Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc

Bạn đã từng thắc mắc tại sao mọi người cùng có số lượng thời gian như nhau nhưng có người thành công có người thất bại? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là câu trả lời cho câu hỏi trên. Con đường đi thành công nhanh hay chậm, đến đích hay không phụ thuộc phần lớn vào cách sử dụng thời gian.

Sử dụng thời gian tốt là kỹ năng thiết yếu mà mọi người cần có. Bài viết sau đây, Paroda giúp bạn hiểu về chiếc “chìa khóa” quản lý thời gian hiệu quả nhất của bản thân.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian có nghĩa là làm việc hiệu quả, và các nhà tuyển dụng trong mọi ngành tìm kiếm nhân viên có thể sử dụng tối ưu thời gian cho công việc. Tiết kiệm thời gian đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhân viên phải phân tích khối lượng công việc của họ, phân công các ưu tiên và duy trì sự tập trung vào các công việc thực sự tạo ra nhiều giá trị. Người quản lý thời gian tuyệt vời có thể loại bỏ sự phân tâm và tranh thủ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để hoàn thành mục tiêu cuối cùng.

>> Xem thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả nhất

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

2.1. Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Việc lên kế hoạch thực hiện các công việc một cách cụ thể, logic sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ do đó sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc. Bạn không cần bận tâm đến những vấn đề rìa cạnh khác, tập trung hoàn toàn vào mục tiêu công việc, từ đó thời gian hoàn thành công việc được đẩy nhanh hơn.

2.2. Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Quá tải công việc, các deadline “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải. Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không phải chịu các gánh nặng tâm lý.

2.3. Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian hiệu quả, khoa học giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.

Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.

2.4. Hạn chế thói quen xấu

Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói “không” với những công việc không cần thiết. Ngoài ra, quản lý thời gian tốt còn tạo động lực cho bạn làm những công việc lớn hơn.

2.5. Không mất quá nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?

>> Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

3.1. Lên danh sách các việc cần phải làm

Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành. Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc có tổ chức.

Việc này giúp bạn dễ dàng sử dụng thời gian quý giá của mình. Công việc càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu. Bên cạnh đó, hãy luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong ví, trên bàn làm việc hay trong lịch làm việc hàng ngày.

3.2. Lập kế hoạch công việc

Việc lập kế hoạch với thời gian cụ thể là rất quan trọng, vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện tại thời điểm cụ thể. Việc lên lịch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn, cũng như luồng công việc của người khác. Lịch trình có thể là một cách tốt để tránh sự trì hoãn, cháy deadline.

Các tips để lập kế hoạch, quản lý thời gian hiệu quả: Phần mềm lên lịch (google calendar), mục tiêu rõ ràng, tuân thủ tính đúng giờ cho bản thân, chia nhỏ các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ, chia nhỏ các cột mốc lớn thành từng dự án.

3.3. Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước. Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn.

Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:

• Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên.
• Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo.
• Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng.
• Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách.

Nhờ vào đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.

>> Xem thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả

3.4. Ngăn chặn sự trì hoãn

Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.

Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo.

Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.

3.5. Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả

Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

3.6. Sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý thời gian hiệu quả và khoa học

Đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để quản lý thời gian dành cho cá nhân hay tổ chức. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.

Paroda – Nền tảng quản trị và số hóa doanh nghiệp toàn diện được tin dùng nhất hiện nay mang đến các giải pháp quản trị doanh nghiệp trong đó có bộ công cụ Workplace – Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ.

Với Paroda Workplace, người quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng. Paroda sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế để vận hành dễ dàng, đem lại hiệu quả cao.

Với thao tác đơn giản, dễ cài đặt, người dùng có thể tạo bảng kế hoạch, dự án của một tuần, một tháng nhanh chóng, dễ dàng. Từ đó, giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, thời gian trong quá trình lập kế hoạch.

Dưới đây là các chức năng, lợi ích chính của ứng dụng quản lý công việc hiệu quả cùng với Paroda Workplace:

• Cập nhật trạng thái: Người giao việc, người thực hiện có thể cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng như: đang hoàn thành, chưa hoàn thành.
• Thêm người thực hiện: Người giao việc có thể bổ sung thêm người thực hiện công việc, dễ dàng cài đặt, không giới hạn số đầu việc con. Từ đó người thực hiện có thể nắm bắt ngay được những đầu việc, những bước để làm, dù là nhân viên mới.
• Cập nhật thời gian: Cập nhật nhanh thời gian thực hiện khi có sự thay đổi.
• Thêm công việc con: Ở mỗi công việc đều có thể tạo nhanh các công việc con trong công việc/ dự án ấy, từ đó theo dõi và sắp xếp 1 cách khoa học, logic.
• Cập nhật tasklist: Cập nhật các đầu mục công việc để người sử dụng tiện cho việc theo dõi tiến độ và đánh dấu các mục đã hoàn thành.
• Thêm tài liệu: Những người tham gia công việc điều có thể bổ sung tài liệu đó công việc đó.
• Tạo sự kiện: Cho phép tạo một sự kiện và mời những người khác tham gia, sự kiện sẽ tự động thêm vào lịch công việc của những người liên quan.

Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ hỗ trợ bạn rất lớn trong quá trình làm việc cũng như việc sắp xếp thời gian cho những sinh hoạt hàng ngày với gia đình, bạn bè. Giúp cân bằng cuộc sống cho bạn, giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực hay những áp lực từ công việc và cuộc sống hàng ngày.

Paroda hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai của mình!

>> Xem thêm các bài viết khác:

• Quản lý tiến độ – Chìa khóa thành công của dự án
• Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án hiệu quả
• Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học dễ áp dụng

Đăng ký dùng thử