Quản lý công việc là bài toán nhức nhối cho nhiều nhà quản trị. Để “tranh thủ” từng chút thời gian cho việc tư duy và điều phối dự án, nhà quản trị cần tìm phương pháp tối ưu các công tác, thủ tục, quy trình trong doanh nghiệp, đảm bảo bộ máy hoạt động trơn tru nhất có thể.
Trong bối cảnh thời đại chuyển đổi số, nhiều nhà quản trị đã tìm tới các công cụ quản lý công việc miễn phí với mong muốn giảm thiểu gánh nặng cho chi phí vận hành doanh nghiệp. Thực tế các công cụ này có giúp ích cho doanh nghiệp hay không và làm thế nào để áp dụng hiệu quả nhất? Hãy xem ngay câu trả lời trong bài viết này cùng Paroda nhé.
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Công cụ quản lý công việc – Nên hay không nên sử dụng?
Câu trả lời ngắn gọn, là Có. Với khối lượng công việc đồ sộ thì việc đầu tư vào công tác quản trị công việc, quy trình ngay từ những bước đầu là điều hoàn toàn đúng đắn để tránh lãng phí thời gian, tiền bạc, chất xám trong các giai đoạn sau này.
Để có thể làm được điều đó, sử dụng một công cụ quản trị công việc – quy trình là bước đi thiết yếu, bởi công cụ quản lý sẽ mang lại những hiệu quả rõ rệt sau:
1.1. Dự toán, lập kế hoạch và theo dõi giám sát
Các công cụ quản lý dự án như công cụ lập kế hoạch dự án, công cụ phân công công việc, công cụ dự toán kinh phí dự án và các sơ đồ ngang Gantt Chart (dạng sơ đồ dùng để lập kế hoạch và tiến độ dự án) sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng thực hiện các công việc được thiết lập cho từng hạng mục của dự án.
Sơ đồ Gantt Chart dùng để lập kế hoạch và quản lý công việc dự án. Nhiều nhà quản trị đánh giá rằng công tác khởi tạo và phát triển kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình quản lý và điều phối dự án. Các công cụ sẽ hỗ trợ nhà quản trị định hình rõ ràng mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp.
1.2. Phân công và điều phối nhân lực
Trong lĩnh vực quản trị nhân sự, các công cụ quản lý dự án có vai trò vô cùng quan trọng. Sơ đồ Gantt, báo cáo về tiến độ, hiệu suất và chi phí nhân lực sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng phân công công việc và điều phối lịch biểu cho dự án một cách hợp lý. Đây là điểm mạnh sẽ giúp ích rất nhiều cho các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất.
2. Công cụ quản lý công việc MIỄN PHÍ hay TRẢ PHÍ: Bài toán chi phí của doanh nghiệp
Tùy vào nhu cầu và tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà công cụ miễn phí hoặc trả phí sẽ phù hợp hơn. Đối với các doanh nghiệp Start-up, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ với số lượng nhân sự không lớn, quy trình không nhiều, không phức tạp và thuần túy chỉ cần một công cụ để hỗ trợ hệ thống thông tin dự án, kết nối nhân viên, thì công cụ miễn phí là một lựa chọn không tồi.
Một vài công cụ miễn phí phổ biến hiện nay có thể kể đến là:
2.1. Công cụ quản lý công việc miễn phí Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án cá nhân hoặc đội nhóm, được trình bày theo dạng thẻ với phương pháp kéo-thả. Bạn cần tự định nghĩa các hạng mục, tình trạng công việc hoặc giai đoạn trên các bảng (board) của Trello, ví dụ như tình trạng công việc “Đang hoãn” hoặc các mục phục vụ cho cá nhân như “Danh sách đồ cần mua”.
Các công việc sẽ được thể hiện trong Trello dưới dạng thẻ. Mỗi thẻ bao gồm tên, người được phân công và thời hạn hoàn thành công việc. Người thực hiện được phép gắn tệp đính kèm hoặc hình ảnh lên từng thẻ.
