Quản lý thời gian hiệu quả hơn khi phân loại công việc

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của Paroda nhé!

1. Quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…

2. Phân loại công việc để quản lý thời gian hiệu quả hơn

Mỗi ngày mỗi người đều có 24h như nhau, nhưng tại sao lại có những người làm được nhiều việc và thành công hơn người khác. Bí quyết ở đây chính là họ biết quản lý thời gian tốt của mình cho mỗi công việc.

3. Ma trận quản trị thời gian

Đây chính xác là một chủ đề không hề mới nhưng luôn được đề cập bởi những nhà quản trị bận rộn. Thời gian là vàng bạc hay không là tuỳ thuộc và người đang làm chủ hay làm nộ lệ của thời gian.

Muốn học cách sử dụng thời gian hiệu quả cần phải hiểu được bản thân thuộc kiểu người như thế nào và muốn đạt được những điều gì trong cuộc sống, nằm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt các công việc và phát triển những mối quan hệ thông qua giao tiếp, kiểm soát thời gian bằng cách tập trung nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng hợp lý những khoảng thời gian trống xuất hiện,

Nói tóm lại, người biết quản lý thời gian tốt là người biết cách các công việc của mình thành từng nhóm cụ thể, hợp lý. Nhóm nào dành thời gian ít, nhóm nào dành thời gian nhiều hơn, và nhóm nào có thể rút ngắn được thời gian thực hiện. Những người biết cách từ chối những lời đề nghị không có ích gây tốn thời gian để tập trung làm được những việc có ích khác rồi sau đó có thêm những phút giây nghỉ ngơi thoải mái. 

Điều đầu tiên cần làm, hãy liệt kê ra những công việc cần làm, thì lúc đấy bạn mới có cơ sở để phân loại công việc. Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian hợp lý chính là ma trận quản trị thời gian, được cho là do Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower đề xuất.

4. Phân loại Nhóm công việc để quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian này chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của những công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến đến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác.

Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay “quên” như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty.

Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng.

Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè… Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc triển khai nhóm công việc này.

Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng…

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy “nghiện tính khẩn cấp”, có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này.

Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại lợi ích nào đáng kể. Đó có thể là nhậu nhẹt quá chén, giải trí quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, chia sẻ tin vịt… Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói “không” với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc.

Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp.

Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà Paroda muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh. Như vậy, bạn sẽ tận dụng được tối đa số giờ làm việc trong ngày của mình đấy.