mới mà rượu cũ”. Các đội dự án vẫn muốn áp dụng Agile, tuy nhiên có nhiều đội chỉ áp dụng Agile để né tránh hệ thống quy trình phức tạp của doanh nghiệp hay khối lượng tài liệu (document) khổng lồ của dự án.

Điều này là không lạ, vì mặc dù Agile trông có vẻ đơn giản để hiểu, tuy nhiên rất khó để thành thạo, đặc biệt trong một doanh nghiệp lớn. Một lý do chính đó là Agile tập trung nhiều vào yếu tố con người bao gồm văn hóa, giao tiếp, hợp tác phối hợp giữa các bên liên quan, khả năng làm việc nhóm. Và thay đổi văn hóa, hành vi con người thì chuyện không bao giờ là dễ dàng.

Để giải quyết vấn đề này, việc thuê huấn luyện viên Agile (Agile coach) giỏi là điều rất cần thiết. Chỉ có người có mindset đúng, hiểu sâu về Agile, có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng huấn luyện thì mới giúp doanh nghiệp hay đội dự án tiếp cận nhanh nhất với Agile. Quá trình huấn luyện cần từ 3 tháng đến 1 năm hay dài hơn tùy nhu cầu.

>> Xem thêm: Quản trị dự án là gì? Vai trò, quy trình và các mô hình quản trị dự án hiệu quả nhất

8. Quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả với phần mềm Paroda Workplace

Với việc ứng dụng mô hình quản lý công việc chuyên nghiệp vào phần mềm, Paroda giúp bạn tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Nếu sử dụng Paroda, bạn sẽ dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Paroda để tiến hành quản trị doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được một số lợi ích sau:

• Quản lý công việc theo hình thức trực tuyến giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý công việc trong suốt toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
• Với cấu trúc được xây dựng theo mô hình Kanban, giúp nhà quản trị có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện của người lao động.
• Nhận xét, nhắc nhở về tiến độ làm việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải trực tiếp gặp mặt.

>> TÌM HIỂU NGAY: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

9. Tổng kết

Trên đây là những thông tin giải đáp Agile là gì và các vấn đề liên quan. Có thể thấy, nguyên tắc Agile này sẽ giúp bạn thay đổi tư duy và bắt đầu làm việc cùng nhau để linh hoạt hơn và thích ứng với những thay đổi khi chúng xảy ra. Agile không phải là phương pháp quản lý dự án duy nhất nhưng các nhóm sử dụng nó sẽ nhận được những lợi ích to lớn, bao gồm quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và đổi mới nhanh chóng.

Tuy nhiên, việc áp dụng Agile không hề dễ dàng, nó phụ thuộc rất nhiều vào sự linh hoạt của chính nhà lãnh đạo. Đưa Agile vào doanh nghiệp không giống như một dự án, nó là một sự thay đổi lớn đối với văn hoá doanh nghiệp và chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Mong rằng bạn sẽ tìm được một phương pháp Agile để giúp tổ chức hay dự án phát triển thành công hơn mong đợi.

Đăng ký dùng thử