Trello miễn phí vĩnh viễn 10 board đội nhóm, không giới hạn số board cá nhân, số thẻ và số danh sách. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho công cụ này tối thiểu là $9.99 cho một nhân sự trong một tháng.
2.2. Công cụ quản lý công việc miễn phí Asana
Asana là một trong những giải pháp quản lý dự án phổ biến nhất tại nước ngoài, được sử dụng rộng rãi tại 192 quốc gia. Ngoại trừ việc Asana chưa có phiên bản tiếng Việt, thì giao diện của ứng dụng này khá gọn gàng và dễ sử dụng.
Để quản lý dự án bằng Asana, bạn cần tạo các bảng theo từng hạng mục và giai đoạn của dự án, sau đó dùng chức năng tổng hợp báo cáo để theo dõi các công việc đã hoàn thành và các công việc cần tập trung lưu ý.
Asana miễn phí cho số dự án không giới hạn, đối với đội nhóm tối đa 15 người. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho Asana tối thiểu là $10.99 cho một nhân sự trong một tháng.
2.3. Công cụ quản lý công việc miễn phí Toggl
Toggl Plan là công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp tự động hóa quá trình giao việc và dễ dàng kiểm soát các công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.
Nếu đội nhóm của bạn thường xuyên hợp tác làm việc chung với các phòng ban, bộ phận khác trong các dự án, đây là công cụ hợp lý để thử.
Toggl Plan miễn phí cho số dự án không giới hạn, đối với đội nhóm tối đa 5 người. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho Asana tối thiểu là $9.00 cho một nhân sự trong một tháng.
3. Điểm “trừ” của các công cụ quản lý công việc miễn phí
Đối với các doanh nghiệp lớn, có cơ cấu tổ chức chi tiết và lượng quy trình phức tạp, việc sử dụng công cụ miễn phí không khả thi bởi những giới hạn đối với công tác quản lý dự án chuyên nghiệp:
- Giới hạn số lượng nhân sự: Việc mua riêng lẻ cho số lượng nhân sự lớn của doanh nghiệp lại gây hao phí.
- Giới hạn về mặt kết nối công cụ: Mỗi ứng dụng miễn phí thường giới hạn việc kết nối tài khoản với chỉ 1-2 kênh như Dropbox hoặc Google Drive. Để kết nối thêm với các tài khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng, bạn cần trả phí.
- Giới hạn về tính lưu động: Các ứng dụng miễn phí thường không đảm bảo đủ chức năng giữa các phiên bản điện thoại và máy tính. Một số ứng dụng thậm chí không có phiên bản điện thoại, gây khó khăn khi làm việc ngoài môi trường công sở.
- Giới hạn về thời gian phản hồi sự cố: Khi ứng dụng hoặc phần mềm gặp lỗi, đội ngũ IT luôn ưu tiên xử lý cho các khách hàng trả phí. Thời gian chờ phản hồi sự cố càng dài, doanh nghiệp càng phải chịu thiệt hại lớn.
4. Paroda Workplace – Công cụ quản lý công việc của người Việt, cho người Việt
Nếu đang tìm kiếm một giải pháp giúp hỗ trợ tối ưu công tác giám sát dự án với mức phí hợp lý, hãy tham khảo phần mềm Paroda Workplace.
Với mức giá thấp bạn hoàn toàn có thể được sở hữu giải pháp quản lý công việc chuyên nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng với các tính năng:
- Lên kế hoạch, giao việc theo vị trí nhân sự hoặc phòng ban.
- Giám sát, trao đổi – thảo luận – giao tiếp công việc dễ dàng.
- Người thực hiện có thể dễ dàng xin ý kiến bằng cách thảo luận, dễ dàng báo cáo tiến độ công việc của mình.
- Đánh giá kết quả tự động và liên kết sang KPI để tính lương, thưởng theo quy định.
- Hệ thống báo cáo phải trực quan đảm bảo luôn trả lời được các câu hỏi sau đây:
- Dự án A có bao nhiêu người tham gia và tổng thời gian thực hiện?
- Dự án B có bao nhiêu đầu công việc, hiện tại tiến độ đến đâu rồi?
- Dự án C gán với khách hàng C, đã thu bao tiền, chi bao tiền, liệu có lãi không?
- Nhân viên X tuần này được giao những việc gì, tiến độ ra sao? Hôm nay đang làm gì?
- Phòng ban Y, có bao nhiêu người? tháng này được giao bao nhiêu việc? Tỷ lệ hoàn thành của từng người từng việc ra sao?
- Công việc Z, hiện tại những ai làm, tiến độ đến đâu rồi, có gặp vấn đề gì cần hỗ trợ không?
Người dùng có thể xem công việc, dự án theo nhiều cách khác nhau (màn hình danh sách, màn hình Gantt chart, màn hình lịch, màn hình kanban) rất tiện lợi. Phần mềm quản lý công việc Paroda có một điểm cộng rất lớn, đó là có thể sử dụng trên đa nền tảng: PC, laptop, điện thoại – chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet.
Bài viết liên quan
Multitasking là gì? Lợi ích mang lại khi thực hiện Multitask hiệu quả
Hiện nay những người có thể làm nhiều việc một lúc được đánh giá rất...
Th6
2025
Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
Quản lý tiến độ công việc, dự án là việc quan trọng giúp doanh nghiệp...
Th6
2025
Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả
Quản lý tiến độ dự án là một trong các công việc quan trọng và...
Th6
2025
Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp
Bằng việc phân chia công việc không đều là một trong những nguyên nhân gây...
Th6
2025
10 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất dành cho CEO/ Leader
Hiện nay có vô số những phần mềm lập kế hoạch kinh doanh có khả...
Th6
2025
Agile là gì? Cách áp dụng Agile trong quản lý dự án
Bạn đang thắc mắc phương pháp Agile là gì? Hiện nay, Agile đã được rất...
Th6
2025
Bài viết nổi bật
Quản trị năng suất
KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả
Quản trị nhân sự bằng KPI là một trong những...
CRM Quản trị quan hệ khách hàng
CRM là gì? Tại sao phải dùng hệ thống CRM?
Trong mối quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng...
Quản lý công việc, dự án
Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm, phân loại và cách xây dựng dự án thành công
Dự án là gì? Các yếu tố đặc trưng của...
Quản lý công việc, dự án
Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả
Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và...
Quản lý công việc, dự án
Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng biểu đồ gantt trong quản lý dự án, công việc hiệu quả
Sơ đồ Gantt là gì? Tại sao rất nhiều doanh...
Quản lý công việc, dự án
Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng và đánh giá phần mềm quản lý công việc Trello
Bạn đã bao giờ nghe qua một ứng dụng giúp...
Quản lý công việc, dự án
Quản lý task công việc là gì? Task management vì sao lại quan trọng với các doanh nghiệp?
Quản lý task công việc là một khía cạnh quan...
Quản lý công việc, dự án
Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả
Kế hoạch là gì? Tại sao phải lập kế hoạch?...
Quản lý công việc, dự án
Mô hình quản lý dự án là gì? Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay
Trong một thị trường cạnh tranh sôi nổi và gay...
Quản lý công việc, dự án
Quy trình làm việc là gì? Các bước xây dựng quản lý quy trình làm việc hiệu quả
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc...
Quản trị điều hành Chuyển đổi số
Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và áp dụng mô hình kinh doanh Canvas hiệu quả cho doanh nghiệp
Mô hình Canvas là một thuật ngữ quen thuộc mà...
Quản lý công việc, dự án
Asana là gì? Cách ứng dụng phần mềm Asana để quản lý công việc
Phần mềm Asana là gì? Ứng dụng Asana có lợi...
Quản trị điều hành
Top 9 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất
Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu...
Quản trị điều hành
ERP là gì? Phần mềm ERP có thể giúp gì cho doanh nghiệp?
Trong thời đại cách mạng 4.0, hệ thống phần mềm...